Bir Etkinlik Nasıl Planlanır: Etkinlik Planlama Adımları, İpuçları ve Kontrol Listesi

Bir etkinliği nasıl planlayacağınızı bilmeniz mi gerekiyor? Konferans gibi büyük bir etkinlik planlıyorsanız, etkinlik planınızı başarıyla oluşturmanıza, yapılandırmanıza ve düzenlemenize yardımcı olabiliriz. Bu blog, etkinlik planlama adımları, ipuçları ve kullanımı kolay bir kontrol listesi dahil olmak üzere bir etkinlik planlarken göz önünde bulundurmanız gereken her şeyi gözden geçirecektir.

Etkinlik Planı Nedir?

Bir olay planı, bir olayın nasıl yürütüleceğini tanımlar. Başlangıç ​​ve bitiş tarihleri, bütçe, mekan, pazarlama, katılımcılar ve daha fazlası gibi bir etkinliğin tüm bileşenlerini ele alır.

Etkinlik planının kapsamı ve karmaşıklığı, etkinliğin boyutuna bağlı olarak değişebilir, ancak temel zorluklar aynı kalır. Çoğumuzun evde, işte veya kendi topluluklarında bir etkinlik planlama deneyimimiz var. Bu yazı için büyük olaylara odaklanalım.

Etkinlik Planlama

Çoğumuzun evde, işte veya kendi topluluklarında bir etkinlik planlama deneyimimiz var. Bu yazı için büyük olaylara odaklanalım.

Konferans, yaygın bir büyük etkinlik türüdür, bu nedenle etkinlik yönetimi amaçlarımız için, bir etkinliğin nasıl planlanacağını göstermek için dahil olduğumuz bir TEDx konferansından bahsedelim. Bu örnek, büyük bir etkinliği planlamanın yapısını ve zorluklarını ve bir etkinliği yazılımla planlamanın yararlarını açıklamak için iyi bir senaryodur.

Etkinlik Planlamanın Temel Unsurları

Bir etkinlik planlarken dikkate alınması gereken ilk şey tarihtir. Bu değişemeyecek bir çapa. Ayrıca, katılımcı sayısını tahmin etmek isteyeceksiniz. Bunlar, etkinlik planlamanızın diğer yönlerini bilgilendirmeye yardımcı olacak iki kritik unsur olacaktır.

Bir etkinlik oluşturmak için diğer bileşenleri parçalayalım. Bunlar aşağıda özetlenmiştir:

• Etkinlik: İlk olarak, elbette planlamanız gereken bir tür etkinliğiniz olmalıdır. Bu olay, operasyonları, yasal ve muhasebe görevleri etrafında dönen bir dizi sorumluluk gerektirecektir.
• Bütçe: Tüm etkinlik maliyetlerinizi tahmin edin ve bir bütçe oluşturun. Mevcut bütçeniz, mekanınız, pazarlama ve reklam yöntemleri vb. gibi birçok etkinlik yönetimi kararını etkileyecektir.
• Mekan: Etkinlik bir yerde yapılmalı ve bu, lojistik yönetimi, yiyecek ve içeceklerin yanı sıra dekoru da içeriyor.
• Pazarlama: Bir mekan seçtikten sonra, bir web sitesi, sosyal kampanya, e-posta ve baskı çalışmalarını içerebilecek bir pazarlama programı aracılığıyla insanları oraya çekmeye başlamanız gerekir.
• Reklamcılık: Pazarlama ile el ele tutuşan reklamcılıktır. Bu, radyo, TV, gazete ve dergi reklamlarını içerebilir.
• Gönüllüler: Büyük bir etkinliğin başlaması ve sorunsuz çalışması için büyük bir ekip gerekir. Bu, sözleşmeler yazmak, rollerini tanımlamak, toplantılar ayarlamak ve programları belirlemek anlamına gelen gönüllüler anlamına gelir.
• Konuşmacılar: Bir dinleyici kitlesini çekmek için bir açılış konuşmacınız veya bir grup konuşmacınız olmalıdır. Bu, sözleşmeleri, yeteneği seçmek için küratörleri, bir programı, biyografileri ve provaları içerecektir.
• Sponsorlar: Bütün bunlar paraya mal olur ve büyük bir etkinliğin bütçesi sponsorları tarafından sağlanır. Bu yine sözleşmeleri, pazarlamayı ve lojistiği içerecektir.
• Prodüksiyon: Prodüksiyon, siz etkinliklerin görsel-işitsel kaydını ve etkinlik sırasında ses ve video yayınını oluşturmaya çalışırken sözleşmeler oluşturmayı içerecektir.
• Sahne: Etkinlik belirli bir mekanda gerçekleşir ve o mekanda etkinliğin uygun şekilde sunulacağı sahnedir. Bu genellikle bir projektör, ekran, mikrofonlar, internet bağlantısı, piller, kablolar ve daha fazlasını içerecektir.
• Katılımcılar: Etkinliğe gelen insanları unutmayın! Onları etkinlik bilgileri, ücret toplamak için ödeme süreçleri, iletişimde kalmak için e-postalar, yol tarifleri, rozetler ve erişim noktaları hakkında bilgilendirmek için iletişime ihtiyacınız olacak.

