Proje Listesi Nasıl Yapılır ve Bakımı Yapılır

Bir proje listesi, herhangi bir proje yönetimi sürecinin başlangıç ​​noktasıdır. Aşılmaz gibi görünen birbirinden farklı görevleri üstlenmenin ve organize etmenin harika bir yolu. Bir proje listesi, yapılacaklar listesi kadar basit veya birçok proje için bir ağıl olabilir.

Bir proje listesi kullanmak o kadar önemlidir ki, bunun ne olduğunu, nasıl oluşturulacağını ve proje yönetimi yazılım araçlarıyla projenizi yönetmeye nasıl uyduğunu keşfetmek için biraz zaman ayırmaya değer.

Proje Listesi Nedir?

En basit cevap, proje listesinin bir proje için yapılacaklar listesi olmasıdır. Herhangi bir yapılacaklar listesi gibi bir proje listesi kullanabilir, bugün, bu hafta veya bir ay boyunca yapmanız gereken görevlerin bir listesini oluşturabilirsiniz.

Ama aynı zamanda bir yapılacaklar listesinden çok daha fazlası olabilir. Projenizin aşamalarını, tamamlamanız gereken ekipleri, yüklenicileri ve satıcıları, ekipmanı, araçları ve daha fazlasını toplamak için kullanabilirsiniz. Proje listeleri, yönetimi daha kolay olacak şekilde proje çalışmasının her bölümünü çerçevelemenize yardımcı olabilir.

Bir proje listesinin çok yönlülüğü göz ardı edilemez. Bir portföy veya program yönetiyorsanız ve takip etmeniz gereken çok sayıda projeniz varsa, bir proje listesi, portföyünüzün kaotik bir karmaşaya dönüşmesini engelleyen yapı işlevi görebilir. Size önemli tarihleri ​​ve son tarihleri, paylaşılan kaynakları ve diğer önemli unsurları hatırlatabilir.

(Bazen “proje listesi” teriminin, bir proje yöneticisinin iş ararken özgeçmişine eklediği bir eki tanımlamak için de kullanıldığını belirtmekte fayda var. Yani, üzerinde çalıştıkları tüm projelerin gerçek bir listesi. görev listesi türü proje listesi, tamamlanmış projeleri tanımlamasına rağmen, genellikle bir taslak için aynı kuralları izler.)

Neden Proje Listesi Hazırlamalısınız?

Bir proje listesi, tüm önemli proje bilgilerinin günlüğe kaydedilmesini ve erişilebilir olmasını sağlayan bir kontrol listesi işlevi görebilir. Kapsamlı olmak istiyorsun. Çok az öğeye sahip olmak, çok fazla öğeye sahip olmak daha iyidir; daha sonra istediğiniz zaman düzenleyebilirsiniz.

Kapsamlı olmanın bir başka nedeni de proje listelerinin sizi düzenli tutmasıdır. Özellikle geleneksel projelerde, her aktiviteye bir süreç ve aciliyet düzeyi atanır. Öncelik, son tarih, kimin atandığı, hangi kaynakların gerekli olduğu ve daha fazlası dahil olmak üzere bu adımları ayrıntılandırmak için bir proje listesi kullanabilirsiniz. Bu bilgiye sahip olduğunuzda, yağı kesmek isteyeceksiniz. Listeyi kısa ama önemli istiyorsunuz.

Bir proje listesi yaşayan bir belgedir: her zaman güncellemelere açık olmalıdır. Proje planınızı ve zamanlamanızı geliştirirken proje bilgileri değişir. Bir proje yürütülürken bile, sizi proje listesinin bazı bölümlerini uyarlamaya veya silmeye zorlayacak büyük olasılıkla iç ve dış güçler vardır.

Nasıl Proje Listesi Yapabilirim?

Artık bir proje listesi oluşturmaya hazır olduğunuza göre, nereden başlamalısınız? Çoğu insan bir kalem ve kağıtla veya telefonlarındaki notlar uygulamasıyla başlar ve sadece bir şeyler not alır. Bu statik yaklaşımda yanlış bir şey yoktur, ancak işbirliğine uygun değildir ve tam resmi elde etmek için genellikle dahil olan diğer insanlara ihtiyaç duyarsınız.

Sadece bir liste yapmakla ilgili bir başka sorun da, orada yaptığınız tüm işlerin projeyi yönetmek için kullandığınız araca aktarılması gerekmesidir. Bir kağıt parçası mağazada alışveriş yapmak için harikadır, ancak bir köprü inşa ederken mimarları, mühendisleri ve müteahhitleri yönetiyorsanız o kadar yardımcı olmaz.

Proje Yönetim Araçları ile Proje Listesi Oluşturma

Bir proje yönetimi aracıyla başlarsanız, oyunun bir adım önündesiniz demektir. Çoğu, ilk düşüncelerinizi orada topladıysanız, bir e-tablo içe aktarmanıza izin verir ve ardından programa bağlı kaldığınızdan emin olmak için ilerleme atama, izleme ve raporlama olanağına sahip olursunuz.

