Başlamadan Kapanışa Kadar Proje Ortamı Nasıl Yönetilir?

Bir projeyi yönetmek zordur. Karşılamanız gereken bir son tarih ve tutmanız gereken bütçeleriniz var. Ve bu dar şeritte kaliteli bir ürün veya hizmet sunmanız gerekiyor.

Ve bu sadece proje! Peki ya projeyi etkileyebilecek tüm bu şeyler? Kontrolünüz dışında işinizi bozabilecek güçler var. Ekibinizden veya paydaşlarınızdan kaynaklanabilecek sorunlar bile var.

Bütün bunlar proje ortamını oluşturur. Nasıl hayatınızı etkileyen bir ortamda yaşıyorsanız, projeniz de öyle. Proje ortamının farkında olmanız ve proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca projeniz üzerindeki etkisine hazırlanmanız gerekir.

Proje Ortamı Nedir?

Proje ortamı, proje yönetiminize etki eden tüm iç ve dış güçlerdir. Bunlar, programınızı, bütçenizi, ekip moralinizi ve çok daha fazlasını etkileyebilecek projenin içinden ve dışından gelen şeylerdir.

Proje yöneticisi proje ortamını anlamalı ve projeyi etkileyebilecek faktörleri proaktif olarak yönetmeyi planlamalıdır. Riski bu şekilde yönetmek gibi bir şey.

Proje ortamını projenin içinde bulunduğu bağlam olarak düşünün. “Bağlam her şeydir” diyen eski bir ifade vardır. Daha fazla veriye ihtiyaçları olmadığını düşünen herhangi bir proje yöneticisi, zorlu bir ders alacak olan bir proje yöneticisidir.

Proje Ortamı Neden Önemlidir?

Bir projeyi yönetirken, amaçlarını, kapsamını, bütçesini ve zamanlamasını tanımlamak ikinci doğasıdır - ancak genellikle proje yönetimi ortamını ihmal edersiniz. Bunu kendi sorumluluğunuzda yapın. Projeyi başarılı bir şekilde teslim ettiğinizden emin olmak için belirlemeniz ve yönetmeniz gereken bazı faktörler vardır.

Örneğin, proje nerede gerçekleşiyor ve bu alanın potansiyel riskleri var mı? Kaynaklarınızı şantiyeye götürmenizi zorlaştıran bir deprem, bir kasırga veya zayıf altyapı gibi basit bir şey olabilir.

Diğer bir faktör ise sosyal çevredir. Yerel topluluk proje hakkında ne düşünüyor? Üzülecekler ve potansiyel olarak ilerlemenizin önünde duracaklar mı? Ayrıca, proje yönetim planını bir şekilde etkileyebilecek alanın demografisi gibi daha az dramatik olabilir.

Proje ortamı son derece önemlidir. Bu bilgileri toplamak, proje yönetimi yazılımının yardımcı olabileceği yerdir. ProjectManager, araca sınırsız belge ve görüntü yüklemenize olanak tanıyan bulut tabanlı bir araçtır. Bunları liste görünümümüzde düzenleyin ve ister yerinde, ister ofiste, ister evde olun, her zaman parmaklarınızın ucunda olsunlar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!

Proje Ortamının Temel Unsurları

Bir proje ortamının ana unsurlarından ikisi iç ve dış faktörlerdir:

Örgüt Yapısı ve Örgüt Kültürü

Organizasyon yapısı, projeyi nasıl yönettiğinizi etkiler. Bunlar, organizasyonun hedeflerine ulaşmak için süreçlerin nasıl yapıldığını ve buna bağlı olarak projenin çalışmalarını özetleyen çeşitli sistemlerdir. Ayrıca, organizasyon kültürü projeyi nasıl yürüttüğünüzü de şekillendirir.

Fiziki çevre

Diğer önemli faktör ise fiziksel çevredir. Bu, fiziksel coğrafyanın yerel ekolojisini (hava durumu, saha erişim kısıtlamaları, kamu hizmetleri, yerel hizmet kullanılabilirliği ve insan ve malzeme kaynaklarının kullanılabilirliği) içerir. Bunlar, kuruluşunuzun kontrolü dışında oldukları için dış faktörlerdir.