İlgili: Ücretsiz Etkinlik Planı Şablonu

Etkinlik Planlama Adımları

Pekala, etkinlik planlama konusunda çok şey yaptık, o yüzden bu ipuçlarını somut adımlara ayıralım. Bu etkinlik planlama adımları sizi başarıya doğru yönlendirecektir. Konferans örneğimizle devam edelim.

• Adım 1. Etkinlik hedeflerinizi ve hedeflerinizi belirleyin
• Adım 2. Ekibinizi toplayın
• Adım 3. Bir etkinlik bütçesi oluşturun
• Adım 4. Tarih ve mekan seçin
• Adım 5. Hoparlörleri seçin
• Adım 6. Etkinlik Pazarlama ve Reklamcılık
• Adım 7. Etkinliğinizi yürütün

Etkinlik planınızı yönetilebilir adımlara böldüğünüzde, tüm süreç çok daha az göz korkutucu görünüyor. Ancak, etkinlik planınızı yaparken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey daha var.

Etkinlik Planlama İpuçları

Ne yazık ki, her zaman hava durumu, teslimat gecikmeleri, teknik zorluklar ve diğer olası karışıklıklar gibi kontrolünüz dışında değişkenler olacaktır. Daha önce de belirtildiği gibi, etkinliğinizin tarihini değiştiremezsiniz, bu nedenle etkinlik gününde ortaya çıkabilecek herhangi bir risk veya soruna mümkün olduğunca hazırlıklı olmak isteyeceksiniz.

Etkinlik Planlama Kontrol Listesi

Bir etkinlik planlarken yönetilecek çok şey vardır, bu nedenle etkinlik yönetimi planınıza dahil etmeniz gereken her şeyin bir listesinin olması önemlidir. Aşağıda, başlamanıza yardımcı olacak genel bir etkinlik planlama kontrol listesi bulunmaktadır. Ne kadar çok soru sorarsanız, etkinlik kontrol listeniz o kadar iyi olur. Kendi benzersiz sorumluluklarınızı ve görevlerinizi eklemekten çekinmeyin.

Amaçlar ve hedefler

• Etkinliğinizin varlık nedeni nedir?
• Bu etkinliğin gerçekleştirmesi beklenen hedefler nelerdir?
• Gelir hedefleri nelerdir?
• Hedef kitleniz nedir?
• Kaç kişi katılacak?
• Biletleme ile ilgili bir maliyet var mı ve nedir?
• Etkinlik nerede yapılıyor?
• Bir etkinlik programı oluşturun.

Etkinlik Bütçesi

• Maliyetlerin ne olacağını hesaplayın.
• Benzer etkinlikler düzenlediyseniz, temel için eski bir bütçe kullanın ve ayarlayın.
• Hangi biletleme ve kayıt yazılımı kullanılacak?
• Sponsor katkılarını sonlandırın.
• Bilet fiyatını ayarlayın.

