Yalın Portföy Yönetimi Nedir? Hızlı Kılavuz

Bir portföyde yönetilecek birçok projeye sahip olmak göz korkutucu olabilir. Her projenin ihtiyaç duyduğu şeye ihtiyaç duyduğu anda sahip olmasını sağlamak için kaynak tahsisinizi stratejilendirmeniz ve planlamanız gerekir. Bunu yapmanın birçok yolu vardır ve bunlardan biri de yalın portföy yönetimidir.

Önce yalın portföy yönetimini tanımlayalım, sonra nasıl çalıştığına bakalım. Bu, portföy yönetiminizi yürütmek için doğru strateji olup olmadığı konusunda size bir fikir verecektir. Yalın portföy yönetiminin ne zaman kullanılacağını ve proje yönetimi yazılımının portföylerinizi daha iyi yönetmenize nasıl yardımcı olabileceğini de açıklayacağız.

Yalın Portföy Yönetimi Nedir?

Yalın portföy yönetimi, stratejinin yalın bir yaklaşım ve çevik portföy operasyonları ve yönetişimi kullanılarak yürütme ile uyumlu hale getirildiği bir süreçtir. Yalın proje yönetimi, proje israfını ortadan kaldırarak müşteri değerini artırmayı amaçlayan çevik bir metodolojinin parçasıdır.

Kıdemli liderlik ekibi, portföyü yönetmek için yalın ilkeleri uygulayacaktır. Portföy yönetimi ekipleri, kurumsal stratejiyi ve bütçeyi tahsis ederek bu stratejinin nasıl yürütüleceğini öğrenir. Bunu yaparken, yatırım portföyü, çevik geliştirme ve iş stratejisi yoluyla yatırım yaşam döngüsü boyunca yönetilir.

Yalın portföy yönetimi bunu, yalının beş ilkesini kullanarak yapar. Bu ilkeler, değeri tanımlamak, değer akışını haritalamak, akış yaratmak, çekiş oluşturmak ve mükemmelliği aramaktır. Portföydeki tüm projelerin verimli bir organizasyonunu oluşturmak için bir çerçeve oluştururlar. Portföy yöneticileri verimsizlikleri bulabilir ve değeri artırmak ve maliyeti azaltmak için bunları ortadan kaldırabilir.

Tabii ki, önce bu verimsizlikleri bulmalısınız. ProjectManager, bir portföyü yönetirken daha iyi kararlar almak için gerçek zamanlı veriler sağlayan çevrimiçi portföy yönetimi yazılımıdır. Performans ve ilerlemenin üst düzey bir görünümünü elde etmek için portföy genelinde altı metriği yakalayan canlı bir portföy panosu gibi yalın portföy yönetimi araçlarımız var. Kurulum gerekmez; siz hazır olduğunuzda biz de hazırız. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

5 Yalın İlke Nedir?

Beş yalın ilkeden bahsetmiştik, ancak bunların yalın portföy yönetimi için ne kadar önemli olduklarını görünce biraz açıklamayı hak ediyorlar.

1. Değer

Bu, müşterinin portföydeki ihtiyaçları tarafından tanımlanır. Düşünülmesi gereken şeyler, bir ürünün üretilmesi ve teslim edilmesi için zaman çizelgesi, fiyatı ve karşılanması gereken gereksinimler veya beklentilerdir.

2. Değer Akışını Haritalamak

Değer nihai hedeftir ve artık bir portföy için başarıyı tanımlayan tüm adımları ve süreçleri içeren değer akışını haritalandırmanız gerekir. Bu, hammaddeden nihai ürünün teslimatına kadar her şey anlamına gelir. Buradaki nokta, neyin değer yaratmadığını belirlemek ve bu israfı ortadan kaldırmaktır.

3. Akış Oluşturma

İlk olarak, değer akışınızdaki israfı bulup ortadan kaldırırsınız. Ardından adımların sorunsuz bir şekilde aktığından emin olmalısınız. Herhangi bir kesinti, gecikme veya darboğaz olmamalıdır. İşlevler arası ekiplerle uğraşırken bu zor olabilir, ancak başarılı olursanız üretkenliği artıracaktır.

4. Çekme Oluşturma

Akış müşterilere daha hızlı değer kazandıracak, bu da müşterilerin ürünü aldığından daha kısa sürede çekebileceği anlamına geliyor. Bu, malzeme stoklamaktan kaçınmanıza yardımcı olur ve ekipman envanterinizi düzene sokar. Hem üretici hem de müşteri için para tasarrufu sağlar.

5. Mükemmelliğin Peşinde Olmak

Mükemmellik, ulaşılması imkansız bir hedeftir, ancak onun peşinden gitmek israfı azaltır ve müşterilere daha fazla değer sunar. Bu nedenle yalın düşünceyi kurum kültürünüzün bir parçası haline getirmek istiyorsunuz. Sizin için çalışan herkes bu tür yalın portföy yönetimine dahil olmalıdır. Bu adıma geldiğinizde, yalının asla durmadığı için başlangıca geri döneceksiniz.

Yalın Portföy Yönetimi Ne Zaman Kullanılmalı?

