İş Vakası Nasıl Yazılır (Şablon Dahil)
Yayınlanan: 2022-08-23İş Vakası Nedir?
Bir iş vakası, bir projenin faydalarının maliyetlerinden nasıl daha fazla olduğunu ve neden yürütülmesi gerektiğini açıklayan bir proje yönetimi belgesidir. Proje başlatma aşamasında iş vakaları hazırlanır ve amaçları, paydaşları değerine ikna etmek için tüm projenin hedeflerini, maliyetlerini ve faydalarını dahil etmektir.
Bir iş gerekçesi, müşterinize, müşterinize veya paydaşınıza, sunduğunuz projenin sağlam bir yatırım olduğunu kanıtlamak için önemli bir proje belgesidir. Aşağıda, onları sallayacak bir tane yazma adımlarını gösteriyoruz.
İlgili: Word için Ücretsiz İş Vaka Şablonu
Bir iş gerekçesine duyulan ihtiyaç, finansal değerlendirme, teklif, strateji ve pazarlama planını tek bir belgede toplaması ve projenin kuruluşa nasıl fayda sağlayacağına dair eksiksiz bir bakış sunmasıdır. İş gerekçeniz proje paydaşları tarafından onaylandıktan sonra proje planlama aşamasına başlayabilirsiniz.
Bir İş Vakası Nasıl Yazılır
Bu belge projeyi başlatmak için gerekli olduğundan ve proje başlatma belgesi ve proje planının temeli olduğundan, dayanacak sağlam bir iş gerekçesi olmadan projeler başarısız olur. Ancak bir proje iş vakası gerçeğe bağlı değilse ve kuruluşun daha büyük iş hedefleriyle uyumlu bir ihtiyaca hitap etmiyorsa, o zaman bunun bir önemi yoktur.
Güçlü bir iş vakası oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız araştırma, projenizin neden, ne, nasıl ve kim olduğudur. Bu açıkça iletilmelidir. İş gerekçenizin unsurları nedenini daha ayrıntılı olarak ele alacaktır. İş gerekçesini, proje başlatma aşamasında oluşturulan ancak proje yaşam döngüsü boyunca referans olarak kullanılacak bir belge olarak düşünün.
İster yeni bir projeye başlıyor olun, ister bir projenin ortasında olun, projenizin sağlayacağı iş faydalarını ve paydaşlarınızın işten hasat etmekle en çok ilgilendiğini belirleyerek proje harcamalarını haklı çıkarmak için bir iş vakası yazmak için zaman ayırın. Aşağıdaki dört adım size bir iş vakasının nasıl yazılacağını gösterecektir:
Adım 1: İş Problemini Tanımlayın
Projeler, projeler uğruna yaratılmaz. Bir hedefleri var. Genellikle, belirli bir iş sorununu çözmek veya bir iş fırsatı yaratmak için başlatılırlar.
“İhtiyaçla liderlik etmelisiniz”. İlk işiniz, bu sorunun veya fırsatın ne olduğunu bulmak, tanımlamak, nereden geldiğini bulmak ve sonra onunla başa çıkmak için gereken zaman çerçevesini ele almaktır.
Bu basit bir ifade olabilir, ancak projenin zamanlamasını haklı çıkarmak için ekonomik iklim ve rekabet ortamına ilişkin bazı araştırmalarla en iyi şekilde ifade edilebilir.
2. Adım: Alternatif Çözümleri Belirleyin
Üstlendiğiniz projenin yukarıda tanımlanan soruna mümkün olan en iyi çözüm olup olmadığını nasıl anlarsınız? Doğal olarak doğru çözümü seçmek zordur ve başarıya giden yol temelsiz varsayımlarla döşenmez.
Doğru çözümü netleştirmek için odağı daraltmanın bir yolu şu altı adımı izlemektir (tabii ki ilgili araştırmadan sonra):
- Alternatif çözümlere dikkat edin.
- Her çözüm için faydalarını ölçün.
- Ayrıca, her bir çözüme dahil olan maliyetleri tahmin edin.
- Sonra fizibilitesini anlayın.
- Her bir çözümle ilişkili riskleri ve sorunları ayırt edin.
