Ekip Toplantıları Nasıl Düzenlenir: İpuçları ve En İyi Uygulamalar

Takım Toplantısı Nedir?

Ekip toplantısı, bir projede yer alan kişilerin bir araya gelip o işle ilgili konular hakkında konuşacağı planlanmış bir etkinliktir. Toplantılar birçok biçimde olabilir, ancak daha etkili olanların ekip lideri tarafından neyin tartışılacağının ana hatlarını çizen bir gündemi vardır. Bir sekreter, tartışmanın bir özeti olan toplantı tutanaklarını kaydeder. Bir sonraki toplantıdan önce tamamlanması gereken görevler olan eylem öğeleri de olabilir.

Toplantıdan sonra asıl iş başlıyor. ProjectManager, bu işi gerçek zamanlı olarak planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Sağlam Gantt çizelgelerimiz, eylem öğelerinizi başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​olan görevler halinde düzenler, gecikmeleri önlemek için dört tür görev bağımlılığını birbirine bağlar ve ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izleyebilmeniz için bir taban çizgisi belirler. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Resmi Olmayan Ekip Toplantıları

Gayri resmi bir ekip toplantısı, ekip üyelerinin fikir alışverişinde bulunabileceği sıradan bir toplantıdır. Yoldan çıkmamak için hala bir gündem olması gerekirken, bu gündem daha seyrektir ve muhtemelen sunumlar veya daha fazla hazırlık gerektiren başka öğeler yoktur.

Resmi Ekip Toplantıları

Yelpazenin diğer ucunda resmi toplantılar var. Yine, tüm toplantılar için bir gündem önerilir, ancak resmi bir toplantıda daha araştırılmış ve oluşturulmuş bir yapıdır. Proje toplantıları gibi resmi toplantılarda genellikle sunumlar ve hatta gruba hitap edecek konuşmacılar olur. Ayrıca, edep açısından daha gevşek olan gayri resmi toplantıların aksine, kimin ve ne zaman konuşabileceği konusunda daha katı kurallara sahip olabilirler.

Ekip Toplantıları Neden Önemlidir?

Ekip toplantıları yapmak için birçok neden var. Suistimal edilebilseler ve zaman kaybetme konusunda kötü bir üne sahip olsalar da, bir gündemle yürütüldüklerinde ve bilgi sağlamaya veya geri bildirim oluşturmaya odaklandıklarında, son derece yardımcı olabilirler.

Ekip toplantıları, her şeyden önce, eylem planı gibi bilgilerin geniş bir insan grubuna dağıtıldığı iletişim kanallarıdır. İnsanların okuyamayacağı veya gözden geçiremeyeceği bir nottan daha verimli olma eğilimindedir ve herkesin neyin tartışıldığından emin olmasını sağlamak için sorular için bir forum sağlar.

Herkesin birbirini tanımasına ve işbirliğini ve dolayısıyla üretkenliği teşvik eden türden bağlar kurmasına yardımcı olan buz kırıcı sorular ve etkinlikler aracılığıyla bir ekibi bir araya getirmenin harika bir yoludur. Ekip toplantıları ayrıca her ekip üyesinin rollerini ve sorumluluklarını tanımlamaya yardımcı olur, böylece ne yapmaları gerektiğini ve kime rapor vereceklerini veya herhangi bir soruları olursa kime soracaklarını bilirler.

Ekip Toplantıları Yürütmeye Yönelik İpuçları

Yukarıda da değinildiği gibi, toplantılar sorunlu olabilir. İnsanları işlerinden uzaklaştırırlar, ekibin görevlerini tamamlamak için daha iyi kullanılabilecek zamanı boşa harcıyormuş gibi hissetmesine neden olabilirler ve çoğu zaman insanlar kendi konuşmalarını duymaktan hoşlanırlar. Ancak takım toplantıları, kontrolden çıkabileceği için göz ardı edilemeyecek kadar önemlidir. Bu ipuçlarını takip edin ve herkesin faydalanacağı hızlı, verimli ekip toplantıları yapın.

Ekip Toplantınızın Amacını Belirleyin

Görüşmeden önce, görüşme sebebinin net olduğundan emin olun. Toplantının amacını bir veya iki cümleyle özetleyemiyorsanız, buluşmanız için bir neden olmayabilir. Büyük olasılıkla, toplantının bir nedeni vardır ve bir ekip lideri olarak bunu net bir şekilde tanımlamak sizin işinizdir.

Toplantı Gündemi Oluşturun

Toplantı için bir amacınız olduğunda, gündemi oluşturmaya başlayabilirsiniz. Gündem, toplantı sırasında tartışılacak konuların bir listesidir. Çok uzun olmamalı. Bir toplantı en çok bir veya en fazla birkaç ilgili noktaya odaklanıldığında başarılı olur.

