E-posta Oyununuzu Yükseltin: Sonuç Getiren Bir E-posta Nasıl Yazılır?

İlişkiler kuran ve sonuç alan etkilenebilir bir e-postanın nasıl yazılacağını bilmek ister misiniz? Doğru yerdesin. Harika bir e-posta yazmak, haber bülteni yazmaya benzer; mesajınızı yapılandırmanız, etkili bir dil kullanmanız ve mükemmellik için düzeltme okumanız gerekir. Ancak, çöp kutusuna düşen özensiz, profesyonelce olmayan iletiler ile kalabalık bir gelen kutusunda göze çarpan iyi yazılmış, etkili e-postalar arasında ayrım yapan e-posta için birkaç özel nüans vardır. Bu kılavuzda, bu ipuçlarını ve diğer en iyi uygulamaları ele alarak e-posta oyununuzu yükseltmenize yardımcı olacak adım adım bir özet paylaşacağız. Başlayalım.

1. Adım: Bir E-posta Taslağı Oluşturun

E-postanız, bir alıcıyla bağlantı kurmak için tek fırsatınız olabilir, bu nedenle aşağıdakiler çok önemlidir:

• E-posta yoluyla ne iletmek istediğinizi bilin
• E-posta metnini ana mesajla hizalayın; alıcının amaçlanan eylemi gerçekleştirmesi için her kelimeyi optimize edin

Bu işaretçileri uygulamanın en kolay yolu, e-postanın amacını tanımlamak ve nasıl görünmesi gerektiğine dair bir taslak oluşturmaktır.

Alıcıyı Tanıyın

E-postayı kime yazıyorsunuz? Ticari nedenlerle mi? Bu kişiyle daha önce iletişime geçtiniz mi? Soğuk bir e-posta yazıyorsanız, alıcıyla ilk kez iletişim kurduğunuz için resmi bir dil ve üslup kullanmak mantıklıdır. Aynı şekilde, bir arkadaşınıza veya bir süredir iş yaptığınız birine e-posta gönderirken rahat veya arkadaşça bir ses tonu uygundur. Ardından, alıcının gerçekleştirmesini istediğiniz eylemi düşünün. Bilgi paylaşmak mı, onları bir etkinliğe davet etmek mi, bir toplantı ayarlamak mı yoksa başka bir şey mi yapmak istiyorsunuz? E-postanızın arkasındaki amacı belirlemek, doğru tonu belirlemenize ve e-postanızı doğru bir şekilde ifade etmenize yardımcı olacaktır.

E-posta Konunuzu Tanımlayın

E-postanızın, alıcının gelen kutusundaki tüm karmaşayı ortadan kaldırması için özlü, ikna edici metin sanatında ustalaşmanız gerekir. Bunu yapmak için öncelikle e-postanızın amacını ve hedefini belirlemeli ve ona bağlı kalmalısınız. Şirketinizle ilgili tüm harika şeyleri dahil etmek isteyebilirsiniz. Düşünün: marka hikayeniz, müşterilerin referansları ve şirketinizde çalışan uzmanlar. Ancak e-postanız tüm bu bilgilerin yeri değil . Belki bir blog yazdığınızda veya şirketinizin 'Hakkımızda' sayfasını yazdığınızda, ama kesinlikle bir e-posta yazmadığınızda. Örneğin, alıcının bir toplantı ayarlamasını istiyorsanız, onlara biyografinizi, şirketinizin tanıtımını ve elde ettiği her şeyi vermeyin. Bunun yerine, kısaca kendinizi tanıtın ve onlara ürününüzün onlar için çözebileceği sorunlu noktalardan bahsedin. Alıcının dikkatini dağıtmadan değer sağlamak istiyorsunuz.