Tarih ve Yer

• Etkinlik ne zaman gerçekleşecek?
• Sorunların ortaya çıkması durumunda bir yedekleme tarihiniz olsun.
• Etkinlik için en iyi yer var mı?
• Mekan, beklediğiniz katılımcı sayısına uygun mu?
• Gerekli altyapıya karar verin: wifi, kapasite, banyolar, alışveriş ve restoranların yakınında vb.
• Yemek firması kiralayın.
• İhtiyacınız olan ekipmanı sabitleyin.
• Güvenlik ihtiyaçlarınız nelerdir?
• İzinlere, ruhsatlara veya sigortaya mı ihtiyacınız var?
• Katılımcılar için etkinlik tabelası ve iletişim planı oluşturun.

Hoparlörler

• Potansiyel konuşmacıları araştırın.
• İlgili konuşmacıların bir listesini oluşturun.
• Konuşmacılar için bir adım oluşturun.
• Saha hoparlörleri.
• Konuşmacı seçimini tamamlayın, bios ve vesikalık görüntüler alın, seyahat ve konaklama ayarlayın.

Sponsorlar

• Sponsorların bir listesini ve onlara neler sunabileceğinizi geliştirin.
• Benzer etkinliklere ortak olmuş sponsorlar olup olmadığına bakın.
• Potansiyel sponsorlara ulaşın.

İnternet sitesi

• Tasarım imzası.
• Siteyi güncelleyin veya benzersiz bir tane oluşturun.
• Sitenin beklenen trafiği işleyebildiğinden emin olun.
• Mobil uyumlu bir siteye sahip olun.

Etkinlik Pazarlama ve Reklamcılık

• Mesajınız nedir?
• Dijital araçlar ve sosyal platformlarla koordinasyon sağlayın.
• Etkinliği çevrimiçi takvimlere ekleyin.
• Blog gönderileri ve video ve çevrimiçi reklamlar gibi diğer promosyonları içeren pazar etkinliği.
• Etkinlik tarihinden bir veya iki ay önce tüm taraflara hatırlatıcılar gönderin.

Sonuçlandırma, Son Adımlar

• Takvim
• yemek firması
• Konuşmacılar ve komut dosyaları
• mekan
• Teçhizat
• Süslemeler
• Sözleşmeler

Pro-Tip: Koordine etmek ve planlamak için çok fazla şey var, bu yüzden olay yönetimi için doğru özelliklere sahip proje yönetimi yazılımına gerçek bir ihtiyaç var. Otomatik uyarılarla maliyetleri ve görevleri takip edebileceğiniz ortak bir portal sağlar. Ayrıca, gereksiz e-postalara olan ihtiyacı azaltan hem iletişim hem de ortak çalışma platformu sunar. Yazılım, tüm dosyalarınızı tek bir yerde toplar ve verimlilik ekleyerek ve stresi azaltarak ekip raporlamasını daha basit hale getirir.

ProjectManager Etkinlik Planlamaya Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, etkinlik planlaması için ideal olan bulut tabanlı bir yazılımdır. Satıcıları yönetmekten promosyonlara kadar etkinliklerinizin tüm bölümlerini organize edecek araçlara sahibiz.

Planlama yazılımımız, etkinlik planınızı oluşturan tüm unsurları takip etmenize yardımcı olur. Çevrimiçi Gantt grafiğinizi zaten gösterdik, ancak etkinlik planınızda yürütmek için görev listeleri ve kanban panoları da sunuyoruz. Ekibinizle iş üzerinde işbirliği yaparken görevleri sütundan sütuna taşıyın. Etkinlik için darboğazları tespit etmek ve her şeyi zamanında çizginin ötesine geçirmek kolaydır.

Ayrıca, zaman çizelgeleri tüm etkinlikleriniz için faturalandırmayı kolaylaştırır. Bir tuşa basarak gönderilebilir ve onaylanabilirler. Yazılımımız ayrıca bir listeden bir takvime ve hatta görevi sürdürmek için iş akışını görselleştirmenize yardımcı olan bir kanban panosuna kadar çeşitli görünümler sunar.

