Uzak Çalışanlarınızın Çalışıp Çalışmadığını Nasıl Anlarsınız?

Uzaktaki çalışanlarınız e-postalarını yanıtlamak yerine Netflix'i mi izliyor? Çok geç uyudukları için önemli satış fırsatlarını mı kaçırıyorlar?

Gerçekten bir saatte bitirebilecekleri halde, işlerini tam bir gün sürmüş gibi mi yapıyorlar?

Bu makalede, uzaktaki çalışanlarınızın çalışıp çalışmadığını nasıl anlayacağınızı ve çalışmıyorlarsa ne yapacağınızı anlatacağım.

Başlayalım!

Uzaktan Çalışmanın Faydaları

Uzaktan çalışmanın faydalarına karşı çıkmak zor.

Uzak çalışanlar daha üretken, daha verimli ve daha mutlu olma eğilimindedir - onları istihdam eden kuruluşlar için daha yüksek satış ve çalışan tutma oranları ile.

Ayrıca, geleneksel ofis bakımı için ödeme yapmayarak tasarruf ettiğiniz para da var.

Ancak, çalışanlarınızın sadece evden çalıştıkları için üretken olmaları garanti edilmez.

Aslında, son on yıldır tamamen uzaktan çalışan bir operasyondan size şunu söyleyebilirim ki, pek çok insan uzaktan çalışan olmaya hazır değil. Sorumluluk olmadan, gevşeyecekler.

Başıma kabul etmek isteyeceğimden daha fazla kez geldi ve bu yüzden EmailAnalytics'i yarattım.

Alt satırda: uzaktaki çalışanlarınızın nasıl performans gösterdiğini anlamak size kalmış.

Uzak Bir Çalışma Ortamında Üretkenliği Yeniden Tanımlamak

Uzak bir çalışma ortamındaki üretkenlik, geleneksel bir ofis ortamındaki üretkenlikten farklı şekilde ölçülebilir ve ölçülmelidir.

Geleneksel bir ofiste üretkenliği, bir kişinin masasında kaç saat geçirdiğine ve ne kadar meşgul göründüğüne göre gevşek bir şekilde ölçebiliriz.

Geriye dönüp bakıldığında, bu yaklaşım biraz aptalca; sadece ofiste olmak sizi üretken yapmaz ve çalışanlar rastgele tıklayıp yazarak meşgulmüş gibi yapabilirler. Bir de George Costanza'nın üretkenliği simüle etme yaklaşımı var, aslında yapacak çok az şeyi varken stresli ve gergin görünüp çok çalışıyormuş gibi davranıyor. Meşgul palavracılar da var.

Öyleyse varsayımsal bir senaryo hayal edelim. Ofise döndüğümüzde, bir çalışan 8 saatlik bir sürede 10 görev yaptı. Evde, 2 saatte 11 görevi yerine getiriyorlar ve sonraki 6 saati işten ayırıyorlar. Bu çalışan öncekinden daha mı az üretken mi?

Her şey "verimliliği" nasıl tanımladığınıza bağlıdır.

Çalışılan saatlerle mi ilgili? Ya da görevler tamamlandı mı?

Açıkçası, üretkenliği ölçmek her zaman o kadar kolay değildir. Ancak, uzaktan çalışırken kimin “gevşeme” yapacağına karar vermeden önce, bunu nasıl ölçmek istediğinizi ve iş gücünüz için işi nasıl tanımlamak istediğinizi düşünmek önemlidir.

Uzaktan Çalışan Verimliliğini Ölçmenin 5 Yolu (+ Kullanılacak En İyi Araçlar)

Uzaktan çalışan üretkenliğini ölçmenin birkaç iyi yolu vardır, örneğin:

1. Saat çalıştı.

Çalışanlarınız kaç saat çalışıyor? Bu, üretkenliği ölçmek için eskiden harika bir yoldu, ancak bugünlerde genellikle sınıfının ötesinde. Çalışılan saatleri ölçmek için en üst sıradaki zaman izleme uygulamalarımızdan birini kullanın.

