Şirketinizde Yazılım Kullanıcısının Kabulünü Nasıl En Üst Düzeye Çıkarırsınız?

Yazılım, kendi başına bir çözüm değil, bir sorunu çözmenize yardımcı olacak bir araçtır. Böylece yeni bir yazılım aracı satın aldığınızda, yazılım yolculuğunuza gerçekten yeni başlamış olursunuz.
Karar verme aşamasındayken hangi aracı kullanacağınızı bulmak, bu yolculuğun en kritik kısmı gibi görünebilir. Tabii ki, doğru ürünü almak önemlidir, ancak çalışanlarınız arasında yaygın bir kullanıcı benimsemesini sağlayamazsanız, satın aldığınız yazılımın ne kadar mükemmel olduğunun bir önemi yoktur.
Tekrar tekrar, insanların bir yazılım kararından gerçekten istediklerini yapmadığı için pişmanlık duyduğuna dair hikayeler duyacaksınız. Bazen, aslında durum böyledir, ancak çoğu zaman, insanlar yazılım kararlarından memnun olmadıklarında, bunun nedeni, aracı gerektiği gibi uygulamamış olmaları ve sonuç olarak çalışanları arasında düşük bir kullanıcı benimseme oranına sahip olmalarıdır.
Bir iş gücü yeni satın alınan bir yazılımı benimsemediğinde, yazılım yaşam döngüsü şöyle görünür:

1. Yeni yazılım satın alın
2. Yeni yazılımı yanlış uygulamak
3. Süreçte sonuç veya değişiklik görme
4. Saate bakın ve sözleşme sona erene kadar saniyeleri sayın
5. Tekrar et

Satış sözleşmesi sona erdiğinde yeni araçtan kurtulmazsanız, genellikle aracı etrafta tutar, dikkatli kullanır ve her ne pahasına olursa olsun getirinizi hesaplama girişiminden kaçınırken kendinize işi bitirdiğini söylersiniz. yatırım konusunda.

Kullanıcı benimsemesi nedir?

Bir yazılımın kullanıcı tarafından benimsenmesinden bahsettiğimizde, aracı kullanmak için bir nedeni olan tüm çalışanların kullanması için aracı iş süreçlerinize uygulamayı kastediyoruz.
Kullanıcı benimsemesi genellikle bir oran veya yüzde olarak adlandırılır. Her zaman %100 kullanıcı benimsemesi elde edemezsiniz, ancak bir ürün için yalnızca %30 kullanıcı benimsemeniz varsa, bir sorununuz var demektir.
Bu oran yalnızca aracı kullanmak için bir nedeni olan çalışanlar için geçerlidir. İnsan kaynaklarından birinin muhtemelen satış analizi aracınızı kullanması için bir nedeni yoktur, bu nedenle onu kullanmamaları, kullanıcı benimsemenize karşı sayılmaz.

Kullanıcı benimsemesi neden bu kadar önemli?

