Rapor Nasıl Yazılır: Adım Adım Basit Bir Süreç

Nasıl rapor yazılacağını bilmek, rekabetçi kalmak ve istihdam edilmek isteyen her pazarlamacının öğrenmesi gereken temel bir beceridir. Son zamanlarda uyguladığınız stratejiler açıkça işe yarasa bile, patronlarınız pazarlama çabalarınızın başarılı olduğunu bilmekle yetinmeyeceklerdir. Yine de, tam olarak ne yaptığınızı, hangi deneylerin işe yaradığını ve hangi fikirlerin akıllarına gelmediğini gösteren bir rapor görmeleri gerekecek. Peki bu raporu yazmaya nasıl başlayacaksınız? Nereden başlıyorsun? İçine ne eklemelisiniz? Her bölümü nasıl yapılandırıyorsunuz? Bu yazıda, okuyucuları her seferinde etkileyecek etkili ve iyi düşünülmüş raporlar yazmaya yönelik adım adım yaklaşımımı sizinle paylaşacağım.

Rapor Nedir?

Rapor, işinizle ilgili devam eden veya tamamlanmış bir araştırma, girişim, proje veya kampanyanın derinlemesine analizini sağlayan resmi bir belgedir. Bir raporun amacı, kaydettiğiniz ilerlemeyi değerlendirmek, sonuçlarınızı etkileyen sorunları veya engelleri not almak ve gelecekteki kararlara yön verecek sonuçlar çıkarmaktır. Uzmanlaştığınız pazarlama yönüne bağlı olarak oluşturmanız gerekebilecek farklı rapor türleri vardır. Bunlar şunları içerir:

• Sosyal medya pazarlama raporları
• E-posta pazarlama raporları
• İçerik pazarlama raporları
• PPC pazarlama raporları
• Genel pazarlama raporları

Hangi türde yazdığınızdan bağımsız olarak, tüm pazarlama raporları aynı şekilde akar; gerçekleştirilen faaliyetleri, bunların nasıl gerçekleştirildiğini ve ürettikleri veya üretebilecekleri sonuçları gösterir.

Neden Rapor Yazmanız Gerekiyor?

Bu enerjiyi müşterileri çekmeye, çekmeye, dönüştürmeye ve memnun etmeye yönlendirebilecekken, nasıl rapor yazılacağını bulmak için zaman harcamanın anlamı nedir? Bu, rapor yazmak zorunda kalan hemen hemen her pazarlamacının bir noktada sorduğu bir sorudur. Siz (gönülsüzce) ilk veya sonraki raporunuzu oluşturmaya hazırlanırken, sizin ve ekibinizin düzenli raporlamanın elde edebileceği en önemli faydalardan bazılarını ele alalım:

• İlerleme takibi - Nasıl rapor yazacağınızı bilmiyorsanız, pazarlama çabalarınızın sizi hedeflerinize yaklaştırıp yaklaştırmadığını bilemezsiniz. Raporlar size hangi stratejilerin iyi çalıştığını ve hangilerinin düşük performans gösterdiğini söyler, böylece hızla ayarlamalar yapabilir veya dönebilirsiniz.
• Başarı kanıtı - Pazarlamanın değerli bir yatırım olduğuna herkes inanmaz. Oluşturduğunuz raporlar, bu miyop düşünce ekolüne karşı savaşmak için bir silah görevi görebilir ve yaptığınız işin işe değer kattığını kanıtlayabilir.
• Ekipler arasında daha iyi uyum - Raporlama, ilgili paydaşları pazarlama cephesinde neler olduğu ve gelecekte neler bekleyebilecekleri konusunda eğitmeye ve bilgilendirmeye yardımcı olur. Şirketin nasıl performans gösterdiği, nereye gittiği ve oraya ulaşmak için neler yapabileceği konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlar.
• Daha fazla şeffaflık - Patronunuz veya müşteriniz, pazarlama bütçesinin tam olarak neye harcandığını görebildiğinde ve bunu elde edilen sonuçlara bağladığında, yatırımlarının olumlu getiri sağladığını bildiklerinde kendilerini daha rahat hissedeceklerdir.
• Veriye dayalı karar verme - Raporlama, kampanyalarınızın ve stratejilerinizin ne kadar iyi performans gösterdiğini ve olası satış yaratma, müşteriyi elde tutma ve gelir artışı gibi iş hedeflerini nasıl etkilediğini belirlemenize yardımcı olur. Bu veriler, tahminlere ve sezgilere güvenmek yerine trendleri belirlemenize, başarılı fikirleri geliştirmenize ve bilinçli pazarlama kararları vermenize olanak tanır.

