Proje Değerlendirme Süreci: Tanım, Yöntemler ve Adımlar

Çok sayıda hareketli parçaya sahip bir projeyi yönetmek en hafif tabiriyle zor olabilir, ancak proje değerlendirmesi süreci çok daha kolay hale getirmek için tasarlanmıştır. Her proje dikkatli planlama ile başlar - bu, projenin yürütme aşaması için aşamayı belirlerken, tahminler, planlar ve çizelgeler, görevleri ve teslimatları tamamlarken proje ekibine rehberlik eder.

Ancak proje değerlendirme süreci mevcut olsa bile, bir projeyi başarılı bir şekilde yönetmek göründüğü kadar basit değildir. Proje yöneticileri, her şeyin planlandığı gibi gittiğinden emin olmak için tüm proje yaşam döngüsü boyunca maliyetleri, görevleri ve zamanı takip etmelidir. Bunu yapmak için proje değerlendirme sürecini kullanırlar ve proje performansını planlamaya ve değerlendirmeye ek olarak ekiplerinin çalışmalarını yönetmeye yardımcı olmak için proje yönetimi yazılımını kullanırlar.

Proje Değerlendirme Nedir?

Proje değerlendirme, bir proje, program veya portföyün başarısını ölçme sürecidir. Bu, proje hakkında veri toplayarak ve değerlendiricilerin performans iyileştirme fırsatları bulmasını sağlayan bir değerlendirme yöntemi kullanarak yapılır. Proje değerlendirmesi, paydaşların proje durumu ve bütçe veya programda gerekli olabilecek herhangi bir değişiklik hakkında güncel tutulması için de kritik öneme sahiptir.

ProjectManager, proje değerlendirme süreciniz için ihtiyacınız olan tüm izleme ve raporlama özelliklerine sahip güçlü bir proje yönetimi yazılımıdır. Gerçek zamanlı gösterge tablomuz maliyetleri, görevleri ve bütçeleri takip etmenizi sağlar ve dakikalar içinde raporlar oluşturabilirsiniz. Bugün ücretsiz başlayın!

Maliyetler, kapsam, riskler veya yatırım getirisi (ROI) gibi projenin her yönü, planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğini belirlemek için ölçülür. Yoldaki tümsekler varsa, bu veriler projelerin nasıl gelişebileceği konusunda bilgi verebilir. Temel olarak, projeye neyin işe yaradığını, neyin iyileştirilebileceğini ve projenin yararlı olup olmadığını keşfetmek için tasarlanmış bir dizi soru soruyorsunuz. Proje panoları ve izleyiciler gibi araçlar, önemli verileri hazır hale getirerek değerlendirme sürecine yardımcı olur.

Proje değerlendirme süreci, projelerin kendileri kadar uzun süredir var. Ancak proje yönetimi bilimi söz konusu olduğunda, proje değerlendirmesi üç ana türe veya yönteme ayrılabilir: proje öncesi değerlendirme, devam eden değerlendirme ve proje sonrası değerlendirme. Proje değerlendirme sürecine, neler içerdiğine ve tekniğinizi nasıl geliştirebileceğinize bakalım.

Proje Değerlendirme Kriterleri

Proje değerlendirme kriterlerinin belirli detayları bir projeden veya bir organizasyondan diğerine farklılık gösterir. Genel anlamda, bir proje değerlendirme süreci, zaman, maliyet, kapsam, kaynaklar, risk ve kalite dahil olmak üzere proje kısıtlamalarını aşar. Ayrıca, kuruluşlar kendi iş hedeflerini, stratejik hedeflerini ve diğer ölçütlerini ekleyebilirler.

Proje Değerlendirme Yöntemleri

Bir projede değerlendirmeye en çok ihtiyaç duyulan üç nokta vardır. Projenizi istediğiniz zaman değerlendirebilirsiniz, ancak bunlar sürecin resmi olarak planlanması gereken noktalardır.

1. Proje Öncesi Değerlendirme

Bir anlamda, proje başlatma belgesini paydaşlara sunmak için yazarken projenizi önceden değerlendiriyorsunuz. Yeni bir projeyi önceden değerlendirmediyseniz, etkin bir şekilde planlayamaz, yönetemez ve kontrol edemezsiniz. Proje öncesi değerlendirme, projenin etkinliğini uygulamadan önce belirlemenin tek kesin yoludur.