Bir Zihinsel E-posta Taslağı Oluşturun

E-postanızın hedef kitlesini ve amacını tanımladıktan sonra, e-postanızın nasıl görünmesi gerektiğine dair zihinsel bir resim oluşturmak için aşağıdaki soruları göz önünde bulundurun:

• Alıcının doğru e-posta adresine sahip misiniz?
• Hangi dil veya tetikleyici noktalar, alıcının e-postanın amaçladığı hedefe göre hareket etmesini sağlayabilir (örneğin, bir web seminerine kaydolmak veya bir toplantı planlamak)?
• Vaka çalışmaları, Google Dokümanlar veya iş raporları gibi ekler eklemeye ihtiyaç var mı?
• Harekete geçirici mesajlar (CTA'lar) veya bağlantılar eklemelisiniz? Evet ise, kaç tane?
• E-postanızın kapsaması gereken en önemli noktalar nelerdir?
• Bir ekran görüntüsü veya resim, bu noktaları daha fazla netleştirmeye yardımcı olur mu?

Bu aşamada yazma sürecinize rehberlik edecek kısa bir taslağınız olmalıdır. Ayrıca taslağı bir şablona dönüştürebilir veya bir kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz, böylece bir e-posta yazarken sıfırdan başlamak zorunda kalmazsınız.

2. Adım: Dikkat Çekici Bir E-posta Konu Satırı Yazın

Alıcınızın gördüğü ilk şey olan e-posta konu satırınız, e-postanızı açıp açmayacaklarını belirler. Araştırmalar, e-posta alıcılarının %47'sinin bir e-postayı açtığını ve %69'unun bir e-postayı spam olarak bildirdiğini gösteriyor; bunların tümü yalnızca konu satırına dayalı. Bu satır, alıcının e-postayı açabilmesi için yeterince ikna edici olmalıdır. Ancak, aynı zamanda, iletmek istediğiniz mesajın önizlemesini yapmalıdır. Konu satırınız merak uyandırmazsa, e-postanız çöp kutusuna gider. Gerçek kopyanın ne kadar iyi yazılmış olduğu önemli değil. Akılda tutulması gereken birkaç en iyi uygulama şunlardır:

E-posta Konu Satırı En İyi Uygulamaları

• Kısa tutun, dokuz kelime ve 60 karakter içinde. Aksi takdirde konu satırınız gelen kutusunda kırpılabilir.

Örnek: {Prospect Pain Point} üzerinde zaman kaybetmeyi bırakın

• E-postanızın amacını bir cümleyle vurgulayın. Ürününüzün faydalarını ileten veya dikkatlerini belirli anlaşmalara çeken belirli bir kanca sunun.

Örnek: {Event} etkinliğinde bulunmanızı isteyin

• Açık ol. Belirsiz bir dilden veya kabartmadan kaçının.

Örnek: Son Şans! Bu yaz {Product Name} ürününde {Teklif veya İndirim}

• Kişiselleştirilmiş bir dokunuş ekleyin. Dikkatlerini çekmek için alıcının adını kullanmayı düşünün.

Örnek: {Karşılıklı Kişi Adı} size ulaşmamı önerdi {Alıcı Adı}

• Eylemi tetiklemek için güçlü sözcükleri kullanın. Bir eylem fiiliyle başlarsan daha da iyi.

Örnek: {Görev Adı} için daha iyi bir yol öğrenin Profesyonel İpucu: Göz alıcı bir konu satırı oluşturmaya yardımcı olması için CoSchedule'un Konu Satırı Test Aracını ücretsiz deneyin.

3. Adım: E-posta Alıcısını Karşılayın

E-postanız, selamlama ve açılış cümlesini içeren uygun bir selamlama ile başlamalıdır. Her bir öğeyi nasıl doğru bir şekilde elde edeceğinizi hızlıca tartışalım.