Yalın portföy yönetimi, portföyünüzün yaşam döngüsü boyunca kullanılır. Yatırım kararlarını geliştirirken tüm projelerin stratejik iş sonuçlarınızı karşıladığından emin olmak için portföyün yönetimi sırasında kullanılır.

Daha da önemlisi, portföyü yönetmek için yalın portföy yönetimini ve yalın portföy yönetimi araçlarını kimin kullandığıdır. Bunlar organizasyondaki üst düzey insanlardır. Örneğin, yönetici liderler etkili uygulama için çok önemlidir. Şirket kültürünü oluştururlar ve yalının bu iklimde gelişmesine yardımcı olurlar. Ayrıca, örnek teşkil ederler.

Yalın Portföy Yönetiminin Kilit Oyuncuları

Doğal olarak, yöneticiler ve denetçiler de işin içindedir. Yalın teknikleri uygulamaktan ve yalın portföy yönetim araçlarını kullanmaktan sorumlu oldukları için yalın düşüncenin günlük etkisini taşıyacaklardır. Portföydeki projelerde görev yapan ve yalın bir şekilde çalışması gereken ekiplere yönetici ve şefler de koçluk yapıyor.

Şirketinizde konu uzmanları varsa, onlar da yalın portföy yönetimi çalışmasının anahtarıdır. Ekipler tarafından kullanılması gereken değerli bir kaynaktır. Ön saflardaki çalışanlar, İK, müşteriler, tedarikçiler ve satın alma personelinin bile israfın azaltılmasını en üst düzeye çıkarmak ve müşterilere değer katmak için yalın portföy yönetimine katılması gerekir.

Yalın Portföy Yönetimi Adımları

Yalın portföy yönetiminin etkili olabilmesi için bir organizasyon genelinde uygulanması gerekir. Stratejik değerin tüm seviyelerinde her departmanı bütünsel olarak geliştirmek için tasarlanmıştır. Bu hedefe ulaşmak için, bu sekiz yalın portföy yönetimi adımını takip etmek idealdir.

Stratejik Temalar Oluşturun

Stratejilerinizi tanımlayarak, bunları yatırımlara dönüştürerek ve onlara hedefler atayarak stratejik önceliklerinizi yansıtan temalar bularak başlayın. Bunlar portföyün vizyonuyla uyumlu olmalıdır. Performanslarını ölçmek için açıkça tanımlanmış hedefler ve ölçümler oluşturduğunuzdan emin olun. Bir yol haritası kullanmak, projelerdeki portföyü ve bunların birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu görmenize yardımcı olur. Bir yol haritası aynı zamanda ekipler ve paydaşlar için bir iletişim kanalı görevi görür.

Değer Akışını Fonla, Yönet ve Tahsis Et

Değer akışı, müşterilerinize ve işinize değer katmak için stratejilerinizi ve hedeflerinizi hayata geçiren faaliyetlerdir. Başka bir deyişle, yatırımları getirilerle uyumlu hale getirmek. Burada, maliyet yönetimi planlamasıyla hangi finansmana ihtiyacınız olacağını tahmin ederek bütçenizi baştan aşağı planlayacaksınız. Yolda kalmak ve gerektiğinde yeniden tahsis etmek için planlanan maliyetlerinizi gerçek maliyetlerinize karşı izlediğinizden emin olun.

Talebi Yönet

Operasyonel veya bir müşteri isteğinden kaynaklanan talep, stratejik önceliklerinize göre önceliklendirilmeli ve tahmini maliyet ve beklenen faydalar incelendikten sonra gerçekleştirilmelidir. Bu, değer akışlarınız genelinde işe öncelik vermenize ve talebe göre çalışmak için ayarlamalar yapmanıza olanak tanır.

Yol Haritaları ile Sürekli, Uyarlanabilir Planlamayı Kullanın

Planlar taşa kazınmış değildir. Yalın portföy yönetiminde, değeri korumak ve israfı ortadan kaldırmak için sürekli olarak gözden geçirmeli ve değişen ortama uyum sağlamalıdır. Proje yol haritaları, israfı ortadan kaldırırken değeri korumak için kaynakları stratejik olarak yeniden tahsis edebilecekleri bir genel bakış sunarak portföy yöneticilerine yardımcı oldukları için bu süreçte değerli araçlardır. Başlamak için yol haritası şablonumuzu deneyin.

ücretsiz al

Yol Haritası Şablonu

Projelerinizi daha iyi yönetmek için bu ücretsiz Excel için Yol Haritası Şablonunu kullanın.

Excel Dosyasını İndir

Kaynak Kullanımını Optimize Edin

Mevcut kaynak kapasitenizi tam olarak kullanın ve planları uyarlarken yeniden tahsis edebilmek için esnek kalın. Bu, kaynakların doğru tahmin edilmesini gerektirir. Etkili kaynak yönetimi esastır ve kaynak kullanımınızı optimize etmek için kullandığınız yalın portföy yönetimi araçlarının bir parçası olmalıdır.