Gerçek şu ki, harika raporlar yazmak pratik gerektirir. Ne kadar çok yazarsanız, mesajınızı kısa ve öz bir şekilde iletme ve sunma konusunda o kadar iyi olursunuz. İster ilk raporunuzu oluşturuyor olun, ister süreci kolaylaştırmanıza ve raporlarınızın kalitesini artırmanıza yardımcı olacak ipuçları arıyor olun, rapor yazarken her zaman kullandığım bu yönergeleri izleyin. 6 Adımda Rapor Nasıl Yazılır:

1. Raporun amacını göz önünde bulundurun
2. Kitlenizin neyi görmesi gerektiğini anlayın
3. Hangi bilgileri ekleyeceğinize karar verin
4. Verilerinizi ve görsellerinizi harmanlayın
5. Raporunuzun içeriğini taslak haline getirin
6. Raporunuzu inceleyin ve düzenleyin

1. Raporun Amacını Düşünün

Yaptığım ilk şey, raporu neden oluşturduğumu ve bunun neyi başarması gerektiğini düşünmek. Neden bir rapor yazdığınıza dair net bir fikirle başlamazsanız, sonunda alakasız verileri dahil edebilir ve yanıtladığından daha fazla soru ortaya çıkaran bir rapor oluşturabilirsiniz. Öyleyse kendinize sorun: Bu raporun amacı nedir? Hangi bilgileri paylaşmak istiyorum? Okuyucunun bundan ne öğrenmesini istiyorum? Belki de amaç, pazarlama harcamalarınızı haklı çıkarmak, bir kampanyanın ne kadar başarılı olduğunu göstermek, büyüme çabalarını yönetmek için daha fazla uygulamaya ihtiyacınız olduğunu açıklamaktır. Aklınızda bir hedef olması, raporunuzun kapsamını en önemli verilere odaklamanıza yardımcı olacaktır.

2. Kitlenizin Neyi Görmesi Gerektiğini Belirleyin

Düşündüğüm bir sonraki şey, raporun kime yönelik olduğu. Yalnızca pazarlama ekibi için bir rapor oluşturuyorsam, jargon ekleyebilir, daha gayri resmi olabilir ve trendler veya stratejilerimizin başarıları ve başarısızlıkları hakkındaki filtrelenmemiş düşüncelerimi paylaşabilirim. Bunu CEO'ya, yönetim kurulu üyelerine veya dış yatırımcılara yönelik raporlarla yapamam. Metrik ve rakamların dökümlerini görmekle daha az ilgilenirler ve bu sayıların işletme için yatırım getirisine ve gelire nasıl dönüştüğüyle daha çok ilgilenirler. Blog yazıları yazmaktan ve dijital pazarlamanın diğer yönlerinden sorumlu kişi olarak, ürettiğiniz tüm veriler önemli olabilir. Ancak yönetici ekip, bir haber bülteni hazırlarken yürüttüğünüz AB testlerini mi bulacak yoksa bunun oluşturduğu açma ve tıklama sayısı alakalı mı? Bu nedenle, raporunuzu yazmaya başlamadan önce kendinize sorun: Hedef kitlem kim ve ne bilmek isterler? Örneğin, mali direktör, pazarlama harcamanızın satışa nasıl katkıda bulunduğunu ve kârlılığı nasıl etkilediğini bilmek isteyecektir. Öte yandan, pazarlama müdürü, farklı pazarlama kampanyalarına ve bunların dönüşümler, müşteri adayları ve diğer karlılık ölçütleri üzerindeki etkisine ilişkin bir genel bakışın sunulmasını isteyecektir. Kime rapor verdiğinizi anlamak, nasıl rapor yazacağınızı planlamanıza ve üslubu, dili ve içeriği onların beklentileriyle daha uyumlu olacak şekilde uyarlamanıza yardımcı olacaktır.