Selamlama İle Doğru Tonu Ayarlayın

Selamlama seçiminiz duruma bağlı olmalıdır. Örneğin, resmi bir e-posta yazıyorsanız, "Sevgili {Alıcı Adı}" mesajınızı başlatmak için daha iyi bir yoldur. Ancak tanıdığınız birine e-posta gönderiyorsanız, "Merhaba {Alıcı Adı}" veya "Merhaba {Alıcı Adı}" kullanmak tercih edilir. Birinin adını yanlış yazmayın veya ona yanlış selamlamayla hitap etmeyin. Bu, yanıt alma olasılığınızı belirlediği için soğuk e-postalar gönderirken özellikle önemlidir. İşletme koçu Barbara Pachter , The Essentials of Business Etiquette adlı kitabında 'Hey' ve 'Yo' gibi resmi olmayan ifadeleri bir kenara bırakmayı öneriyor. İşte kaçınılması gereken bazı selamlama “yapılmaması gerekenler”:

• 'Efendim' ve 'Madam' gibi aşırı resmi selamlamalar
• 'Kime İlgilenebilir' gibi jenerik ve heyecan verici olmayan girişler kullanmak
• "Günaydın" veya "İyi Geceler" gibi zamana özel selamlamalar (alıcının saat dilimini bilmiyorsanız)
• Alıcının iş unvanını belirtme (Dear job_title)
• Ünlem işareti ile biten ('Merhaba Nathan!!!')

Dikkat Çekici Bir Açıcı ile Gel

Bu noktada, alıcınızın dikkatini çekmek ve onları e-postanızın geri kalanını okumaya devam etmeye zorlamak için yalnızca yedi saniyeniz var. Güçlü bir açılış cümlesi, bunun gibi okuyucunun dikkatini çekme biletinizdir: Kendinizi tanıtıyorsanız, alıcının ilgisini çekecek bir şeyle başlayın. İşte bir ortaklık fırsatının alıcıya nasıl fayda sağlayabileceğinden bahseden bir e-posta şablonu: Aşağıda, e-posta tanıtımları yazarken uygulanacak bazı standart en iyi uygulamalar verilmiştir:

• Girişinizi 1-2 cümle ile sınırlayın.
• Alakasız bilgi veya gereksiz ayrıntı eklemekten kaçının.
• Kendiniz hakkında daha fazla bağlam sağlamak için LinkedIn profilinize veya web sitenize köprü oluşturmayı düşünün.
• Alıcıyla daha önce tanışmış veya konuşmuşsanız, ortak bir temas noktası bulmak için olaydan kısaca bahsedin.

Okuyucuya birçok alıcıdan biri olduğunu hissettiren genel bir giriş göndermekten kaçının. Bunun yerine, kişiselleştirilmiş bir dokunuş eklemek için biraz araştırma yapın (düşünün: sosyal medya profillerine bakın veya ortak bir iş arkadaşınıza atıfta bulunun). Sizi zaten tanıyan birine e-posta gönderiyorsanız bu bölümü atlayın. Bu durumda, hoş bir sözle başlayın (örneğin, “Umarım harika bir gün geçiriyorsunuzdur!) ve doğrudan vücuda geçin.

4. Adım: E-postanızın Gövdesini Yazın

Bu, e-postanızın tam mesajı paylaşacağınız ilgi çekici kısmıdır. Okuyucunuzun muhtemelen uzun bir e-postayı okuyacak zamanı yoktur. Mesajınızı gözden geçirmelerini veya tamamen atlamalarını istemiyorsanız, kısa ve öz tutun. E-postanızın amacını anlamalarına yardımcı olmak için BLUF stratejisini kullanın; bu, alıcının 5W'lerini hızlı bir şekilde yanıtlamak için Sonuçları Önden Yazmayı içerir: Kim, Ne, Nerede, Ne Zaman ve Neden. İşte harika bir örnek: Kaynak E-postanızı okunabilirlik ve taranabilirlik için de optimize etmelisiniz. Mükemmel bir e-posta gövdesi yazmak için birkaç ipucu:

