Ekibiniz İçin Çevik Bir İş Akışı Nasıl Yapılır?

Çevik bir ekibi yönetmek dengeleyici bir eylemdir. Çevik ekipler kendi kendilerini yönetir, o halde bir ekip lideri, ekiplerini mikro düzeyde yönetmeyip onlara daha yüksek üretkenlik düzeyleri için ilham veren ne yapabilir? İş akışı yönetimi yazılımıyla çevik bir iş akışı oluşturmak yardımcı olabilir.

Çevik İş Akışı Nedir?

Çevik iş akışı, çevik bir projeyi veya çevik bir ürün geliştirme döngüsünü tamamlamak için gereken adımlar dizisidir. Bu yinelemeli adımlar, tanımlanmış bir zaman çizelgesine sahip kısa ürün geliştirme aşamaları olan çevik sprintler olarak bilinir.

Her sprintin sonunda, bir sonrakini planlamak için paydaş ve müşteri geri bildirimi toplanır. Çevik bir iş akışının temel amacı, üretkenliği en üst düzeye çıkarmak ve müşteri memnuniyetini artırmak için esnek bir çevik proje planlama aracı sağlamaktır.

İş akışı yönetimi yazılımıyla çevik bir iş akışı oluşturmak, çevik ekipler için idealdir. ProjectManager ile sprintlerinizi kanban panosunda planlayabilir, ardından yoğun işleri ortadan kaldırmak ve üretkenliği artırmak için otomatik iş akışı süreçleri oluşturabilirsiniz. Doğru kişilerin işleri tamamlandı olarak işaretlemesi için bir onay süreci bile tanımlayabilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Geleneksel ve Çevik İş Akışı

Çevikliğe kısa bir girişle başlayalım. Çevik bir çerçevede çalışma kavramı, geleneksel proje yönetimi metodolojilerinden farklıdır. Şelale gibi geleneksel bir metodoloji yapılandırılmış, sıralı ve doğrusaldır. Sadece bir önceki tamamlandıktan sonra birbiri ardına gelen aşamalar halinde ilerler.

Ancak gereksinimlerde bir değişiklik olduğunda ne olur? Çoğu zaman takım çizim tahtasına geri dönmek zorunda kalacak. Geleneksel proje yönetimi metodolojilerini kullanarak bir projeye yeniden başlamak zaman alıcı ve maliyetlidir.

Çevik iş akışı bu katılığa yanıttır. Birincisi, genellikle iki haftadan fazla olmayan kısa çevik sprintlerde çalışır. Sürekli olarak küçük işler yapıyor ve müşteri geri bildirimi alıyor.

Bu, ekiplerin değişiklikler meydana geldikçe hızlı bir şekilde yanıt vermesini ve son kullanıcılar için değer yaratmasını sağlar. Bunu yapmak için, çevik ekiplerin ürünlerini ve sprint biriktirme listesini yönetmek için iş yönetimi yazılımına ihtiyacı vardır.

İlgili: 2022'nin En İyi İş Yönetimi Yazılımı

Çevik İş Akışı Sürecinin Adımları

1. Fikir

Bu aşama, çevik ekibin geliştirilecek ürün özellikleri kümesi olan ürün biriktirme listesini tanımladığı zamandır. Bu, müşteri ve paydaş gereksinimlerine göre yapılır. Çevik ekipler genellikle minimum uygulanabilir ürünle başlar ve sürecin ilerleyen aşamalarında kullanıcı hikayelerine öncelik vermeye başlar.

2. Planlama

Ne yapılacağını tanımladıktan sonra, bir takım kurmanın ve sprint planlamasına başlamanın zamanı geldi. Bu, kullanıcı hikayelerini tamamlamak için çevik ekip üyelerinize görevler ve kaynaklar atadığınız zamandır.

İlgili: Ücretsiz Çevik Sprint Planı Şablonu

3. Yineleme

Artık çevik ekibin çalışmaya başlaması için her şey hazır. Her sprintte çalışmaya başlayacaklar, ürün sürümlerini başlatacaklar, müşteri geri bildirimi alacaklar ve son ürün teslim edilene kadar döngüyü tekrarlayacaklar. O zamana kadar, söz konusu ürün tüm paydaş ve müşteri gereksinimlerini karşılamalıdır.

4. Serbest Bırakma

Her sprint tamamlandığında bir ürün sürümü gerçekleşir. Yukarıda belirtildiği gibi, çevik iş akışı süreci, nihai ürün teslim edilene kadar bir sprint döngüsü ve ürün sürümleri içerir. Bunun nedeni, çevik metodolojinin verimliliği ve müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarmaya çalışmasıdır.

5. Üretim

Nihai ürün geliştirilip test edildikten sonra üretim aşaması başlayabilir. Çevik ekip bu süreci denetlemeli ve diğer departmanlara destek sağlamalıdır.

