Daha İyi Sorun Yönetimi için 8 Adım

Sorunlar olur. Ve projenizin başarılı olmasını istiyorsanız, ortaya çıkan sorunlara hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verecek bir planınızın olması gerekir. Bu adımlar, en iyi uygulama sorun yönetimi sürecinin bir parçasıdır ve iyi proje yönetiminin temel özünü oluşturur.

Sorun Yönetimi Nedir?

Sorunlar, planı etkilemek için projeniz sırasında ortaya çıkan her şeydir. Sorunlar önceden tanımlanmış riskler olabilir veya olmayabilir. Kaçınmak istediğiniz şey, sorunların ortaya çıktığı ve asla çözülmediği bir tür toplu proje amnezisidir. (Sorunlar çözülmediğinde komik bir şekilde yeniden ortaya çıkar.)

Bir projede sorun yönetimi, bir proje sırasında ortaya çıkan sorunları yönetmek ve kontrol etmek için faaliyetleri ve iş kurallarını tanımlayan bir planla başlar.

Proje Sorunlarının Türleri

Tabii ki, sorun yönetimi için yapmanız gereken ilk şey, sorunları tespit etmektir. Bazıları bu dört kategoriye giren birçok konu olabilir.

1. Büyük Problem: İlerlemeyi veya projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını engelleyebilecek ve acil müdahale gerektiren problem.
2. Fırsat: Tüm sorunlar kötü değildir, bazıları öngörülemeyen bir fırsat sunabilir.
3. Endişe: önemli bir sorun değildir, ancak dikkat gerektiren bir şeye dönüşebileceği için farkında olmak istediğiniz bir şeydir.
4. Durum: endişe verici veya önemli bir sorun olabilecek, ancak durumsal bir bakış açısından gelişen başka bir konudur.

Bu sorunların bazı örnekleri, tedarikçilerin personeli ile ilgili sorunlar, teknik arızalar, malzeme kıtlığı veya gecikmeleri ve süper başarılı terfilerdir. Ücretsiz sorun izleme şablonumuzla sorunlarınızı günlüğe kaydetmeye başlayabilirsiniz.

Şablonlar harikadır, ancak proje yönetimi yazılımının sorun yönetimi özelliklerini sunmazlar. ProjectManager, ekipteki herkesin istedikleri gibi çalışmasına izin veren birden çok proje görünümüne sahiptir. Örneğin, bir sorun veya birkaç sorunla ilgili olarak bir ekip üyesinin görevlerini toplayabilen bir görev listesi görünümü vardır. Önceliği, durumu ve daha fazlasını görün. ProjectManager'ı bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

Tutarlı Sorun Yönetimi için 8 Adım

Sorun yönetimi hakkında bilinmesi gereken çok şey var. Bu büyük bir konu ve her proje yöneticisinin projeleri sırasında uğraşmak zorunda kalacağı bir konu.

Riskten farklı olarak, bir sorun potansiyel bir sorun değildir. Burada ve şimdi bir sorun oluyor.

Sorunları yönetmek, stratejiyi uygulamak için bir süreç ve bir plan gerektirdiği için bir projeyi yönetmekten farklı değildir. Bu adımlar, projenizde ortaya çıkan sorunları kontrol etmek için bir çerçeveye sahip olmanıza yardımcı olacaktır.

1. Kayıt Oluştur

Başlamanın tek yolu, sorunları belirlemek ve bunları bir belgede toplamaktır, böylece yanıt vermeye başlayabilir ve bunları çözmedeki ilerlemeyi takip edebilirsiniz. İdeal olarak, çevrimiçi ortak bir belge oluşturun. Aynı şekilde riskleri veya değişiklikleri yönetebilir, sorunları bir log veya kayıtta takip ederek yönetmek isteyebilirsiniz. Sorunu rapor edecek bir süreç veya araç olmadan, projenin karmaşasında kaybolacaktır. Sorunları rapor etmeniz ve diğerlerini bilgilendirmeniz gerekir, böylece diğer kişiler sorunun devam edip etmediğini teyit edebilir.

2. Derhal Rapor Edin

Zamanlama önemlidir. Raporlamanın gecikmesine izin verirseniz, sorunu çözmek için çok büyük hale gelmeden veya projeyi bozacak kadar çok kaynak gerektirmeden önce sorunu çözme fırsatını kaybedersiniz. İletişim anahtardır ve bu bilgiyi mümkün olduğunca hızlı bir şekilde doğru kişilere ulaştırmak için kanallar açık olmalıdır. Derhal rapor veriyorsanız, derhal çözseniz iyi olur. Bilinen bir konu üzerine oturmak bela istemektir.

