Proje Açıklaması Nasıl Yazılır: Hızlı Kılavuz

Bir proje açıklaması kendi kendini açıklayıcı gibi görünür, ancak projenizi başarıya ulaştıracağı için iyi yazılmış bir proje açıklamasını hafife almayın. Paydaşlar için bir iletişim aracı görevi görür ve proje vizyonunu açık ve eyleme geçirilebilir bir şekilde paylaşır.

Bir proje açıklamasının ne olduğuna, neden bu kadar önemli olduğuna ve nasıl etkili bir açıklama yazılacağına bir göz atalım. Ardından, başlamanıza yardımcı olabilecek bazı ücretsiz proje yönetimi şablonları ekleyeceğiz ve proje yönetimi araçlarının proje tanımını gerçeğe dönüştürmeye nasıl yardımcı olduğunu göstereceğiz.

Proje Açıklaması Nedir?

Bir proje açıklaması, ilgili tüm aşamaları ve süreçleri dahil olmak üzere bir projenin ayrıntılarını tek bir belgede ana hatlarıyla belirtir. Projeyi başlatan sorunu ve istenen amaç ve hedefleri ele alır.

Ama orada durmak zorunda değil. Ekibin yürüteceği faaliyetler, zaman çizelgesi ve hatta projenin yeri dahil olmak üzere proje açıklaması planlamaya da girebilir. Projenin faydaları da proje açıklamasında özetlenmiştir.

Bu, projenin başlangıç ​​aşamasında yapılır ve proje boyunca tazeleme olarak anılacaktır. Proje yöneticisi, proje tanımını yazmaktan sorumludur ve projenin yaşam döngüsü boyunca proje yöneticisine ve ekibine rehberlik etmeye yardımcı olur.

Bir anlamda, proje açıklaması kurulumdur ve proje yürütme teslimattır. Ancak bir proje açıklaması, ne kadar yararlı olursa olsun, projenizi programa uygun kalmasına yardımcı olacak şekilde yönetemez ve izleyemez. İhtiyacınız olan şey proje yönetimi yazılımıdır.

ProjectManager, daha anlayışlı kararlar almanız için projenizi gerçek zamanlı olarak planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Güçlü Gantt şemalarımızla proje açıklamanızı eyleme geçirilebilir bir plana dönüştürün. Görevleri görsel bir zaman çizelgesinde düzenleyin, dört bağımlılığın tümünü birbirine bağlayın ve kritik yol için filtre uygulayın. Ardından, maliyeti ve zamanı daha iyi yönetmek için bir temel belirleyin ve proje varyansını izleyin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Açıklaması ve Proje Teklifi

Proje açıklaması, daha büyük proje teklifinin bir parçasıdır. Proje açıklaması pek çok alanı kapsasa da, gerçekten projenin üst düzey bir görünümüdür. Bazıları, hedeflerle daha fazla planlama içerecek şekilde açıklamayı genişletirken, yine de üstünkörü bir görünüm.

Proje teklifi daha kapsamlı bir belgedir. Bu bağlamda, proje açıklaması, bu taslağı detaylandıracak olan daha büyük proje teklifinde nelerin geleceğinin sadece bir özetidir. Proje teklifi bazen proje açıklamasına bir yönetici özeti olarak atıfta bulunur. Adı ne olursa olsun, büyük resmin öncüsüdür.

Doğal olarak, bir proje önerisi daha derinlemesine gider. Önceki projelerin geçmişi veya geçmişi, proje gereksinimleri, projeyi yürütme teknikleri ve becerileri gibi yaklaşımlar ve son olarak projedeki karar vericilerin kimler olduğu hakkında bölümler vardır.

Proje Açıklaması ve Proje Özeti

Bir proje açıklaması, kulağa aynı gelse de proje özeti değildir. Tartıştığımız gibi, bir proje açıklaması daha çok teklif edilen projenin üst düzey bir genel bakışıdır. Genellikle bir proje sunulurken proje teklifinin açılışıdır.

Projenin amacı, proje açıklamasında açıklanmıştır. Ayrıca, projenin nasıl yürütüleceğini ve neyi başarmayı planladığını da kısaca açıklar. Bir proje özeti çok daha ayrıntılıdır. Arka plana, süreçlere ve daha fazlasına girmesi bakımından yukarıda tanımlanan proje önerisine çok benzer.

