Bir Proje için RACI Grafiği Nasıl Yapılır (Örnekle)

Ekip üyeleri rollerini ve sorumluluklarını ne kadar iyi bilirse, proje o kadar iyi yürütülür. Bu nedenle, projede erken dönemde rol ayrımlarını iletmek çok önemlidir. Ancak bir proje yöneticisi bu tanımları takım için nasıl açık ve anlaşılır hale getirebilir?

Bunu yapmak için proje yöneticileri bir sorumluluk atama matrisi kullanır. Bu proje yönetim aracı, RACI şeması, RACI matrisi veya RACI şablonu gibi çeşitli adlarla bilinir. Herkesin aynı fikirde olduğundan ve ne yapmaları gerektiğini anladığından emin olmanın etkili bir yolu. Bir projeyi yürütürken isteyeceğiniz son şey kafa karışıklığıdır.

Ancak bir RACI matrisinin ne olduğuna ve nasıl oluşturulacağına geçmeden önce, RACI kısaltmasının ne anlama geldiğini görelim.

RACI Neyi Gösterir?

RACI sorumlu, hesap verebilir, danışılan ve bilgilendirilen anlamına gelir. Her harf, bir projede ekip üyelerinin rollerini tanımlamak için RACI matrisinde kullanılan bir kategoridir.

RACI Grafiği Nedir?

Yukarıda açıklandığı gibi, bir RACI şeması, bireysel görevler üzerinde çalışan ve bir projede çıktılar oluşturmaya dahil olan ekip üyelerine çeşitli sorumluluk ve roller atamak için kullanılan bir proje yönetimi şemasıdır.

RACI matrisi, bir projedeki her görevi alan ve ona bağlı rolleri ve sorumlulukları atayan basit bir görsel araçtır. Bu, projede kimin ne yaptığını netleştirir ve üretimi yavaşlatabilecek ve maliyetleri azaltabilecek herhangi bir karışıklığı önler.

İlgili: Excel için Ücretsiz RACI Matrisi Şablonu

Sorumluluk atama matrisinde bu kategorilerin her birinin önemi için RACI'nin ne anlama geldiğine daha yakından bakalım.

Sorumlu

Her görev, görevi tamamlamak için işi yapan en az bir sorumlu ekip üyesine sahip olmalıdır. Ancak, RACI matrisinde atanan birden fazla sorumlu taraf olabilir.

sorumlu

Bu ekip üyesi, işi devretmekten sorumludur ve teslimatları tamamlanmış sayılmadan önce onaylayan kişidir. Bazen sorumlu ekip üyesi aynı zamanda RACI çizelgesinde sorumlu olan kişidir. Ancak her göreve bağlı bir sorumlu kişi olmalıdır ve bu her zaman proje yöneticisi değildir.

danışılan

Bu ekip üyesi bir çıktıyı gözden geçirecek ve çıktıyı tüm proje bağlamında veya sadece kendi beklentileri dahilinde yerleştiren geri bildirimde bulunacaktır.

Bilgili

Bunlar, görevlerin yerine getirilmesinde neler olduğunu bilmesi gereken, ancak onlara yukarıda listelenenlerle aynı sorumluluk düzeyinde bağlı olmayan ekip üyeleridir. Onlarla birlikte yabani otlara dalmak yerine ilerleme hakkında genel bir rapor verilebilir.

Raporlama araçlarına sahip proje yönetimi yazılımı, paydaşların bilgilendirilmesini kolaylaştırır. Örneğin ProjectManager, projenize ve görev ilerlemenize üst düzey bir bakış sağlayan gerçek zamanlı bir gösterge panosuna sahiptir. Hızlı ve doğru raporlama için mükemmeldir. Bugün ücretsiz deneyin.

RACI Grafiği Örneği

Sorumlu, hesap verebilir, danışılan ve bilgilendirilmiş rolleri ve sorumluluklarını öğrendiğimize göre, şimdi bir RACI matris örneğine bakalım.

Aşağıdaki RACI şablonu, bir ev yenileme inşaat projesi için oluşturulmuştur. Sol sütunda proje görevlerini gösterirken, ekip üyeleri en üst sırada gösterilir. RACI modelinin her bir kişiye her görev için farklı bir rol atamasına izin verdiğini görebiliriz.

