Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır?

Bir arkadaşınıza veya güvendiğiniz bir iş arkadaşınıza e-posta gönderirken, muhtemelen mesajı yazar ve hiç düşünmeden gönder düğmesine basarsınız.

Peki ya yeni bir patronu etkilemeye ya da potansiyel bir müşteriyle tatlı tatlı konuşmaya çalıştığınızda? İyi bir profesyonel e-postanın nasıl yazılacağını bilmek birdenbire çok önemli hale gelir.

Harika bir e-posta hazırlamak roket bilimi değildir. Ancak, çevrimiçi konuşmalarınızdan en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, bilmeye değer bazı önemli ilkeler vardır.

Bu gönderide, bu temel tekniklere ayrıntılı olarak bakacağız ve iyi bir önlem için bazı temel e-posta gönderme ipuçları vereceğiz.

Profesyonel E-posta Yazma Neden Gerçekten Önemli?

E-posta 40 yılı aşkın bir süredir ortalıkta dolaşıyor, ancak hala iş iletişimi için tercih edilen kanal. İyi bir e-posta yazma sanatında ustalaşın ve ulaşılmaz görünen fırsatların kilidini açabilirsiniz.

Aslında, iş tarihindeki en büyük anlaşmalardan bazıları iyi yazılmış bir e-posta ile başlamıştır. Ve çok sayıda girişim, risk sermayedarlarına e-posta yoluyla ulaşarak milyonlarca dolar topluyor.

Tabii ki, bu seviyedeki sonuçlara ulaşmak beceri gerektirir. Şahsen harika bir iletişimci olsanız bile, etkili bir profesyonel e-posta yazmak şaşırtıcı derecede zordur.

Bunun nedeni, yazılı kelimelerin kolayca yanlış yorumlanabilmesidir. Arsız bir sırıtışla birlikte mükemmel şekilde işe yarayan bir şaka, bir e-postada hakaret olarak algılanabilir.

Diğer kişinin karakterini bildiğinizde bu çok sık olmaz. Ancak bir tanıdık veya tamamen yeni bir iş bağlantısıyla konuşuyorsanız, yanlış anlaşılma olasılığı oldukça yüksektir.

E-posta yazma becerilerinizi geliştirmek, bu tuzaklardan kaçınmanıza ve olası avantajlardan yararlanmanıza yardımcı olabilir.

Harika Bir Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır?

Bu kadar teori yeter. İşe dönelim.

Etkili bir e-posta birçok şekilde olabilir. Ancak herhangi iki başarılı mesajı karşılaştırırsanız, muhtemelen birkaç benzerlik fark etmeye başlayacaksınız.

Harika bir profesyonel e-posta hazırlamak için gereken temel bileşenler şunlardır:

1) Kısa ve Kısa Bir E-posta Konu Satırıyla Başlayın

E-postanızın en önemli kısımlarından biri aslında mesajın kendisinde değildir. Bu konu satırı.

Araştırmalar, insanların %33'ünün e-postaları konu satırına göre açtığını gösteriyor. Her gün yüz e-posta alan birine ulaşmaya çalışıyorsanız, dikkatlerini çekmek için konu satırını kullanmalısınız.

260 milyondan fazla e-posta üzerinde yapılan bir araştırma , 10 veya daha az kelimelik konu satırlarının en iyi performansı gösterdiğini ortaya koydu. Bu kurala uymak, muhtemelen doğrudan konuya geldiğiniz anlamına gelir; bu, meşgul bir yöneticiye veya işletme sahibine ulaşmaya çalışırken önemlidir.

Biriyle ilk kez iletişim kuruyorsanız, konu satırınızı kişiselleştirmek de iyi bir fikirdir. Bu tür profesyonel e-postalar için alıcıya adıyla hitap etmeyi düşünün. Açık oranlarınızı tam anlamıyla ikiye katlayabilir. 2) Doğru Selamlama Türünü Kullanın

Bazı durumlarda, gayri resmi bir "Merhaba" veya "Merhaba" bir konuşma başlatmak için mükemmel bir yoldur. Ancak profesyonel bir e-postada selamlamanızı biraz daha resmi yapmak iyi bir fikirdir.

