Kampanya Geri Bildirimi Toplama Nasıl Daha Az Ağrılı Hale Getirilir?

“Bu e-postayı benim için gözden geçirebilir misin? Size hızlı bir test gönderiyorum!”

"Hey, geçen gün sana gönderdiğim e-postayı gözden geçirebilir misin? Teşekkürler!"

"Bekle, Tom'un yorumları nerede?"

Geçen ay bu ifadelerden herhangi birini kullandıysanız, muhtemelen e-posta inceleme mavilerine sahipsiniz. Semptomlar dağınık geri bildirimleri, çelişkili yorumları, yorumlar ve düzenleme arasında saatlerce zıplamayı ve baş ağrılarında artışı içerir.

Ne yazık ki, topluluğumuzun giderek daha fazla deneyimlediği bir eğilim. Geçtiğimiz birkaç yıl içinde, E-posta İş Akışlarının Durumu raporumuz , e-posta inceleme süreçlerinin doğru olduğunu düşünen pazarlamacıların azalan bir yüzdesini ortaya çıkardı.

Bazıları için e-posta onay süreci çok külfetlidir. Ortalama olarak, pazarlamacılar tek bir e-posta için incelemeleri ve onayları toplamak için 4,2 saat harcarlar ve bu genellikle onu kodlamak için gerekenden daha uzun sürer. Diğerleri, hataların çatlaklardan kaymasına neden olan çok gevşek bir e-posta inceleme iş akışıyla mücadele ediyor olabilir.

Gerçekten böyle mi olmak zorunda? Hadi keşfedelim.

E-posta incelemelerini ve onaylarını ne mahvedebilir?

Teoride, e-posta inceleme sürecini açık kollarla karşılayabilmelisiniz. Daha önce bir ekip üyesi olan herkes, sizin tamamen gözden kaçırdığınız bariz bir kusura işaret ettiyse, işinize yeni bir çift gözle bakmanın ne kadar güzel olduğunu anlar.

Peki bu korkunç inceleme salgınının sebebi nedir? Üç ana suçlu var.

Sorun 1: Dağınık Geri Bildirim

Öğle yemeği için kendinize bir sandviç yapmak istediğinizi hayal edin, ancak ekmek banyoda, sebzeler garajda ve peynir dolabınızda. Malzemeleri toplamak ve mutfakta tekrar buluşmak için etrafta dolaşmak zaman alıcı ve can sıkıcı olurdu.

Kulağa saçma bir senaryo gibi geliyor, ancak e-posta pazarlamacılarının farklı hissedarlardan geri bildirim almaları gerektiğinde uğraşması gereken şey bu. Topluluğumuza e-posta geri bildirimlerini nasıl aldıklarını sorduk ve birçok pazarlamacı tek bir e-postayla geri bildirim toplamak için birden fazla kanal kullandıklarını belirtti .

Geri bildirim almanın en yaygın yolu e-posta yoluylaydı ve insanların %75'i bu yöntemi kullandığını söylüyor. Ah harika. Gelen kutunuzda daha fazla şey! Anlaşılır bir şekilde burası, test e-postalarına yanıt olarak yorum göndermek için doğal bir yer gibi görünüyor, ancak önemli bilgiler ileti dizisinde kaybolabilir. Geri bildirim için Slack'i kullanan kişilerin %25'i, belirli bir yorumu bulmak için konuşmalar yoluyla benzer sorunlarla karşılaşabilir.

E-posta incelemelerini toplamak için bir başka popüler yöntem de sözlü olarak, %28'i incelemeleri bu şekilde yönetiyor. Biriyle yüz yüze konuşmak, niyetinizi yanlış anlama şansınızı en aza indirirken, aynı zamanda bir "kağıt izi" de bırakmaz. Tabağınızdaki diğer her şeyle, bir konuşmanın ayrıntılarını kolayca unutabilirsiniz.

Pazarlamacıların %21'i Google Dokümanlar veya diğer paylaşılan dokümanlar aracılığıyla işbirliği yapıyor. İyi haber şu ki, bu yöntem notları e-postadaki bir konuşma dizisinden biraz daha iyi birleştirir. Yine de, bir belgedeki yorumları başka bir programdaki asıl e-postaya çevirme adımı eklendi.

E-posta onaylarını toplamak için kullanılan yöntemlerin listesi uzayıp gidiyor. Sorun, hangi kanalı kullandığınızla ilgili değil. Farklı ekip üyeleri çeşitli yöntemlerle yorum gönderirken baş ağrıları gerçekten ortaya çıkmaya başlar. Ardından, tüm bilgileri uzlaştırmak ve gerçek düzenlemelere dönüştürmek için proje lideri bırakılır.

Sorun #2: Yerleşik İş Akışı Yok

E-posta incelemelerinin uzamasına neden olan bir diğer sorun, yerleşik bir iş akışının olmamasıdır. Basitçe söylemek gerekirse, beklentiler yoksa kimse onları karşılayamaz. Aşağıdakiler gibi ayrıntılar üzerinde çalışmak yararlıdır:

• İnsanların yorumları ne kadar hızlı paylaşması bekleniyor?
• Ne tür bir geri bildirim arıyorsunuz?
• Bireysel kararlar hakkında son sözü kim söylüyor?
• Birbiriyle çelişen görüşlerle nasıl başa çıkıyorsunuz?

