Instagram DM'lerini yönetmenin ve gelen kutusu aşırı yüklenmesini önlemenin 3 yolu

Instagram DM'leri, müşteri hizmetleri ve hedef kitlenizle ilişkiler geliştirmek için güçlü bir kanal olabilir. Bununla birlikte, çok büyük mesaj hacimleri, verimsiz iş akışları ve yapı eksikliği, sosyal medya ekiplerinin bu etkileşimden en iyi şekilde yararlanmasını engelleyebilir ve hatta yanıt sürelerini engelleyebilir. Tüm bunlara, Instagram yönetimini cep telefonunuz arasında, diğer sosyal araçlarınızdan ayrı olarak hokkabazlık etmek için ekleyin ve bazı sosyal ekiplerin bunalmış hissetmesine şaşmamalı.

Bu zorluklardan bazıları tanıdık geliyorsa, yalnız değilsiniz. Aslında son birkaç yılda Sprout, gelen kutusu kaosunu hafifletmeye yardımcı olmak için Sprout'ta Instagram DM yönetimi için 1.000'den fazla istek aldı. Facebook ile olan ortaklığımız sayesinde, bu özelliği daha fazla müşterimize sunmaktan heyecan duyuyoruz. Sprout'ta Instagram DM'lerinden yararlanmaya hazırlanırken, sadece başınızı suyun üstünde tutmakla kalmayıp size DM'leriniz arasında ustalıkla yüzmeyi öğretmek için bazı ipuçlarını paylaşmak istedik.

Bu makalede, verimli bir Instagram Gelen Kutusu iş akışı oluşturmanın üç yolunda size yol göstereceğiz:

1. Mesaj hacminizi düzenlemek için bir plan oluşturun ve çözümler uygulayın.
2. Ekibinizin rollerini tanımlayın ve verimli iş akışları oluşturun.
3. Önemli bir Instagram mesajını asla kaçırmamak için uyarıları otomatikleştirin.

Yüksek hacimli Instagram DM'lerini, hikaye sözlerini, yorumları ve @bahisleri başarılı bir şekilde dengelemenin anahtarı, iş için doğru sistemlere ve araçlara sahip olmaktır. Bu sistemlerin nasıl geliştirileceğini ve Sprout Social'ın tüm sosyal mesajlaşma iş akışlarınızı daha fazla merkezileştirmenize ve düzene koymanıza nasıl yardımcı olabileceğini ele alacağız.

Öncelik 1: Mesaj hacminizi düzenlemek için bir plan oluşturun ve çözümler uygulayın

Instagram müşteri hizmetleri ve topluluk yönetimi hedeflerinize ulaşmak için planlama ve organizasyonun önemi göz ardı edilemez. Sürekli bir gelen DM akışını yönetirken veya markanız aniden viral hale geldiğinde ve bir @bahsetme dalgası geldiğinde, doğru gelen kutusu altyapısına sahip olmak her şeyi değiştirebilir.

Bu organizasyon neye benziyor? Sizin ve ekibinizin öncelik vermesi gereken ilgili mesaj türlerini veya müşteri hizmetleri mesaj kategorilerini belirlemek kadar basit olabilir. Örneğin, Instagram DM'lerinin yorum göndermekten çok artan müşteri hayal kırıklıklarını içerme eğiliminde olduğunu görebilirsiniz. Benzer şekilde, gönderi veya sipariş sorunlarıyla ilgili mesajlara yanıt vermek, yakın tarihli bir Instagram hikayesine verilen hızlı emoji tepkilerinden daha zamana duyarlı bir öncelik olabilir.

