Paydaş Beklentileri Nasıl Yönetilir?

Paydaşlar, projede kazanılmış menfaati olan kişilerdir. Projenin nasıl ilerlediğini ve zamanında ve bütçe dahilinde teslim edilmesinin planlanıp planlanmadığını bilmek isteyeceklerdir. Proje yöneticilerinin paydaşlarının beklentilerini yönetmesi gerekir.

Paydaş Beklentileri Nelerdir?

Paydaş beklentileri, bir paydaşın projeyi başarılı olarak değerlendireceği kriterlerdir. Bunlar genellikle, paydaşların belirlediği kalite beklentilerini karşılayan nihai ürün veya hizmetin tesliminden projeyi zamanında ve bütçe dahilinde bitirmeye kadar olan şeylerin bir kombinasyonudur.

Paydaşlar düzenli güncellemeler isteyeceklerdir ve proje yöneticileri, beklentilerini yönetmek için bu paydaş sunumlarını kullanabilir. ProjectManager, paydaşları güncel tutmak için çeşitli biçimlerde kolayca paylaşılabilen özelleştirilebilir raporlama özelliklerine sahip, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Durum ve portföy raporlarının yanı sıra yalnızca paydaşların ilgisini çekebilecek verileri gösterecek şekilde filtrelenebilen varyans raporları oluşturmak kolaydır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Paydaş Beklentilerini Yönetmek Neden Önemli?

Bir proje yöneticisinin isteyeceği son şey, paydaşların bir projeyi yönetirken ilerleme ve harcamayla ilgili sorularla günlük operasyonlarını kesintiye uğratmasıdır. Bunlar meşru sorulardır, ancak bir proje yöneticisi bu konuşmayı sahiplenmezse, bu onları temel proje çalışmasından uzaklaştırır ve hatta proje planını tehlikeye atabilir.

Tabii ki, tüm paydaşlar müşteri değildir. Projede menfaati olan herkes bir paydaştır. Ekip üyeleri paydaşlardır. Beklentilerini yönetmek, ekiple güven inşa edecek ve daha büyük ilişkiler geliştirecektir. Bu moral ve üretkenliği artırır. Paydaş beklentilerini yönetmek çok önemlidir çünkü sorunsuz çalışan bir projeye yol açar.

6 Adımda Paydaş Beklentileri Nasıl Yönetilir?

Paydaş beklentilerini yönetmek zor olabilir, ancak proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. İşte bu süreci ele almak için atabileceğiniz bazı adımlar.

1. Paydaşlarınızı Belirleyin

Paydaş beklentilerini yönetebilmeniz için önce onların kim olduklarını bilmeniz gerekir. Tüm proje paydaşlarını ve projedeki ilgi alanlarını tanımlayın, böylece bunların projeyle nasıl bir ilişkisi olduğunu anlayabilirsiniz.

2. Paydaşlarınızın Haritasını Çıkarın

Paydaşlarınızı belirledikten sonra, proje ile ilişkilerini görselleştirmek için bir harita kullanın. Bir paydaş haritasının dört kadranı vardır: Memnun kalın, yakından yönetin, izleyin ve haberdar olun. Onlarla nasıl başa çıkılacağını daha iyi anlamak için her bir paydaşı uygun çeyreğe yerleştireceksiniz.

3. Paydaşlarınızın Beklentilerini Toplayın

Beklentileri onlarla görüşerek ve başarılı bir proje için hangi kriterleri dikkate alacakları gibi bakış açılarını alarak anlamak. Bu bilgi, projenin yaşam döngüsü boyunca beklentilerini yönetmenize yardımcı olacaktır.

4. Bir Proje Kapsam Belgesi Oluşturun ve Paydaşlara Onaylatın

Bir kapsam belgesi, projenin sınırlarını açıklar. Ekibin sorumluluklarını belirleyecek ve tamamlanan işin nasıl doğrulanıp onaylanacağına ilişkin prosedürleri oluşturacaktır. Paydaşlarınızın, projenin nasıl ilerleyeceğini anlamaları için uygulamadan önce bu belgeyi gözden geçirmesine ve onaylamasına izin verin.

5. Bir Paydaş Yönetim Planı Oluşturun

Paydaş desteğini artırmak ve proje üzerindeki olumsuz etkilerini azaltmak için yaklaşımı ve eylemi tanımlamak ve belgelemek için bir paydaş yönetim planı kullanılır. Bu, paydaşların belirlenmesini ve proje üzerinde sahip oldukları güç ve etki düzeylerinin tanımlanmasını içerir.

6. Proje Yürütmesi Boyunca Paydaşlarla İletişim Kurun

Bir planınız olduğunda, paydaşları bilgilendirmeniz gerekir. Her bir paydaşın nasıl güncellenmek istediğini ve bu güncellemelerin sıklığını öğrenin. Ardından, şahsen, e-posta vb. yoluyla, her bir paydaşa sunumları güncel tutmak için gereken şekilde sunabileceksiniz.

Video: Paydaş Beklentilerini Yönetmek İçin İpuçları

Proje yöneticileri, zaman zaman birden çok paydaşın farklı beklentilerini karşılamalıdır. Kendi Jennifer Bridges'imiz PMP ile bu videoda, paydaş beklentilerini nasıl yöneteceğinizi ve bunların projenizle uyumlu olmasını nasıl sağlayacağınızı öğrenin.