2. Görevler tamamlandı.

Çalışanlarınız kaç görevi kapatıyor? Kapsamlı bir şekilde görev tabanlı proje yönetimi platformlarına güveniyorsanız, bu oldukça kullanışlıdır ve ölçülmesi kolaydır - ancak tüm görevler eşit zorlukta değildir. En üst sıradaki ekip yönetimi araçlarımızın bu listesine göz atın.

3. Gönderilen ve alınan e-postalar.

Verimliliği ölçmenin en şaşırtıcı derecede güvenilir yollarından biri, gönderilen ve alınan e-postaları ölçmektir. İşin birçok yönü şu veya bu şekilde e-postaya bağlı olduğundan, her çalışanın iş yükünü ve bazı kişilerin diğerlerinden daha az iş yapıp yapmadığını belirlemenin kolay bir yoludur.

Ve EmailAnalytics sayesinde (hey, bu biziz!), bu istatistikleri ölçmek çok kolay.

4. Aktif zaman.

Ayrıca çeşitli araçları kullanarak bir çalışanın “aktif” olduğu zamanı da gözlemleyebilirsiniz. Örneğin, bir anlık ileti uygulamasında veya proje yönetimi platformunda "çevrimiçi" oldukları süreyi görebilirsiniz. En üst sıradaki çalışan verimliliği izleme yazılımı listemize buradan bakın.

5. Uzaktan izleme.

İşleri bir sonraki seviyeye taşımak istiyorsanız, tam teşekküllü çalışan izleme araçlarına da yatırım yapabilirsiniz. Bu araçlar, ayrıntılı üretkenlik istatistiklerini ölçmenize, web'de gezinme etkinliğini gözlemlemenize ve hatta fare ve klavye girişleri gibi şeyleri izlemenize olanak tanır.

Uzak Çalışanlarınızın Aslında Çalışmadığının 6 İşareti

40 yerine 39 saat çalışan bir çalışanı kovmalı mısınız? Ya da tek bir teslim tarihini kaçırdığınız için ihtar mı vereceksiniz?

Muhtemelen değil. Ama çizgiyi nereye çekeceğinizi nereden biliyorsunuz?

Hepimiz şu veya bu şekilde, en azından bazı zamanlarda gevşemekten suçluyuz. Ancak bunlar, gerçekten endişe göstermeniz gereken durumlardır:

1. Düşük kaliteli veya eksik çalışma.

Çalışanınız aniden düşük kaliteli veya eksik işlere mi dönüyor? Örneğin, görevleri gerçekten yapmadan kapatıyorlar mı?

Yoksa yazım hataları ve yazım hataları olan belgeler mi gönderiyorlar?

Aktif zaman veya çalışılan saatler gibi yüzey seviyesindeki istatistiklerin ötesinde, çalışanınız köşeleri kesiyor ve tatmin edici olmayan bir iş yapıyorsa, müdahale etmeniz gerekir.

2. Performansta veya üretkenlikte önemli düşüş.

Performans veya üretkenlikte ani bir düşüş olursa, ancak bunu ölçmeyi seçerseniz de endişelenmelisiniz - özellikle açıklanabilir bir neden yoksa.

Örneğin, çalışanınız genellikle günde 100 e-posta gönderiyorsa ancak bu sayı 40'a düşüyorsa, bu, üretkenliklerini engelleyen bir şeyin işareti olabilir.

Alınan e-postaların sayısı aynı kalırsa, gevşemenin bir işareti olabilir (ve alınan e-postaların sayısı orantılı olarak düşerse, haklı olabilir).

3. Durağan öğrenme, büyüme veya gelişme.

Bu daha çok öznel bir faktördür ve haftalar veya aylar boyunca gözlemlemeniz gerekecek. Bu çalışan öğrenme, büyüme veya gelişme açısından durgun mu?

Yeni bir çalışanı işe aldığınızda, genellikle onun hata yapmasına ve belirli kavramlarla mücadele etmesine hazır olursunuz. Ancak onların giderek daha iyi ve deneyimle daha tutarlı hale gelmelerini bekliyorsunuz.

Birkaç ay çalıştıktan sonra çok fazla gelişme göstermedilerse, aktif olarak ilerlemeye çalışmadıklarının bir işareti olabilir.

