Proje Yönetimi için Proje Takvimi Nasıl Yapılır?

Proje Takvimi Nedir?

Bir proje yönetimi takvimi, bir proje zamanlamasını görüntülemek için birçok biçimden biridir. Bu durumda, biçim hepimizin aşina olduğu bir biçimdir - proje yönetimi konusundaki uzmanlığımıza bakılmaksızın, hepimiz bir takvim görmüşüzdür. Bu nedenle proje takvimleri , proje zaman çizelgesi hakkındaki bilgileri ekipteki herkesle paylaşmanın mükemmel bir yoludur.

Bunu akılda tutarak, proje planlama takvimleri günlük yaşamınızda kullandığınızdan biraz daha karmaşıktır. Biçimleri tanıdık olsa da, daha geniş bir bilgi dizisi içerirler.

Proje Yönetimi Takvimleri Neden Önemlidir?

Hala geleneksel bir takvime güvenmemizin bir nedeni var. Zamanın geçişini görselleştirmek ve bir program oluşturmak için mükemmel araçlardır. Proje yöneticileri, bilgileri olabildiğince eksiksiz bir şekilde görüntülemek için, genellikle bir Gantt şemasıyla birlikte, kolay anlaşılır bir tarzda programları göstermek için takvim görünümlerine güvenir. Bununla birlikte, bir proje planlama takvimi, bir zaman çizelgesinin haritasını çıkarmadan önce atılacak mükemmel bir ilk adımdır.

Proje takvimleri, ekiplerin proje planı zaman çizelgesi hakkında ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri anlaşılması kolay bir formatta sunar. Bir Gantt şemasının gösterdiği her şeyi ayırt etmek eğitimli bir göz gerektirir ve çoğu için bunun gibi biçimler biraz bunaltıcıdır. Öte yandan bir proje takvimi son derece basittir. Ekipteki herkes farklıdır ve bir proje takvimine sahip olmak, onların çeşitli tercihlerini karşılamaya yardımcı olur.

Proje Takviminde Neler Var?

Proje takvimleri önemli teslim tarihlerinden fazlasını göstermelidir. Bunlar bulmacanın sadece bir parçası. Bir proje takvimi sadece proje takviminin bu öğesini gösteriyorsa, ekip üyeleri başka belgelere başvurmak zorunda kalacak ve bu da karışıklığa ve hatalara yol açabilecektir.

Bunun yerine, tüm proje planlama bilgilerini tek bir yerde toplayan bir proje takvimi oluşturun. Bu bilgiler görevleri, kaynakları, temelleri, son tarihleri ​​ve daha fazlasını içerir.

ProjectManager'da Proje Takvimi Nasıl Oluşturulur

Proje takvimi oluşturma kuralları kesin olarak belirlenmemiştir. Bir takvime yaklaşma şekliniz projeye, ekibe ve kişisel tercihe bağlıdır. Bunu göz önünde bulundurarak, herhangi bir proje yönetimi takvimi için izlemeniz gereken birkaç adım vardır.

1. Görevler Oluşturun: Görevler oluşturmak, herhangi bir proje takvimi oluşturmanın kritik bir parçasıdır ve bir proje takvimi oluşturuyorsanız, muhtemelen bir görev listeniz vardır. Şimdi sıra bu görevleri listeden proje yönetimi takvimine aktarmaya geldi. Bunu yaptığınızda, görevleri "temizlemek" ve mümkün olduğunca fazla ayrıntı sağlamak önemlidir. Buna tüm atananlar, bağlantılar, resimler, mesajlar vb. dahildir. En iyi proje takvimleri tüm bu bilgileri tek bir yerde tutar.
2. Öncelikleri Belirleyin: Görevleri karıştırmaya hazır olmak, proje takvimi oluşturmanın çok önemli bir unsurudur. En iyi proje planlamasında bile işler her zaman düşündüğümüz gibi gitmez. Bu mutlaka kötü bir şey değil, sadece farklı sonuçlara hazırlıklı olmamız gerektiği anlamına geliyor. Bunu yapmanın bir yolu, her görev için öncelikler belirlemektir. Yüksek, orta veya düşük bir öncelik belirlerken, önemli teslimatlardan ödün vermeden görevleri hareket ettirebilirsiniz.
3. Farklı Filtrelerle İnceleme: Proje planlama takviminizi kilitlemeden önce farklı açılardan incelemek isteyeceksiniz. Bu, takvimin yalnızca belirli yönlerini görmek için filtreler kullanılarak yapılır. Örneğin, iş yüklerini incelemek için takviminizi ekip üyesine göre filtrelemeyi deneyin. Ardından, hangi yüksek öncelikli öğelerin birbirine en yakın olduğunu görmek için görev önceliğine göre filtreleyin. Tüm bu bilgiler, daha iyi sonuçlar elde etmek için takvimde ince ayarlar yapma konusundaki kararları bildirir.

Proje Takvimi ile Projeler Nasıl İzlenir

Proje takvimiyle projeleri izlemenin bir yolu, görev bitiş tarihlerini ilerlemeyle karşılaştırmak ve görevlerin zamanında tamamlanıp tamamlanmayacağını tahmin etmektir. Bunu yapmanın başka bir yolu, kaynakları ve önemli tarihleri ​​görüntülemek için bir takvim kullanmaktır.