6. Emeklilik

Ürün başarılı bir şekilde piyasaya sürüldüğünde, çevik iş akışı süreci tamamlanır. Çevik ekip, bir sonraki projeye veya ürün geliştirme döngüsüne geçebilir.

Çevik İş Akışı Türleri

Çevik, çeşitli varyasyonları olan kötü şöhretli bir proje yönetimi metodolojisidir. Bu varyasyonlar, ortak çevik ilkeleri ve temel değerleri paylaştığı için çevik çerçeveler olarak kabul edilir, ancak çalışma biçimleri farklıdır ve bu, çevik iş akışları için de geçerlidir. İşte en önemli iki çevik iş akışı yaklaşımı.

Scrum

Scrum, çevik bir iş akışı için bir çerçevedir. Sprint terimi buradan gelir. Her sprinti, projenin ortasında değişseler bile, son kullanıcının gereksinimlerinde hedefi tutmak için ileriye doğru ilerleyen planı bilgilendiren geri bildirimler takip eder.

Scrum'da, iş gününün başında kısa toplantılar olan günlük scrum'lar vardır. Onlarda takımlar, takımın dün ne yaptığını, bugün ne yapacaklarını ve yolda herhangi bir engel olup olmadığını tartışacaklar. Bu şekilde ekip, ilerlemelerini engelleyebilecek herhangi bir şeyden kaçınabilir ve gün için net bir hedefe sahip olabilir.

Scrumda çalışırken, kullanıcı hikayeleri denen şeyler vardır. Bunlar, son kullanıcıyla görüşmede kalmanın ve tam zamanında analiz yapmanın yollarıdır. Kısacası, üst düzey bir gereksinimdir. Bu yardım ekipleri neyi, kim için ve neden yaptıklarını bilirler.

Ayrıca ekip ve son kullanıcılar arasında harika bir iletişim kanalıdır ve bu tür geri bildirimler, çevik bir iş akışı için araçsaldır.

kanban

Bununla birlikte, aktiviteyi yönetmek için biriktirme listesi adı verilen öncelikli bir görev listesine dayanan kanban da vardır. Bu, ekiplerin belirli bir görevi tamamlamak için kapasitelerini yerine getirmek için ihtiyaç duydukları miktarda kaynağa sahip olmasını sağlayan yalın ve tam zamanında üretim denilen şeyin bir parçasıdır.

Kanban, çevik bir iş akışı için görsel bir araçtır. İş akışını temsil eden sütunlara bölünmüş bir panodan oluşur. Kanban panosunun temel yapısı, üç sütuna bölünmesidir: yapmak, yapmak ve yapmak.

Kanban kartları, önceliklendirilen ve yapılacaklar sütunu altında toplanan görevler veya biriktirme listeleridir. Oradan, ekip üyeleri onları alır ve görevi yürütmeye başladıklarında bunları yapmak sütununa taşır.

Çevik bir iş akışı olarak kanban ile ilgili en iyi şey, ekip liderleri için şeffaf olmasıdır. Kimin ne üzerinde çalıştığını ve hangi tamamlanma aşamasında olduğunu bir bakışta görebilirler. Bu, projeleri izlemek ve raporlamak için anahtardır.

Çevik Bir İş Akışı Nasıl Oluşturulur

Artık seçebileceğiniz farklı çevik iş akışları türlerini öğrendiğimize göre, projeniz veya ürün geliştirme döngünüz için çevik bir iş akışı oluşturmanın temel sürecini öğreneceğiz.

1. Çevik Bir Ekip Kurun

Projeniz için en uygun çevik iş akışı türünü seçip seçmeden önce, çevik bir çerçeve içinde çalışmaya açık bir ekip oluşturmalısınız. Bu, özgeçmişlerinin ötesine bakarak bir ekip bulmak anlamına gelir. Çevik proje yönetimi genellikle neredeyse bir çalışma felsefesi olarak düşünülür.

2. Çevik İş Akışı Türünüzü Seçin

Scrum, kanban ve diğer çevik proje yönetimi metodolojilerinin artıları ve eksileri vardır. Bunlardan hangisinin kuruluşunuza ve çevik ekibinize daha uygun olduğunu düşünmelisiniz. Tüm çevik proje yönetimi yaklaşımları için geçerli olduğundan, sizin ve ekibinizin çevik manifesto, çevik ilkeler, temel değerler ve hatta çevik toplantılar hakkında bilgi sahibi olmanız gerekeceğini unutmayın.

3. Rolleri ve Sorumlulukları Atayın

Bir scrum veya kanban çerçevesi altında çalışıyor olsanız da, ekip üyelerinize roller ve sorumluluklar atamanız gerekir. Örneğin, scrum metodolojisi, scrum yöneticisi, ürün sahibi ve geliştirme ekibi gibi belirli scrum rolleri için kişileri bulmanızı gerektirecektir.

