Profesyonel Bir Mektup Nasıl Yazılır ve Kalıcı Bir Etki Bırakılır
Yayınlanan: 2023-02-14
Kariyerinizde, bir işe başvurmak, bir iyilik istemek ve hatta kibarca istifa etmek için profesyonel bir mektup yazmanız gerekeceği bir zaman muhtemelen gelecektir. Profesyonel bir mektup yazmak ilk başta göz korkutucu bir görev gibi görünebilir. Kendinize soruyor olabilirsiniz:- Hangi bilgileri eklemem gerekiyor?
- Ses tonum nasıl olmalı?
- Çok talepkar görünmeden anlatmak istediğimi nasıl iletebilirim?
Profesyonel Bir Mektup Nasıl Yazılır?
Profesyonel bir mektup yazmak başlı başına bir beceridir. Bununla birlikte, nasıl blog yazısı yazılacağını biliyorsanız veya geçmişte şirketinizin e-posta listesi için bir haber bülteni yazdıysanız, muhtemelen resmi yazı hakkında bir iki şey biliyorsunuzdur.İyi hazırlanmış bir mektup yazmanın dört temel bileşeni vardır:
- Mektubunuzun amacını belirleyin
- Gerekli bilgileri toplayın ve araştırın
- Mektubu hazırla
- Mektubu düzenleyin ve düzeltin
1. Mektubunuzun Amacını Belirleyin
Profesyonel bir mektubun nasıl yazılacağını araştırıyorsanız, muhtemelen aklınızda belirli bir hedef vardır. Deneyimlerime göre, mektubunuzun amacı tipik olarak üç gruptan birine düşüyor:- bir şey talep ediyorsun
- bilgi veriyorsun
- Bir isteğe yanıt veriyorsunuz
1. Amaç: Bir Şey Talep Etmek
Bir mektupta bir şey talep ediyorsanız, mektubu şu şekilde yapılandırmalısınız: Giriş: Mektubun amacını belirtin, neden yazdığınızı açıklayın ve karşılığında alıcıya bir miktar değer sunun. Gövde: İsteğinizle ilgili ayrıntıları ve ilgili arka plan bilgilerini sağlayın. Sonuç: Talebinizi yeniden ifade edin ve net bir harekete geçirici mesaj sağlayın.Amaç #2: Bilgi Sağlama
Bir mektupta bilgi veriyorsanız, mektubu şu şekilde yapılandırmalısınız: Giriş: Mektubun amacını belirtin ve bilginin ne hakkında olduğunu paylaşın. Gövde: Paylaştığınız bilgileri sağlayın. Sonuç: Okuyucuya ayırdığı zaman ve ilgi için teşekkür edin ve gerekli iletişim bilgilerini sağlayın.Amaç #3: Bir Talebe Yanıt Vermek
Bir mektuba yanıt veriyorsanız, mektubu şu şekilde yapılandırmalısınız: Giriş: Talebi kabul edin ve okuyucuya soruşturması için teşekkür edin. Gövde: İsteğe yanıt verin. Sonuç: Yanıtınızı yeniden ifade edin ve okuyucudan daha fazla açıklamaya ihtiyaç duymaları halinde sizinle iletişime geçmesini rica edin.2. Gerekli Bilgi ve Araştırmayı Toplayın
Bu adım bence tüm mektup yazma sürecinin en önemli kısmı. Bunun nedeni, araştırma aşamasının, ilişki kurmaya yardımcı olmak için hitap ettiğiniz kişi hakkında bilgi almanıza izin vermesidir. Örneğin, işletmeler için yüksek dönüşüm sağlayan teknik incelemeler yazdığınızı ve uygun olacağını düşündüğünüz için soğuk bir olası müşteriye ulaşmak istediğinizi varsayalım. Zamanlarının 15 dakikasını isteyen genel bir mektup muhtemelen bir yanıt vermeyecektir. Bununla birlikte, potansiyel müşteriyi geçmiş çalışmalarından bazılarını bularak ve neleri sevip sevmediklerini anlayarak araştırabilirseniz, tabiri caizse "çevrimiçi kişiliğini" oluşturabilirsiniz. Bilgi toplamaya başlamak için birkaç harika yer, ya LinkedIn'de ya da şirketin hakkımızda anlayışlı bir sayfa yazmış olması. Örnek olarak kendi LinkedIn profilimi kullanarak, potansiyel müşterinizin yakın zamanda herhangi bir makale yayınlayıp yayınlamadığını görmek için yayınlar bölümüne kaydırabilirsiniz.