Paydaş beklentilerini yönetirken herhangi bir proje yöneticisinin izlemesi gereken bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

• Paydaşları belgeleyin: Herkes paydaş değildir.Pek çok kez bir proje başlatıldığında, organizasyon içinde etki ve geri bildirim vermeye çalışan ve proje planında değişiklik talep eden farklı insanlar, müşteri üyeleri, ekip üyeleri ve satıcı ortakları vardır ve bunların zorunlu olmadığını hatırlamamız gerekir. paydaşlar. Tipik olarak, projeden etkilenen tüm kuruluşların projede temsil edilen paydaşları ve değişiklik kontrol kurulu üyeleri vardır. Ama gittikleri ve kurum adına sorumlu oldukları bir temsilcileri var, yani herkes paydaş değil.
• Süreci Uygulayın: Bir proje yöneticisi olarak, organizasyondaki diğer insanlar, belki bir proje yöneticisi veya ekip üyeleriniz olduğunda süreçleri aynı hizada tutmak önemlidir ve onlara bir süreç, bir değişiklik yönetimi süreci olduğunu bildirin.Bu nedenle, geri bildirimin proje aracılığıyla gelmesi veya karar verilmesi gerekiyorsa, bunun resmi değişiklik yönetimi sürecinden geçmesi gerekir. Yine, bir süreci uygulamış olsanız bile bazen sürecinizde ince ayarlar yapmanız gerektiğini bilerek süreci güncel tutun ve proje içindeki ve dışındaki herkesi yolunda tutun.
• Sık ve düzenli durum raporları sağlayın: Paydaşların tipik olarak devam eden birden fazla projesi vardır, bu nedenle bir milyon toplantıya katılıyorlar, sorumlu oldukları bir milyon görev var ve karar vermeye çalışırken birçok proje raporuna bakıyorlar.Bu nedenle, işleri belgelemek, yönetmek ve teslim etmek için proje yöneticisi olan size güveniyorlar. Bu nedenle durum raporlarının sık, düzenli, güncel ve paydaşlarınız için uygun formatta sağlanması önemlidir. Yöneticilerin ekip üyelerinden farklı bir statü seviyesi gerektirdiğini unutmayın. Ekip üyeleri görevleri hakkında daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyabilir, yöneticiler projenin genel durumu ve projenin sağlığı hakkında daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyabilir.
• Sorular sorun: Daha sonra düzenli olarak üsse dokunun ve paydaşlarınıza sorular sorun.Onlarla tekrar iletişime geçin, sürekli temas halinde olun ve temas kurun ve “Nasıl gidiyor, proje hakkında ne düşünüyorsunuz?” “Beklentilerinizi karşılıyor mu?” Bu nedenle, bir yönetici toplantısına katılmak yerine sorular sorarak onların ne gibi endişeleri olduğunu görebilirsiniz ve ekibinizin veya proje yöneticisi olarak sizin kaçırdığınız bir şeyle karşılaşacağınızı en son siz bilebilirsiniz.
• Efsaneleri Ortadan Kaldırın: Paydaşların birden fazla projesi olduğu için, çok fazla şey oluyor, takip etmeleri zor, proje içinde, proje dışında bilgi veren farklı insanlar var ve efsaneler burada ortaya çıkıyor.İnsanların bir şeyler hakkında varsayımlarda bulunduğu ve yanlış beyanlarda bulunduğu durumlarda, bu mitleri yol boyunca sürekli olarak ortadan kaldırmak ve insanların projede gerçekte neler olduğu hakkında gerçeği söylemesini sağlamak önemlidir.

Bu nedenle, paydaş beklentilerinizi aynı hizada ve yolda tutmak için size bir kilo tedavi kazandıracak bir parça önleme olduğunu düşünüyoruz. Bu basit tavsiyeyi takip edin ve paydaş beklentilerinizi yönetmiş olacaksınız. Daha da iyisi, bu beklentileri projenizle uyumlu bir programa sabitlemiş olacaksınız. İzlediğiniz için teşekkürler!

Ücretsiz Paydaş Yönetimi Şablonları

Paydaş yönetimine yardımcı olmak için ProjectManager'da ücretsiz paydaş yönetimi şablonları vardır. ProjectManager, haftalık bloglar, öğretici videolar ve Excel ve Word için ücretsiz proje yönetimi şablonları dahil olmak üzere proje yönetimiyle ilgili her şeyin çevrimiçi merkezidir. İşte paydaş yönetimine yardımcı olabilecek bir çift.

Paydaş Analizi Şablonu

Paydaşlarınızı belirlemek ve yönetmek için Excel için ücretsiz paydaş analizi şablonumuzu kullanın. Ücretsiz şablon, adları, unvanları ve iletişim bilgilerinin yanı sıra etki düzeylerini ve çok daha fazlasını yakalar.

Paydaş Haritası Şablonu

Bir paydaş haritası, her bir paydaşı nasıl yöneteceğinizi görselleştirir. Paydaşlarınızı Excel için ücretsiz paydaş haritası şablonumuza yerleştirerek, her birinin ilgi düzeyini ve etkisini çizelgeleyebilirsiniz.

Paydaş beklentilerinizi takip ve uyum içinde tutmanıza yardımcı olabilecek bir araç arıyorsanız, şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.