2. Devam Eden Proje Değerlendirmesi

Projenizin planlandığı gibi ilerlediğinden ve belirlediğiniz tüm zamanlama ve bütçe kilometre taşlarına ulaştığından emin olmak için, çalışmanızı sürekli olarak gerçek zamanlı olarak izlemeniz ve raporlamanız çok önemlidir. Yalnızca proje metriklerini kullanarak projenizin başarısını ve projenin amaç ve hedeflerini karşılayıp karşılamadığınızı ölçebilirsiniz. Gerçek zamanlı ve devam eden proje değerlendirmesi için proje yönetimi yazılımı kullanmanız şiddetle tavsiye edilir.

3. Proje Sonrası Değerlendirme

Bunu bir otopsi olarak düşün. Proje sonrası değerlendirme, projenin evraklarını gözden geçirmeniz, proje ekibi ve ilkeleriyle görüşmeniz ve ilgili tüm verileri analiz etmenizdir, böylece neyin işe yaradığını ve neyin yanlış gittiğini anlayabilirsiniz. Gelecek projelerdeki sorunları ancak bu net resmi geliştirerek çözebilirsiniz.

Proje Değerlendirme Adımları

Bir proje değerlendirmesini ne zaman yürütmeyi seçerseniz seçin, sürecin her zaman dört aşaması vardır: raporların planlanması, uygulanması, tamamlanması ve dağıtılması.

1. Planlama

Bu adımın nihai amacı, kuruluşunuzun proje değerlendirme sürecinin tüm ayrıntılarını açıklayan bir belge olan bir proje değerlendirme planı oluşturmaktır. Bir proje değerlendirmesini planlarken, paydaşları ve onların kısa ve uzun vadeli hedeflerini belirlemek önemlidir. Proje için amaç ve hedeflerinizin net olduğundan emin olmalısınız ve bu amaç ve hedeflerin karşılanıp karşılanmadığını size söyleyecek kriterlere karar vermiş olmanız çok önemlidir.

Bu nedenle, paydaşlara yöneltmek için bir dizi soru yazmak isteyeceksiniz. Bu sorgular, proje çerçevesi, en iyi uygulamalar ve başarıyı belirleyen metrikler gibi konuları içermelidir.

Paydaşları proje değerlendirme planınıza dahil ederek, proje süresince paydaşlarla bir ilişki geliştirirken aynı zamanda yönlendirme alacaksınız. Projenin aşamaları boyunca sizden ilerleme raporları alacaklar ve bu ilk ilişkiyi kurarak, projeyi memnuniyetlerine göre yönetebileceğinize dair inançlarını kazanacaksınız.

2. Uygulama

Proje yürütülürken, programı ve bütçeyi karşıladığınızdan emin olmak için tüm yönleri izlemelisiniz. Proje sırasında izlemeniz gereken şeylerden biri de tamamlanan yüzdedir. Bu, durum raporları oluştururken ve ekibinizle toplantı yaparken yapmanız gereken bir şeydir. Doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için ekibi görevleri zamanında teslim etmekten sorumlu tutun ve görevlerin ne zaman biteceğini bilmek için temel tarihleri ​​koruyun.

Kaliteye dikkat etmeyi unutmayın. Ürün zayıfsa, projeyi ayrılan zaman dilimi içinde teslim etmenizin bir önemi yoktur. Kaliteli incelemeleri sürdürün ve bu sorumluluğu devretmeyin. Bunun yerine, kendiniz alın.

Proje bütçesi ile yakın bir ilişki sürdürmek, programı ve kaliteyi takip etmek kadar önemlidir. Maliyetlere dikkat edin. Proje boyunca dalgalanacaklar, bu yüzden panik yapmayın. Ancak, daha fazla fon için artan bir ihtiyaç fark ederseniz şeffaf olun. Sürprizlerle karşılaşmamak için yönlendirme komitenizi mümkün olan en kısa sürede bilgilendirin.

3. Tamamlama

Projeniz bittiğinde, hala yapacak işiniz var. Bu süreçte keşfettiğiniz sorunları çözebilmeniz için değerlendirmede topladığınız verileri almak ve ondan öğrenmek isteyeceksiniz. Değerlendirmede öğrendiklerinizin kısa ve uzun vadeli etkilerini hesaplayın.