30 günlük ücretsiz ProjectManager deneme sürümüne katılın ve etkinliğinizin tüm dizilerini nasıl güzel bir yay haline getirebileceğini görün.

Etkinlik Planlama Hakkında Daha Fazla Bilgi

Etkinlik planlaması karmaşık olabilir. Havada tutmak için bir sürü top var. Yukarıdakiler hemen sindirmek için çok fazlaysa, etkinlik planı şablonumuzla başlayabilir ve planlama uzmanlarımızdan birini izleyebilirsiniz. Jennifer Bridges, PMP, yılların deneyimine sahiptir ve bu kısa videoda size etkinlik planlamasının temellerini öğretmek için kullanır.

İşte referansınız için bir ekran görüntüsü.

İzlediğiniz için teşekkürler!

Transkripsiyon:

Bugün, bir etkinliğin nasıl planlanacağı hakkında konuşuyoruz. Pek çoğumuz bir şekilde evde, işte veya toplumda bir etkinlik planlamaya dahil oluyoruz.

Ama bugün daha büyük olaylara odaklanmak istiyorum. Bu yüzden konferansları düşünün. Bu yüzden bugün paylaşacağım örnek, katıldığım en eğlenceli örneklerden biri, bir TEDx konferansı.

Bu yüzden yapı ve yerleşim hakkında konuşmak istiyorum. Olaylarda ortak bulabileceğiniz bazı zorluklardan, bunları çözmek için yaptığımız bazı şeylerden ve yazılımın bize gerçekten nasıl yardımcı olduğundan bahsetmek istiyorum.

Bu nedenle, her şeyden önce, bir olayı düzenlerken, olayların birden çok bileşeni vardır. Bu yüzden bunu sadece yüksek bir seviyede alacağım. Yani yüksek düzeyde, olaya sahibiz. Yani şovun ne hakkında olduğu hakkında konuşmakla ilgili, her türlü operasyon, yasal ve muhasebe.

Sonra mekan hakkında konuşuruz. O yüzden lokasyonu, o lokasyonun lojistiği, yiyecek-içecekleri, dekorasyonları ile ilgili her şeyi planlamamız gerekiyor.

Sonra pazarlama hakkında konuşuruz. Yani bir web sitemiz var ve sosyal medyamız, e-posta pazarlamamız, her türlü baskımız var. Bir de reklamımız var. Radyodan, televizyondan, gazetelerden ve dergilerden yararlandık.

Sonra gönüllüleri planlamak zorunda kaldık, bu da çok fazla işti. Bu yüzden sözleşmelerimiz vardı ve rolleri ve sorumlulukları belirlememiz gerekiyordu ve toplantılarımızı planlamak, işleri ve her türlü iletişim bilgilerini planlamak zorunda kaldık.

Ardından TEDx etkinliği için konuşmacılarımız vardı. Bunun için sözleşmeler yapmak zorunda kaldık. Küratörlükten geçmemiz, konuşmacıları aramamız, onları incelememiz ve programlarını hazırlamak, biyografilerini almak ve bir alıştırma yapmak için onlarla birlikte çalışmak zorundaydık.

Sonra sponsorlarımız oldu. Yani yine onlarla sözleşmelerimiz vardı, onların bizden, bizim de onlardan ihtiyaç duydukları her türlü pazarlama teminatı, ihtiyaçları olan her türlü malzeme, gelmeleri için lojistik planlaması ve kurulumları vardı.

Sonra üretimimiz oldu. Yine, daha fazla sözleşme. Ve ses ve video için düşünmek ve planlamak ve bunların birden çok bileşeni vardı.

Sonra sahneyi kurmak zorunda kaldık. Yani TEDx'te, sahnenin çok önemli olduğunu ve bunun için her türlü gereksinim olduğunu biliyorsunuz. Bu yüzden sahneyi ihtiyaçlara ve projektörlere, ekranlara, mikrofonlara ve internete, her türlü pil ve yedeklere ve her türlü kabloya göre kurmak zorunda kaldık.