Sürekli Teslim ve Raporlamayı Destekleyin

Sürekli teslimat, genellikle değer akışının bir parçası olarak yalın portföy yönetimine dahil edilen çevik bir geliştirme ilkesidir. Bunu yapmak için portföy yöneticileri, değer gerçekleştirme ve maliyetler hakkında daha etkili kararlar almak için gerçek zamanlı verilere ihtiyaç duyar.

İş Sonuçlarını Kontrol Etme

Planınızdaki farklılıkları belirlemek ve değer akışınızı etkileyecek kesintileri azaltmak için ayarlamaları ele alma ve yürütme seçeneklerinizi belirlemek için tanımlanmış ölçütler ve temel performans göstergeleri (KPI'ler) ile hedeflerinizi takip edin. Bu, verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmanıza ve stratejik hedeflerinizi gerçekleştirmenize yardımcı olur.

Yalın Yönetişimi Uygulayın

Yalın yönetişim, tahmin ve bütçeleme, portföy performansının ölçümleri ve sürekli uyumluluğun koordine edilmesi konularında karar vermek ve denetlemektir. Bu şekilde, yalın portföy yönetimini uygulamak için attığınız adımlar, değeri artırmak ve israfı ortadan kaldırmak için her zaman gözden geçirilecek ve rafine edilecektir.

ProjectManager ve Yalın Portföy Yönetimi

Yalın portföy yönetiminizin başarılı bir şekilde uygulanması ve yürütülmesi için ProjectManager gibi bir yalın portföy yönetimi aracının kullanılması çok önemlidir. Yazılımımız bulut tabanlıdır, yani daha iyi kararlar almanız için gerçek zamanlı veriler alırsınız. Her departmanın istediği araçları kullanabilmesi için Gantt şemaları, kanban panoları, görev listeleri, takvimler ve daha fazlası gibi birden fazla proje görünümümüz var. Tüm görüşler gerçek zamanlı olarak güncellenir, böylece gerçeğin tek bir kaynağı vardır.

Yürütmeyi Yol Haritasındaki Stratejik Hedeflerle Uyumlu Hale Getirin

Yalın portföy yönetimi, tüm projelerinizi tek bir yerde görebilmenize bağlıdır. Birbirleriyle nasıl bir ilişki kurduklarını not etmelisiniz, hangisinin neye ne zaman ihtiyacı vardır. Portföy yol haritası görünümümüz, portföyünüzdeki her projeyi bir Gantt şeması zaman çizelgesinde gösterir. Kaynakları daha etkili bir şekilde tahsis etmenize yardımcı olmak için portföyünüzdeki başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini görürsünüz. Yol haritası, hedeflere ulaştığınızdan emin olmak için tam olarak görmeniz gerekenleri gösterecek şekilde özelleştirilebilir ve filtrelenebilir.

Ekibinizin İş Yükünü Dengede Tutun

İsrafı ortadan kaldırmak ve müşterilere değer katmak için, iş gücünüzü aşırı dağıtmadan ve onları yakmadan en üst düzeye çıkarmalısınız. Kaynak yönetimi araçlarımız, küresel tatiller de dahil olmak üzere ekibin uygunluğunu görmenize ve aynı zamanda portföyünüzdeki iş yüklerini denetlemenize yardımcı olur. Renk kodlu iş yükü tablosu kimin fazla, kimin az, tatilde veya bir göreve atandığını görmeyi kolaylaştırır. İş yükünü dengelemek ve ekibinizin üretkenliğini korumak için doğrudan grafik görünümünden yeniden tahsis edebilirsiniz.

Ayrıca raporları özelleştirebilir ve yalnızca birkaç tuşa basarak bir portföy durumu oluşturabilirsiniz. Zaman çizelgeleri, iş yükü, varyans ve daha fazlası gibi başka raporlar da vardır. Tüm raporlar, yalnızca istediğiniz verileri görecek şekilde filtrelenebilir ve ardından güncel kalmaları için çeşitli biçimlerde paydaşlarınızla kolayca paylaşılabilir.

İlgili İçerik

ProjectManager yalnızca yalın bir portföy yönetimi aracı değil, aynı zamanda çevrimiçi olarak önde gelen proje yönetimi merkezidir. Haftalık olarak birden çok blog yayınlıyoruz ve portföyünüzü yönetmenize yardımcı olması için indirebileceğiniz öğretici videolar, kılavuzlar ve Excel ve Word için ücretsiz şablonlarımız var. Portföy yönetimi ile ilgili içeriklerimizden sadece bir kısmını burada bulabilirsiniz.

• 5 Yalın İlke: Tanımlar ve Nasıl Kullanılır?
• Yalın Üretim Nedir?
• Proje Yönetim Ofisi (PMO) için Nihai Kılavuz
• Proje Portföyü Yönetimi İçin Nihai Kılavuz
• Proje Portföy Yönetim Yazılımı

ProjectManager, yalın portföy yönetiminin uygulanmasına yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Esnek yazılımımız çevik ortamlarda, şelale gibi daha geleneksel metodolojilerde veya işlevler arası ekipler için hibrit bir ortamda çalışabilir. Projenizi, portföyünüzü veya programınızı yolunda tutmak için görev, kaynak ve risk yönetimi özelliklerini kullanın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.