• Cümlelerinizi ve paragraflarınızı kısa tutun
• Mümkün olduğunda madde işaretleri ekleyin
• Teknik jargon ve kabartmadan kaçının
• Standart biçimlendirmeyi kullanın; önemli noktaları vurgulamak için kalın, italik ve altı çizili kullanın
• Okuyucunun bilgisini varsaymayın; metninizi her zaman parçalayın ve gerekli bilgileri sağlayın

Kuşkusuz, e-postanızın gövde bölümü yanıltıcı olabilir. Bunu yazmanın en iyi yolu şudur:

1. E-postanızdaki ana çıkarımı düşünün
2. Alıcının almasını istediğiniz belirli CTA'yı düşünün
3. E-postayı yazın, eklediğiniz her satırın yukarıdaki iki noktayla size yardımcı olduğundan emin olun

5. Adım: Etkileyici Bir CTA ve Oturumu Kapatma İle Bitirin

E-postanızı nasıl bitirdiğiniz, nasıl başladığınız kadar önemlidir. Mesajınızı ilettikten sonra alıcıyı askıda bırakmayın. Her şeyi bir ila iki cümleyle özetleyin ve onlara sonraki adımları veren bir CTA ekleyin. Örnekler şunları içerir:

• Bunu daha fazla tartışmak için kahve eşliğinde bir toplantı ayarlamak mümkün olur mu?
• Lütfen bu e-postayı istenen bilgilerle yanıtlayın.
• Bununla ilgili bir arama planlamak için lütfen Calendly'mde bir yer ayırtın.

CTA'nızın ikna edici olduğundan ve eylemin önemini vurguladığından emin olun. Bunu doğru yapın ve olumlu bir yanıt alma şansınız yüksek olacak. Ardından, e-postanızın amacına ve alıcıyla olan ilişkinize bağlı olarak bir kapanış sözü (örneğin, 'Sizinle çalışmayı dört gözle bekliyorum' veya 'Daha ileriye götürmek için olumlu yanıtınızı bekliyorum') ve bir imza ekleyin. Düşünmek:

• Saygılarımla
• Sevgilerimle
• Saygılarımızla
• Samimi olarak
• En iyi
• Saygılarımla
• Teşekkürler
• Şerefe
• saygılarımla
• Sonra konuşuruz

Kapanış açıklamalarınızı gözden kaçırmayın. Yanlış imza, kötü bir izlenim bırakarak profesyonellikten uzak veya fazla tanıdık görünmenize neden olabilir.

6. Adım: E-postanızı Düzeltin ve Düzenleyin

Mükemmel e-postayı oluşturmak için saatler harcadığınızı, ancak gramer hatalarıyla dolu olduğu için görmezden gelindiğinizi hayal edin. Bu nedenle, e-postanızı yeniden okumak çok önemlidir. Ancak sadece redaksiyon yapmak yeterli değildir; ayrıca e-posta kopyanızın insan gibi göründüğünden emin olmalısınız. E-posta kopyanızı etkili ve işlem yapılabilir hale getirmek için bazı e-posta metin yazarlığı ipuçları:

Tekrardan Kaçının

Cümlelerinizi yüksek sesle okuyun. Aynı paragrafta, belki bir cümlede bile kelimeleri tekrar ediyor musunuz? Bu, en kötü yazma suçu olmasa da, kopyanızın kulağa tekrarlayıcı gelmesine ve okuyucunun dikkatinin dağılmasına neden olabilir. Aşağıdaki en sık tekrarlanan kelimelere dikkat edin:

• Sadece
• Bilgi
• Ayrıca
• Sadece
• Öğe
• Emir
• Eşit
• Rica etmek
• Rapor
• Her zaman

Kopyanızı 'Gönder'e basmadan önce bir meslektaşınız tarafından da çalıştırabilirsiniz. İkinci bir çift göz, gözden kaçırmış olabileceğiniz aşırı kullanılan veya tekrarlanan kelimeleri çıkarmanıza yardımcı olacaktır.