Ancak, bu terimler genellikle farklı şeyleri tanımlamak için kullanılır. Bir proje özeti, daha çok proje önerisine giriş olarak bir proje açıklaması olarak kullanılır. Adı ne olursa olsun, bu bağlamda, projeye kısa bir genel bakış olarak aynı tanımı paylaşıyorlar.

Proje Açıklaması Nasıl Yazılır: 6 Temel Adım

Bir proje açıklaması yazmak göründüğünden daha zordur. Evet, kısa ama bu, her kelimenin sayılması gerektiği anlamına geliyor. Bunu başarmak için, amacından kapsamına kadar projeyi içini ve dışını anlamanız gerekir. Ancak proje, hiçbir önemli ayrıntıyı atlamadan basit bir şekilde anlatılıyor.

Bununla birlikte, proje planı için kritik olan her şey dahil edilmelidir. Alakalı hiçbir şeyi dışarıda bırakmak veya güncelliğini yitirmiş bir şeyi bırakmak istemezsiniz. Proje açıklamasındaki her şey, projenin amacına uygun olmalıdır. Artık bu altı adımı izlemesi gereken proje açıklamasını yazmaya hazırsınız.

1. Özetle

Yalnızca birkaç satır uzunluğunda olması gereken ancak projenin kim, ne, nerede, nasıl ve neden sorularını yanıtlayan bir taslakla başlayın.

2. Tanımla

Projenin nedenini, çözdüğü problem veya doldurduğu niş gibi açıklayın. Bu, projenin amacını belirleyecektir.

3. Gerekçelendir

Proje paydaşlarınıza bu projenin neden yatırım yapmaya değer olduğunu gösterin. İyi bir geri dönüş alacaklarını kanıtlayın ve gerekirse ölçümlerinizi açıklayın.

4. Değerlendir

Bir maliyet-fayda analizi yapın ve bu kazançları projenin maliyetine karşı nasıl ölçmeyi planladığınızı gösterin.

5. Proje Yaklaşımını Açıklayın

Burada, proje amaç ve hedeflerine nasıl ulaşacağınızı kısaca açıklamak istiyorsunuz. Proje yönetimi metodolojisini ve kullanılacak kaynakları tanımlayın.

6. Zaman Çizelgesini Tahmin Edin

Proje yaşam döngüsünün her aşaması için çalışma saatleri ve kaynaklar dahil olmak üzere projenin süresini tahmin edin.

Ne Zaman Proje Tanımı Yazmalısınız?

Artık bir proje açıklamasının neden ve nasıl olduğunu bildiğinize göre, ne zaman olduğunu keşfetmenin zamanı geldi. Açıkçası, proje açıklaması genellikle bir proje teklifine giden yol olduğundan, yazacağınız ilk şeylerden biridir.

Proje tanımının yazılması, proje yaşam döngüsünün başlangıç ​​aşamasının bir parçasıdır. Bu, bir projenin proje sponsoru tarafından tanımlandığı, değerlendirildiği ve muhtemelen yetkilendirildiği noktadır.

Anahtar çıktıları, riskleri, maliyet ve kaynakları tahmin etmenin temelini oluşturana kadar özeti yazmamak en iyisidir. Bunun gerektirdiği iş miktarı, projenin ne kadar büyük veya karmaşık olduğuna bağlıdır.

Proje Açıklaması Yazmak Neden Önemli?

Proje açıklaması, projenin geçerliliğini ve yatırım getirisini (ROI) kanıtlama girişiminizdeki açılış noktasıdır. İster müşteri, ister sponsor veya paydaş olsun, okuyucunun projeyi ve neden onlar için doğru olduğunu anlamasını sağlamalıdır.

Aynı zamanda proje için neredeyse bir plan veya yol haritası görevi görür. Proje açıklaması, proje hakkında önemli bilgiler içerir. Bu, projeyi uygulamak için ne gerektiğini netleştirecek olan maliyetlere ve süreye kısa bir bakış içerir.

Yaptığınız şey sadece projeyi satmak değil, aynı zamanda gerçekçi proje beklentileri belirlemek. Paydaşların temel hedefleri ve bunlara ulaşmayla ilgili zaman ve maliyetleri bilmesi çok önemlidir. Bu şekilde, proje onaylanırsa, zaten bir temel oluşturduğunuz için paydaş beklentilerini yönetmek daha kolay olacaktır.

Ücretsiz Proje Yönetimi Şablonları

Kapsamlı bir proje açıklaması yazmanıza yardımcı olmak için ProjectManager, size bir adım önde başlamanızı sağlayacak ücretsiz şablonlara sahiptir. Sitemiz, bir projenin tüm aşamalarını kapsayan, Excel ve Word için düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonu içerir. Aşağıdakiler, konumuzla ilgili olanlardan sadece birkaçıdır.