- Son olarak, tüm bunları iş durumunuzda belgeleyin.
3. Adım: Tercih Edilen Bir Çözüm Önerin
Daha sonra çözümleri sıralamanız gerekecek, ancak bunu yapmadan önce kriterleri oluşturmak en iyisidir, doğru olanı en iyi şekilde seçmek için çözümlere öncelik vermenize yardımcı olacak bir puanlama mekanizmasına sahip olabilirsiniz.
Uygulayabileceğiniz bazı metodolojiler şunlardır:
- Çözümün maliyetine ve faydasına bağlı olarak 1-10 arasında bir puan verin.
- Puanınızı sizin için önemli olan şeylere dayandırın.
- Tüm üsleri kapsayacak şekilde sıralamanıza daha fazla karmaşıklık ekleyin.
Yaklaşımınız ne olursa olsun, sayılarınızı topladığınızda, sorununuz için en iyi çözüm ortaya çıkacaktır. Yine, bu sürecin iş vakanızda da belgelenmesini isteyeceksiniz.
Adım 4: Uygulama Yaklaşımını Tanımlayın
Böylece, iş probleminizi veya fırsatınızı ve ona nasıl ulaşacağınızı belirlediniz, şimdi paydaşlarınızı haklı olduğunuza ve hedeflerinize ulaşmak için bir süreci uygulamanın en iyi yoluna sahip olduğunuza ikna etmeniz gerekiyor. Bu nedenle dokümantasyon çok önemlidir; tanımladığınız temel sorunu çözmek için pratik bir yol sunar.
Şimdi, bu sadece üst düzey liderliği yatıştırmak için bir egzersiz değil. Altta yatan sorunu araştırmak ve alternatif çözümler belirlemek için yaptığınız araştırmalarda neler ortaya çıkarabileceğinizi kim bilebilir? Başlangıçta önerilenden farklı bir çözümle kuruluşa milyonlar kazandırabilirsiniz. Güçlü bir iş gerekçesi üzerinde çalışmaya başladığınızda, sponsorlarınızı veya kurumsal liderliğinizi yanınıza alabilir ve bekledikleri iş avantajlarının nasıl sağlanacağı konusunda net bir vizyona sahip olabilirsiniz.
İş Vaka Şablonu
Word için iş vakası şablonumuz, bir iş vakası yazmaya başlamak için mükemmel bir araçtır. Gerektiğinde özelleştirebileceğiniz 9 temel iş durumu alanına sahiptir. Şablonu ücretsiz indirin ve tüm projeleriniz için harika bir iş gerekçesi oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin.
Bir İş Vakasının Temel Unsurları
Bir iş vakası başlatmanın en önemli adımlarından biri, bir iş vakası kontrol listesine sahip olmaktır. Aşağıda, iş gerekçenizi geliştirirken izlemeniz gereken ayrıntılı bir taslak yer almaktadır. Bu unsurlardan proje paydaşlarınız için en alakalı olanı seçebilir ve bunları iş gerekçesi şablonumuza ekleyebilirsiniz. Ardından, iş gerekçeniz onaylandıktan sonra projelerinizi ProjectManager gibi sağlam bir proje yönetimi yazılımıyla yönetmeye başlayın.
1. Yönetici Özeti
Yönetici özeti, iş vakanızın her bölümünün kısa bir versiyonudur. Paydaşlara projenize hızlı bir genel bakış sağlamak için kullanılır.
2. Proje Tanımı
Bu bölüm, ulaşılacak iş hedefleri ve proje planı taslağı gibi projeleriniz hakkında genel bilgiler sağlamayı amaçlamaktadır.
3. Vizyon, Hedefler ve Amaçlar
Öncelikle, ne yapmaya çalıştığınızı ve çözmek istediğiniz sorunun ne olduğunu bulmalısınız. Proje vizyonunuzu, amaçlarınızı ve hedeflerinizi tanımlamanız gerekecek. Bu, proje kapsamınızı şekillendirmenize ve proje çıktılarını belirlemenize yardımcı olacaktır.
4. Proje Kapsamı
Proje kapsamı, iş hedeflerinize ulaşmak için projenizde yürütülecek tüm görevleri ve çıktıları belirler.