Kaynak Daha sonra bu makaleleri okuyabilir ve doğrudan mektubunuzda övgüde bulunabilir, soru sorabilir veya bilgilendirici veriler sağlayabilirsiniz. Burada mümkün olduğunca spesifik olmaya çalışın ve "Makalelerinizden birini okudum ve gerçekten hoşuma gitti!" gibi bir şey yazmayın. Bu çok genel ve makaleyi hiç okumadığınız izlenimini veriyor. Bunun yerine, onlara şu şekilde değer veren bir şey yazmaya çalışın: "[makale adı] makalenizi okudum ve [konu] hakkındaki 7. ipucunun harika bir nokta olduğunu düşündüm. Kendime ait bazı verilerim var, eğer ilgileniyorsanız, argümanınızı desteklemek için sizinle paylaşmak isterim?”. Hemen, mektubunuzun alıcısına değer veriyorsunuz, böylece mektubunuzun geri kalanını okuyup isteğinize göre hareket etme şansınızı artırıyorsunuz. Ulaştığınız kişi hakkında daha fazla bilgi toplamak için bir şirketin Hakkımızda sayfasını da kullanabilirsiniz. Örneğin, Canny'nin Hakkımızda sayfasını ele alalım: 
Kaynak Sayfa, ekipteki her kişi hakkında birkaç kişisel ayrıntı içerir. Hobileri, geçmiş iş deneyimleri ve komik bir anekdot gibi şeyler. Bu, mektup yazdığınız kişinin "çevrimiçi kişiliğini" oluşturmak için başka bir harika yöntemdir.3. Mektubun Taslağı
Mektubunuzun amacını belirlediğinize ve ön bilgileri topladığınıza göre, şimdi tam olarak nasıl profesyonel bir mektup yazılacağına bölüm bölüm geçelim.Bölüm 1: Başlık
Profesyonel bir mektubun ilk kısmı hem gönderenin hem de alıcının iletişim bilgilerini içermelidir. Bu bilgi, okuyucuya mektubun tam olarak kimden geldiğini ve hedeflenen alıcının kim olduğunu söyler. Bu bölüm aşağıdakileri içermelidir:- Adınız
- İş unvanınız
- Şirketinizin adı (varsa)
- tam adresiniz
- İletişim bilgileriniz (telefon ve e-posta)
- Tarih
- Alıcının ismi
- Alıcının iş unvanı
- Alıcının şirket adı
- Alıcının şirket adresi
Bölüm 2: Selamlama
Çoğu profesyonel mektupta selamlama "Sevgili" ile başlar ve ardından aşağıdakilerden biri gelir:- Bay.
- Bayan.
- Kayıp.
- Hanım.
- Dr.
- veya bir Ünvan (örneğin, Profesör)
Bölüm 3: Mektubun Gövdesi
Bu, mesajınızı ilettiğiniz mektubun ana kısmıdır. Gövde aşağıdaki dört paragrafı içermelidir:- İlk paragraf hızlı bir şekilde kendinizi tanıtmalı, ardından alıcıya değer sağlayan bir cümle gelmelidir. * Bir talebe yanıt veriyorsanız veya bilgi sağlıyorsanız bunu yapmanıza gerek yoktur. Ancak, bir şey talep ediyorsanız, değer sağlamak, yanıt alma olasılığınızı artıracaktır.*
- İkinci paragraf, alıcıyla neden iletişim kurduğunuzu açıklamalıdır.
- Üçüncü paragraf, alıcıya bazı arka plan bilgileri sağlamak için sizinle veya şirketinizle ilgili bir veya iki cümle içermelidir.
- Dördüncü paragraf, talebinizi yinelemeli ve bunun onlara nasıl fayda sağladığını açıklamalı ve ardından kısa bir CTA yazmalıdır.
Bölüm 4: Kapanış
Bitirirken, alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür etmeli ve mektubu basit bir "Saygılarımla" veya "Saygılarımla" ile bitirmelisiniz.Bölüm 5: İmza
El yazısı imzanızı ve ardından basılı adınızı ekleyin.Bölüm 6: Muhafazalar (isteğe bağlı)
Mektuba herhangi bir belge veya materyal ekliyorsanız, bunları burada listelemelisiniz. Bunlar bir özgeçmiş, referanslar, satış broşürü veya diğer belgeleri içerebilir.Bölüm 7: Son yazı (isteğe bağlı)
Postscript, mektubun en sonuna eklenen kısa bir mesajdır. Genellikle ek bilgiler ekler veya belirli bir noktayı vurgular. Bu bölüm isteğe bağlıdır ancak mektubunuzun öne çıkmasına yardımcı olur.4. Mektubu Düzenleyin ve Düzeltin
Son taslağınızı yazdıktan sonra, mektubunuzu düzenleme ve düzeltme zamanı. Bu adım, ister bir basın bülteni, ister bir e-posta kampanyası veya önceki bir iş arkadaşınız için bir referans olsun, ne yazdığınızdan bağımsız olarak önemlidir. Düzenleme, açık, özlü ve iyi yazılmış olduğundan emin olmak için mektubun içeriğini gözden geçirmeyi içerir. Düzenleme sürecine yardımcı olması için mektubumun içeriğini Hemingway Uygulamasına yapıştırmayı seviyorum. Bu uygulama size okumanın ne kadar kolay olduğunu anlatmak için bir okunabilirlik notu sağlar. Ayrıca pasif ses, zarf kullanımı ve kelime alternatiflerini vurgular.