4. Raporlama ve Yayma

Değerlendirme tamamlandıktan sonra sonuçları kaydetmeniz gerekir. Bunu yapmak için, gelecek için dersler sağlayan bir belge olan bir proje değerlendirme raporu oluşturacaksınız. Projenin ilerleyişi hakkında onları güncel tutmak için raporunuzu paydaşlarınıza sunun.

Raporu nasıl dağıtacaksınız? Bunun için kuruluşunuzda önceden kurulmuş bir protokol olabilir. Belki de paydaşlar sonuçları yüz yüze almak için bir toplantıyı tercih ederler. Veya belki de okunması kolay çizelgeler ve grafikler içeren PDF'leri tercih ediyorlar. Kitlenizi tanıdığınızdan ve raporunuzu onlara göre düzenlediğinizden emin olun.

Proje Değerlendirmenin Faydaları

Proje değerlendirmesi her zaman tavsiye edilir ve kuruluşunuza çok çeşitli faydalar sağlayabilir. Yukarıda belirtildiği gibi, proje değerlendirme süreci yoluyla ölçülebilecek birçok yön vardır. Göz önünde bulundurulacak en kritik faktörlere karar vermek size ve paydaşlarınıza kalmıştır. İşte bir proje değerlendirme sürecini uygulamanın ana faydalarından bazıları.

• Daha İyi Proje Yönetimi: Proje değerlendirmesi, maliyetlerinizi, görevlerinizi, kaynaklarınızı ve zamanınızı yönetme konusunda iyileştirme alanlarını kolayca bulmanıza yardımcı olur.
• Ekip performansını iyileştirir: Proje değerlendirmesi, ekibinizin performansını takip etmenizi sağlar ve hesap verebilirliği artırır.
• Daha İyi Proje Planlaması: Daha iyi planlama ve tahmin için proje temelinizi gerçek proje performansıyla karşılaştırmanıza yardımcı olur.
• Paydaş Yönetimine Yardımcı Olur: Paydaşlarla iyi bir ilişkiye sahip olmak, proje yöneticisi olarak başarının anahtarıdır. Proje değerlendirme raporu oluşturmak, onları güncel tutmak için çok önemlidir.

ProjectManager, Proje Değerlendirme Sürecini Nasıl İyileştirir?

Proje değerlendirmenizi bir sonraki seviyeye taşımak için, gerçek zamanlı veriler sağlayan canlı panolara sahip çevrimiçi bir iş yönetimi aracı olan ProjectManager'ı isteyeceksiniz, böylece dün olanlara kıyasla şimdi olanları izleyebilirsiniz.

ProjectManager'ın gerçek zamanlı gösterge panosu ile, sizi güncel tutmak için proje değerlendirmesi gerçek zamanlı olarak ölçülür. Rakamlar daha sonra renkli grafikler ve tablolarda görüntülenir. İstediğiniz verileri göstermek veya daha derin bir resim elde etmek için detaya inmek için verileri filtreleyin. Bu grafikler ve çizelgeler bir tuş vuruşuyla da paylaşılabilir. İş yükünü ve görevleri takip edebilirsiniz, çünkü ekibiniz nerede olurlarsa olsunlar ve işlerini ne zaman tamamlarlarsa bitirsinler durumlarını gerçek zamanlı olarak günceller.

ProjectManager'ın gerçek zamanlı gösterge panosu ile proje değerlendirmesi, projenin evrimi sırasında değerlendirme sürecinden geçmeyi kolaylaştırır. Ayrıca daha sonra değerli veriler sağlar. Doğru araçlar verildiğinde proje değerlendirme süreci eğlenceli bile olabilir. Değerlendirme sürecinizin hem doğruluğunu hem de verimliliğini artırmanıza olanak tanıyan geleneksel proje raporlarını hızla oluşturmak için otomatik raporlama araçlarımızı kullanmaktan çekinmeyin.

ProjectManager, canlı panolar ve raporlama araçları dahil olmak üzere projenizin her aşaması için bir dizi güçlü araç içeren bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Yazılımımız proje verilerini gerçek zamanlı olarak toplar ve ekibiniz görevlerinde ilerledikçe sürekli olarak bilgi alır. Bugün ücretsiz 30 günlük deneme sürümü alarak izleme, değerlendirme ve raporlamanın nasıl kolaylaştırılabileceğini görün!