Ürün Yöneticilerinin Hazırlaması Gereken En Önemli 10 Belge

Mühendislikle yazılı iletişim üstündür çünkü tüm ürün ekibinde daha tutarlıdır, daha kalıcıdır, hesap verebilirliği artırır.” – Ben Horowitz

Ben Horowitz'in yerinde bir şekilde özetlediği gibi, yazılı iletişim, temasa geçen herkesi içine çeken bir nehir gibidir. Aynı şey bir iş senaryosu için de geçerlidir.

Yazılı iletişim, aslında, her ekip üyesinin bilmesi gereken bir yazılım hakkında bilgi alışverişinde bulunmanın daha birleşik bir yoludur. Ürün yöneticilerinin yazılımla ilgili her görevin dokümantasyonunu korumaya zaman ayırmasının nedeni budur.

Çok sayıda süreç için birkaç belge oluşturmanın, yanlış anlamalardan kaynaklanan beklenmeyen sorunlardan kaçınarak tüm geliştirme sürecini düzenli tutmaya yardımcı olduğu anlaşılmaktadır.

Ürün yöneticileri için dokümantasyonun önemini belirlemek için, bunu yapmanın bazı avantajlarına bakalım.

Ürün Yöneticileri Neden Dokümantasyona Odaklanmalı?

• Kesin Bir Ürün Vizyonu Geliştirmek - Belgeleme, ürün yöneticilerinin ana ürün etrafında dönen projelerdeki tüm "nedenlere" verilen yanıtları belirlemelerine yardımcı olur. Her şeyi yazmak, ürün yöneticilerinin önemli kararlar almasına ve “Ürün kimin için? ” ve “uygulamanın neden geliştirilmesi gerekiyor?”. Bu, herhangi bir karışıklık ve hata olasılığını ortadan kaldırır.

• Planlamada Büyük Bir Yardım - "Ürününüzün en iyi çözüm olduğunu varsayamazsınız - olması için planlamanız gerekir." Şimdi, her şeyden önce, Planlama her şeyden önemlidir. Yöneticiler hikayeler, sprintler ve hedefler oluşturarak vizyonlarını açık ve anlamlı bir şekilde belgelediklerinde, tüm geliştirme ekibi kullanıcıların ihtiyaçlarına uygun bir yazılım oluşturabilir.

• Zamanında Yürütmeyi Destekler - Planlar, zamanında ve doğru şekilde uygulanmazlarsa boştur. Bir uygulama vizyonunu gerçek ve iyi işleyen bir uygulamaya dönüştürmek için, bir ürün yöneticisi belgeleri kullanır ve tasarımcılar, mühendisler vb. ile onları doğru yöne yönlendirmek ve iyi ifade edilmiş planları uygulamak için yazılı iletişim kurar.

• Ekip Üyelerini Sorumlu Tutar – Ürünle ilgili tüm görevlerin belgelerini olduğu gibi tutarak, bir ürün yöneticisi ekip üyelerinin ne yaptıkları hakkında çok sayıda bilgiye erişebilir ve görev paylarından sorumlu olmalarını sağlayabilir. Her şeyin kaydını tutmak, işleri basit ve şeffaf tutar.

• Müşterilerin İhtiyaçları Karşılanıyor – Ürün yöneticileri, uygulama fikrinden planlamaya kadar her şeyi belgeleyerek uygulamaya hangi özelliklerin dahil edilmesi gerektiğine ve her birinin hangi işlevleri gerçekleştirmesi gerektiğine kolayca erişebilir. Daha sonra, nihai ürünün tam olarak kullanıcıların ihtiyaç duyduğu şey olması için bu değerlendirmeyi ekibe ayrıntılı ve net bir şekilde iletebilirler.

Ürün Yöneticileri Tarafından En Çok Kullanılan Belgeler

1. Rekabet Analizi Belgeleri

"Gerçek avantajınızı bilmenin bir yolu, rekabet analizi yapmaktır."

Rekabet analizi , rakiplerin ürün ve hizmetlerinin, pazar payının ve güçlü ve zayıf yönlerinin incelenmesini içerir. Tüm geliştirme ile paylaşmak için yukarıda belirtilen tüm parametreleri içeren bir rekabet analizi dokümanı hazırlanır. Bir ürün yöneticisi, ancak rakipleri kapsamlı bir şekilde inceledikten sonra, uygulamalarının veya yazılımlarının nasıl olacağını kesinleştirir.

