Bir Projede Aktiviteler Nasıl Sıralanır?

Herkes bilinçaltında günlük yaşamlarında sıralı etkinlikler yaratır. Mağazaya haftalık geziler planlıyoruz, evlerimizi temizleyip düzenliyoruz, ayak işleri yapıyoruz - liste uzayıp gidiyor. Bu şekilde, hepimiz temel proje yönetimi becerilerine aşinayız.

Günlük hayatımızdaki sıralı faaliyetleri belirleyebildiğimizde, bunları karmaşık bir proje bağlamında tespit etmek çok daha kolay. Öyleyse sıralı faaliyetleri hepimizin yaptığı bir şey açısından tanımlayalım ve bunu proje yönetimiyle nasıl ilişkilendirebileceğimizi öğrenelim.

Sıralı Faaliyetler Nelerdir?

Sıralı faaliyetler, sırayla tamamlanması veya en azından başlatılması gereken görevler veya görevlerdir. Örneğin, spagetti yapıyorsanız, önce bir tencereye su doldurmalı, sonra suyu kaynatmalı ve ardından makarnayı eklemelisiniz. Bu üç faaliyet doğrudan ilişkilidir ve pişmiş makarna elde etmek için tam olarak bu sırayla gerçekleşmelidirler.

Sıralama Faaliyetlerinin Amacı Nedir?

İster varsayımsal bir spagetti yemeği hazırlıyor olun ister yeni bir bina inşa etmeyi planlıyor olun, hedefe ulaşmak için aktiviteleri tamamlamanız gerekecektir.

Soru şudur: eğer sonuç aynıysa, bu faaliyetlerin hangi sırayla gerçekleştiği gerçekten önemli midir? Cevap kocaman bir evet! Aynı anda iki faaliyet başlatılabilse bile , bir sıra diğerinden çok daha mantıklı ve verimlidir.

Bir Aktivite Dizisi Örneği

Spagetti benzetmesine geri dönelim. Bu senaryoda, sarımsağı doğramaya başlamadan önce suyu kaynatmalısınız. Suyu kaynatmadan önce sarımsağı doğramak yemeği bozmaz elbette ama bu şekilde zamanınızı ve enerjinizi en iyi şekilde değerlendirmiş olursunuz.

Bu benzetmeyi daha da ileri götürelim ve bir şefin mutfağı nasıl yönettiğine uygulayalım. Bu durumda her yemek, etkinliklerden oluşan bir görevdir. Birisi belirli bir yemek sipariş ettiğinde, görevi tamamlamak için faaliyetler yürütülmelidir.

İşin zor yanı, aynı anda birden fazla farklı görevin tamamlanmasıdır, bu da aynı anda daha da fazla aktivitenin gerçekleştiği anlamına gelir. Dikkatli olmazsanız, bir görev için gerekli faaliyetler, bir diğerinin önüne geçebilir.

Bu konsepti daha fazla kaynak ve kısıtlamaya sahip daha büyük ölçekli bir projeye uyguladığınızda, aktivite sıralaması avantajlıdan kesinlikle çok önemli hale gelir. Peki, sıralama faaliyetleri hakkında tam olarak nasıl gidiyorsunuz?

Bir Proje için Aktiviteler Nasıl Sıralanır

Aktiviteleri sıralamak için bu aktiviteler arasındaki ilişkiyi tanımlamanız gerekir. Bunu yapmanın birçok farklı yolu vardır, ancak bugün Öncelik Diyagramlama Yöntemini ele alacağız:

Öncelik Diyagramlama Yöntemi, tamamlanması gereken faaliyetleri, bunların nasıl bağlantılı olduğunu ve işin hangi sırayı takip etmesi gerektiğini göstermek için bir tür ağ diyagramı kullanır. Bu yöntem, etkinlikleri kutularla (veya düğümlerle) ve bağımlılıkları onları bağlayan oklarla temsil ederek bunları gösterir.

Etkinlik Sıralama Adımları

Öncelik Diyagramlama Yöntemi ilk bakışta karmaşık görünebilir, ancak gerçekte birkaç basit adıma bölünebilir. Halihazırda bir aktivite listeniz olduğunu varsayalım ve oradan devam edelim.

1. 1. Aktivite Niteliklerini Tanımlayın: Aktiviteleri sıralarken, her aktivite ile ilgili tüm detaylara sahip olmalısınız. Bu ayrıntıları organize etmeli ve takip etmelisiniz. Aktivite niteliklerinin tanımlanması, her aktiviteye bir isim verilmesini, ona bir numara verilmesini, kısa bir açıklamanın yazılmasını vb. içerir. Her aktivitenin doğru bir şekilde sıralanması için tanımlanmış ve not edilmiş aynı niteliklere sahip olması gerekir. Bu ayak işi tüm farkı yaratıyor.
   2. Kısıtlamaları Belirleyin: Herhangi bir görev kısıtlamalarla birlikte gelir - onu sınırlayan şeyler. Bu şeyler para, insan gücü, zaman ve bir dizi başka şey olabilir. Faaliyet niteliklerini tanımlamada olduğu gibi, bilgi güçtür ve her olası kısıtlamayı belirlemek, faaliyetleri bu kısıtlamaları ihlal etmeyecek şekilde sıralamanın tek yoludur.
   3. Bağımlılıkları Tanımlayın: Faaliyetleri doğru bir şekilde sıralamak için, bağımlılıkları doğru bir şekilde belirlemek, belki de sürecin en önemli kısmıdır. Görevlerin nasıl ilişkili olduğunu tam olarak bilmeden, bunları uygun şekilde sıralamanın bir yolu yoktur. Aslında, görev bağımlılıkları bilgisi olmadan, görevleri yanlış zamanlamak ve tüm projeyi başarısızlığa uğratmak çok kolaydır.