Kaynak Memnun kaldığım bir okunabilirlik puanı elde ettiğimde, redaksiyon için içeriği Grammarly'ye yapıştıracağım. Bu uygulama, yol boyunca yapmış olabileceğiniz dilbilgisi veya yazım hatalarını yakalamak için harikadır. Bir arkadaşınızın veya aile üyenizin de mektubunuzu okuması iyi bir fikirdir. Yeni bir çift göz, çoğu zaman gözden kaçırmış olabileceğiniz hataları yakalayabilir. Parlak ve hatasız olduğundan emin olmak için göndermeden önce mektubu dikkatlice incelemek ve düzeltmek için zaman ayırın. Bu adım, olumlu bir izlenim bırakmaya ve mektubun istenen sonuca ulaşma şansını artırmaya yardımcı olacaktır.Örnek Şablon
Bir örnek olmadan, profesyonel bir mektubun nasıl yazılacağını tam olarak görselleştirmek zor olabilir. Aşağıda, standart bir profesyonel mektubun nasıl görünmesi gerektiğini özetleyen bir örnek şablon oluşturdum. Mektubunuzun amacına bağlı olarak, vücut bölümlerinin değiştirilmesi gerekebilir. Bu şablon size bir başlangıç noktası verecektir.
Başlık Adınız İş unvanınız Şirket adınız (varsa) Tam adresiniz (veya şirket adresi) Telefon numaranız E-posta adresiniz Tam tarih (örn. 3 Ocak 2023) Alıcının adı Alıcının iş unvanı Alıcının şirket adı (varsa) Alıcının veya şirketin adresi Selamlama Sayın [Alıcının Adı], Mektubun Gövdesi Benim adım [Adınız] ve [Konu] hakkında en son [video, makale, podcast] bazı harika noktalara değindiğinizi düşündüm. [İlişki kurmaya yardımcı olmak ve onları size geri dönmeye ikna etmek için konuyla ilgili bir değer cümlesi sağlayın]. Bugün size [bir veya iki cümleyle isteğinizi] rica etmek için yazıyorum. Ben [kendinizi veya işinizi bir cümleyle tanımlayın]. [Talebinizin neden uygun olduğunu veya onlara bir şekilde nasıl fayda sağlayacağını düşündüğünüzü açıklayın]. Bu konuyu sizinle daha fazla tartışmaktan ve sorularınızı yanıtlamaktan büyük mutluluk duyacağım. Kapanış Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim ve yakında sizden haber almayı dört gözle bekliyorum. Saygılarımla, İmza [İmza] [Adınız] Eklediğim Ekler [mektubunuzla birlikte eklediğiniz tüm ek belgelerin bir listesini sağlayın] Not Notu [Mesajınızın dikkat çekmesi için kısa bir dipnot ekleyin. Araştırma aşamasında bulduğunuz bir şeyi dahil etmeye çalışın].Mektubu Yazdırın ve Gönderin
El yazınız birinci sınıf değilse, mektubunuzu bilgisayarınıza yazmanız ve ardından imzanızı eklemek için son halini yazdırmanız muhtemeldir. Ama her halükarda, mükemmel bir hattatlıkla tam bir mektubu el yazısıyla yazabiliyorsanız, o zaman devam edin! Yazışmalarınıza kesinlikle kişisel bir dokunuş katacaktır.Yazı tipi
Yazıcıya koşup yeni basılmış profesyonel mektubunuzu teslim almadan önce, mektubunuzun genel estetiğinin aynı seviyede olduğundan emin olmanız gerekir. Muhtemelen herhangi bir resim veya renk eklemeyeceğiniz için, her şey seçtiğiniz yazı tipine bağlıdır. Profesyonel mektuplarda kullanılan birkaç yaygın yazı tipi şunlardır:- Times New Roman
- Arial
- Verdana
- Calibri
Kağıt
Kağıdı seçerken, profesyonelliği yansıtan yüksek kaliteli bir kağıt seçmek önemlidir. Akılda tutulması gereken birkaç şey:- Tercihen filigranlı, ağır bir stok olmalıdır.
- Renk, beyaz veya fildişi gibi nötr olmalıdır.
- Boyut genellikle 8,5x11 inç olmalıdır.