Belgedeki bir rakibin tablosu biraz şöyle görünebilir:

• Yarışmacının Adı
• Rakibin web sitesinin URL'si
• Sahip olduğu kesin kullanıcı sayısı (ürün ve hizmetlerinin etkinliğini tahmin etmek için)
• Rakibin pazardaki varlığının süresi
• Rakiplerin özellikleri ve özellikleri
• Hizmet/ürün maliyeti
• çeşitli notlar

Ürün yöneticilerinin gerçekleştirdiği çeşitli analiz türleri olduğundan, belgedeki içerikler önemli ölçüde farklılık gösterebilir. Öne çıkanlardan bazıları, yetenek analizi, Rekabet ortamı, Rekabetçi farklılaşma analizi, Taklit Edilebilirlik Merdiveni ve Değer Önerisi analizidir.

2. Ürün Stratejisi ve Vizyon Belgeleri

Ürün vizyonu, yaratmaya çalıştığımız ürünün geleceğinin resmini çizen bir şeydir. Ürüne yönelik ekiplere, yatırımcılara ve ortaklara ilham vermeyi amaçlayan bir storyboard, bir anlatı veya bir prototip şeklinde olabilir.

Ürün stratejisi, nihai ürün elde edilene kadar yaratılması amaçlanan ürün dizisidir.

Yetkin ürün yöneticilerinin en iyi becerilerinden biri, bir ürün vizyonu yaratmaktır, ancak sadece bu değil. Ürün hakkında net bir bakış açısı kazandırmak için aynı zamanda zorlayıcı bir ürün stratejisi geliştirmeleri gerekir. Ürün vizyonu ilham verici olmalı ve ürün stratejisi çok amaçlı olmalıdır. Böylece, hangi ürünün ortaya çıkabileceğini ve bir vizyonun gerçeğe nasıl dönüştürülebileceğini keşfetmekle ilgili tüm verileri kaydetmek için belgeler oluşturulur. Öncelikle bu dokümanlar geri bildirim için paydaşlarla paylaşılır.

3. Özellikler ve Ürün Gereksinim Belgeleri (PRD'ler)

Ürün Gereksinim Belgeleri, bir uygulamanın farklı öğelerini tek bir yerde toplamak için hepsi bir arada belgelerdir. Özellikler belgesi, diğer şeylerin yanı sıra uygulamaların özelliklerinin bir açıklamasını içeren en yaygın belge türleridir.

Her PRD birbirinden farklı olabilir. Bu belgeler araştırma problemi ifadelerini, başarı ölçütlerini, MVP özellik listesini , mühendislik uygulama detaylarını vb. özetlemektedir.

PRD'ler, ürünün tam resmindeki her adımı, belirli özellikleri dahil etme veya hariç tutma ve olası sorunları belirleme seçenekleriyle birleştirir. Ürün yöneticileri, proje geliştirme süreçleri için gereken süreyi görselleştirir, geliştirme süreçleri için gereken bütçeyi anlar ve bu belgeyi kullanarak müşteriler ve geliştirme ekibi arasında karşılıklı kapsamlı bir anlayış geliştirir.

4. OKR'ler, KPI'lar, başarı metrikleri

Objective & Key Result kısaltması olan OKR, ürün yöneticileri tarafından hedefleri belirlemek ve ardından devam eden ürün geliştirme sürecinin sonuçlarına erişmek için kullanılan bir yöntemdir. Hedef, takımı hedeflere doğru yönlendirir ve sonuçlar hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını gösterir. Süreçte yanıtlanan iki soruyu içerir: “Nereye gitmek istiyorsunuz?” ve “Oraya ulaştınız mı, ulaşmadınız mı?”

Oysa KPI (Anahtar Performans Göstergesi), devam eden geliştirme sürecinin başarısının bir tür performans ölçümüdür. KPI'lara birkaç örnek, Satışlarda Müşteri Yaşam Boyu Değeri ve Denemeden Müşteriye Dönüşüm Oranı, Web trafiği ve Pazarlamada Dönüşüm Oranı vb.'dir. İlgili belgeler, tüm bu hedefleri ve süreç boyunca elde edilen sonuçları içerir.

