Geçici Projeler ve Geçici İstekler Nasıl Yönetilir

Projeler nadiren planlandığı gibi gider. Her zaman yeni veriler, proje veya ürün güncellemeleri, incelemeler veya herhangi bir sayıda son dakika talebi alma potansiyeli vardır. Bu geçici isteklerle nasıl başa çıkıyorsunuz?

Ad-hoc, spesifik olduğu anlamına gelir - tekrarlanmayacak bir şey. Proje yönetiminde geçici projeler ve geçici istekler ortaya çıkacaktır ve bunlarla nasıl başa çıkacağınızı bilmeniz gerekir.

Geçici Proje Nedir?

Geçici bir proje, genellikle bir soruna yanıt olarak beklenmedik bir şekilde gerçekleşen projedir. Projeler neredeyse her zaman önceden planlanır, ancak önceden herhangi bir planlama için zaman olmadan takıma geçici bir proje uygulanır.

Proje yönetiminde geçici bir projeyi geleneksel bir projeden ayıran şeylerden biri de budur. Bir diğeri, geçici bir projenin genellikle hızlı bir geri dönüş içermesidir. Geçici projeler ayrıca tek bir hedefe (veya bir grup insana) odaklanır ve ekip üyeleri de dahil olmak üzere daha az kaynak kullanma eğilimindedir.

Özetlemek gerekirse, geçici bir proje, anında yanıt gerektiren bir şey ortaya çıktığında ortaya çıkar. Herhangi bir projede olduğu gibi, onu tamamlamak için yalnızca sınırlı bir süre vardır, ancak zaman çerçevesi neredeyse her zaman dardır.

Geçici Projeler Nasıl Yönetilir: En İyi 5 Uygulama

Geçici bir proje birdenbire ortaya çıkmış gibi göründüğü için, genellikle daha bilinçli bir projenin alacağı ilgi gösterilmez. Ancak, stratejik girişimlerinizi karşılamak için ilerlemeyi izlemeniz ve raporlamanız gerekir.

Geçici projeleri yönetmek için en iyi uygulamalardan biri proje yönetimi yazılımı kullanmaktır. ProjectManager, projelerinizi gerçek zamanlı olarak planlamanıza, programlamanıza ve izlemenize olanak tanıyan bulut tabanlı bir yazılımdır. Canlı kontrol paneli ile kaynakları ve ekibinizin zamanını izleyin. Kurulum gerekli değildir. ProjectManager verileri toplar ve hesaplar ve ardından zamanı, maliyeti, farkı ve daha fazlasını görüntüler. Geçici projeniz için anlık durum raporu gibidir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.

1. Riski İhmal Etmeyin

Zamanın önemli olduğu durumlarda köşeleri kesmek kolaydır. Geçici projelerde bürokrasi daha az olma eğilimindedir, ancak bu, bir risk değerlendirmesini göz ardı etmeniz gerektiği anlamına gelmez. Herhangi bir finansal analiz, riskin bir projeyi mahvedebileceğini söyleyecektir. Tam bir risk yönetimi planı için zamanınız olmayacak olsa da, olası ve proje üzerinde olumsuz etkisi olabilecek risklere öncelik vermelisiniz.

2. Esnek Kalın

Projelerinize hangi metodolojiyi uygularsanız uygulayın, bir şelale yapısının gelişmiş planlaması için zamanınız olmayacak. Çevik bir proje yaklaşımı, geçici projeler için daha uygundur. Daha tekrarlanabilirler, gerektiğinde hızlı bir şekilde dönmenize izin verirler ve daha küçük ölçekli sprintlerde daha küçük bir grupla çalışma eğilimi gösterirler.

İlgili: Çevik vs Şelale ve Hibrit Projelerin Yükselişi

3. Hâlâ Bir Plana İhtiyacınız Var

Maliyet tahminleri gibi, daha geleneksel bir projeyi hayata geçirecek tüm durum tespitlerinden geçmek için yeterli zaman yok. Ancak geçici bir projenin bile yönlendirilmeye ihtiyacı vardır. Kaynaklarınızı yönetmek, son tarihler belirlemek ve görevleri önceliklendirmek ve atamak için bir plan veya istek yönetimine sahip olmamak, geri tepecek ve karşılayabileceğinizden daha uzun bir zaman çizelgesi oluşturacaktır.

4. İş Taleplerini Standartlaştırın

E-posta, metin, sesli mesajlar veya yüz yüze hızlı alışveriş gibi iş akışlarını hızlandırmak için birçok yöntem vardır. Bu yöntemler süreci hızlandırıyormuş gibi gelebilir ama aslında sorun yaratırlar. İşbirliğini teşvik etmek için merkezileştirilebilen, herkes tarafından erişilebilen, önceliklendirilebilen ve hatta yorumlanabilen bir dizi modeli izleyen bir iş akışı oluşturun.