Buzkıran Faaliyetlerini Kullanın

Toplantıların başarılı olabilmesi için herkesin katılması gerekir. İnsanları en başından eğlenceli bir soru veya etkinlikle dahil etmek için bir buz kırıcı kullanmak, toplantının özüne geldiğinizde işe yarayacaktır, ayrıca daha iyi ekip çalışmasını kolaylaştırmanın harika bir yoludur.

Toplantı Tutanağını Yaz

Yukarıda belirtildiği gibi, bir sekreter toplantı tutanaklarını tutmakla görevlidir. Bu, atanmış bir pozisyon veya dönüşümlü bir sorumluluk olabilir, ancak bir toplantının başarısının çok önemli bir parçasıdır. Toplantı tutanakları, toplantı sırasında tartışılanları, ancak yalnızca kritik bilgileri içerir. Toplantı tutanakları ayrıntılı değil, bir veya iki cümledir.

Ekip Toplantınızdan Sonra Eylem Öğelerini Tanımlayın

Toplantı tutanakları, daha önce tartışıldığı gibi, ekibin bir sonraki toplantı için toplanmadan önce tamamlaması gereken görevler olan eylem öğeleriyle sona ermelidir. Bu eylem maddeleri, toplantı aralarından önce herkes tarafından net bir şekilde anlaşılmalıdır.

Ekip Toplantıları Yürütmenize Yardımcı Olacak Ücretsiz Şablonlar

Bir sonraki toplantınıza yardımcı olmak için ProjectManager, şimdi indirebileceğiniz bazı ücretsiz şablonlar sunar. Sitemiz, bloglar, eğitim videoları ve tabii ki Excel ve Word için ücretsiz proje yönetimi şablonları ile proje yönetimi ile ilgili her şey için çevrimiçi bir merkezdir. Bir sonraki takım toplantınızı düzenlemenize yardımcı olacak birkaç tanesini burada bulabilirsiniz.

Toplantı Tutanakları Şablonu

Word için ücretsiz toplantı tutanakları şablonumuz, toplantılarınızı ayarlamayı ve yürütmeyi kolaylaştırır. Kimin hazır bulunduğundan paket servislere ve bir sonraki toplantının ne zaman yapılacağına kadar, başarılı bir toplantı için ihtiyacınız olan tüm verileri toplar.

Eylem Planı Şablonu

Toplantıdan ayrıldığınızda, önce Excel için ücretsiz eylem planı şablonumuzu doldurduğunuzdan emin olun. Toplantı sırasında kararlaştırılan tüm eylem öğelerini öncelikli olarak, işi yapmak için kimin atandığını, bir zaman çizelgesini ve çok daha fazlasını listeler.

Görev İzleyici Şablonu

Eylem öğelerinizi zamanında tamamlamanızı sağlamak için Excel için ücretsiz görev izleyici şablonumuzu kullanın. Tüm görevlerinizi, hatta bağımlı görevleri listeler, ayrıca bunlara öncelik vermenizi, süreyi ayarlamanızı ve ardından programınıza uyduğunuzdan emin olmak için durumu izlemenizi sağlar.

Projeler, proje yaşam döngüsünün her adımında toplantılar içerir. Sunucumuz Jennifer Bridges, PMP ile bu videoda, proje ekibi toplantılarınızı geliştirmek için dört harika ipucu öğreneceksiniz.

Video: Ekip Toplantıları En İyi Uygulamaları

Projeler, proje yaşam döngüsünün her adımında toplantılar içerir. Sunucumuz Jennifer Bridges, PMP ile bu videoda, proje ekibi toplantılarınızı geliştirmek için dört harika ipucu öğreneceksiniz.

Daha verimli proje ekibi toplantıları için bu ipuçlarını duymaktan keyif aldığınızı umarız. İzlediğiniz için teşekkürler!

Harika Bir Ekip Toplantısı Yürütmek için 4 Adım

Metodolojiyi sevenleriniz için, bunu toplantınızı yürütmenin PCFW yöntemi olarak kabul edin. Bu ne anlama geliyor? Hazırlayın, İletişim Kurun, Kolaylaştırın ve elbette Tamamlayın. Dört temel unsurun her biri hakkında konuşalım. Birincisi, hazırlıkta bir amaç ve toplantının amacına yönelik hazırlık vardır. Bu toplantıyı neden yapıyorsunuz, kimlerin orada olması gerekiyor, neden orada olmaları gerekiyor, önceden neleri hazırlamaları gerekiyordu, proje yöneticisi olarak sizin önceden ne hazırlamanız gerekiyor?