Politik çevre

Projenin yer aldığı siyasi ortam, proje ekibinin paydaşlarla nasıl etkileşime gireceğini etkileyebilir. Yolsuzluk, yerel ve ulusal politikalardaki farklılıklar, siyasi güç veya nüfuzdaki değişiklikler ve daha fazlası gibi yasa dışı faaliyetler söz konusu olabilir.

Ayrıca dikkate alınması gereken kültürel ve dini konular da vardır. Bunlar, iş tesislerinde personel konaklamaları, tatiller, kabul edilebilir çalışma saatleri ve güvenlik hususları nedeniyle proje planınızın değişmesine neden olabilir.

Diğer Dahili Proje Çevre Faktörleri

Diğer dahili faktörler, ekibinizin araçlarını, becerilerini ve deneyimini içerir. Kullanılabilirliği nedir? Eğitime ihtiyaçları var mı? İhtiyacınız olan araçlara sahip misiniz? Bu, projenin hızını ve verimliliğini, ayrıca kapsamı ve standartları etkileyebilir.

Dış güçler, sürekli değişen piyasa koşullarını da içerir. Ekonomik ortama bağlı olarak, projeyi finanse etme yeteneğiniz olmayabilir. İnsan ve maddi kaynak eksikliği olabilir.

Proje paydaşlarını unutmayınız. Bunları anlamak, bir proje ortamını yönetmenin en önemli yönlerinden biri olabilir. Deneyimlerini, geldikleri kültürü, çalıştıkları yapıyı, risk iştahlarını, önceliklerini vb. bilin.

Proje Ortamı ve Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü

Proje ortamını yönetmenin en iyi yollarından biri proje aşamalarını takip etmektir. Bir projenin beş aşaması vardır: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol ve kapatma. Bu proje yönetimi aşamalarının her biri sırasında proje ortamını hesaba katmanız gerekir.

• Proje başlatma: Bu aşama, projenin uygulanabilir olup olmadığını belirlediğiniz aşamadır. Proje ortamınız için dikkate alınması gereken hususlar, müşterilerinizin ihtiyaçlarının belirlenmesini, bir fizibilite çalışmasının yapılmasını ve proje planlamasını organizasyonel hedeflerle uyumlu hale getirmeyi içerir.
• Proje planlaması: Proje planlaması, bir bütçe, bir zaman çizelgesi oluşturmanızı ve (herhangi bir proje ortamının önemli bir bileşeni olan) riski analiz etmenizi içerir. Bu, dahili proje ekibi tarafından ne yapılacağına ve nelerin ihale edileceğine siz karar verirsiniz.
• Proje yürütme: Projeyi yürüttüğünüzde, proje ortamı görevleri yapmak için gerekli kaynakları ve ekipmanı içerir. Ekip, herhangi bir riske dikkat edecek ve ortaya çıkan sorunları belirleyecektir. Herhangi bir test ve performans doğrulaması da gerçekleşecektir.
• İzleme ve kontrol: Bu iki faaliyet, proje yürütme ile aynı anda gerçekleşir. Bu noktada proje ortamı, ilerlemeyi ve performansı izleyen süreçleri ve araçları içerecek şekilde genişler. Proje yönetim planından herhangi bir sapma rapor edilecek ve projeyi yolunda tutmak için ayarlamalar yapılacaktır.
• Proje kapanışı: Kapanış, nihai teslimat tamamlandıktan sonra gerçekleşir. Şimdi gevşek uçların bağlanması gerekiyor. Bu noktada proje ortamı, gözden geçirme ve kabul sürecini yönetmeyi, tüm açık hesapları kapatmayı ve sözleşmeleri kapatmayı içerir. Bunu, öğrenilen tüm dersleri belgeleyen ve tüm proje kayıtlarını kapatan projenin gözden geçirilmesi izler.

Proje Ortamı Örneği

Bir otoyol uzatması için proje ortamını düşünmek için bir dakikanızı ayıralım.

