Eylem Planı Nasıl Yazılır (Örnek Dahil)

Eylem Planı Nedir?

Proje yönetiminde eylem planı, proje amaç ve hedeflerine ulaşmak için gereken eylem adımlarını listeleyen bir belgedir. Bu nedenle, bir eylem planı, bu hedeflere ulaşmak için hangi kaynaklara ihtiyacınız olacağını netleştirir, görevler veya eylem öğeleri için bir zaman çizelgesi oluşturur ve hepsini yapmak için hangi ekip üyelerine ihtiyacınız olacağını belirler. Bu kılavuzda daha sonra hangi proje hedeflerini, proje hedeflerini, eylem öğelerini ve eylem adımlarını tanımlayacağız.

Bir eylem planı, proje planının yürütülmesini belgeler. Yani, projenin başlangıcından bitişine kadar dahil olan eylem adımları da dahil olmak üzere, proje hedeflerini tamamlamak için yapılması gereken çalışmaların ayrıntılı bir listesidir. Eylem planı, proje uygulama planına benzer ve proje planlama ve proje yürütme aşamalarında çok yardımcı olur.

Yalnızca eylem adımlarını ve zaman çizelgesini bulmakla kalmayacak, aynı zamanda proje ekibinizin bu görevler üzerinde çalışması için kimi bir araya getireceğinizi de belirleyeceksiniz.

İlgili: Ücretsiz Eylem Planı Şablonu

10 Adımda Proje Yönetimi Eylem Planı Nasıl Yazılır?

Bir eylem planının faydaları basittir: şimdi, belirtilen proje hedeflerinize ulaşmak için hangi eylem adımlarının ve hangi kaynakların gerekli olduğunu özetlediniz. Bunların hepsini tek bir proje yönetimi belgesinde toplayarak, proje planınızı nasıl uygulayacağınızı daha başarılı bir şekilde planlayabilirsiniz.

İnsanlar bir projeyi planlamak zorunda kaldıklarında proje yönetimi jargonu karşısında şaşkına dönerler, ancak eylem sözcüğünü herkes anlayabilir. Herhangi bir proje için bir eylem planı oluşturmanın temelleri, aşağıdaki dört proje planlama temel adımını takip eder:

1. Proje Hedeflerinizi Tanımlayın

Proje hedefleri ile proje hedefleri arasında bir fark vardır. Proje hedefleri, projenin ulaşacağı üst düzey hedefleri ifade eder. Bunlar genellikle kuruluşların stratejik planlama ve iş hedefleriyle uyumludur.

2. Proje Hedeflerinizi Tanımlayın

Proje hedefleri, proje hedeflerinden çok daha spesifiktir. Proje hedefleri, proje hedeflerinize ulaşmak için tamamlanması gereken çıktıları ve kilometre taşlarını ifade eder.

3. Eylem Adımlarını Tanımlayın

Eylem adımları, proje çıktılarını üretmek için yürütülmesi gereken ilgili görevler veya eylem öğeleri grubudur.

4. Eylem Öğelerini Belirleyin ve Önceliklendirin

Eylem öğeleri, eylem planınızda ana hatlarıyla belirtilen eylem adımlarını oluşturan küçük, bireysel görevlerdir. İlk olarak, aralarındaki görev bağımlılıklarını tanımlamanız ve ardından sırayla yürütülmeleri için bu eylem öğelerine bir öncelik düzeyi atamanız gerekir.

5. Rolleri ve Sorumlulukları Tanımlayın

Eylem planınızı gerçekleştirmek için gereken işi böldüğünüze göre, proje ekibi üyelerinize eylem öğeleri atamanız ve rollerini ve sorumluluklarını tanımlamanız gerekir.

6. Kaynakları Tahsis Edin

Proje planınızda olduğu gibi, eylem planınızın da kaynak gereksinimleri vardır. Eylem adımlarınızı ve eylem öğelerinizi belirlemek, her bir görev için hangi kaynakların gerekli olduğunu anlamanıza ve bunları buna göre tahsis etmenize yardımcı olacaktır.

7. AKILLI Hedefler Belirleyin

Eylem planınızın performansını ölçmek için izlenmeli ve kontrol edilmelidir. Bu nedenle eylem öğeleriniz, eylem adımlarınız ve proje hedefleriniz için SMART hedefleri belirlemeniz önemlidir. SMART hedefleri, belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamanında anlamına gelir.

8. Eylem Planınız için Bir Zaman Çizelgesi Belirleyin

Bir proje yöneticisi olarak, eylem öğelerinizi ve eylem adımlarınızı tamamlamanın ne kadar süreceğini tahmin etmek için elinizden gelenin en iyisini yapmanız gerekir. Bunu yaptığınızda, bir zaman çizelgeniz olacak. Proje eylem planınızın süresini daha iyi tahmin etmek için PERT çizelgeleri veya kritik yol yöntemi gibi proje yönetimi tekniklerini kullanabilirsiniz.

9. Bir Eylem Planı Şablonu Yazın

Görevleri, son teslim tarihlerini ve atamaları toplamak için basit bir eylem planı şablonu oluşturun veya kullanın. Proje eylem planınızda görevle ilgili her şeyin yer aldığı yer burasıdır, bu nedenle tüm bu önemli bilgiler için bir yeriniz vardır.

Bir eylem planı şablonu yazmak harika bir fikir çünkü proje boyunca bu formatı kullanmanız gerekecek. Bu yüzden indirebileceğiniz ücretsiz bir eylem planı şablonu oluşturduk.