1. Hazırla

Amaç. Yine, kimin orada olması gerektiğini, neden orada olduklarını, karar vericiler olup olmadıklarını, girdi sağlamak için orada olup olmadıklarını ve neden orada onlara ihtiyaç duyduğunuzu bilmek. Ve sonra aksesuarlar. Toplantınızı nasıl kolaylaştıracak ve yürüteceksiniz? Sahne donanımına mı ihtiyacınız var, dizüstü bilgisayara mı ihtiyacınız var, LCD projektöre mi ihtiyacınız var, yazı tahtalarına mı ihtiyacınız var, tahtalara, keçeli kalemlere mi ihtiyacınız var, kalem ve kağıda mı ihtiyacınız var? İnsanların kullanması ve toplantıyı kolaylaştırmanız için neye ihtiyacınız var? Hiç bir siteye gelip ihtiyacınız olan veya orada olması gerektiğini düşündüğünüz malzemelere sahip olmadığınız oldu mu? Bir proje yöneticisi olarak siz bunu hazırlayabilirsiniz.

2. İletişim kurun

İkinci temel unsur olan İletişim kurmak, insanlarla önceden iletişim kurmaktır. Onları toplantıya davet etmek, gündem, ne zaman orada olmaları gerektiğini, neden orada olmaları gerektiğini bildirmek ve beş dakika önceden. İnsanların önceden bilmelerini sağlayın ki kendi programlarını bilsinler ve buna göre hazırlanabilsinler, diğer insanların da programları olduğunu göz önünde bulundurarak insanlara önceden haber verin ki önceden hazırlanabilsinler, neleri göstermeleri gerektiğini bir araya getirebilsinler ve belki de sorabilsinler. sorusu olan. Belki daha önce sizinle veya ekipteki diğer üyelerle iletişime geçersiniz.

Bu yüzden gündemde ne olduğunu bilmelerini sağlayın. Ne hakkında konuşacağız? Başka insanları da davet etmek isteyebilirler ve size "Evet, bu harika ama onların bu toplantıda olmalarını gerçekten istemiyoruz" deme fırsatı verebilirler.

3. Kolaylaştırın

Toplantıyı kolaylaştırmak. Hepimiz, işlerin kontrolden çıktığı, belki 20 veya 30 dakikalık bir durum toplantısı, kısa bir telefon görüşmesi veya bir stand-up toplantısı olması gerektiğini ve bunun iki saatlik bir kavgaya dönüştüğünü gördük. Bunu istemiyoruz. Her şeyin zamanında ve konuya uygun olduğundan emin olmak istiyoruz.

• Zamanında: Ekibinizin toplantının zaman çizelgesine bağlı kaldığından emin olun.Gündemde farklı konular varsa ona ne kadar zaman ayıracağınızı bilmek ve proje yöneticisi olarak siz aslında o süre içinde kalmanızı kolaylaştırıyorsunuz. Bu şekilde insanlar sizinle iletişim halinde kalacak, güvenilirliğinizi kaybetmeyeceksiniz ve insanlar toplantıdan ne zaman ayrılacaklarını bilecekler. o öğe.
• Konuyla ilgili: Ekip toplantıları yürütürken konudan kopmamak önemlidir.Toplantınızı ele geçirmeye ve kendi amaçları için kaçırmaya çalışacak başka gündemleri olan başka insanlar var, bu yüzden bunu kolaylaştırmalı ve konudan ayrılmamalısınız. Birisi sizin gündeminizde olmayan bir konuyu gündeme getirirse, bu önemli olabilir ama o toplantının amacı içinde olmayabilir. Bunu bir otoparka koymak ve sonunda insanlara ne yapılacağını bildirmek önemlidir.

4. Özetle

Son fakat en az değil, Özetle. Hepimiz çok uzun süren toplantılarda bulunduk, bu yüzden herkes oradan çıkmak için acele ediyor, bu yüzden tam olarak ne yapacaklarını veya sonraki adımların ne olduğunu bilmeden ayrılıyorlar. Bu adımdaki önemli öğe, eylem öğelerini ve sonraki adımları tamamlamaktır. Sonunda hangi öğeler yapılmalı, kim yapmalı ve ne zaman tamamlamalı? Ardından, sonraki adımları bilmek. İnsanlara tekrar ne zaman buluşacağınızı veya hangi kararların alınması gerektiğini bildirmek.

Bunlar, PCFW yönteminin dört temel unsuru ve toplantılarınızı nasıl daha verimli yürüteceğinizdir, böylece belki siz baş ağrısı çekmezsiniz ve ekip üyeleriniz de olmaz.

Umarım bunları değerli bulmuşsunuzdur ve toplantılarınızı yürütmek için herhangi bir ek ipucuna, araca veya tekniğe ihtiyacınız varsa, bize uğrayın ve ProjectManager'da bizi ziyaret edin.