1. İlk olarak, proje dışarıda yürütülüyor. Fiziksel çevreyi düşünmeniz ve projeyi yürütmek için hangi mevsimin en iyi olduğunu belirlemeniz gerekir - tercihen zemin yağmurdan ıslanmadığında veya kışın donmadığında.
2. Sonra, dikkate alınması gereken siyasi ortam var. Eyalet veya ilçe projeye katılıyor mu ve projeyi yürütmek için yeterli fonları var mı? Projeyi etkileyebilecek herhangi bir politika veya düzenleme var mı? Bunu tamamlamak için siyasi iyi niyet var mı?
3. Projenin çevresel etkisi nedir ve toplumdan destek alıyor mu? Projenin arkasında yerliler yoksa bir çıkmaz olabilir. Ayrıca site için güvenlik endişeleri olabilir veya belki de otoyolun belirli bir kapasitede korunan araziden geçmesi önerilebilir.
4. Dahili bir proje ortamı, tasarımın karmaşıklığını ve bu planı yürütmek için mevcut insan kaynaklarını içerebilir. Bu, işinizin hızını ve verimliliğini etkileyebilir. Göz önünde bulundurulması gereken bir dış ortam, piyasa koşullarının projeyi destekleyip desteklemediğidir. Bu, proje kapsamını değiştirebilir.

Proje ortamı, projenin her yönüne dokunur. En belirgin ve önemli konular genellikle görülmesi en zor olanlardır. Bu nedenle proje ortamını yönetmek asla hafife alınmamalıdır.

ProjectManager, Proje Ortamını Yönetmenize Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, projenizin beş aşamasının tamamında proje ortamını izleyebilir ve yönetebilir. Proje belgelerini toplayabilir ve tüm proje kayıtları için merkezi bir merkez olarak hizmet verebilir, takımları işbirlikçi platformunda birbirine bağlayarak rotada kalmaları için proje ortamını planlamalarına, izlemelerine ve raporlamalarına yardımcı olabilir.

Gantt Şemalarında Baştan Sona Plan Yapın

Proje planları proje ortamını dikkate almalıdır. ProjectManager'ın Gantt çizelgeleri, projenizdeki tüm etkinlikleri organize edecek, ilerlemenizi geciktirebilecek bağımlılıkları bağlayacak ve hatta proje zamanlamasını oluşturduktan sonra bir temel oluşturacak kadar sağlamdır. Bir temel ile, proje durumu dosyalandığında yazılımımız anında güncellendiğinden proje varyansını hızlı ve gerçek zamanlı olarak görebilirsiniz.

Canlı Gösterge Tabloları ile Gerçek Zamanlı Durum Alın

Projenin üst düzey bir görünümünü elde etmek, tüm proje ortamını görmenize ve sorunları hızlı bir şekilde yakalamanıza olanak tanır, böylece projeyi olumsuz etkilemeden önce hızla çözülebilirler. ProjectManager'ın canlı panosunun hafif araçlardaki gibi yapılandırılması gerekmez, ancak siz hazır olduğunuzda kullanıma hazırdır. Gerçek zamanlı olarak veri toplar ve daha sonra okunması kolay grafikler ve çizelgelerde görüntülenen proje metriklerini otomatik olarak hesaplar.

Tek Tıkla Raporlar Verileri Hızla Sağlar

Verilere daha yakından bakmanız gerekiyorsa, ProjectManager'ın tek tıklamalı raporlarını kullanın. Proje varyansı, görevler, maliyetler ve çok daha fazlası hakkında raporlar oluşturun. Tüm raporlarımız, yalnızca görmek istediğiniz bilgilere odaklanmanıza izin verecek şekilde filtrelenebilir. Paydaşların da hangi konularda güncellenmek istediğini göstermek için raporları filtreleyebilir ve ardından onlarla kolayca paylaşabilirsiniz.

Yazılımımız, planlamadan kapanışa kadar proje ortamınızı yönetmek ve bununla ilgili riskleri azaltmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere sahiptir. Ekibinizin iş akışını görselleştiren bildirimler, kaynak yönetimi araçları ve kanban panoları alın, böylece darboğazları yakalayabilir ve ekiplerin kapasitede çalışmasını sağlamak için kaynakları hızlı bir şekilde yeniden tahsis edebilirsiniz. Ayrıca, ekipteki herkesin istedikleri gibi çalışabilmesi ve güncel kalabilmesi için birden fazla proje görünümü elde edersiniz.

ProjectManager, çalışmalarınızı organize eden ve üretken kalmanızı sağlayan ödüllü bir yazılımdır. Gerçek zamanlı verileri, proje ortamını izlemenize ve projenizi yolunda tutmak için daha iyi kararlar almanıza yardımcı olur. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.