3. Hangi Bilgileri Dahil Edeceğinize Karar Verin

Bu, raporumun taslağını oluşturduğum ve raporun ilgili ve eyleme dönüştürülebilir olmasını sağlamak için dahil edeceğim veri noktalarını belirlediğim noktadır. Doğal olarak, raporun kapsamı konuya (sosyal medya, ücretli reklamlar, SEO, e-posta vb.) ve verileri alacağınız platform sayısına bağlı olacaktır. Bununla birlikte, bir taslak oluşturmanın, bilgi akışını nasıl yapılandıracağımı anlamama ve raporu detaylandırmak için ihtiyaç duyduğum verileri, sonuçları ve kaynakları bulmak için nereye gitmem gerektiğini belirlememe yardımcı olduğunu gördüm. Bir taslak, ayrıntılara çok fazla dalmak zorunda değildir. Raporun amacına göre raporunuza dahil etmek istediğiniz temel bölümlerin ve alt bölümlerin yalnızca iskeletsel bir çerçevesi olmalıdır. Örneğin, taslağınız şöyle görünebilir:

4. Verilerinizi ve Görsellerinizi Harmanlayın

Artık raporumun amacını, onu yazdığım kitleyi ve neleri kapsayacağını öğrendiğime göre, bir sonraki adım, rapor için ihtiyaç duyacağım verileri toplamaya başlamaktır. Genellikle, daha önce oluşturduğum hedef ve taslağa dayalı olarak raporumda yer alması gereken ilgili metriklerin bir listesini yaparak başlarım. Yapılacak bir sonraki şey, bu ölçümlerin ve verilerin her birini tedarik edeceğim platformları not etmek. Sonra tüm bu bilgileri ana hatlarıma, altına düştükleri başlık ve alt başlıklara göre ekliyorum. Verilerinize eşlik edecek görseller oluşturmanızı öneririm, böylece raporunuz sıkıcı sayılar ve metinlerle dolmaz. İçeriğinizi görselleştirmek ve verilerinizin işaret ettiği noktayı eve götürmek için çizelgeleri, resimleri, grafikleri, simgeleri, infografikleri ve daha fazlasını kullanabilirsiniz. Bütün bunlar bittiğinde, yazmaya başlama zamanı.

5. Raporunuzun İçeriğini Hazırlayın

Benim gibi, daha sayfaya bile koymadan fikirlerinin mükemmel olmasını isteyen türden biriyseniz, mükemmelliği bırakmayı öğrenmeli ve hemen yazmaya başlamalısınız. Raporunuzun ilk taslağı muhtemelen biraz kaba görünecek, ancak daha sonra onu şekillendirmek için bolca zamanınız olacak. Bu noktada en önemli şey, tüm ana noktaları detaylandırmak ve verilerinizi sayfada düzenlemektir. Taslağınızı nasıl oluşturacağınız, raporun amacına ve içeriğine bağlı olarak değişir, ancak aşağıdaki yapıyı takip etmek genellikle iyi bir başlangıç ​​noktasıdır.

Temel Bulgularınızı Özetleyin

Raporunuzun ilk sayfasında raporun bir özeti yer almalıdır. İncelenen dönem için pazarlama çabalarınızın başarı ve başarısızlıklarının yanı sıra kritik ölçümleri vurgulayın. İşlerin neden bu hale geldiğini, kampanyaları yürütürken karşılaştığınız sorunları ve kaydedilen performanstan önemli çıkarımları açıklayın. Ardından, bulgularınıza dayanarak gelecekte uygulayacağınız stratejileri tartışın. Özet, okuyucunun raporunuzda karşılaşacağı ilk şeydir ve raporun geri kalanını okuyup okumayacağını veya atıp atmayacağına karar verecektir, bu yüzden elinizden geldiğince iyi hazırlayın. Ancak, raporun diğer bölümlerini yazdıktan sonra özeti yazmak için beklemenizi tavsiye ederim. Bu şekilde, belgenin içeriğini doğru bir şekilde özetleyebilirsiniz.

2. Bir Tanıtım Oluşturun

Bu bölüm isteğe bağlıdır. Çoğu rapora, özellikle departman veya şirket içi kullanım için hazırlananlara dahil etmiyorum çünkü hedeflenen okuyucu muhtemelen raporun ne hakkında olduğunu zaten biliyor. Ancak raporunuzun harici yatırımcılar veya bir yönetim kurulu tarafından okunması amaçlanıyorsa, giriş bölümünü raporunuzun ne hakkında olduğunu, neleri kapsadığını açıklamak ve ihtiyaç duyabilecekleri diğer ek bağlamları eklemek için kullanabilirsiniz.