Önceliklerinizi anlamak, ekibinize odaklanmanıza ve bu önemli mesajları öne çıkaran bir altyapı geliştirmenize yardımcı olacaktır. Sprout Social kullanarak bu çözümlerden bazılarını daha fazla geliştirmenin ve otomatikleştirmenin birkaç yolu:

• Farklı müşteri hizmetleri kategorileri için Etiketler oluşturun. Örneğin, "Nakliye/İadeler", "Hasarlı Ürünler", "Müşteri Sevgisi" veya ekibinizin yanıt vermesi için önemli olan herhangi bir şey için Etiketler oluşturabilirsiniz.
• Mesaj etiketlemeyi otomatikleştirin ve mesajları filtreleyin. Gelen iletileri etiketlemek için otomatik kurallar ayarlayın; örneğin, biri "iade" veya "geri ödeme"den bahsettiğinde, otomatik olarak "Gönderim/İade" ile etiketlenir. Bu, ekibinizin gürültüyü azaltmak için yalnızca öncelik vermeniz gereken mesaj türlerini filtrelemesine olanak tanır.
• Mesajları Özel Gelen Kutularına göre sıralayın. Bu tür mesajları hızlı bir şekilde ele almanıza yardımcı olmak için Instagram DM'leri ve “Hasarlı Öğeler” ile etiketlenmiş yorumlar için özel bir gelen kutusu görünümü oluşturabilirsiniz. Bu özel görünümler, önce yüksek öncelikli mesajları yanıtlamanızı, ardından daha az zamana duyarlı mesajlara geçmenizi sağlar.
• SSS'lerinizi kaydedin. Aynı yanıtı günde 200 kez yazmak yerine, hızlı bir şekilde gönderebileceğiniz marka onaylı yanıtlara sahip olun. Bu yaygın yanıtları Sprout'un Varlık Kitaplığında oluşturabilirsiniz. Ekip üyeleri, iki tıklamayla gelen iletilere uygun yanıtları doldurabilir, bu da sık sorulan her soruya günde birden çok kez yanıt yazmak için harcadığınız zamandan tasarruf etmenizi sağlar.

Öncelik #2: Ekibinizin rollerini tanımlayın ve verimli Instagram iş akışları oluşturun

Sosyal medya ekibinin boyutları ve rolleri değişebileceğinden, etkili işbirliği ve net sorumluluklar çok önemlidir. Bu, uzmanlığa dayalı olarak farklı yükseltme yeteneklerine sahip müşteri hizmetleri ekibi üyelerinin veya yönetici onayı için belirli yanıtlar sunan sosyal ekiplerin atanması anlamına gelebilir. Çok sayıda mesajla, Instagram gelen kutunuzda birden fazla ekip üyesinin yanıtları ele almaya çalışması bir baş ağrısı olabilir.

Her ekip üyesinin yapacaklarını netleştiren ve süreçleri kolaylaştıran altyapıya sahip olmak, mesaj hacminizi fethetmek için çok önemlidir. İşbirliğini artırmanın ve ekip üyelerinizin Sprout Social ile verimli bir şekilde çalışmasını sağlamanın birkaç yolu:

• Doğru ekip üyesine görev mesajları. Belirli müşteri hizmetleri veya ürün kategorileri konusunda özel uzmanlığa sahip ekip üyeleri belirlediyseniz veya her bireyin bant genişliği hakkında bir fikriniz varsa, görevlendirmeden yararlanabilirsiniz. Görevlendirme, mesajların yanıtlamaya en uygun veya yanıt vermek için bant genişliğine sahip ekip üyelerine atanmasını sağlar. Bir mesajın görevlendirilmesi, o ekip üyesine bir bildirim ve üzerinde çalışması gereken görevlendirilmiş mesajların bir listesini gönderir.
• Onay için bir yanıt mesajı gönderin. Bir yöneticiden veya başka bir onaylayıcıdan gelen belirli yanıtların (örneğin, benzersiz bir müşteri hizmetleri sorunu olan kızgın bir müşteri) görünürlüğüne ihtiyacınız varsa, bu harika bir seçenektir. Yanıt onayları, onayın durumunu izleyebileceğiniz ve onaylayanın yanıtı kabul edip etmediğini (geri bildirimle birlikte) görebileceğiniz kolay bir iş akışında yerleşiktir.
• Çarpışma algılama ile aynı mesaja yanıt vermekten kaçının . Sprout, siz ve başka bir iş arkadaşınızın aynı mesajla etkileşimde bulunup bulunmadığını gösterecek ve bu, mükerrer işlerden ve kafa karıştırıcı bir müşteri deneyiminden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Öncelik #3: Önemli bir Instagram mesajını asla kaçırmamak için uyarıları otomatikleştirin