3. Günlük Sorunları

İnsanların sorunları kimin günlüğe kaydedebileceğini ve bunu yaptıklarını bildiklerinden emin olun. Sorunu günlüğe kaydeden biri yoksa, çatlaklardan düşen sorunlar yaşayacaksınız. Bu, sonunda parçalanana kadar projenizde daha fazla çatlak oluşmasına neden olur. Bu sürecin ayrıntılı bir kaydını tutmak istiyorsunuz. Çok küçük bir şey yok. Size önemsiz görünebilir, ancak sorunun çözümünün kilidini açmanın anahtarı olabilir. Ayrıca, bir günlük, gelecekte kullanım için bir arşiv aracı sağlar.

4. Eylemleri Ata

Eylemin yanına bir isim de koyun, böylece net bir sorumluluk tanımlanmış olur. Sorunlar, yalnızca sorunu tanımlamak, izlemek ve kapatmakla görevli biri olan açık bir sahiplik olduğunda çözülür. O konuyla ilgili her şeyle görevlendirilen ve konu kapanana kadar oradan ayrılmayan bir nokta kişiniz olması gerekir. Hesap verebilirlik, sorun yönetiminde kritik öneme sahiptir.

İlgili: Ücretsiz eylem planı şablonu

5. İlerlemeyi İzleme

İnsanlar eylem öğelerini takip ediyor mu? Durumu düzenli olarak doğrulayın. Sorunun durumu çok önemli bir ayrımdır. Sorun çözüldüyse ancak kaynaklar gereksiz yere hala üzerinde çalışıyorsa, bu başka bir sorundur. Herkese sık sık haber verin. Bir soruna gereksiz kaynakların tahsis edilmesini önlemek için tam şeffaflığa sahip olmak istersiniz. Herkesin en verimli şekilde çalışması için sorunun durumunu bilmesi gerekir. Proje panoları, herkesin sorun durumundan haberdar olmasını sağlayabilir.

6. Etkiyi Değerlendirin

Eskalasyon ölçeğini tanımlayın ve gerçekleştirilen eylemlerin ölçüldüğünden emin olun. Ancak uygun şekilde yükseltin. Tüm kaynaklarınızı yalnızca bazılarının gerekli olduğu yerlere atmak istemezsiniz. Bununla birlikte, hızlı bir iyileşmeyi durdurmak için gereksiz engeller oluşturmak da istemezsiniz.

7. Çözünürlüğü Onaylayın

Sorunlar çözüldü olarak işaretlendikten sonra iki kez kontrol edildiğinden emin olun. Sorunun bir sahibi olsa da, işi kontrol edebilmeleri ve organizasyonun genel proje ve stratejik hedefleriyle uyumlu olduğundan emin olabilmeleri için süreci yöneten biri olmalıdır. Tüm bu ördekler bir kez üst üste geldiğinde konu kapatılabilir.

8. Kapatın

İşte o zaman son adımımıza geliyoruz. Konuyu kapatmak. Çözülen sorunları listeden çıkarın. Bu iyi hissettiriyor, değil mi?

Sorun Yönetimine Yardımcı Olacak Ücretsiz Şablonlar

Ekipleri gerçek zamanlı olarak birbirine bağlamak ve yöneticilerin çözülmeye çalışırken bu sorunları takip etmelerine yardımcı olmak için proje yönetimi yazılımı olmadan sorun yönetimi zordur. Ancak bu araçlara yatırım yapmaya hazır değilseniz, sorun yönetimi sürecini yönetmenin başka yolları da vardır. ProjectManager, yardımcı olabilecek düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonuna sahiptir. İşte sadece birkaçı.

Sorun İzleme Şablonu

Excel için ücretsiz sorun izleme şablonumuz, sorunları projenizde ortaya çıktıkça yakalamak, izlemek ve çözmek için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir. Sorunu açıklayan ve ardından proje üzerindeki potansiyel etkisini not eden sütunlar vardır. Açılır menü, önceliği belirlemenizi sağlar, böylece önce hangisi üzerinde çalışacağınızı bilirsiniz. Sorun sahibi, tarihler ve durum da şablonda toplanır.

Proje Panosu Şablonu

Bu sorun izleme şablonuna sahip olduğunuzda, onu Excel için ücretsiz proje panosu şablonumuzla tamamlamak isteyeceksiniz. Yazılımımızdaki gibi gerçek zamanlı olarak güncellenmese de, proje sorunlarını çözmeye çalışırken ekibinizin ilerlemesini ve performansını izlemek için bunu kullanabilirsiniz.