Denenmiş ve test edilmiş "Sevgili [İletişim]" biçimini kullanmanızı öneririz. Bu, özellikle ABD kültüründe biraz modası geçmiş görünebilir - ancak saygılı olmaktan asla kimseye zarar gelmez.

İletişim kurduğunuz kişiyle bir bağlantınız varsa, ilk adını kullanmanızda bir sakınca yoktur: "Sevgili Andrew."

İlk kez iletişim kuracağınız veya toplantı odasındaki biri için, onun yerine soyadını kullanmayı düşünebilirsiniz: "Sevgili Bay Smith."

Ya kişinin unvanını bilmiyorsanız? Güvenli bir bahis, tam adlarını kullanmaktır: "Sevgili Andrew Smith."

Ancak, bu yaklaşımı yalnızca ihtiyacınız olduğunda kullanın. Son yıllarda, tam adla selamlama spam gönderenler ve dolandırıcılar tarafından mesajlarını kişiselleştirmek için kullanılmaktadır. O grupla ilişkilendirilmek istemezsin!

Muhtemelen ilişkilendirilmek istemeyeceğiniz başka bir grup da arkaik kelime ustalarıdır - bu nedenle, "İlgili kime olabilir" tarih kitaplarında bırakılabilir.

Daha geleneksel bir selamlama seçecekseniz, "Sayın Bay/Bayan" özellikle iş başvuruları ve ön yazı tarzı e-postalar için işe yarayabilir. Sadece oldukça kişiliksiz görünebileceğini unutmayın.

3) Nezaketle Başlayın

Profesyonel e-postalar işle ilgili olsa da, yine de bir insana e-posta gönderiyorsunuz. Onlara tekmiş gibi davranmak iyi bir fikirdir.

Selamlaşmanızı tamamladıktan sonra, küçük bir nezaket gösterin. Bazı insanlar bunu görmezden gelecek, ancak diğerleri, yürüyen bir satış olarak değil, onlara saygılı davrandığınız gerçeğini takdir edecek.

İşte iyi e-posta görgü kurallarına bazı örnekler:

• ilginiz için teşekkür ederim
• seninle tanışmak bir zevkti
• Bugün erken saatlerde bizimle buluştuğunuz için teşekkür ederiz.

Alıcıyı zaten tanıyorsanız, biraz daha kişisel hale getirebilirsiniz:

• Umarım iyi bir hafta sonu geçirmişsindir
• Umarım bu e-posta seni iyi bulur

Sadece inceliklerle aşırıya kaçmayın. Burada hala resmi bir e-posta yazdığınızı, bir arkadaşınızla iletişime geçmediğinizi unutmayın.

4) Noktaya Gel

Birkaç cümle yetecekken bir düzine paragraf yazan birini hepimiz tanıyoruz. O kişi olma.

Selamlaşmanızı tamamladıktan sonra doğrudan konuya geçin. Daha spesifik olarak, neden e-posta gönderdiğinizi açıklayın. Amacınızı tek bir cümleyle netleştirmeye çalışın:

• Boş yönetici pozisyonuyla ilgilendiğimi belirtmek için yazıyorum.
• Önümüzdeki yıl boyunca bize rehberlik edecek bir danışman arıyoruz ve bir bağlantı bana sektörümüz hakkında derin bilgiye sahip olduğunuzu söyledi.
• Temizlik hizmetiniz hakkında daha fazla bilgi istemek için yazıyorum.

Tek cümlelik açıklayıcınızı ve nezaket cümlenizi kısa bir paragrafta birleştirebilirsiniz:

• Geçen gün bizimle buluştuğunuz için teşekkür ederiz. Bugün, teklife tartışıldığı gibi devam etmek isteyip istemediğinizi görmek için yazıyorum.
• Hafta sonu sizinle tanışmak bir zevkti. Şirketlerimiz pek çok ortak noktayı paylaşıyor gibi göründüğünden, hizmetimizle ilgilenip ilgilenmeyeceğinizi merak ettim.