10. Bir Proje Yönetim Aracı Kullanın

Sizi görevde tutmak için bir proje yönetimi aracı kullanın. ProjectManager, proje ilerlemesini ve performansını izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olan proje planlama özelliklerine sahiptir. Canlı panolarımızla eylem planının üst düzey bir görünümünü elde edin. Diğer araçlardan farklı olarak, size gösterge tablosunu ayarlamıyoruz.

Proje planlama araçlarımızı açtığınız anda kullanıma hazırdır. Bunun da ötesinde, proje varyansı, iş yükü ve daha fazlası gibi çeşitli metrikleri hesaplıyoruz. Okunması kolay çizelgelerde ve grafiklerde görüntülenirler. Eylem adımları hakkında istedikleri zaman güncellemeleri sağlamak için bunları paydaşlarla paylaşın. Kulağa iyi geliyor? Bu 30 günlük deneme sürümünü alarak aracımızı ücretsiz deneyin.

Eylem Planı Yazmanın İpuçları

Bir eylem planınız olduğunda, başarılı bir proje yürütmek için onunla nasıl çalışırsınız? Eylem planınızı uygulamanıza yardımcı olacak bazı ipuçları:

• Eylem adımlarını belirlerken ve eylem planı zaman çizelgenizi belirlerken önceliklere ve vadesi gelenlere odaklanın
• Eylem adımlarını tamamlandı olarak işaretleyin
• Ekip üyelerinizin tek bir proje yönetimi platformunda çalışmasını sağlayın
• Uyarıları Ayarla
• Bekleyen veya son görevleri tartışın

Eylem Planı Örneği

Proje planlama yazılımı kullanılarak eylem planlarının tipik olarak nasıl düzenlendiğini görmek için bu örneği takip edin.

Görevler

ProjectManager, eylem planınızı oluşturmanıza ve ardından onu yürütmenize yardımcı olabilir. Hafif yapılacaklar listesi uygulamalarından daha fazlasını yapan liste görünümümüzde tüm eylem adımları görevlerinizi toplayın. Onlardan farklı olarak, eylem öğelerine öncelik verebilir, etiketleri özelleştirebilir ve her görev için tamamlanan yüzdeyi gösterebiliriz. Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımımız, bir eylem planı oluşturmanıza ve ona bağlı kalmanıza yardımcı olacak gerçek zamanlı veriler sağlar.

Not Aşamaları ve Ödevler

Hangi eylem adımlarının ve görevlerin ne zaman gerçekleştirileceğini bilmek için proje zaman çizelgesinin tüm aşamalarını not etmek önemlidir. Ayrıca, işin düzgün bir şekilde yürütülmesini sağlamak için roller ve sorumluluklar belirlemek isteyeceksiniz.

İlerlemeyi İzle

Projeye başladıktan sonra, yapılan işin ilerlemesini çizmeniz gerekecek. Bu bizi, her bir göreviniz için bir başlangıç ​​ve bitiş tarihine sahip olacağınız ve bunun ne kadar süreceğini planladığınız zaman çizelgesine götürür, böylece bunu bir temel olarak kullanabilir ve kaldığınızdan emin olabilirsiniz. hedefte. Proje zaman çizelgenizi bir Gantt şeması üzerinde yapabilirsiniz.

Not Kaynakları

Son olarak, eylem planınız kaynakları listeleyecektir. Hangi görevden kim sorumludur ve hangi materyaller söz konusudur? Nedir o maliyetler? Ayrıca diğer kategorilere girmeyen notlar için eylem planında bir bölüm bulunmalıdır. ProjectManager, eylem planınızın her bir eylem adımı ve görevi için kaynak ayırmanıza izin veren kaynak yönetimi özelliklerine sahiptir.

Bir Eylem Planı ile Projenizi Yönetin

Birlikte bir plan yapmak, bir projeyi yönetmenin yalnızca ilk kısmıdır. Unutmayın, bu yazıp rafa kaldırılacak bir şey değil, proje yaşam döngüsü boyunca sizi takip etmesi gereken yaşayan bir belgedir. PMP'den Jennifer Bridges, aşağıdaki videoda bir eylem planının nasıl yazılacağına dair daha fazla ipucu sunuyor.

İşte referansınız için bir ekran görüntüsü:

ProjectManager Eylem Planınıza Nasıl Yardımcı Olabilir?

Bir eylem planı yapmak ve ardından bir projeyi yürüterek, izleyerek ve raporlayarak eyleme geçmek istiyorsanız, ProjectManager'ı isteyeceksiniz. Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımımız, eylem planınızı çevrimiçi bir Gantt şemasına aktarabilir. Artık görevlerinizi düzenleyebilir, bağımlılıkları bağlayabilir ve kilometre taşları belirleyebilirsiniz. Bundan daha fazlasını kritik yol için filtreleyebilirsiniz. Planlamayı tamamladığınızda, taban çizgisini ayarlayın. Bu, yolda kalmanıza yardımcı olmak için projenizin planlanan ve gerçekleşen ilerlemesini her zaman görmenizi sağlar. Aracımızı bugün ücretsiz deneyin.

Buradan görevler atayabilir ve ekiplere ilgili belgeleri yorumlamaları ve paylaşmaları için ortak bir platform verebilirsiniz. Bağımlı görevler, darboğazlardan kaçınmakla ilişkilendirilebilir ve işler değiştiğinde, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini sürükleyip bırakarak program kolayca düzenlenebilir.