Noktayı tekrarlamak için: çoğu zaman yeni bir yazılım başarısız olur, bunun nedeni aracın işlevselliği değil, kullanıcı benimseme eksikliğidir.
Muhtemelen, bir ürün seçerken, birkaç tanesinin demosunu yaptınız, ihtiyacınız olan özellikleri anladınız ve farklı satış görevlileriyle onların araçlarını işinize nasıl uygulayabileceğinizi tartıştınız. Sonunda elde ettiğiniz ürün, muhtemelen başarmanız gereken şeyi başarma yeteneğine sahiptir.
Bu nedenle, sorun araç değilse, muhtemelen uygulanmasıdır. Kullanıcının benimsemesinin bir aracın başarısı için çok önemli olmasının nedeni, çoğu zaman ya hep ya hiç önermesidir.
Ekibinizin yarısı aracı düzgün kullanıyor, ancak diğer yarısı kullanmıyorsa veya yanlış kullanıyorsa, elinizde bir felaket olabilir.
Birkaç yıl önce, animasyonlu videolar oluşturan bir şirketin içerik departmanında çalışıyordum. Videolar için senaryolar üzerinde çalışırdım ve her komut dosyası birden fazla yinelemeden geçerdi, bu da komut dosyasının her sürümünü takip etmemizi önemli hale getirirdi, böylece animatörlerin doğru olanı üzerinde çalıştığından emin olabilirdik.
Bir süre sonra, tüm komut dosyalarını tek bir yerde tutmak için bir dijital varlık yönetim sistemine (DAM) yatırım yapmaya karar verdik. Bazen aynı komut dosyasının on versiyonu olduğundan, en son olanı kolayca bulabilmemiz için tüm komut dosyaları için tutarlı bir sınıflandırmaya sahip olmamız çok önemliydi.
DAM'yi satın aldıktan sonra içerik şefimiz, yazılımla birlikte gelen yeni süreçleri özetleyen bir e-posta gönderdi. E-posta ayrıntılıydı ve DAM'ı doğru şekilde kullanmak için ihtiyaç duyacağınız tüm bilgileri içeriyordu.
Ama bir sorun vardı. E-posta, kuruluştaki herkesin uzun bir e-postayı baştan sona okumasını gerektiriyordu. Bil bakalım ne oldu? Bu olmadı.
Kısa süre sonra DAM, üç farklı adlandırma kuralına sahip komut dosyalarıyla doluydu. Bu, özellikle bir betiğin üçüncü versiyonunda çalışan birinin dördüncü versiyonda çalışmayabileceği için biraz kafa karışıklığına neden oldu. Bu nedenle, yeni kişi dördüncü sürümü kullanmaya başladığında, tutarsız adlandırma kuralları nedeniyle ikinci sürümü en son sürüm olarak tanımlayabilirler.
Nihayetinde bu, birkaç tekrarlanan çalışma örneğine neden oldu ve bazı kızgın müşteriler, onlara daha önce gördükleri bir şeyin taslağını neden gönderdiğimizden emin değiller.
Bu aleti hurdaya ayırmamız ve yenisine geçmemiz sadece birkaç ayımızı aldı. Ve araç bizim istediğimiz şeyi başaramadığı için değil, daha çok tutarlı bir kullanıcı benimsemeye sahip olmadığımız için—böylece tüm kullanışlı özellikler işe yaramaz hale getirildi.

Düşük kullanıcı benimsemesi nasıl önlenir

"Tamam, bilmek güzel, düşük kullanıcı benimsemesi kötü, ama bu konuda ne yapabilirim?" Diyorsun. Senin için iyi haberlerim var. Doğru yere geldiniz.
Sorunsuz bir yazılım uygulaması sağlamak için sihirli bir kurşun olmasa da, işlerin sorunsuz gitme olasılığını artırmak için yapabileceğiniz şeyler kesinlikle vardır.

1. Kuruluşunuzu Tanıyın

Tek bedene uyan bir araç diye bir şey yoktur. Hangi ürünün sizin için doğru olduğu, yazılımı kullanacak olan çalışanların ihtiyaç ve yetkinliklerine göre farklılık gösterecektir.
Örneğin, iş gücünüz Gmail gibi bir şeyle mücadele ediyorsa, kullanımı son derece kolay ve sezgisel bir kullanıcı arayüzüne sahip bir çözüme ihtiyacınız olacak. Tersine, teknoloji konusunda bilgili bir iş gücünüz varsa, yazılım seçiminizde biraz daha özgürsünüz.
Elbette, çalışanlarınız hakkında bilmeniz gereken tek şey teknolojik yetenekler değil. Bir iş gücünün bir aracı benimseyip benimsemediği konusunda önemli bir faktör disiplindir. Teknoloji konusunda ne kadar bilgili olursanız olun, yeni bir yazılım öğrenmek bir anda yapılabilecek bir şey değildir.
Bazı gruplara, büyük bir gözetim olmaksızın yeni bir araç öğrenmek ve benimsemek için muhtemelen güvenilebilir. Ancak, kuruluşunuzun isteksiz yazılım uygulamaları geçmişi varsa, uygulama için katı bir program ve plan gerekli olabilir.