Hiç bir sosyal medya hatası, yazım hatası veya önemli bir mesajı kaçırmakla ilgili stresli bir rüya gördünüz mü? Burası, yedekleme sistemlerini ve otomasyonları kurmanın size gönül rahatlığı sağlayabileceği ve aynı zamanda müşterilerinize Instagram'da markanızla etkileşim kurarken daha iyi bir deneyim sunabileceği yerdir. Ne de olsa sadece insansınız - bu nedenle hayatınızı ve sosyal medya gelen kutusu yönetiminizi kolaylaştırmak için emrinizde olan araçlardan yararlanın.

Otomasyon kelimesi, özellikle sosyal medya söz konusu olduğunda korkutucu gelebilir. Ancak bir otomasyon oluşturmak, karmaşık kod yazmayı veya otomatik yanıtlayıcıları kullanmayı gerektirmez. Sprout, sosyal medya ve müşteri hizmetleri ekiplerinin hiçbir mesajın veya dönüm noktasının çatlaklardan kayıp gitmemesini sağlamak için hızla otomasyonlar oluşturmasına olanak tanır:

• Özel mobil push bildirimleri ile önemli bir mesajı asla kaçırmayın. Twitter'da @bahsetmelerde olduğu gibi, Instagram DM'leri ve yorumlarının markanız için müşteri hizmetleri açısından önemli olduğunu varsayalım. Yalnızca bu mesaj türleri için özel anında iletme bildirimleri ayarlayabilir ve önemli bir mesaj geldiğinde bir uyarı tetikleyebilirsiniz.
• Yüksek hacimli gelen mesajlar için Spike Alerts ile haberdar olun . Ani bir mesaj akışı bir dizi senaryoya işaret edebilir: Belki markanız yanlışlıkla viral hale geldi veya (ekibinizin haberi olmadan) yeni bir ürün sürekli olarak hasar gördü. Ne olursa olsun, Spike Alerts, Instagram'a masum bir şekilde giriş yapmak ve normal mesaj miktarının 10 katı kadar ezilmek yerine, bir krizi veya fırsatı önceden belirlemenize yardımcı olacaktır.
• VIP listelerine belirli kullanıcılar ekleyin. VIP listeleri, sadık müşterilerden, etkileyicilerden ve hatta marka trollerinden gelen mesajları bölümlere ayırmanıza olanak tanır. Sprout'ta, bir VIP'den bir mesaj düştüğünde uyarı almayı seçebilir, mesajı tamamlandı olarak işaretlemeniz veya gizlemeniz yeterlidir. Bu otomatikleştirilmiş özellikler basittir, ancak önemli mesajları asla kaçırmamanız ve umarız daha kolay dinlenmeniz için bir yedekleme sağlar.

Daha kolay Instagram yönetimine dalın

Instagram'da müşteri hizmetleri ve topluluk katılımı zor olabilir. Ancak doğru planlama ve araçlar, daha stratejik çalışmalara odaklanabilmeniz için daha önce Instagram gelen kutunuzda dolaşarak geçirdiğiniz zamanı boşa çıkarabilir. Sprout olarak, Instagram DM'lerini Sprout'un Akıllı Gelen Kutusuna entegre etmeye devam edeceğimiz için çok heyecanlıyız ve yukarıdaki ipuçlarının yüksek hacimli Instagram DM'lerinde gezinme, düzenleme ve yanıt verme konusunda yardımcı olacağını umuyoruz.

Instagram yönetiminiz için en uygun iş akışlarını ve otomasyonları geliştirmeye başlamak için bugün Sprout'un 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü başlatın .