5. Arka Plan Bilgileri
Burada, çözmesi gereken sorunu ve kuruluşunuzun vizyonu ve stratejik planıyla nasıl uyumlu olduğunu açıklayarak projeniz için bir bağlam sağlayabilirsiniz.
6. Başarı Kriterleri ve Paydaş Gereksinimleri
Ne tür bir proje üzerinde çalıştığınıza bağlı olarak kalite gereksinimleri farklılık gösterecektir, ancak bunlar projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Hepsini toplayın, başarılı olup olmadığınızı neyin belirlediğini öğrenin ve sonuçları rapor edin.
7. Proje Planı
Proje planını oluşturma zamanı. Projeyi tamamlamak için yapmanız gereken görevleri belirleyin. Bitirdiğinizden emin olmak için bir iş kırılım yapısı şablonu kullanabilirsiniz. Tüm görevleri topladıktan sonra, her birini tamamlamanın ne kadar süreceğini tahmin edin.
Proje yönetimi yazılımı, bir proje planı oluşturmayı önemli ölçüde kolaylaştırır. ProjectManager, iş kırılım yapısı şablonunuzu yükleyebilir ve tüm görevleriniz aracımızda doldurulur. Bunları kanban panosu görünümümüzle üretim döngünüze göre düzenleyebilir veya bir proje takvimi oluşturmak için Gantt şeması görünümümüzü kullanabilirsiniz.
8. Proje Bütçesi
Bütçeniz, proje planınızdaki her şeyin bir tahminidir ve projeyi ayrılan zaman diliminde tamamlamanın maliyetidir.
9. Proje Takvimi
Her bir görevin tamamlanmasının ne kadar süreceğini tahmin ederek proje için bir zaman çizelgesi oluşturun. Daha etkili bir proje takvimi için, bir Gantt şeması oluşturmak için bir araç kullanın ve bunu yazdırın. Bu, Excel sayfalarının eksik olduğu ekstra veri görselleştirme ve beceri gelişimini sağlayacaktır.
10. Proje Yönetimi
Proje yönetişimi, projeniz için geçerli olan tüm proje yönetimi kural ve prosedürlerini ifade eder. Örneğin, proje ekibi üyelerinin rollerini ve sorumluluklarını ve karar verme çerçevesini tanımlar.
11. İletişim Planı
Check-in'ler ve durum güncellemeleri için kilometre taşlarına sahip olun ve paydaşların proje yaşam döngüsü boyunca ilerlemeden nasıl haberdar olacaklarını belirleyin.
12. İlerleme Raporları
Planlanan ilerlemeyi gerçek ilerlemeyle karşılaştırmak için proje sırasında ilerlemenizi izlemek ve izlemek için bir plan yapın. İlerlemeyi ve performansı izlemenize yardımcı olabilecek görev izleme araçları vardır.
Yine, bir proje yönetim aracı kullanmak, projenizde neler olduğunu görme yeteneğinizi geliştirir. ProjectManager, size sırasıyla üst düzey bir görünüm ve daha fazla ayrıntı sağlayan panolar ve durum raporları gibi izleme araçlarına sahiptir. Bir gösterge panosu oluşturmanızı sağlayan hafif uygulamaların aksine, bizimki aracın içine yerleştirilmiştir. Daha da iyisi, bulut tabanlı yazılımımız, daha anlayışlı kararlar almanız için size gerçek zamanlı veriler sağlar. Ayrıca, durum güncellemelerinin yanı sıra zaman çizelgeleri, iş yükü, portföy durumu ve çok daha fazlası hakkında tek bir tıklamayla raporlar alın. Ardından raporları filtreleyin ve güncel kalmaları için paydaşlarla paylaşın.
13. Finansal Değerlendirme
Bu, iş durumunuzun çok önemli bir bölümüdür çünkü burası, finansal faydaların maliyetlerden nasıl daha ağır bastığını açıkladığınız yerdir. Projenizin finansal maliyetlerini ve faydalarını karşılaştırın. Bunu bir duyarlılık analizi ve bir maliyet-fayda analizi yaparak yapabilirsiniz.