Bu ilişkiler, dört farklı türü olan bağımlılıklar olarak da adlandırılabilir.

1. 1. 1. • Bitiş-Başlangıç ​​(FS): Bir Bitiş-Başlangıç ​​bağımlılığında, Görev B'nin başlayabilmesi için Görev A'nın tamamlanması gerekir.
         • Bitiş-Bitiş (FF): Bitiş-Bitiş bağımlılığında, Görev B'nin tamamlanabilmesi için Görev A'nın tamamlanması gerekir.
         • Başlangıç-Bitiş (SF): Başlangıç-Bitiş bağımlılığında, Görev B, Görev A başlamadan önce tamamlanamaz.
         • Başlangıç-Başlangıç ​​(SS): Başlangıç-Başlangıç ​​bağımlılığında, Görev B, Görev B başlamadan önce başlatılamaz.

Aktiviteleri Sıralarken En İyi Uygulamalar

Bir etkinlik dizisi oluşturmak oldukça sezgisel görünse de, izlenmesi gereken bazı en iyi uygulamalar vardır:

Aktiviteleri Sıralamadan Önce Tam Bir Görev Listesi Oluşturun

Bir proje üzerinde çalışırken, yol boyunca doğal olarak yeni, beklenmedik görevler ortaya çıkacaktır. Ancak sıralama etkinliklerine başlamanın en iyi yolu, o anda sahip olduğunuz tüm bilgilerle çalışmaktır. Bir görevin muhtemelen daha fazla görev üreteceğini bilseniz bile, onu görev listenize dahil etmekten çekinmeyin. Sıralama faaliyetleri, mümkün olan en iyi kaba taslak olarak başlar ve yol boyunca temizlenir.

Ekibinizin İş Yükünü Düşünün

Aktiviteleri sıralarken kısıtlamaları tanımlamanız gerekir. Sıklıkla gözden kaçan bir kısıtlama, bir ekip üyesinin bireysel iş yükü ve zamanıdır. Gün içinde sadece çok fazla saat vardır ve bir insanın bir seferde tabağında ancak bu kadarını yiyebilir. Bunu akılda tutmayı ihmal etmek, aksiliklere, tükenmişliğe ve beklenenden çok daha uzun süren faaliyetlere yol açabilir.

Zorunlu ve İsteğe Bağlı Kısıtlamalar Arasındaki Farkı Bilin

Aktiviteleri doğru bir şekilde sıralamak için tek bir tür olmadığını aklınızda bulundurmalısınız. Zorunlu kısıtlamalar ve isteğe bağlı kısıtlamalar çok farklıdır ve her ikisinin de tanımlanması gerekir. Zorunlu kısıtlamalar somuttur ve üzerinde çalışılamaz. İsteğe bağlı kısıtlamalar ise esnektir ve ekip üyeleri projeyi planlarken bunlara karar verebilir.

Görev Kısıtlamalarını İhmal Etmeyin

Tahmin edebileceğiniz gibi, görev kısıtlamalarını ihmal etmek, etkinlikleri sıralarken yapabileceğiniz en zararlı hatalardan biridir. Ancak proje yönetimi üçgenini de hesaba katmak aynı derecede önemlidir. Bu üçgen en etkili üç kısıtlamadan oluşur: kapsam, zaman ve maliyet.

Sıralama faaliyetleri çok ilgili bir süreçtir ve tüm projenin daha geniş kısıtlamalarını unutmak zor değildir. Bunları akılda tutmak, proje başarısı ile proje başarısızlığı arasındaki tüm farkı yaratabilir.

ProjectManager Etkinlik Sıralarına Nasıl Yardımcı Olur?

Tüm görevlerinizin uygun bağımlılıklarla düzgün bir şekilde sıralandığından emin olmak için proje yönetim yazılımlarından yararlanmanızı öneririz. ProjectManager, etkinlikleri oluşturmanıza, ayrıntılandırmanıza ve sıralamanıza ve bu etkinlikleri projenize en uygun şekilde görüntülemenize olanak tanıyan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır.

Çevrimiçi Gantt çizelgelerimizle, güçlü proje sıralama özelliklerinden tam olarak yararlanabilirsiniz. Tek yapmanız gereken görevlerinizi yüklemek, ardından Gantt çizelgeleri ve zaman çizelgeleriyle görevleri uygun sırayla planlamak. Görev bağımlılıklarını, atanan ayrıntılarını, görev durumlarını ve daha fazlasını tek bir merkezden görüntüleyin. Ve etkinliklerin sırasını değiştirmeniz gerekirse, sürükleyip bırakmanız yeterlidir.

Projeniz hakkında paydaşlar için raporlama, saniyeler içinde derinlemesine bir proje raporu oluşturabilen güçlü tek tıklamalı raporlama araçlarıyla da kolaylaştırılmıştır. Ayrıca, hızlı bir kuşbakışı görünüme ihtiyacınız varsa, proje verilerini net ve renkli grafikler şeklinde görmek için panoyu kullanabilirsiniz.

ProjectManager, proje yöneticilerine sıralı görevleri kontrol etme, görev bağımlılıklarını bağlama ve entegre raporlama ile ilerlemeyi izleme araçları sağlayan bulut tabanlı proje yönetimi yazılımıdır. Ekip üyeleri, daha verimli çalışmak için ortak bir platforma sahip olur. 30 günlük ücretsiz denememizden yararlanarak bir sonraki projenizi yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğimizi görün.