Oxford Virgülünü Kullanın

Bir e-postanın nasıl yazılacağını düşünürken, insanlar genellikle Oxford virgülünü selamlar veya ondan kaçınırlar. Bununla ilgili bazı güçlü fikirleriniz de olabilir, ancak kafa karışıklığını veya yanlış anlaşılmayı önlemek için bunları e-postalarda kullanmak genellikle iyi bir fikirdir.

Aşırı Uzun Cümleleri Kırpın

Sıklıkla bu devasa metin bloklarından oluşan e-postalar alırız. Ama ne kadar sıklıkla tamamını okumak yerine basitçe göz gezdirdiniz? Tatmin edici bir yanıt veya herhangi bir yanıt almak için takip etmesi zor veya net olmayan cümleleri, eldeki konuya odaklanan kısa cümlelerle değiştirin. Okuyucunun daha sonra ne yapacağını bilmesi için bir CTA ile bitirin ve gerekirse sorulara ve takiplere açık olduğunuz konusunda net olun.

Biçimlendirmeyi ve Yazı Tipini Kontrol Edin

Aşağıdaki e-postayı alırsanız nasıl tepki verirsiniz: Muhtemelen silin ve bunun bir aldatmaca olduğunu varsayın, değil mi? E-postanıza resim veya GIF eklemekte yanlış bir şey yok, ancak bunu yapmanın bir yolu var, bu yüzden dikkat dağıtıcı veya sarsıcı görünmüyor. Örneğin, birkaç farklı yazı tipi boyutu ve rengi kullanmak bunaltıcı gelebilir. Mesajınız, okuyucunuzun dikkatini çekmek için savaşan bir dizi unsur nedeniyle muhtemelen kaybolacaktır. Kural olarak, tek bir yazı tipi stiline, boyutuna ve rengine bağlı kalmak daha iyidir.

Ses İnsan

Alıcınız gerçek bir kişidir, bu nedenle sizin söyleyeceğiniz bir şeye benzeyen bir dil kullanın. Kulağa bir robotun daktilo ettiği gibi gelen ya da Viktorya döneminden kalma cümleler yazmak, okuyucudan iyi bir yanıt almanız açısından size herhangi bir iyilik yapmayacaktır. Bunun yerine, e-postanıza daha doğal bir etki verin. Sanki konuştuğunuz kişi bir kafede yanınızda oturuyormuş gibi yazın. Örneğin, “Merhaba, umarım yaşadığınız yerde hava güzeldir” demek yerine, “Merhaba, umarım her şey yolundadır” gibi bir şey söyleyin.

7. Adım: Profesyonel Bir E-posta İmzası Kullanın

Gerekli olmasa da profesyonel bir e-posta imzası, özgünlüğünüzü belirlemenize yardımcı olur. Ayrıca, alıcıya rolünüz ve şirketiniz hakkında daha fazla bağlam sağlar. Örneğin bunu al: Bireyin şunları içerir:

• Kafadan vuruş
• Ad Soyad
• rol
• Şirket
• İnternet sitesi
• İletişim bilgileri
• Sosyal medya profillerine bağlantılar

İletişime geçmek için ihtiyacınız olan her şeye tek bir yerde sahipsiniz. Akıllı, değil mi? Ayrıca, Gmail ve Outlook gibi çoğu e-posta hizmeti ve platformu, her e-postaya otomatik e-posta imzaları eklemenize izin verir, böylece her e-posta için bunları manuel olarak eklemeniz gerekmez. Elbette, daha iyi bir yanıt için e-postanızın amacına göre her zaman değişiklikler yapabilir ve hedefinize uygun ek bilgiler ekleyebilirsiniz.

Mükemmel Bir E-posta Gönderme Sırası Sizde

İyi e-posta yazmak zaman alan bir sanattır, ancak sürecimizi özenle takip ederseniz, açılma ve tıklama oranlarınızda ciddi bir iyileşme göreceksiniz. İşte daha iyi yanıtlar almanız için!