Ev sahibi rolleri ve sorumluluklarına odaklanalım. Planları gözden geçirmek ve son bir inceleme yapmaktan sorumlu olduğunu, bütçe tahmininden sorumlu olduğunu ve izinler, saha hazırlığı, dış ve iç işler hakkında bilgi sahibi olduğunu görüyoruz.

Şimdi bir RACI matrisinin nasıl oluşturulacağını öğrenmeye hazırız.

RACI Grafiği Nasıl Oluşturulur

Tüm projeler, bir RACI şeması kullanılarak sağlanan net beklentilerden yararlanabilir. Ancak birden fazla kaynağı yönetirken veya görev bağımlılıkları olduğunda gerçekten yararlıdır.

Bir RACI şeması oluşturma sürecini tam olarak ortaya çıkarmak için bir proje oluşturalım. RACI matris örneğimiz için kullandığımız proje senaryosunun aynısını kullanacağız. Diyelim ki evinize bir ek oluşturuyorsunuz, bu üç adım bir RACI matrisini nasıl oluşturacağınızı özetleyecektir.

Birinci Adım: Rolleri Tanımlayın

RACI grafik şablonunuzun en üstünde projeye dahil olan tüm kişileri listeleyin. Buna, inşaatı yaptıran müşteri veya ev sahibi de dahildir. Sonra planları çizmekten sorumlu olan mimar var. Proje yöneticisi baştan sona tüm projeyi denetler. Ekibiyle birlikte asıl inşaattan sorumlu olan bir müteahhit var. Elektrikçiler, çatı ustaları ve diğerleri gibi daha birçok taşeron olması muhtemeldir, ancak RACI modelimizi basit tutacağız.

İkinci Adım: Görevleri ve Kilometre Taşlarını Listeleyin

Ardından, kilometre taşları ve en soldaki sütunda listelenmesi gereken herhangi bir karar verme süreci dahil tüm görevlerin kapsamlı bir listesine sahip olmak istersiniz. Bu, mimar tarafından planların gözden geçirilmesi, bütçenin hesaplanması, izinlerin alınması, şantiyenin hazırlanması ve gerekli olabilecek kazıların yapılması gibi işleri içerir. Bir temel atmanız, kaide kirişi ve döşeme, duvar, döşeme veya çatı kaplama, kapı ve pencereler, elektrik ve sıhhi tesisat, demirbaşlar vb. eklemeniz gerekebilir.

Üçüncü Adım: Her Görevi Bir Rol ve Sorumluluğa Atayın

Proje ekibindeki her bir kişinin altına, sol sütundaki görevlerle ilişkilerine bağlı olarak R (Sorumlu), A (Sorumlu), C (Danışmalı) veya I (Bilgili) ekleyin. Örneğin, mimar tamamlanmış proje planını teslim etmekten sorumlu ekip üyesi olurken, proje yöneticisi planın herhangi bir düzenleyici konu ile uyumlu olduğundan emin olmaktan sorumlu olacaktır. Planların spesifikasyonlarına uygun olduğundan emin olmak için müşteriye veya ev sahibine danışılacak, ancak gerçek yapının çoğu için yalnızca ilerlemeden haberdar edilecektir.

RACI Matrisi Şablonu

Artık RACI çizelgelerinin nasıl çalıştığını ve bunları oluşturma sürecini anladığınıza göre, başlamanıza yardımcı olması için RACI çizelge şablonumuzu kullanabilirsiniz.

RACI Matrisi Ne Zaman Kullanılır?

Proje ekibinize ne kadar fazla yapı, yön ve net tanım verirseniz, işlerini zamanında ve değerli kaynakları boşa harcamadan tamamlamaları o kadar uygun olacaktır. Bir RACI çizelgesi beklentileri belirler, böylece herkes kendisinin ve ekibin geri kalanının ne yaptığının farkında olur.

Sorumluluk atama matrisi, fazlalığı veya ekip üyelerinin birbirine karşı çalışmasını önler. Görevler, roller ve sorumluluklar netleştirilmiştir, böylece kimin ne yaptığı konusunda yanlış anlaşılmalar olmaz. Bu aynı zamanda ekibinize çalışmaları için bir sorumluluk duygusu aşılayacak ve ne zaman onların işi olduğunu veya ne zaman başkalarından rehberlik istemeleri gerektiğini bilecektir.