5. Yol Haritaları Belgeleri

Resim Kaynağı: Ürün Planı

Yol Haritaları, ürün yöneticilerinin tutması beklenen birincil ve önemli belgelerden biridir. Yol haritası, ekibe ürünün önemini bildirmenin bir yoludur.

Bir ürün yöneticisi, tüm sürecin ne zaman ve nasıl yapılması gerektiğini açıklayan bir ürün yaşam döngüsü geliştirir. Yol haritası, başarılı bir yazılım veya uygulama oluşturmak için geliştirilen tüm projelerin derlenmiş bir belgesidir. Tüm ekibin izlediği ürün yöneticileri tarafından oluşturulan bir yoldur. Bunlar, Word belgeleri ve desteleri olarak oluşturulabilir.

6. Tasarımlar ve Prototipler Dökümanları

Bir şeyi ilk kez çivilemek zordur. Ve ürün tasarımı için de geçerlidir. İlk fikir son fikir olmayabilir, çünkü süreç boyunca meydana gelen binlerce varyasyon vardır. Bu nedenle ürün yöneticilerinin, ürünün tasarımında yapılan tüm değişiklik ve değişiklikleri içeren bir belge tutmaları gerekir.

Ürün prototipleme, mühendisler veya tasarımcılar ile karşılaştırıldığında ürün yöneticileri için oldukça farklıdır. Prototiplemede, ürün yöneticileri beklentileri doğru belirler ve ekibin üzerinde yürümesi için bir yol açar.

Ürün yöneticisinin neden bir uygulama prototip belgesi oluşturması gerektiğini merak ediyorsanız, bunu yapmanın birkaç avantajına bakın:

• Yanlış yorumlama riskinin ortadan kaldırılması
• Hızlı yinelemeler
• Sürecin başlarında kavramların gerekçelendirilmesi
• Artan teknik geri bildirim kalitesi

7. Kullanıcı Yolculuğu ve Hikayeleri Dökümanları

Kullanıcı hikayeleri ve müşteri yolculuk haritaları, herhangi bir uygulama veya yazılımın sorunsuz geliştirilmesine katkıda bulunan iki önemli araçtır. Ürün yöneticileri, her küçük ayrıntıyı kaydetmek için bu iki rol için belgeler oluşturur ve yönetir.

Kullanıcı hikayesi belgelerinde, bir kullanıcının belirli bir özelliği kullanma nedenlerinin olasılıkları araştırılır. Ürün yöneticileri, uygulamanın bir özelliğini kullanarak kullanıcıya yol açacak her olası katalizörün belgelerini oluşturur. Bunu mikroskobik düzeyde bir kullanıcı yolculuğu olarak düşünebiliriz.

Kullanıcı yolculuğunda ise, ürünün satın alınmasından/indirilmesinden özelliklerinin kullanılmasına kadar tüm kullanıcı deneyimi bir belgede haritalanır. Bu, ürün yöneticilerinin bunu ekiplerine ve ilgili taraflara (paydaşlar, vb.) daha fazla açıklamalarına ve ürüne olan güvenlerini oluşturmalarına yardımcı olur.

8. Sürüm Notları ve Kapsam

Resim Kaynağı: Ürün Planı

Sürüm Notları, adından da anlaşılacağı gibi, doğaçlama uygulamaların yayınlanmasıyla birlikte yayınlanan belgelerdir. Ürün yöneticileri, kullanıcıları yeni özellikler, hangi hataların giderildiği hakkında bilgilendirmek ve yükseltmeden sonra uygulamanın reklamını yapmak için bu belgeyi bir araya getirir. Başvurular birbirinden büyük ölçüde farklılık gösterdiğinden hiçbir iki belge aynı değildir.

Kapsam notları, çalışma belgesinin kapsamı olarak da bilinir. Bunda yöneticiler, bir uygulamanın veya yazılımın sahip olduğu özelliklerin kapsamını belirler. Bu özelliklerin neleri kolaylaştıracağı vb.