14. Piyasa Değerlendirmesi
Fırsatları ve tehditleri bulmak için pazarınızı, rakiplerinizi ve sektörünüzü araştırın
15. Rakip Analizi
Doğrudan ve dolaylı rakipleri belirleyin ve ürünleri, güçlü yönleri, rekabet avantajları ve iş stratejileri hakkında bir değerlendirme yapın.
16. SWOT Analizi
Bir SWOT analizi, kuruluşunuzun güçlü ve zayıf yönlerini, fırsatlarını ve tehditlerini belirlemenize yardımcı olur. Güçlü ve zayıf yönler içseldir, fırsatlar ve tehditler ise dışsaldır.
17. Pazarlama Stratejisi
Ürününüzü, dağıtım kanallarınızı, fiyatlandırmanızı, pazarlama planınızın veya stratejinizin diğer yönlerinin yanı sıra hedef müşterileri tanımlayın.
18. Risk Değerlendirmesi
Projenizi etkileyebilecek birçok risk kategorisi vardır. Bunları azaltmanın ilk adımı, proje faaliyetlerinizle ilişkili riskleri belirlemek ve değerlendirmektir.
ProjectManager İş Vakanıza Nasıl Yardımcı Olur?
Ödüllü bir proje yönetimi yazılımı olan ProjectManager, toplayacağınız tüm çeşitli verileri toplayabilir ve bir araya getirebilir ve ardından bunları hem ekibinizle hem de proje sponsorlarıyla kolayca paylaşabilir.
Tüm görevlerinizin listelendiği bir elektronik tablonuz olduğunda, onu yazılımımıza aktarabilirsiniz. Sonra anında bir Gantt şemasına yerleştirilir. Her bir görevin süresini ayarlayın, bağımlılıkları ekleyin ve projeniz artık bir zaman çizelgesine yayılmıştır. Kilometre taşları belirleyebilirsiniz, ancak yapabileceğiniz daha çok şey var.
Artık bir proje planınız var ve çevrimiçi Gantt şemasından görevlere ekip üyeleri atayabilirsiniz. Ardından, üzerinde çalıştıkları görevler hakkında doğrudan yorum yapabilir, gerektiği kadar belge ve resim ekleyerek işbirliği ortamını teşvik edebilirler. Başlangıç ve bitiş tarihlerini sürükleyip bırakarak ilerlemelerini izleyebilir ve görev sürelerini gerektiği gibi değiştirebilirsiniz.
Ancak bu, ProjectManager'ın sunduğu şeylerin yalnızca bir tadıdır. İş akışınızı görselleştiren kanban panolarımız ve projenizin mümkün olan en doğru görünümü için altı proje metriğini izleyen gerçek zamanlı bir panomuz var.
ProjectManager'ı deneyin ve bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümüyle kendiniz görün.
İş Vaka Eğitim Videomuzu İzleyin
Daha fazla iş vakası tavsiyesi istiyorsanız, bu kısa eğitim videosunda Jennifer Bridges, PMP'yi izleyin. İyi bir iş vakası yazmak için atmanız gereken adımları açıklıyor.
İşte referansınız için bir ekran görüntüsü.
Transkripsiyon:
Bugün bir iş vakasının nasıl yazılacağı hakkında konuşuyoruz. Pekala, son birkaç yılda, piyasanın veya belki de organizasyonların, şirketlerin ve hatta projelerin iş vakaları yapmaktan uzaklaştığını gördük. Ancak bu günlerde şirketler, kuruluşlar ve aynı projeler yatırımları inceliyor ve gerçekten bir getiri oranı arıyorlar.
Şimdi, iş vakasını projenizi, fikrinizi, fırsatınızı paketleme fırsatınız olarak düşünün ve bunun ne anlama geldiğini ve faydalarının ne olduğunu ve diğer insanların nasıl yararlanabileceğini gösterin.
İş vakasında neler olduğunu ve nasıl yazılacağını görmek için bugün bir göz atmak istiyoruz. Açıkça belirtmek isterim ki, bir iş vakası hakkında bilgi aradığınızda, bu bir evrak çantası değildir.