Daha da iyisi, proje listeniz için çevrimiçi bir proje yönetim aracı kullanıyorsanız. Bu, planlamada ekibinizle işbirliği yapabileceğiniz, paydaşları döngüde tutabileceğiniz ve planınıza istediğiniz zaman ve istediğiniz yerden erişebileceğiniz anlamına gelir.

Bir Proje Listesinin Korunması ve Önceliklendirilmesi

Proje listenizi oluşturmak için proje yönetimi yazılımını kullanmak, size her proje aşaması boyunca bunu sürdürmeniz için araçlar sağlar. İlk olarak, listenizdeki öğeleri toplayabilirsiniz. Görevlerse, ekibinizin ne yapacağını bilmesi için süreyi ve açıklamayı ekleyin.

Etiket Önceliği

Proje listenizdeki her bir öğenin önceliğini etiketlemek, işinizi organize etmenin bir başka adımıdır. Hangi faaliyetlerin önce yapılması gerektiğini, proje için o kadar önemli olmayanları ve zaman veya para kıtlaştığında hangilerinin atlanabileceğini görmenize yardımcı olur.

Zaman Çizelgesi Görünümlerini Kullan

Proje listesini bir zaman çizelgesine taşımak, tüm öğeleri kronolojik bir grafik üzerinde tek bir yerde görmenize olanak tanır. Bu size bir genel bakış sağlar ve işleri nerede sıkılaştırabileceğinizi veya listenize daha fazla etkinlik eklemeniz gerektiğini görmenize yardımcı olabilir.

Gantt Grafiği Özelliklerini Kullanma

Hem elektronik tablo hem de zaman çizelgesi olan bir Gantt şeması kullanıyorsanız, proje listeniz üzerinde daha da fazla kontrol sahibi olursunuz. Bazı öğeler, başlamadan veya bitirmeden önce başkalarının başlamasına veya bitmesine bağlı olabilir. Bu bağımlılıkları bağlamak, sizi daha sonra darboğazlardan kurtarır.

Kaynakları İzle

Proje listenizi yürüttüğünüzde, yolda kalmanıza yardımcı olacak başka proje yönetimi araçları vardır. Örneğin, kaynak yönetimi özelliklerine sahip olmak, ekibinizin kullanılabilirliğini görmenize ve daha üretken olmaları için iş yüklerini dengelemenize yardımcı olabilir.

ProjectManager'da Proje Listesi Nasıl Yapılır?

ProjectManager, herkesin planlar ve görevler üzerinde işbirliği yapabilmesi için projenizi ve ekiplerinizi düzenlemenize yardımcı olan bulut tabanlı bir proje yönetim aracıdır. Proje planınızı etkileşimli Gantt şemasına taşımak, daha iyi zamanlama yapmanıza, bağımlılıkları bağlamanıza, kilometre taşları belirlemenize ve yürüttüğünüzde proje varyansını ölçmek için bir temel oluşturmanıza yardımcı olur.

Yazılımı 30 gün boyunca ücretsiz deneyin ve ardından proje listeniz ve daha fazlası üzerinde size daha fazla kontrol sağlamak için neler yapabileceğini görün. İçeri girdikten sonra, nasıl başlayacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Proje Listenizi Oluşturun

Başlamak için Gantt grafiğine görevler ekleyin. Ayrıca bir görev listesini içe aktarabilir veya başlamanıza yardımcı olması için sektöre özel şablonlarımızdan birini kullanabilirsiniz.

Süre Ekle

Proje listenizdeki her bir görev için başlangıç ​​tarihini ve bitiş tarihini ayarlayın. Buna süre denir ve zaman çizelgesini her iki tarihi birbirine bağlayan bir süre çubuğuyla doldurur.

Önceliği ve Etiketleri Ayarla

Hangi sırayla yapılacağını belirlemek için proje listenizdeki her öğenin önceliğini etiketleyin. Belirli görevleri bulmayı kolaylaştıran özelleştirilebilir etiketler de ekleyebilirsiniz. Bunu Gantt görünümünden ziyade liste görünümünde yapmak daha kolay olabilir.

Bağlantı Bağımlılıkları

Zaman çizelgenizde bir görevi diğerine sürükleyip bırakın ve bu görevlerin birbirine bağlı olduğunu size hatırlatmak için noktalı bir çizgiyle bağlanırlar.

Bonus Adım: Tüm Projelerinizi Tek Bir Yerde Görüntüleyin

Tüm projelerinizi bir proje ana listesinde görmek için Projelere Genel Bakış sayfasını kullanın. Bu sayfadan ilerleme ve daha fazlası hakkında üst düzey metrikler alabilirsiniz.

ProjectManager, proje listelerinizdeki ilerlemeyi oluşturmak, düzenlemek ve izlemek için ödüllü bir proje yönetim aracıdır. Ama bu sadece temel bilgiler. Proje listeniz, ister tek bir projede ister bir portföy üzerinde çalışıyor olun, planlamanıza, kaynakları yönetmenize, ilerlemeyi izlemenize ve performans hakkında rapor oluşturmanıza yardımcı olan eksiksiz bir özellik paketine entegre edilmiştir. 30 günlük ücretsiz denemenizi başlatmak için burayı tıklayın!