5. Şeffaflığı Kolaylaştırın

Projenin her yönü, proje ekibindeki herkes tarafından görülebilmelidir. Bu, güncellemeler ve herhangi bir değişiklik anlamına gelir. İster uzak, ister farklı departmanlarda olsunlar, isterse farklı araçlar kullanıyor olsunlar, hibrit ekiplere ihtiyaç duydukları görünürlüğü sağlayan merkezi bir hakikat kaynağı olmalıdır.

Geçici Projeleri Yönetmek için Araçlar

Proje yönetimi yazılımı, hem projeleri hem de geçici projeleri kontrol etmenizi sağlayan özelliklere sahiptir. Bunları bir ekip oluşturmak ve onlara son tarihler, açıklamalar ve önceliklerle birlikte görevler atamak için kullanabilirsiniz. Bu, topun hızlı ve hızlı bir şekilde ekibinizde yuvarlanmasını sağlar.

Ekiplerin, iletişim kurmalarını ve birlikte daha iyi çalışmalarını sağlamak için işbirliğine dayalı bir araca ihtiyacı vardır. Bu, nerede olurlarsa olsunlar ekipleri birbirine bağlayan bir proje yönetimi yazılımının veya sohbet ve mesajlaşma uygulamalarının parçası olabilir.

Son olarak, hem projeyi yönetmek hem de paydaşları ilerleme konusunda güncel tutmak için raporlar oluşturan bir araca ihtiyacınız var. Proje yöneticilerinin ihtiyaç duyduğu ayrıntıları ve paydaşlar için daha genel raporları sunabilmeniz için bu raporlar verileri filtreleyebilmelidir. Bu raporları paylaşmak ne kadar kolaysa o kadar iyidir.

Geçici İstek nedir?

Geçici istek veya geçici görev, planlanmamış bir istektir. Geçici bir proje daha büyük bir çabadır, ancak tanım temelde aynıdır. Proje kapsamı dışındadırlar.

Geçici bir isteğe bakmanın başka bir yolu, kesinti ve ekip üretkenliği katilidir. Sizi projeden uzaklaştırırlar ve gecikmelere ve maliyetlere neden olabilirler. En kötü durum senaryosu: Geçici bir istek, bir projeyi rayından çıkarabilir ve başarısızlığa yol açabilir.

Geçici bir istek, son dakikada çağrılan ve sizi son teslim tarihinden uzaklaştıran bir toplantıdan herhangi bir şey olabilir. Yine son dakikada atanan evrak işleri veya yeniden devredilen görevler olabilir. E-postaları yanıtlamak bile geçici istek kapsamına girebilir. Sizi işinizin ana dürtüsünden uzaklaştıran, geldiğini bilmediğiniz her şey, geçici bir istektir.

Geçici İstekler Nasıl Yönetilir: En İyi 5 Uygulama

Geçici bir projeyi yöneteceğiniz gibi, geçici istekler de proje yönetim yazılımı ile kontrol edilebilir.

Bir iş yönetimi aracına sahip olmak, geçici isteklerinizin ilerleyişini önceliklendirmenize, birlikte çalışmanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olacaktır. Geçici istekleri yönetirken akılda tutulması gereken diğer bazı noktalar aşağıda verilmiştir.

1. Planla

Evet, planla. Olacağını bilmediğiniz bir şey için bir planınız olamazken, programınızı olumsuz etkilemeden geçici isteklere yanıt vermenize izin vermek için gününüzde yeterince yastık oluşturabilirsiniz. Geçici isteği eşlemek için bir iş kırılım yapısı kullanın.

Çalışmanız için çevik bir proje yönetimi yaklaşımına izin verirseniz, bu işe nasıl öncelik verileceğini bilerek ve ekibinizin geri kalanıyla işbirliğine dayalı iletişim içinde kalarak bir görevden diğerine geçiş yapabilmeniz için daha fazla esneklik sağlar. Geçici bir sistemde yönetilen geçici görevlere sahip olmak, yolda kalmanın bir yoludur.

2. Geçici İstekleri Filtreleyin

Her zaman geçici talepler olacaktır ve bazıları hemen ele alınmalıdır, diğerleri bekleyebilir ve hatta bazılarını görmezden gelebilirsiniz. Ama bazen çok sık gelirler ve bunaltıcı olabilirler.

Ekip lideri, ekibin görevlerine odaklanmasını sağlamak için tüm geçici talepler için ana kişi olmalıdır. Ardından ekip lideri geçici istekleri önceliklendirebilir ve işi üstlenebilecek kapasiteye sahip ekip üyesine atayabilir.