Ve sonra katılımcılar vardı. Yani katılımcılarla iletişim kurmak, ödemelerini almak, onlara e-posta göndermek, onlara yol tarifi vermek, rozetler ve her türlü erişim.

Yani bundan daha fazlası vardı, ama bu sadece bir tür yüksek seviyeli kapsam. Böylece olayla karmaşıklaştığını görebilirsiniz. Katılan tüm farklı insanlar, gönüllüler, konuşmacı, sponsorlar, katılımcılar, paydaşlar ve satıcılar, bunun ne kadar karmaşık olduğunu hayal edebilirsiniz.

Böylece, etkinlik tarihinin değişmemesi gibi çeşitli zorluklarla karşılaştık. Yani bir şey olursa, raydan çıkarsa veya ters giderse, o tarih değişemez. Ve çoğu etkinlikte, yani bir konferans yapıyorsanız, bu tarih gerçekten değişemez. Bu da bir stres düzeyi getiriyor.

Ve sadece uğraştığın insanların sayısı. Daha küçük bir olayla uğraşıyor olsanız bile, insan sayısı nedeniyle hala zorluklar var. Ve sonra kontrolünüz dışında olan değişkenler var. Öyleyse hava durumunu, farklı türdeki sert hava koşullarını, ister kar yağsın, ister yağmur yağsın ya da bu olayı etkileyebilecek herhangi bir şeyi düşünün.

Ve sonra farklı ekipman veya yiyecek veya içecek teslimatı olabilir. Bu zamanında gelmezse, o zaman büyük bir sorun var demektir. Her türlü planı düşünmek zorundasın. Ve sonra karışık siparişler verin. Bu nedenle, farklı pazarlama materyalleri sipariş etmeyi veya yiyecek veya farklı şeyler sipariş etmeyi düşünün ve yanlış görünüyor.

Ve sonra her türlü iletişim var. Bakın, yine, tüm farklı insan türleriyle iletişim kurmayı düşünmek, sadece bir sürü zorluktur.

Yaptığımız şey, bir yapı, bir temel, bir süreç akışı oluşturduk ve ardından çok büyük bir yardım olan proje yönetimi yazılımını da uygulamaya koyduk çünkü bunun faydaları, katılan herkes için ortak bir portal sağlamaya yardımcı oluyor.

Neler olup bittiğine dair gerçek zamanlı güncellemeler almak için oraya giderler. Ayrıca görev ve maliyet takibine de olanak tanır. Ardından, görevler tamamlandığında veya geciktiğinde ve ardından belirli şeylerin ödenmesi gerektiğinde veya geç kalındığında uyarılar ayarlayabilirsiniz.

Dolayısıyla iletişim ve işbirliklerinin olması da çok değerli. Bu nedenle, araştırma yapmak ve bilgi bulmak için çok sayıda e-postayı gözden geçirmekten daha kötü bir şey yoktur. Bu nedenle, biri size e-posta yoluyla bir şey, dosya veya buna benzer bir şey gönderdiyse, bu ortak portal aracılığıyla işbirliği yapmanıza ve iletişim kurmanıza yardımcı olur.

Ardından, dosyalarınız için merkezi bir depo da sağlar. Pazarlama belgeleri olabilir. Sözleşmeler olabilir. Faturalar olabilir. Yani hepsi orada.

Ve ayrıca ekip raporlamasına da izin verir. Yani gönüllüleriniz veya bazı satıcı ortaklarınız olsun, insanların gerçek zamanlı raporlama yapmasına olanak tanır. Bu aynı zamanda tüm etkinlik ve dahil olan herkes için verimlilik sağlar ve stresi büyük ölçüde azaltır.

Yapısında da görebileceğiniz gibi, bu proje yönetimi aracı nasıl yardımcı olabilir.

Etkinliğinizi planlamanıza yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager.com'da yazılımımıza kaydolun.

(Bu gönderi Aralık 2019'da güncellendi)