Proje Yönetiminde Yinelenen Görevleri Yönetme

Hepimizin başına geldi. Her hafta veya ayda bir gelen bir toplantıyı veya önemli bir görevi kaçırmak. İşimizin derinine daldığımızda, yinelenen görevleri hatırlamak zor olabilir. Proje yönetiminde, yinelenen görevleri gözden kaçırmak, bir projeyi hızlı bir şekilde yoldan çıkarabilir veya bir ekip üyesi önemli bir güncellemeyi kaçırabilir.

Proje yönetimi yazılımının bir parçası olarak yinelenen görevlere sahip olmak çok önemlidir. Buna inanmıyorsanız, sizi ikna edelim. İlk olarak, yinelenen bir görevin ne olduğunu açıklayalım ve bazı yaygın örnekleri ekleyelim. Ardından, ProjectManager'da yinelenen görevleri nasıl planlayabileceğinizi tartışıyoruz, böylece bir daha asla bir görevi kaçırmaktan endişe duymazsınız.

Yinelenen Görevler Nelerdir?

Yinelenen bir görev, düzenli olarak gerçekleşen iştir. Proje yönetimi yazılımında, yinelenen bir görev, bir kullanıcıyı her gün, hafta, ay veya gerçekleşme sıklığı ne olursa olsun, vadesi geldiği konusunda uyarmak üzere ayarlanabilen görevdir.

Yinelenen görevleri kullanmak, süreçleri kolaylaştırmaya yardımcı olur. Bu, ekipleri, bu görevleri akılda tutmak için çevrimiçi takvimler veya fiziksel yapılacaklar listeleri gibi diğer araçları kullanma zorunluluğundan kurtarır. Dikkatinizin dağılması veya tekrar eden önemli görevleri kaçırmak yerine, iş yapmak için daha fazla zihinsel alan kullanılabilir.

Bir proje yönetimi yazılımı süreçleri ne kadar çok otomatik hale getirebilirse, bir ekip üyesi işinden o kadar az uzaklaşır. Çevrimiçi takvimler veya akıllı telefonlar yardımcı olurken, aletinizi bırakmak zorunda kalmak, işinizi duraklatmak ve sizi yavaşlatmak anlamına gelir.

ProjectManager, kanban panolarında özel iş akışları ve otomasyon gibi görev yönetimi için size birçok seçenek sunar. Örneğin, yinelenen görev işlevimiz, kullanıcıların bir dizi yinelenen görev oluşturmasına ve düzenlemesine olanak tanır ve tüm proje görünümlerimizde çalışır. Bu, istediğiniz araç üzerinde çalışabileceğiniz ve sizi yaklaşan yinelenen görevler hakkında bilgilendiren otomatik uyarılar alabileceğiniz anlamına gelir. Artık proje boyunca size hatırlatmak için benzersiz görevler oluşturmak gibi geçici çözümler yok. Yinelenen projeler zamandan tasarruf sağlar ve ekipleri üretken tutar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Yinelenen Görev Örnekleri

Küçük gibi görünseler de, yinelenen görevler proje yönetiminde önemlidir. Yinelenen görevlerin çeşitliliğini ve sıklığını göstermek, görev yönetimi için ne kadar kritik olduklarını anlamada yardımcı olabilir. Yinelenen görevlerin bazı örneklerine bakalım.

Toplantılar

Yinelenen bir görevin en bariz örneği bir toplantıdır. Muhtemelen ekibinizle günlük veya en azından haftalık toplantılar yapıyorsunuzdur. Ardından, işbirliğini teşvik etmek için şirket çapında toplantılar, departmanlar arası toplantılar vb.

Ama toplantılar önemlidir. Evet, zaman kaybı gibi hissedebilirler, ancak uygun bir gündemle, ilgili proje bilgilerini iletmek için mükemmel araçlardır. Kaçırılan bir toplantının bile proje üzerinde zararlı bir etkisi olabilir. Ancak çalışmakla çok meşgulseniz, bir toplantıyı kaçırmanız çok kolaydır. Yinelenen bir görevin size proje toplantılarınızı hatırlatmaya yardımcı olabileceği yer burasıdır.