4. Tutum veya kişilik sorunları.

Bir çalışandan çok fazla geri konuşma, şikayet veya olumsuzluk alıyor musunuz? Yoksa iş arkadaşları onları birlikte çalışması zor olarak mı tanımlıyor?

Bu her zaman bir gevşeme işareti değildir, ancak kesinlikle bir üretkenlik sorunudur. Sadece kişisel üretkenlik hedeflerine ulaşmakta başarısız olmakla kalmıyorlar, tüm ekibi aşağı çekiyor olabilirler.

Tutum veya kişilik sorunları fark ederseniz, özellikle performans veya üretkenlikte bir düşüş fark ederseniz, müdahale etmek için iyi bir zaman olabilir.

5. İhtiyaç duyduğunuzda asla müsait olmazlar.

Hepimiz mola veriyoruz (olması gerektiği gibi).

Banyoyu kullanmak, biraz temiz hava almak veya bir şeyler atıştırmak için bilgisayardan uzaklaşmak iyidir.

Ancak patronunuz sizi günde 6 kez ararsa ve o saatlerde telefonu açmıyorsanız, bu bir problemdir. Kronik ve sürekli olarak müsait olmayan çalışanlar muhtemelen kendilerinden bekleneni yapmıyorlar.

Verimliliklerinin geri kalanı yerinde olsa bile, bunun hakkında konuşmaya değer.

6. Sorumluluk ve görevlerin ihlali.

Çalışan sorumlulukları ve görevleri hem bireysel hem de kurumsal düzeyde farklılık gösterir, bu nedenle burada nesnel, ölçülebilir bir değerlendirme yapmak zordur.

Ancak çalışanlarınızdan herhangi biri beklentileri karşılamıyorsa veya sorumluluklarından önemli ölçüde kaçıyorsa, harekete geçmek ve iyileştirmeler için zorlamak önemlidir.

Uzak Çalışanlarınız Çalışmıyorsa Ne Yapmalısınız?

Diyelim ki tembellik yapan bir veya iki çalışanınız var.

Bunları eskisi kadar yapmıyorlar veya kuruluş için ağırlıklarını çekmiyorlar - bunları nasıl tanımlarsanız tanımlayın.

Nasıl halledersin?

1. Bir konuşma yapın.

Basit bir konuşma ile başlamanızı tavsiye ederim. Hikayede sandığınızdan daha fazlası olabilir. Örneğin, çalışan takip edilmeyen ek işler yapıyor olabilir veya ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını engelleyen geçici bir kişisel sorun olabilir.

Her durumda, sorunu doğrudan ele alacak ve durumu iyileştirmek için işbirliği yapacaksınız.

2. Net beklentiler belirleyin.

Ardından, net beklentiler belirleyin. Bu çalışanın gereksinimlerinizi tam olarak nasıl ve neden karşılamadığını belirleyin ve nasıl iyileştirebileceklerini açıklayın. Burada mümkün olduğunca objektif olmaya çalışın.

"Daha iyi olmalısın" demek yerine, "günde 12 işi kapatman gerekiyor" veya "Her gün saat 17.00'ye kadar müsait olmana ihtiyacım var" gibi bir şeyle ölçmeye çalışın.

3. Düzeltici önlem alın.

Yeni metrikler seti ile çalışanlarınızın performanslarını değerlendirmeye başlayın. Gevşemeye devam ederlerse veya yeni beklentilerinizi karşılamıyorlarsa, harekete geçme zamanı.

Bir grev sistemi kurmak, çalışanın rütbesini düşürmek veya işten çıkarmak, koşullara bağlı olarak seçenekler olabilir.

Uzak Çalışanınızla “Konuşma” Yapmak İçin 5 İpucu

Bu ipuçları, daha iyi sonuçlar elde etmenize ve gevşek çalışanlarınızın daha fazla saygı duymasına yardımcı olabilir.

1. Bildiklerinize odaklanın.

Şüphelerinizin veya önsezilerinizin konuşmaya hakim olmasına izin vermeyin. Bunun yerine, yalnızca kesin olarak bildiklerinize odaklanın.