2. Özelliklerden Daha Fazlasına Bakın

İnsanlar yazılım yolculuklarının araştırma ve satın alma aşamalarında özelliklere odaklanma eğilimindedir. O da mantıklı. Sonuçta, özellikler ekibinizin kullanacağı özelliklerdir.
Odaklanmanız gereken tek şeyin özellikler olduğu sezgisine direnin.
İlgilendiğiniz ürünün sağladığı müşteri desteğinin kalitesi hakkında biraz araştırma yapın. İhtiyacınız olacağı neredeyse garanti ve o zaman geldiğinde emin ellerde olduğunuzdan emin olmak istiyorsunuz.
Müşteri desteğinin neden bu kadar önemli olduğunu göstermek için, çalıştığım son şirkette kullandığım bir iş zekası aracıyla ilgili kısa bir hikaye anlatayım.
Biz bir veri şirketiydik. Birçoğumuz vardı ve bizi müşterilerimiz için değerli kılan şey buydu. Aslında o kadar çok şeyimiz vardı ki hepsini kullanmakta zorlandık. Sonunda, verilerimizden en iyi şekilde yararlanmamıza yardımcı olacak bir araca ihtiyacımız olduğuna karar verdik.
Araştırmayı yaptıktan sonra, birlikte kullandığımız araç mükemmel bir anlam ifade etti. Yapmamız gereken her şeyi yaptı ve verilerimizi daha önce yapamadığımız şekillerde kullanmamızı sağlayacaktı.
Uygulama hızlı değildi, ancak bu beklenen bir şeydi. Birkaç ay sonra, veri mühendisimiz aracı biz araştırmacılara tanıttı ve ilk başta umut vericiydi.
Ancak ne kadar çok kullanırsak o kadar çok soru ve istek aldık. Bunların genellikle veri mühendisi aracılığıyla yazılım sağlayıcısına iletilmesi gerekir. Aracın, sağlayıcının yardımıyla görünüşte yapabileceği şeyleri yapmasını istedik.
İşlerin yokuş aşağı gittiği yer burası. Yazılım sağlayıcı ne duyarlı ne de yardımcı olmadığı için veri mühendisimiz sürekli olarak hüsrana uğradı. Araçtan en fazla (veya gerçekten herhangi bir şeyi) elde etmek için ihtiyaç duyduğumuz şeyler yapılmıyordu.
Araştırma ekibinden biz yavaş yavaş aracı kullanmayı bıraktık ve şey satın alındıktan 8 ay sonra aşağı yukarı bir kalıntı haline geldi. Araçla olan sözleşmemizi yenilemediğimizi ve yakında başka bir sözleşmeye yatırım yaptığımızı duymak sizi şaşırtmayabilir.
Bu, kayıtsız bir işgücünün veya iş sorunlarını anlama eksikliğinin bir örneği değildi. Bu, başarılı bir uygulamaya katkıda bulunan tüm faktörleri dikkate almıyordu.
Kullanıcı benimsemesi başarılması zor bir şeydir ve bunu başarmayı umuyorsanız, ürünleri düşünürken özelliklerden daha fazlasına bakmanız gerekecek.

3. Bir Eğitim Planınız Olsun

Çoğu zaman, yeni bir yazılım parçası satın aldığınızda, kuruluşunuzdaki kişilerin çoğu ürünü daha önce kullanmamış olacaktır. Bu nedenle, yüksek oranda kullanıcı benimsemesi sağlamak için ekibinizdeki herkese aracın nasıl kullanılacağını öğrenme fırsatı veren bir eğitim programına ihtiyacınız olacak.
Ürün eğitiminizin optimize edildiğinden emin olmak için eğitimi bir kişinin yönetmesi iyi bir fikirdir. Bu, muhtemelen ürünün ana yöneticisi ve satın alma sürecinde yazılım sağlayıcıyla en çok konuşmaya zaman harcayan birkaç kişiden biri olacaktır. Bu kişi tüm yolculuk boyunca yanında olduğundan, zaten daha iyi ürün bilgisine ve ideal olarak sağlayıcı ile iyi bir ilişkiye sahip olacaktır.
Eğitim oturumları başladıktan sonra, hesap verebilirlik anahtardır. Kimse bir ürünün nasıl kullanılacağını öğrenmek için bir saat harcamak istemez. Hepsinin yapılması gereken işleri var ve yeni ürünün değeri hemen anlaşılmayabilir.
Önemli değil. Yüksek kullanıcı kabulü istiyorsanız, gemideki herkese ihtiyacınız olacak. Bu eğitimi bir tercih değil, bir gereklilik haline getirin.

Uygulama Hiç Bitmeyen Bir Döngüdür

Ürününüzü satın aldınız, iş gücünüzü eğittiniz ve şimdi tüm ekibiniz aracı kullanıyor. İş aferin… Şey, bir nevi. İşin çoğu yapılır, ancak yeni bir aracın uygulanmasının bazı bölümleri asla bitmez.
İşletmeniz sürekli gelişiyor, bu nedenle yazılım kullanımınızın da onunla birlikte gelişmesi gerekiyor. Dahili süreçler değiştiğinde, belirli bir yazılım aracı için kullanımlarınız da değişebilir. Ekibinizin bir araç kullanımını ve hala etkili ve gerekli olup olmadığını değerlendirmeye devam edin.
Yukarıdakilerin hepsini başarılı bir şekilde yapmayı başarırsanız, yazılım yığınınızda yüksek kullanıcı benimseme oranlarına ve muhtemelen yatırımınızın güzel bir getirisine sahip olacaksınız.