Ek bir avantaj, bu tanımların üretkenliğin önüne geçen kişilik sorunlarının ve ofis politikalarının çoğunu ortadan kaldırmasıdır. Ekibinize bir RACI çerçevesi verdiniz, böylece nerede durduklarını ve diğer ekip üyelerinin nerede durduğunu bilirler. Ekipler bu şekilde daha mutlu olur ve iletişimi kolaylaştırır. Ekip üyeleri, proje sırasında herhangi bir zamanda RACI çizelgesine bakabilir ve herkesi yaptıklarından uzaklaştırmak yerine kimin neyden sorumlu olduğunu bilir.

ProjectManager Hesap Verebilirliğe Nasıl Yardımcı Olur?

Temel olarak, bir RACI şeması, proje ekibi için hesap verebilirliği tanımlayan bir araçtır. Bu, proje yönetiminde önemli bir adımdır. Ancak roller ve sorumluluklar belirlendikten sonra, projenin yaşam döngüsü boyunca bu rolleri ve sorumlulukları kolaylaştırmanın bir yolunu bulmak istersiniz.

ProjectManager, ekip üyelerinizi sorumlu tutmak için ihtiyaç duyduğunuz proje yönetimi aracıdır. Birincisi, görev listenizi yüklemeyi ve bir proje oluşturmayı kolaylaştırıyoruz. Buradan proje yöneticisi, RACI grafik şablonunuzdaki görevlerin her birini bir ekip üyesine atayabilir. Her görevin, talimatların eklenebileceği bir yorum kutusu vardır. ProjectManager'ın sınırsız dosya depolama alanı vardır, bu nedenle gerektiği kadar ilgili belge ve resim ekleyin.

Ekip üyeleri ayrıca, göreve atanan diğer kişilerle iletişim kurmak ve işbirliği yapmak için görevi kullanabilir veya daha sonra e-posta ile bilgilendirilen ve sohbete dahil edilen proje yöneticisi @.

RACI Listelerinin Ötesine Geçin

ProjectManager ile yalnızca RACI çizelgelerini ve diğer statik belgeleri kullanmaktan çok daha fazlasını elde edebilirsiniz. Ekipteki herkes “benim çalışmam” bölümünde kendi görevlerini takip edebilir. Görevleri listelenir ve tamamlandı olarak işaretlenebilir. Proje ve teslim tarihi de listelenmiştir. Tek bir göreve tıklayın ve daha fazla ayrıntı alın. Ekip üyeleri, işlerini yönetmek ve yolda kalmalarını sağlamak için göreve kendi yapılacaklar listelerini ekleyebilir.

Proje yöneticileri, ekip üyeleri çalışmalarını güncellediklerinde anında güncellenen altı proje metriğini izleyen gerçek zamanlı gösterge panosu ile ekibin ilerlemesini takip edebilir. Daha derinlemesine analiz için ProjectManager, diğerlerinin yanı sıra görev ilerlemesi, maliyetler ve iş yükü hakkında ayrıntılı veriler sağlayan tek tıklamalı raporlamaya sahiptir.

Proje yöneticilerinin hiçbir ekip üyesinin eksik veya fazla tahsis edilmediğinden emin olmalarını sağlayan bir iş yükü sayfası vardır. ProjectManager, bir sorumluluk atama matrisinin ötesine geçer ve ekiplerinizi daha iyi yönetmenize, veriye dayalı kararlar almanıza ve proje kaynaklarınızı gerçek zamanlı olarak optimize etmenize yardımcı olur.

ProjectManager, RACI grafiğinizde tanımlanan rolleri ve sorumlulukları alan ve bunları ekipleri ve iş yükünü yönetmek için dinamik bir araca dönüştüren bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Proje yöneticileri, ilerlemeyi izlemek ve ekip üyelerinin engellenmesini önlemek için kaynakları yeniden tahsis etmek için projede şeffaflık elde eder. Bugün 30 günlük bu ücretsiz denemeyi alarak ProjectManager'ın ekip üyelerinizi nasıl sorumlu ve üretken tutabileceğini görün.