“Çalışmak yerine film izliyormuşsunuz gibi görünüyor” demek yerine “görev kapatma oranınız yüzde 20 düştü” deyin.

“Kendinizi çekmiyorsunuz” demek yerine, “e-posta yanıt süreleriniz ekip ortalamasından yüzde 40 daha uzun” deyin. İfadelerinizi kanıtlamaya hazır olun.

2. Sorunları değil, çözümleri gösterin.

Mümkün olduğunca, sorunların kendilerine değil, çözümlere odaklanın. Yavaş e-posta yanıt süresi gibi bir sorun ortaya koymakta bir sorun yoktur, ancak daha sonra odağı sorunu çözmeye kaydırabilirsiniz.

E-posta yanıt süresinin ne kadar yavaş olduğundan veya bu gecikmelerin sonuçlarından bahsetmek yerine, iyileştirme olanakları önerin.

Örneğin, "Bence e-posta platformunuzu gün boyunca açık tutmanın daha iyi yanıt vermenize yardımcı olabileceğini düşünüyorum" veya "daha hızlı yanıt vermek için ne yapmayı planlıyorsunuz?"

3. Kısa tutun.

Çalışanınızı çalışmadığı için çiğnemek için bir saat planlamanıza gerek yok. Çoğu zaman konuşmalarınızı ve direktiflerinizi kısa tutabilirsiniz.

Noktanızı netleştirdiğiniz ve çözüme giden bir yol çizdiğiniz sürece, ikiniz de günün geri kalanına devam edebilirsiniz. İkiniz de bu konuşmayı yapmak istemiyorsunuz, bu yüzden kısa tutun.

4. Açık olun.

Çok fazla yönetici ve denetçi, çatışmayı önlemek ve ilişkileri korumak için belirsizliği bir araç olarak kullanır.

Bu kişisel ilişkilerde faydalı olabilirken, profesyonel ilişkilerde yanlış anlamalara ve ek çatışmalara yol açar.

"Daha müsait olsaydın hepimiz daha rahat olurduk" gibi bir şey söylemek yerine "12'den 3'e kadar sohbette müsait olmanı bekliyoruz" deyin.

5. Tehdit etmeyin.

Çalışanlar, gevşemenin veya verimlilik beklentilerini karşılamamanın sonuçları olduğunu anlamalıdır. Ancak onları açıkça tehdit ederseniz, savunmaya geçecekler - ve muhtemelen düşmanca davranacaklar.

“Eğer kendini geliştirmezsen, seni kovmak zorunda kalacağım” gibi ifadeler sadece son çare olarak kullanılmalıdır.

Bunun yerine, tonunuzu olumlu ve destekleyici tutun. Örneğin, “bu pozisyonda başarılı olmak istiyorsanız son teslim tarihlerinizi daha tutarlı bir şekilde karşılamanız gerekiyor” diyebilir ve bunu yapmalarına yardımcı olabilecek araçlar ve kaynaklar sağlayabilirsiniz.

Bu, düşmanca bir suçlamada bulunmadan veya aleni bir tehditte bulunmadan iyileştirmelerin gerekliliğini ima eder.

Artık uzaktaki çalışanlarınızın çalışıp çalışmadığını nasıl bileceğinizi biliyorsunuz.

Olsun ya da olmasın, ekibinizin e-posta etkinliğini görselleştirerek sorunun önüne geçin. Yönetici olarak, kaç tane e-posta gönderip aldıklarını bilmelisiniz. Konulara ne kadar zaman harcadıklarını. Yeni müşteri adaylarına, müşterilere, satıcılara ve müşterilere ne kadar hızlı yanıt verme eğiliminde oldukları.

Bu metrikleri ve daha fazlasını tek bir basit araçla bulabilirsiniz: EmailAnalytics.

Kuruluşunuzda daha fazla şeffaflık elde etmenize ve aynı zamanda üretkenliği artırmanıza yardımcı olacak hepsi bir arada bir analiz platformudur. Nasıl çalıştığını görmek için bugün ücretsiz deneme sürümüne kaydolun!