Bunun gibi bir kaynak takvimi kullanmak, planı gerçekle karşılaştırmayı kolaylaştırır. Kaynakların nerede olması planlandığını, bu kaynakların mevcut durumuyla karşılaştırmanız yeterlidir.

Proje Yönetimi Takvimi Hazırlamak İçin En İyi Uygulamalar

Proje takvimleri her takıma özeldir. Aslında, bir proje planlama takviminin güzelliğinin bir kısmı, kişiselleştirme potansiyelidir. Bununla birlikte, proje takvimindeki tuzaklara düşmemek için uyulması gereken birkaç önemli kural vardır:

Renk kodu

Proje takvimleri eskiden beri kullanıldığı için, insanlar onlardan en iyi şekilde yararlanmak için bazı hileler bulmuşlardır. Bunlardan biri renk kodlamasıdır. Renk kodlaması sadece estetikle ilgili değildir. Bu, proje takvimlerinin hızlı bir bakışta anlaşılmasını kolaylaştırmakla ilgilidir.

Proje yönetimi takviminizde hangi renklerin neyi temsil ettiğini bildiğinizde, her bilgiye ihtiyaç duyduğunuzda ayrıntıları okumanıza gerek kalmaz. Bu, verimliliği büyük ölçüde artırır. Ve görsel öğrenciler ve çalışanlar için renk kodlaması, takvimlerin daha da anlamlı olduğu anlamına gelir.

İş Yüklerini Düşünün

Proje takvimleri, herhangi bir yeni iş atamadan önce takviminizi görev atanan kişiye göre filtreleme seçeneği sunarak, bireysel iş yüklerini kontrol etmek ve ayarlamalar yapmak için mükemmel bir yol sunar. Bu, birinin programının ne kadar meşgul veya açık olabileceğini görmenizi sağlar. Elbette, iş yükünü başka şekillerde de kontrol edebilirsiniz, ancak bunun proje takviminde olması süreci kolaylaştırır. Hatta bazı proje yöneticileri, takvimlerini ekip üyelerine göre renk kodlamayı bile seçerler.

İş yüklerini nasıl temsil etmeyi seçerseniz seçin, herhangi bir ekip üyesinin takvimde "çok fazla yer kaplamasını" istemezsiniz. Bu, birinin görevlerde boğulma olasılığının yüksek olduğunu gösterir ve bu, işin kalitesini ve hatta proje zaman çizelgesini etkileyebilir. Neyse ki, takvimler bu ayrıntıları saniyeler içinde kontrol etmenin mükemmel bir yoludur.

Beklenmedik Durumlar Oluşturun

Görevler için öncelikler belirlemek çok yararlıdır. Bu öncelikler, sizi kritik son tarihleri ​​aşmaktan korumanın yanı sıra, beklenmedik durum planları için bir yol haritası da oluşturur. Büyük olasılıkla, işler tam olarak proje planı zaman çizelgesinde işaretlendiği gibi gitmeyecektir. Bu nedenle, en iyi proje yöneticileri, tüm proje takvimini olası her olumsuzluğa uyarlamak için planlara sahiptir.

Sadece bir senaryoya hazır olmak yeterli değildir. Bunun yerine, proje yöneticileri aynı hedefe (bu hedef tamamlanmış projedir) farklı rotaları haritalamak için takvimlerle “oynamalıdır”. İyi haber şu ki, çevrimiçi proje yönetimi takvimleri bu deneme sürecini kolaylaştırır ve kullanıcıların orijinal çalışmalarından hiçbirini kaybetmeden düşünebildikleri kadar çok acil durum planını denemelerine olanak tanır.

ProjectManager, En İyi Proje Takvimlerine Sahiptir

ProjectManager'ın Takvim Görünümü, kullanıcılara oyundaki en iyi çevrimiçi proje takvimine erişim ve onu %100 benzersiz kılma gücü verir. Başlamak basittir. İster Gantt çizelgeleri, kanban kartları, görev listeleri aracılığıyla ister takvim görünümünün kendisinde olsun, istediğiniz şekilde görevler oluşturun.

Bir ekip üyesine belirli bir görev hakkında soru sormanız mı gerekiyor? E-postanıza atlamanıza gerek yok. Görevi açmanız ve kişiyi bir yorumda etiketlemeniz yeterlidir.

Gantt Grafikleri

Proje takvimi görünümüne ek olarak ProjectManager, projelerinizi planlamak ve yürütmek için size en iyi proje yönetimi araçlarını sağlamak için Gantt çizelgeleri, Kanban panoları ve görev listeleri sunar. Gantt şeması, proje zamanlamanızı kontrol altında tutmanıza, ekip üyelerinize görevler atamanıza, kilometre taşları tanımlamanıza ve ekibinizle gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmanıza olanak tanır.

ProjectManager'ın takvim görünümü, çalışmanızı geleneksel bir takvimde düzenlemenizi sağlayarak tüm ekibinize çalışma programını görmeleri için bir erişim noktası sağlar. ProjectManager'ı 30 gün boyunca ücretsiz başlatın ve iş yönetimi araçlarımıza erişimin bir sonraki projenize başarı getirmenize nasıl yardımcı olacağını görün.