9. Dahili Kılavuzlar ve SSS

Bu özel şirket içi SSS'ler, paydaşların tüm ürün geliştirme süreci hakkında güncel kalmaları için hazırlanmıştır. Bu SSS'lerin yazıldığı biçim çok basitleştirilmiştir. Bu, güçlü bir UX bileşenine sahip bir ürünün tel kafeslerine veya tel kafes belgelerini bölmek için bir bağlantıya sahip olabilir.

Bu dahili kılavuzlar, geliştirme sürecinde işlerin nasıl yürüdüğüne dair tüm verileri içerir. Ürün yöneticileri için önemli olan iki işlevi yerine getirir: verilerin üyeler arasında kolay geçişi kolaylaştıracak şekilde kaydedilmesini sağlamak ve Satış, Pazarlama, müşteri desteği ve ıvır zıvır.

10. Müşteriye Yönelik Kılavuz

Müşteriye Yönelik kılavuz, basit kelimelerle bir kullanım kılavuzu belgesidir. Geliştirilen bu uygulamanın nasıl kullanılacağına ilişkin talimatları içeren bu belgeyi oluşturmak ürün yöneticilerinin omuzlarına düşmektedir.

Bu olmadan, kullanıcılar, en azından ilk aşamalarda, akışı kendi başlarına anlayana kadar, ürünün nasıl çalıştırılacağı konusunda kendilerini kargaşa içinde bulabilirler. Dolayısıyla, bu belgenin neden bu kadar önemli olduğu ve ürün yöneticileri tarafından en çok kullanılan veya oluşturulan belgelerden biri olduğu oldukça açıktır.

Son düşünceler

Özetlemek gerekirse, bunlar, etkin bir ürün yönetimi sürecinin keyfini çıkarmak için yetkin ürün yöneticileri tarafından en çok kullanılan ilk 10 belgeydi.

{Ürün Yöneticilerinin yönetim kavramlarını açıklamak için kullandığı en iyi 5 diyagrama göz atın}

Görev bilgilerini farklı belgelere ayırarak, her türlü yanlış anlama ve tutarsızlık olasılığını ortadan kaldırırlar. Her küçük adımda kaydedilen, son derece organize ve sorunsuz bir geliştirme süreci sunar.

Sıkça Sorulan Sorular

S. Bir Proje Yöneticisi Hangi Belgeleri Tutmalıdır?

Belgeleri saklamanın herhangi bir yetkin ürün yöneticisi için bir zorunluluk olduğu iyi bilinmektedir. Soru, hangi belgelerin önemli olduğudur. İşte her ürün yöneticisinin sakladığı önemli belgelerin listesi.

• Rekabet Analizi Belgeleri
• Ürün stratejisi ve Vizyon Belgeleri
• Özellikler ve Ürün Gereksinim Belgeleri (PRD'ler)
• OKR'ler, KPI'lar, başarı metrikleri
• Yol Haritaları Belgeleri
• Tasarımlar ve Prototipler Dokümanlar
• Kullanıcı Yolculuğu ve Hikayeleri Belgeleri
• Sürüm Notları ve Kapsam
• Dahili Kılavuzlar ve SSS
• Müşteriye Yönelik Kılavuz

S. Planlamaya Zamanın Yüzdesi Ne Kadar Harcanmalı?

Planlama için harcanan zamanın ortalama yüzdesi %10'dur.

S. MRD ve PRD arasındaki fark nedir?

Bazen bu iki terim birbirinin yerine geçebilse de, esasen doğası gereği farklıdırlar ve farklı amaçlara hizmet ederler.

MRD, Pazar Gereksinimleri Belgesi olarak bilinir ve hedef pazarın, kullanıcıların ve alıcı profilinin odaklanmış bir tanımını ifade etmek için kullanılır. Kullanıcıların ihtiyaç ve isteklerini tartışan bir belgedir.

Oysa PRD'ler, bir ürünün tüm farklı unsurlarını tek bir yerde toplayan hepsi bir arada belgelerdir. Bu belge, tüm geliştirme ekibinin bir ürünü nasıl geliştireceğini bilmesi için ürünün kapsamını ve genişliğini tanımlar.

S. PRD'yi İyi Yapan Nedir?

PRD önemli bir belgedir çünkü bir ürünün ne ve nasıl geliştirileceğine dair tüm resmin çizilmesine yardımcı olur.