Yönetici Özeti Şablonu

Yönetici özeti, bir ürün açıklamasına çok yakındır. Benzer bir temeli kapsar ve hatta proje açıklamasıyla değiştirilebilir. Word için ücretsiz yönetici özeti şablonumuzu kullanmak, kapsamlı bir proje açıklaması için doldurmanız gereken her şeyi ortaya koyacaktır.

Proje Teklifi Şablonu

Proje açıklaması veya yönetici özeti, herhangi bir proje teklifinin ilk bölümüdür. Bir açıklama ve bir teklif yazmanız gerekeceğinden, Word için ücretsiz proje teklifi şablonumuz, onay almak için eklemeniz gereken girişi ve diğer tüm önemli bilgileri içerir.

Proje Bütçe Şablonu

Proje açıklamanızda projenin maliyetini tahmin etmeniz gerekecek. Excel için proje bütçe şablonumuz, ihtiyaç duyacağınızdan daha ayrıntılıdır, ancak proje onaylanırsa ve bir bütçe oluşturmanız gerekiyorsa, tüm bu işler işinize yarayacaktır.

ProjectManager Proje Tanımını Nasıl Proje Planına Dönüştürür?

Proje açıklaması ideal olarak onaylanmış bir projeye götürür. Şimdi, değindiğiniz öğeleri uygulanabilir bir proje planına dönüştürmeniz gerekecek. ProjectManager, programı veya bütçeyi aşmadan hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak gerçek zamanlı araçlara sahip çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır.

İstediğiniz Araçları Kullanın

Gantt şeması, proje yöneticilerinin programlarını görsel olarak planlamaları için harika olsa da, yürütme görevleri atandığında ekip için en iyisi değildir. Bu nedenle, tümü birlikte gerçek zamanlı olarak güncellenen birden çok proje görünümü sunuyoruz. Artık ekipler, sağlam görev listelerimiz veya bir kanban panosunun görsel iş akışı olsun, çalışmayı tercih ettikleri araçları seçebilirler.

İlerlemeyi ve Performansı Gerçek Zamanlı İzleyin

Ekiplere istedikleri gibi çalışma özgürlüğü vermek, onları yönetemeyeceğiniz anlamına gelmez. Gerçek zamanlı panomuz, zaman, maliyetler, iş yükü ve daha fazlası hakkında verileri otomatik olarak toplar. Daha sonra bu ölçümleri hesaplar ve okunması kolay grafikler ve çizelgelerde görüntüler. Hepsinden iyisi, hafif rakiplerde olduğu gibi herhangi bir kurulum gerektirmez. Tak ve çalıştır.

Elbette, paydaşlarınız da ilerleme konusunda güncel kalmak isteyeceklerdir. Bir kontrol panelinin üst düzey görünümüne ihtiyaç duymayacaklar, bu nedenle daha fazla ayrıntı sağlayabilen özelleştirilebilir raporlarımız da var. Durum raporları, proje sapma raporları ve daha fazlasını oluşturmak için yalnızca birkaç tuşa basmanız yeterlidir. Ardından bunları paydaşlarla kolayca paylaşın.

İlgili Proje Açıklama İçeriği

Yönetici özetlerine, proje tekliflerine ve daha fazlasına değindik. Onlara daha derinlemesine bakmak isterseniz, aşağıda bazı ilgili içerikler bulunmaktadır. Unutmayın, ProjectManager yazılımı güçlendirmekten daha fazlasıdır. Ayrıca, proje yönetimiyle ilgili her şey için çevrimiçi merkeziz, haftalık bloglar yayınlıyoruz ve ücretsiz kılavuzlar ve şablonlar sunuyoruz.

1. Yönetici Özeti Nasıl Yazılır: Hızlı Bir Kılavuz
2. Proje Teklifi Nasıl Yazılır (Adımlar ve Şablon Dahildir)
3. Proje Planlama Rehberi
4. Proje Planlama Rehberi
5. Başarılı Bir Proje Bütçesi İçin 7 Adım

ProjectManager, projelerinizi gerçek zamanlı olarak planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Risk yönetimi, görev yönetimi ve kaynak yönetimi özelliklerimiz sizi programa ve bütçeye uygun tutar. Başarıya ulaşmak için yazılımımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens'teki ekiplere katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.