Burada daha fazla ayrıntıya girmek cazip gelebilir. Ama dürtüye diren. Birisi ilk iki cümlenizi okuyup e-postayı terk ederse, muhtemelen onu zaten ikna edemezsiniz.

Öte yandan, kısa ve hızlı bir girişin, etkileşim kurmak isteyen birinin dikkatini çekme olasılığı daha yüksektir.

5) Bazı Bağlamlarda Serpiştirin

Profesyonel yazarlıkta özlü olmak önemlidir. Ama bir şey istiyorsanız, nedenini açıklamak için zaman ayırmalısınız.

E-postanızın ikinci bölümünde, başarmak istediğiniz şey hakkında biraz daha fazla bağlam sağlayın. Alıcıya neden yardımcı olabileceğinden de bahsedebilirsiniz:

• Şirketimiz önümüzdeki 18 ayda üç haneli büyüme hedefliyor ve bu hedefimizde bize yardımcı olursanız çok seviniriz.
• Bu hafta teklif üzerinde anlaşabilirsek, etkinliğinizden önce bir strateji oluşturmak için çalışmamız için bize zaman verecek.
• Bu pozisyonla ilgileniyorum çünkü sektöre karşı bir tutkum var ve uzaktan çalışmak istiyorum.

Burada dikkatlice oluşturulmuş bir veya iki cümle yeterli olacaktır.

6) Net Bir Harekete Geçirici Mesaj Ekleyin

E-postanızdan ne tür bir yanıt almayı umduğunuz önemli değil, ideal olarak hızlı bir şekilde yapılabilecek bir harekete geçirici mesaj eklemek iyi bir fikirdir.

Birçoğumuzun sabahları iş e-postalarını okuma ve "Bununla sonra ilgilenebilirim" diye düşünme alışkanlığı vardır. Sorun şu ki, bu tür görevler kolayca unutulur.

E-postanızın sonraki aşamalarında bir bilgi istemi ekleyerek anında harekete geçme olasılığınız artar. Örneğin, bir toplantı için tarih ve saat önerebilir ve bir takvim daveti bağlantısı ekleyebilirsiniz. Ya da sadece alıcıdan düşüncelerini paylaşmasını isteyin.

7) Tarzda Oturumu Kapatın

Birçoğu, resmi bir e-posta mesajının kapanış bölümünü yazmanın zor olduğuna inanıyor. “Saygılarımla” mı yoksa “Saygılarımla” mı koymalısınız? Belki, "Çok Teşekkürler" daha iyi bir e-posta kapanışıdır?

Gerçek şu ki, bunların hepsi muhtemelen iyi karşılanacak. Anahtar, oturumu uygun e-posta ile eşleştirmektir. İşte hızlı bir kılavuz:

• Resmi başvuru / iletişim: Saygılarımızla, Çok Teşekkürler, Saygılarımla (bu biraz eski moda)
• Tanıdığınız biri: Saygılarımızla, En İyisi, Çok Teşekkürler

Herhangi bir mesajdaki son süs, e-posta imzasıdır. Adınızı, iş unvanınızı (ilgiliyse) ve şirketinizin adını içeren basit bir şey tamamen uygundur.

Ancak, iyi bir e-posta imzasının gücünü göz ardı etmeyin. Adınızın altında şunları yapabileceğiniz bir alan vardır:

• iletişim bilgilerinizi ekleyin
• Profesyonel bir vesikalık fotoğraf ekleyin
• Övgülerinizi gösterin
• En son sosyal medya gönderilerinizi görüntüleyin
• Ve dahası

Bu konu hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, ilham almak için pek çok harika şablon içeren bir e-posta imzası oluşturma kılavuzumuza göz atın.