Standart bir işletim prosedürü olmadan, her seferinde e-posta onay sürecini yeniden keşfediyorsunuz.

Sorun #3: Çok Fazla Görüş

Son olarak, mutfakta çok fazla aşçı varsa e-posta incelemeleri bunaltıcı hale gelir. Çok fazla kişinin araya girmesi durumunda tek bir geri bildirim kanalı bile bunaltıcı gelebilir. Daha fazla geri bildirimin e-posta mükemmelliğine eşit olduğunu düşünmek cazip gelebilir, ancak daha fazla yorumun ne kadar yararlı olduğunun bir sınırı vardır.

E-posta incelemesine katılan çok sayıda ekip üyesine sahip olmak, yalnızca e-posta pazarlamacıları için kötü değildir. Getirdiğiniz her ek departman veya yönetici, yorum eklemek için günlerinden zaman ayırmalıdır. Bu geri bildirimlerin bir kısmı önemli olsa da, diğerleri yeteneklerini başka yerlerde tutarak şirkete daha iyi hizmet edebilir.

Hayallerinizin e-posta inceleme iş akışını nasıl oluşturabilirsiniz?

E-posta incelemeleri, birçok e-posta ekibi için bir darboğazdır; bu da, iyileştirme için birincil alan olduğu anlamına gelir. E-posta onayı iş akışınızı elden geçirmek için kullanabileceğiniz iki araç vardır : kim ve nasıl.

E-posta gözden geçirenlerin sayısını 2 veya üç ekip üyesiyle sınırlayın

E-posta inceleme sürecinizi iyileştirmek, iş akışınıza kimlerin dahil olduğuna iyi bakmakla başlar.

İşbirliğinin tatlı noktası, e-posta incelemelerine 2-3 kişinin katkıda bulunmasıdır. Bu şekilde, herkesin tercihlerine hitap etmek zorunda kalmadan birkaç fikir edinebilirsiniz. Bu birkaç kişi e-posta ekibinizde olabilir veya hukuk gibi departmanlara kadar uzanabilir. Günlük e-posta incelemesinden kimi eleyeceğinizden emin değilseniz, en baştan başlayın. Yani yürütme ekibi.

Pazarlamacıların %27'si yönetici veya operasyon ekibinden geri bildirim alıyor ve bu ekiplerin onay süreçlerini fazla külfetli olarak değerlendirme olasılığı daha yüksek. Bu sizin için hala değerli bir inceleme süreciyse, elbette saklayın. Yine de çoğu kuruluş için, tek e-postaların aksine, üst düzey strateji danışmanlığında yönetici liderliğine daha iyi hizmet edilir.

İnceleme süreci için zaman çizelgeleri ve yapısı üzerinde anlaşmaya varın

İnceleme sürecinizde kimin olması gerektiğine karar verdikten sonra, bunun nasıl yapılandırılması gerektiğini düşünün. Geri bildirim toplamak ve uygulamak için gerçekçi zaman çerçeveleri nelerdir? Herkesten bir e-postayı bir kerede incelemesi mi isteniyor, yoksa farklı "filtre" inceleme düzeylerinden mi geçiyor? Herkesin aynı beklentilere sahip olmasını sağlamak için iletişim uzun bir yol kat eder.

Tüm geri bildirimleri merkezileştirmek için bir araç seçin

E-posta inceleme ekibinizi ve zaman çizelgenizi belirledikten sonra sıra araçlarınızı düzenlemeye gelir. E-posta inceleme sürecinizin “nasıl”ının en önemli kısmı, herkesin yorum paylaşmak için tek bir yöntem kullanmasıdır. Tek bir çok uzun e-posta dizisi bile, patronunuzdan gelen bir e-postadan, Slack'ten, Google Drive yorumundan ve Post-It'ten daha iyidir.

Litmus Proof ile e-posta inceleme sürelerini yarıya indirin

Hayatınızı daha da kolaylaştırmak istiyorsanız, Litmus Proof kullanmayı düşünün . Bu işbirliği özelliği, e-posta kodunuz ve testlerinizle birlikte herkesin geri bildirimini birleştirir. Çekirdek ekibinizi incelemeye davet edebilirsiniz ve e-postadaki belirli noktalara yorum bırakabilirler.

Yorumların peşine düşmek zorunda kalacaksınız ve ekibiniz tekrarlardan kaçınarak diğer herkesin notlarını görebilecek. Kanıtları Litmus hesabınızda paylaşmaya ek olarak, proje yönetimi araçlarına eklemek için herkese açık bir bağlantı aracılığıyla e-posta kanıtlarının bağlantılarını da paylaşabilirsiniz.

Meraklı? Litmus Kanıtı hakkında daha fazla bilgi edinin .