Proje Durum Raporu Şablonu

İlerlemeyi izlemenize yardımcı olabilecek şablonlarda sorunlarınız var, ancak bu ilerlemeyi paydaşlarınıza da rapor etmeniz gerekecek. İşte bu noktada Excel için ücretsiz proje durum raporu şablonumuz kullanışlı oluyor. Burada, önemli proje vurgularından hemen ilgilenilmesi gereken eylem öğelerine kadar paydaşları güncel tutmak için ihtiyaç duyduğunuz veriler için bir alan var.

Sorun Yönetim Sürecinizde Kaçınmanız Gereken 3 Şey

Sorun yönetimi sürecinize yardımcı olmak için yapabileceğiniz birçok şey var. Aynı derecede önemli olan, kaçınmanız gereken şeylerdir. Sorun yönetimi üzerinde çalışırken bu kötü uygulamalara düşmediğinizden emin olun.

1. Bir Sorun Günlüğü Kullanmamak: Bir sorun günlüğü, bir başka işe yaramaz evrak parçasıymış gibi hissedilebilir. Sorunlar ortaya çıktığında, sadece onları çözün. Ancak bir sorun günlüğü, ekiplerin sorunları tanımlayabileceği, yöneticilerin gelecekte başvurmak üzere çözümlerini analiz edebileceği, izleyebileceği ve kaydedebileceği bir yerdir.
2. Sorun Türünü Tanımlamamak: Uğraştığınız sorunun türünü bilmek, doğru ekip üyelerini izlemenize ve atamanıza yardımcı olur. Teknik, iş süreci ve kaynak konuları arasında farklılıklar vardır ve bunlar farklı yaklaşımlar gerektirir.
3. Sorun Durumunu Not Etmemek: Yine, zaman kaybı gibi gelebilir, ancak bir sorunun durumunu bilmek (açık, araştırıyor, uyguluyor, iletilmiş veya çözülmüş) projeniz boyunca sorunları takip ederken çok önemlidir.

Proje Yöneticisi ve Sorun Yönetimi

Sorunlar kaçınılmazdır. Onlar herhangi bir projeyi yönetmenin bir parçası. Bu nedenle, bulut tabanlı bir proje ve iş yönetimi yazılımı olan ProjectManager, sorunları gerçek zamanlı olarak izleyen basit sorun yönetimi araçlarına sahiptir.

Sorun Yönetimi İş Akışları için Kanban Panoları

Kanban panolarıyla proje sorunlarını belirleyip çözerken ekibinizin sürecine şeffaflık kazandırın. Birden çok proje görünümü, yöneticilerin Gantt çizelgeleri ile plan yapabilmeleri, ekiplerin ise birikimlerini yönetmelerine ve sprint'leri işbirliği içinde planlamalarına olanak tanıyan kanban panolarıyla çalışabileceği anlamına gelir. Yöneticiler, görev onaylarını otomatikleştirmek için iş akışını özelleştirebilir ve darboğazlardan kaçınmak için kaynakları gerektiği gibi yeniden tahsis etmek için çalışmalarını denetleyebilir.

Sorun İzleme için Gerçek Zamanlı Gösterge Tabloları

Kurulum gerektirmeyen gerçek zamanlı panolarla daha fazla gözetim sağlanır. Canlı pano, proje verilerini otomatik olarak yakalar, sayıları sıkıştırır ve renkli grafikler ve çizelgeler üzerinde zaman, maliyet ve daha fazla ölçümü görüntüler.

Sorun Yönetim Sürecinizde İnce Ayar Yapacak Raporlar

Tek tıklamayla raporlama, ilerlemenin zirvesinde kalmanızı sağlar ve sorun çözümünü paydaşlara sunmak için ayrıntılı veriler sağlar. Durum raporlarından zaman çizelgelerine kadar tüm raporlar, yalnızca görmek istediğiniz verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir. Paydaşlarla PDF veya çıktı olarak paylaşın.

Hepsini bir araya getirdiğinizde, ProjectManager proje sorunlarını yönetmek için ideal bir yazılımdır. Bugün ücretsiz başlayın!

Proje sorunları hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız aşağıdaki eğitim videosunu izleyin.

Proje Sorunlarını Yönetmeyle İlgili Videoyu İzleyin

Daha çok görsel bir öğreniciyseniz, ProjectManager sizi kapsıyor. Sitemizde yüzlerce eğitim videosu ve proje yönetiminin her yönüne odaklanan daha fazla blog yazımız var. Bu eğitici videoda, Jennifer Bridges, PMP, size proje sorunlarını yönetmeyle ilgili temel bilgileri verir.

İşte referansınız için bir ekran görüntüsü.

Projelerinizde iyi şanslar!

Pro-İpucu: Bir sorun, projenizde geçen bir risk olabilir, bu nedenle proje riskinin nasıl yönetileceğini tazelemek mantıklıdır. Sorunları yönetmeye de yardımcı olabilecek bir risk yönetimi süreci vardır.