3. Raporun Detayına Girin

Raporunuzun gövdesi, en uzun bölüm olduğu için yazma kaslarınızı esnettiğiniz yerdir. Daha önce topladığınız tüm veriler, sayılara bağlam eklemek için ayrıntılı açıklamalar, analizler ve kıyaslamalarla birlikte eklenecektir. Geçen ay teknik incelemeler oluşturarak %20 daha fazla olası satış elde ettiğinizi söyleyip bu şekilde bırakmanız yeterli değildir. Bunun nasıl olduğu, hangi teknik incelemenin müşteri adaylarının çoğunu yönlendirdiği ve bunda özel olan şeyin ne olduğu hakkında konuşmalısınız. Ölçümlerinizi, başarılarınızı ve hatta kötü sonuçlarınızı açıklamak, okuyucunun neler olup bittiğine dair daha iyi bir fikir verecektir. Pazarlama faaliyetlerinizin altında yatan stratejiler hakkında doğru bir izlenim oluşturmaya yardımcı olacaktır. Olumsuz verileri saklamayın veya yanlış tanıtmayın. Sadece buna neyin sebep olduğu konusunda dürüst olun ve nasıl düzeltmeyi planladığınızı söyleyin. Bu raporu, raporun gövdesine nasıl daldığınıza bir örnek olarak alın. Her metriği, veriyi ve hatta sonuçlara götüren olası nedenleri açıklayın.

4. Bir Eylem Planı Önerin

Bu, bulgularınızı özetleyebileceğiniz ve bunların şirketiniz için ne anlama geldiğini tartışabileceğiniz raporunuzun sonuç bölümüdür. Performansı artırmak ve işletmenin rekabet avantajı kazanmasına yardımcı olmak için atılması gereken sonraki adımları önererek bir adım daha ileri gitmeyi seviyorum. Bu nedenle, verileri ve sonuçları değerlendirdikten sonra, şirketinizin ücretli reklamlar için artırılmış bir bütçeden veya etkileyici pazarlama veya basın bültenleri yayınlama gibi belirli bir taktikten fayda sağlayacağını düşünüyorsanız, bunu önermekten çekinmeyin. Raporunuz ikna edici olduğu ve bilginizi ve uzmanlığınızı kanıtladığınız sürece, üst düzey yöneticiler muhtemelen tavsiyelerinizi kabul edecek ve onlara güvenecektir. İpucu: Verilerinizi oluşturmak ve zamanınızı daha mantıklı kullanmak için pazarlama raporu şablonlarını kullanabilirsiniz.

6. Raporunuzu İnceleyin ve Düzenleyin

Düzenleme, bir rapor yazmanın son aşamasıdır ve benim favorimdir çünkü belgemi parlatmak için bir fırsattır. Taslağımı bitirdikten sonra, onu birkaç saat veya gün bir kenara bırakmayı seviyorum, böylece ona geri dönebilir ve yeni gözlerle düzenlemeye başlayabilirim. Bunu yapmak, yazarken fark etmemiş olabileceğim hataları yakalamamı sağlıyor. Yazdıklarınızı baştan sona okuyun ve raporunuzu kısa ve etkili tutmak için gereksiz veya ilgisiz görünen tüm parçaları kaldırın. Yazım hatalarına ve dilbilgisi hatalarına dikkat edin ve doğruluğundan emin olmak için verilerinizi çapraz kontrol edin. Uzun metin bloklarını ayırın ve raporun tüm bilgileri birbirine bağlayan tutarlı bir anlatıma sahip olduğundan emin olun. Raporlarınız, kaydettiğiniz ilerlemeyi sergilemeli, yaşadığınız sorunları ele almalı ve işi etkileyen kararlar almak için kullanılabilecek eyleme dönüştürülebilir içgörüleri paylaşmalıdır. Cephaneliğinizdeki en güçlü iletişim araçlarından biridir ve bu makalede ortaya koyduğum yönergeleri kullanarak onu nasıl kullanacağınızı öğrenebilirsiniz. Mutlu raporlama!