3. Bir Süreciniz Olsun

Planlanan iş için bir sürece ihtiyacınız var ve geçici istekler için de bir sürece ihtiyacınız var. Geçici bir istek olması, sistemde bulunamayacağı ve izlenemeyeceği anlamına gelmez. Tüm geçici isteklerin, kullandığınız iş yönetimi aracına girdiğinden emin olun.

Bu istekler de araçta iletilmelidir, ancak bazen durum böyle olmaz. Ne olursa olsun, nereden kaynaklandıklarına bakılmaksızın, geçici istek, yönetilebilir hale getirmek için araçta yaşamalıdır.

4. İlerlemeyi Takip Edin

İlerlemenizi takip etmek için bir araç olmadan, kör çalışıyorsunuz. Geçici istekleri yönetmeniz gerekir; bu, geçici isteği atayabilmeniz ve ardından işteki ilerlemelerini izleyebilmeniz için ekibinizin iş yükünü gerçek zamanlı olarak bilmek anlamına gelir.

Bu nedenle, size canlı veri sağlayan bulut tabanlı bir araçla çalışmak istiyorsunuz, böylece görevin ve ekibin dün değil şimdi tam olarak nerede olduğunu bilirsiniz.

5. Kaynakları Tahsis Edin

Geçici kaynakları yönetebilmek, halihazırda devam etmekte olan diğer işleri etkilemeden işi halletmek için kaynakları gerektiği gibi yeniden tahsis etmenize olanak tanıyan kaynak yönetimi araçları gerektirir.

Bazen bu, geçici istekleri yerine getirmek için ek ekip üyeleri talep etmek anlamına gelebilir. Ekibinizin mevcut tahsisini gösterebilecek kaynak yönetimi araçlarına sahip olmak, davanızı satmanıza daha iyi yardımcı olacaktır.

ProjectManager Geçici Projelere Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, geçici projeleri yönetmek için yeterince esnek olan bulut tabanlı bir iş yönetimi aracıdır. E-posta ve araçtaki otomatik bildirimler, geçici talep sürecini standartlaştırır ve ardından ekipler atanabilir ve çabalarını izlemek için gereken şeffaflık yöneticileri ve paydaşlarla gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir.

Kanban Kurullarında Yeni İstekler Alın

Daha büyük iş akışına entegre edilebilmeleri için kanban panolarına geçici istekler eklenebilir. Yöneticiler önceliği belirleyebilir, açıklamalar ekleyebilir ve görevi ekip üyelerine atayabilir. Takım daha sonra biriktirme listesini yönetebilir ve görev düzeyinde yorum yaparak sprint'i birlikte planlayabilir. Bu arada, proje yöneticisi sürece ilişkin şeffaflığa sahiptir ve ileride herhangi bir darboğaz görebilir ve bunları çözmek için kaynakları yeniden tahsis edebilir.

Kaynakları Etkili Bir Şekilde Tahsis Edin

Ekipte kimlerin geçici isteği üstlenme kapasitesine sahip olduğunu bilmek için ProjectManager, iş yükü çizelgesi gibi gerçek zamanlı kaynak yönetimi özelliklerine sahiptir. İş yükü çizelgesi, kimin çok fazla veya çok az görev atandığını görmeyi kolaylaştırmak için renk kodludur. Proje yöneticisi daha sonra iş yükünü dengeleyebilir ve daha anlaşılır atamalar yapabilir.

Paydaşlar için İlerleme Raporları Oluşturun

Geçici taleplerde bulunan paydaşlar, işin nasıl gittiğini bilmek isteyeceklerdir. İşte burada ProjectManager'ın raporlama özelliği devreye giriyor. Tek tıklamayla bir sapma, zaman çizelgesi ve diğer raporlar oluşturun. Tüm raporlar, yalnızca paydaşlarla paylaşmak istediğiniz verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir ve ardından PDF olarak veya çıktı olarak iletilebilir.

ProjectManager, ekibiniz ister tek bir çatı altında ister dağıtılmış olsun, geçici projeler de dahil olmak üzere her türlü projeyi yönetmek için tasarlanmıştır. Güvenli zaman çizelgeleriyle, kuruluştaki konum veya departman ne olursa olsun, ekibinizin görevleri üzerindeki çalışmalarının durumunu her zaman bilirsiniz. Bu tür bir kontrole ve görünürlüğe sahip olmak, geçici isteklerin üretkenliğinizi düşürmesini engeller.

ProjectManager, işleri organize eden ve hibrit ekipleri birbirine bağlayan ödüllü bir yazılımdır. Geçici istekleri yerine getirme ve sizin ve ekibinizin üretken bir şekilde çalışmasını sağlama esnekliğine sahiptir. NASA'dan Nestles ve Siemens'e kadar birçok kuruluşta yazılımımızı kullanmakta olan on binlerce kişiye katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!