Geçen gün biri aradı ve kafaları karıştı çünkü bir şey arıyorlardı ve evrak çantalarını açıp duruyorlardı. Bugün bahsettiğimiz şey bu değil. Bahsettiğimiz şey iş vakaları ve stratejileriniz, hedefleriniz hakkında bilgiler içeriyor. Bu sizin iş teklifinizdir. İş taslağınızı, iş stratejinizi ve hatta pazarlama planınızı içerir.
Neden Bir İş Vakasına İhtiyacınız Var?
Peki, bugün neden bu kadar önemli? Yine şirketler, yalnızca proje yöneticilerini değil, aynı zamanda ekip üyelerini de daha iyi bir iş anlayışına ve daha fazla fikir iş zekasına sahip olmak istiyorlar. Dolayısıyla bu iş vakası, önerilen iş değişikliği veya planının gerekçesini sağlar. Aradığınız sermayenin tahsisini ve bunu uygulamak için gerekli kaynakları özetler. Ardından, bir eylem planı olabilir. Sadece birleşik bir vizyon olarak hizmet edebilir. Ve sonra da karar vericilere farklı seçenekler sunar.
Öyleyse, bu iş durumlarını bir araya getirmek için gereken adımlara daha fazla bakalım. Dört ana adım vardır. Birincisi, pazarınızı araştırmak istiyorsunuz. Gerçekten bakın orada ne var, ihtiyaçlar nerede, hizmet edebileceğiniz boşluklar nerede? Rekabetinize bakın. Buna nasıl yaklaşıyorlar ve nasıl başka alternatifler sunabilirsiniz?
Pazara gitmek için kullanabileceğiniz farklı yaklaşımları karşılaştırmak ve sonuçlandırmak istiyorsunuz. Sonra bu verileri derlersiniz ve dikkate alınması gereken stratejileri, hedeflerinizi ve diğer seçenekleri sunarsınız.
Ve sonra kelimenin tam anlamıyla belgeliyorsunuz.
Peki belge neye benziyor? Eh, bugün orada şablonlar var. Bileşenler değişir, ancak bunlar ortak olanlardır. Ve sonra bunlar benim gerekli gördüklerim. Yani yönetici özeti var. Bu sadece şirketinizin bir özeti, yönetim ekibinizin neye benzeyebileceği, ürün ve hizmetinizin ve pazarınızın bir özetidir.
İş tanımı, şirketiniz ve misyon beyanı hakkında ve şirketinizin gerçekten ne hakkında olduğu ve bu ürün veya hizmetin nasıl uyduğu hakkında biraz daha fazla bilgi verir.
Ardından, genişletmek, kullanıma sunmak veya uygulamak istediğiniz ürün veya hizmetin ayrıntılarını özetlersiniz. Bekleyen veya başka ticari markalarınız olabilir, patentlerine bile dahil edebilirsiniz.
Ardından, pazarlama stratejinizi belirlemek ve düzenlemek istersiniz. Mesela, bunu müşterilerinize nasıl götüreceksiniz? Bir tuğla-harç dükkanınız mı olacak? Bunu internetten mi yapacaksın? Ve onu piyasaya sürmek için planlarınız neler?
Ayrıca, rakip analiziniz hakkında ayrıntılı bilgi eklemek istiyorsunuz. İşleri nasıl yapıyorlar? Ve sanırım rakiplerinizi yenmeyi nasıl planlıyorsunuz?
Ayrıca SWOT'unuza bakmak ve tanımlamak istersiniz. Ve SWOT sizin gücünüzdür. Pazara girerken sahip olduğunuz güçlü yönler nelerdir? Ve zayıflıklar nerede? Belki de bazı boşluklarınız. Ve ayrıca, planlamanız gereken fırsatlarınız ve belki de tehditleriniz nerede?
Ardından operasyona genel bakış, üretiminiz, hatta insan kaynaklarınız, şirketinizin günlük operasyonları hakkında bilgiler gibi operasyonel bilgileri içerir.
Daha sonra mali planınız, kar tablonuzu, kar ve zararınızı, mali durumunuzu, sahip olabileceğiniz her türlü teminatı ve aradığınız her türlü yatırımı içerir.
Yani bunlar iş durumunuzun bileşenleridir. Bu yüzden çok önemli. Ve bu süreci yönetmenize ve izlemenize yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.