Raporlar

Tabii ki, ekip veya şirket toplantıları yinelenen görev türlerinden yalnızca biridir. Proje yöneticilerinin genellikle haftalık olarak yürüttükleri durum raporları vardır. Bunlar, proje yöneticisinin ekibinin ilerlemesinden ve performansından haberdar olmasını sağlar veya her ikisi de inanılmaz derecede önemli olan paydaşları bilgilendirir.

Projenizi izlemediğiniz takdirde programın gerisinde kalabilir veya bütçesini aşabilir, bu da aşırı harcamaya veya daha kötü sonuçlara yol açabilir. Paydaşların da beklentilerini yönetmek ve projenin planlandığı gibi ilerlemesini sağlamak için güncel kalmaları gerekir.

Yinelenen görevlerin diğer örnekleri, yöneticiler veya müşterilerle yapılan diğer toplantı türleri olabilir. Durum raporları dışında başka raporlar da vardır. Bu son teslim tarihlerinin hiçbirinin gözden kaçmamasını sağlamak için proje raporlarının yinelenen görevler olarak planlanması gerekir.

ProjectManager ile Yinelenen Görevler Nasıl Zamanlanır?

ProjectManager, daha geniş görev yönetimi özelliklerinin bir parçası olarak yinelenen görevlere sahiptir ve kullanıcıları her bir görevi ayrı ayrı oluşturmak zorunda kalmaktan kurtarır. Yinelenen görevler özelliğimizi kullanmak, bir görev yapmanıza ve ihtiyaçlarınıza göre sıklığını ayarlamanıza olanak tanır.

Bir görev kartını açtığınızda bir açıklama ekleyebilir, etiketleri özelleştirebilir, bitiş tarihlerini, önceliği, ekleri ekleyebilir ve yorum yapabilirsiniz. Yazılımımızdaki herhangi bir görev, yinelenen bir göreve dönüştürülebilir. Tek yapmanız gereken görevin bitiş tarihi ile önceliği arasında yer alan görev kartındaki yineleme ayarlarını güncellemek.

Ne zaman yineleneceğini ayarlamak için, bir açılır pencere oluşturmak üzere yinelemeyi tıklayın. Varsayılan, yinelenme yok olarak ayarlanmıştır ve bir açılır menü, günlük, haftalık, aylık veya yıllarca yinelenip yinelenmeyeceğini seçmenize olanak tanır. Not: Görevi iş günlerinde ve hafta içi günlerde tekrarlayabilirsiniz.

Ardından, bu bir proje için olduğu için bir bitiş tarihi olacaktır. "Bitiş"in altında, takvim simgesini getirmek için düğmeyi tıklayabilir ve yinelenen görevin bitmesini istediğiniz tarihi seçebilirsiniz. Ya da sonra düğmesini seçebilir ve belirli sayıda görev veya yinelenen görevler için oluşumlar planlayabilirsiniz. Kaydet'e bastığınızda işiniz biter.

Yinelenen görevi, araçtaki herhangi bir görevi yaptığınız gibi düzenleyebilirsiniz. Bir görevi güncelleyin ve bu değişiklikler yinelenen tüm görevlere yansır. Değişikliği söz konusu göreve de uygulayabilirsiniz.

Yinelenen görev, proje görünümlerinde gösterilir. Bir proje yöneticisinin bir projeyi planlamak için ihtiyaç duyabileceği şeyin, proje ekibinin bu planı yürütmek için kullandığı araçla aynı olmadığını anladığımız için, yazılımımız birden çok proje görünümüne sahiptir. Aşağıda, yinelenen görevlerin olabileceği özellikler bulunmaktadır.

Kanban Panoları

Kanban panoları, bir projenin iş akışını görselleştirmek için harika bir araçtır. Üretimin bir aşamasından diğerine geçerken sütundan sütuna geçen görevleri temsil eden kartlara sahiptirler. Araç, her sütun başlığı proje döngünüzle eşleşecek şekilde özelleştirilebilir.