Daha İyi E-postalar Yazmak İçin Temel İpuçları

Yukarıdaki adımları, profesyonel e-posta yazmak için bir taslak olarak düşünebilirsiniz. Formülü takip edin ve önemli birini etkileme yolunda ilerliyor olmalısınız.

Ancak, e-posta yazma becerilerinizi gerçekten yükseltmek istiyorsanız, aşağıdaki tekniklerden bazılarını uygulamanızı önemle tavsiye ederiz:

E-posta Biçimlendirmesini Düşünün

E-postanızın içeriği açıkça odak noktası olsa da, biçimlendirme hakkında da düşünmeye değer.

Bu, yazı tipi seçiminizle başlar. Papirüs ve Comic Sans, e-postanızı eğlenceli bir merak haline getirecek. Arial iyi ama oldukça mülayim. Verdana ve Helvetica gibi sans-serif yazı tipleri daha ilginç, ancak yine de oldukça okunabilir ve profesyonel. Bir serif yazı tipi seçmek istiyorsanız, Georgia sağlam bir seçenektir.

Yazı tiplerini bir kenara bırakarak, e-postanızda çok sayıda satır sonu kullanmanızı öneririz. Daha uzun paragrafları parçalara ayırmak, özellikle belirli mobil e-posta uygulamalarında bunların okunmasını kolaylaştırır.

Yazdığınız Kişiyi Tanıyın

Herhangi birine profesyonel bir e-posta yazmadan önce, onu kime gönderdiğinizi gerçekten bilmeniz gerekir.

Bu, alıcının adı ve çalıştıkları şirketin adıyla başlar. Ayrıca hangi pozisyonda olduklarını ve meslek hayatlarından veya organizasyonlarından çıkan önemli haberleri de öğrenmelisiniz.

Bu ek bilgiler, size daha iyi bir başarı şansı veren daha kişiselleştirilmiş bir mesaj oluşturmanıza yardımcı olabilir.

E-postanızı Daima Düzeltin

Patrondan terfi istemek veya yüksek değerli bir potansiyel müşteriyle bağlantı kurmaya çalışmak, muhtemelen yetkin ve profesyonel görünmek istersiniz.

İyi yazılmış bir e-posta, bu imajı oluşturmak için uzun bir yol kat edebilir, ancak itibarınızın çökmesi için tek yapmanız gereken birkaç aptalca yazım hatası.

Bu nedenle, göndere basmadan önce e-postanızın gövdesini ve konu satırını her zaman iki kez kontrol edin.

Hataları gözden kaçırmaktan endişe ediyorsanız, Gmail, Outlook ve diğer e-posta platformlarında bir gönderme gecikmesi de ayarlayabilirsiniz. Gönder'e bastıktan birkaç saniye sonra, bu size iptal etme ve son dakika değişikliği yapma seçeneği sunar.

Takip etmek

Bir CEO veya başka bir yöneticiyle iletişime geçtiğinizde ve yanıt alamadığınızda, mesajınızı gözden kaçırmış olmaları tamamen mümkündür.

Birkaç gün sonra, bir takip e-postası göndermekten çekinmeyin. En kötü durum senaryosu, takibi görmezden gelmeleridir - ancak bu, iş başvurunuzu kurtarabilir.

Doğru E-posta Adresine Sahip Olduğunuzdan Emin Olun

Mesaj hedeflenen alıcıya asla ulaşmazsa, harika bir e-posta yazmak anlamsızdır. Bu bariz görünebilir, ancak araştırmalar yarımızdan fazlasının yanlış kişiye veya e-posta adresine mesaj gönderdiğini gösteriyor.

Bir taslak göndermeden önce adresi kontrol ettiğinizden emin olun. Bunu yapmanın en hızlı yolu, NeverBounce gibi bir araç kullanmaktır. Platformumuz, tüm e-posta listenizin doğruluğunu kontrol etmenize izin verir, böylece ikinci kez düşünmenize gerek kalmaz.

NeverBounce'ı kendiniz denemek için ücretsiz kaydolun ve neden her gün 125.000 kullanıcının platformumuza güvendiğini keşfedin.