4. Çevik Törenler Planlayın

Beş agile seremonisi veya scrum seremonisi vardır: sprint planlama, günlük scrum, sprint incelemesi, sprint retrospektif ve biriktirme listesi tımarlama. Çevik iş akışı sürecine yapı kazandırdıkları ve ekip işbirliğini teşvik ettikleri için çok önemlidirler.

5. Sprint Planlayın

Çevik sprintler, ürün geliştirme yol haritası olarak bilinen şekilde planlanır. Sprintleri planlamak için ürününüzün veya projenizin teslim edilebilir olduğu her bir özelliği düşünmeye başlamalısınız. Bu sürece başlamak için, kesinlikle gerekli özelliklere sahip minimum uygulanabilir ürününüzden başlamalı ve ardından geliştirme yol haritanızı oradan oluşturmalısınız.

6. Proje Yönetim Araçlarını Kullanın

Çevik ekibiniz ve daha yinelemeli ve işbirliği içinde çalışmalarına yardımcı olmak için aralarından seçim yapabileceğiniz bir dizi çevik iş akışı tekniğine sahipsiniz. Şu anda eksik olan tek şey, ekip liderlerinin ve ekip üyelerinin bu çevik iş akışını etkin bir şekilde kullanmalarını sağlayan proje yönetim aracıdır.

ProjectManager ile Çevik Bir İş Akışı Oluşturun

ProjectManager, geleneksel bir metodoloji, çevik bir çerçeve veya ikisinin bir karışımı içinde çalışma esnekliğine sahip, ödüllü bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olur ve biriktirme listesinden bitmişe geçerken görevlerini takip eder. Ayrıca, insanların istedikleri gibi çalışabilmeleri ve mümkün olduğunca üretken olabilmeleri için esnektir.

Çalışmanın Birden Fazla Yolu

Çevik ekiplerin, projede daha geleneksel bir şekilde çalışan diğer kişilerden farklı araçlara ihtiyacı vardır. Ancak bir sürü farklı araç almak istemezsiniz: bu, işbirliğini zorlaştırır.

ProjectManager'ın birden çok proje görünümü vardır, bu nedenle ne kadar çevik olmak istediğinize bağlı olarak bir proje üzerinde çeşitli şekillerde çalışabilirsiniz. Bir görev listesi ve bir takvim görünümü vardır, ayrıca ekip liderlerine görevleri bir zaman çizelgesinde zamanlama ve bağımlılıkları bağlama araçları sağlayan daha geleneksel bir Gantt şeması vardır.

Çevik Ekipler için Kanban Panolarını Kullanın

Dördüncü proje görünümü kanban panosudur. Bu panolar, ekiplere kullanımı kolay, zaman kazandıran ve onları görev başında tutan çevik bir iş akışı sunar. Kartlar, etiketler, son tarihler, ilerleme ve atanan tarafından filtrelenebilir, bu da onları biriktirme listenizde bulmayı kolaylaştırır.

Kanban kartları, ekip üyelerinin nasıl çalıştığı da özelleştirilebilir. Örneğin, bir yapılacaklar listesi ekleyebilir, kartı etiketleyebilir, yorum ve hatta ekler ekleyebilirler. ProjectManager'ın sınırsız dosya depolama alanı vardır, bu nedenle ekip liderleri veya ekip üyeleri, işbirliğini kolaylaştırmak için göreve gerektiği kadar ilgili belge ve resim ekleyebilir.

Ekip İşbirliği ve Yönetimi Alın

ProjectManager ile işbirliği görev düzeyindedir. Ekipler, herhangi bir ekip üyesini yorumlayabilir veya etiketleyebilir ve onları sohbete dahil edebilir. Hemen e-posta ile bilgilendiriliyorlar, bu nedenle proje ekibindeki herkes birlikte çalışıyor.

Çevik iş akışlarının da izlenmesi gerekir. Ekiplerin ortaya çıkan sorunlara hızlı bir şekilde yanıt vermesini sağlar. ProjectManager'ın gerçek zamanlı panosu, görev ilerlemesini, ekip iş yükünü, maliyetleri ve daha fazlasını olduğu gibi izlemek için bir penceredir. Bu, sprint incelemeleri ve proje değerlendirmesi için mükemmeldir.

Çevik takımlar kendi kendilerini yönetirler. Belirli bir projeye bağlı olmayanlar da dahil olmak üzere işlerini yönetmek, kendi görevlerini oluşturmak için ProjectManager'ın onlara verdiği kontrole ihtiyaçları vardır. Bu onları daha çevik yapar, artık katı bir proje planına bağlı değildir.

ProjectManager, esnek proje yönetimi araçlarımızla desteklenen çevik bir iş akışıyla ekiplere yardımcı olur. Bulut tabanlı olmak, ekiplerin bu araçlara her yerden ve her zaman erişebilmesi anlamına gelir. Şelale, çevik veya karma bir metodolojide çalışmak için ProjectManager'ı kullanın: o kadar esnektir. Bugün 30 günlük bu ücretsiz denemeyi alarak çevik olun.