Görev Listeleri

Proje ekiplerinin tercih ettiği bir diğer araç da görev listesidir. Bu, bir yapılacaklar listesinden daha fazlasıdır; görevin önceliğini, son tarihlerini, kimin atandığını, durumunu ve tamamlanma yüzdesini gösteren çalışmalarınızın bir koleksiyonudur.

Proje Takvimleri

Proje takvimi görünümü, klasik bir takvim biçiminde görüntülenen projedir. Ayı, tarihleri, iş yükünü ve projeleri gösterir. Son tarih ve süreyi veya görev ve atanan kişiyi göstermek için takvimi görüntüleyebilirsiniz. Önemli tarihlere iyi bir genel bakış ve yabani otların arasında kaybolmak istemeyen paydaşlar için popüler bir görüş.

Gantt Grafikleri

Gantt şemaları, en popüler proje yönetim araçlarından biridir. Görevlerinizi organize ederler, bağımlılıkları birbirine bağlarlar ve proje kilometre taşlarını gösterebilirler. Onlar önemli bir planlama ve çizelgeleme aracıdır. Gantt şemalarımızı benzersiz kılan şey, kritik yol için filtre uygulayabilmeniz ve bir temel ayarlayabilmenizdir. Temeli belirledikten sonra, programa bağlı kalmanıza yardımcı olmak için gerçek zamanlı olarak planlanan işgücünüze karşı gerçek zamanlı olarak izleyebilirsiniz.

zaman çizelgeleri

Zaman çizelgeleri, birden çok projeden görevler ekleyen ve gerektiğinde otomatik olarak doldurulan güvenli belgelerdir. Gönderildikten sonra kilitlenirler ve onaylama yetkisine sahip kişiye teslim edilirler. Zaman çizelgeleri genellikle haftalık olarak gönderildiğinden, yinelenen bir göreve sahip olmak, ekip üyesinin bunu zamanında yapmasına ve yöneticinin bunları hızlı bir şekilde gözden geçirmesine yardımcı olur.

Görev Yönetimi Şablonları

Yinelenen görevler, zaman yönetiminin temelini oluşturur ve yazılımımızda kullanışlı bir özelliktir. Ancak proje yönetimi yazılımına geçmeye hazır değilseniz, düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonu sunuyoruz. Görev yönetimi hakkında konuştuğumuzdan, şimdi indirebileceğiniz ücretsiz görev yönetimi şablonlarından birkaçını burada bulabilirsiniz.

İş Kırılım Yapısı Şablonu

Görevlerinizi yönetebilmeniz için önce ne olduklarını bilmeniz gerekir. İş kırılım yapısı (WBS), proje çıktılarını ve bunları tamamlamak için gerekli görevleri belirlemenize yardımcı olan hiyerarşik bir ağaç diyagramıdır. Excel için ücretsiz iş kırılım yapısı şablonumuzu indirin ve görevlerinizi planlarken hiçbir önemli çıktıyı kaçırmadığınızdan emin olun.

Gantt Şeması Şablonu

Belirtildiği gibi, Gantt şemaları popüler görev yönetimi araçlarıdır. Tüm görevlerinizi listeler ve ardından bir zaman çizelgesinde gösterirler. Tüm projeyi tek bir yerde görebilirsiniz, bu da kaynakları daha iyi yönetmenize yardımcı olur. Proje görevlerinizi görsel olarak izlemek için Excel için ücretsiz Gantt şeması şablonunu kullanın.

Proje Görevi İzleyici Şablonu

Yinelenen görevlere sahip olmak önemlidir, ancak programa uyup uymadığınızı görmek için görevlerinizi takip etme yeteneği de önemlidir. Excel için ücretsiz proje görev izleme şablonumuzu kullanmak, görevlerinizi, bitiş tarihlerini, önceliği ve en önemlisi durumu listelemenizi sağlar. Bu şekilde, hangi görevlerin zamanında yapıldığını bir bakışta görebilirsiniz.

İlgili İçerik

Çevrimiçi yazılıma ve Excel ve Word için ücretsiz indirilebilir şablonlara sahip olmanın yanı sıra ProjectManager, proje yönetimi ile ilgili her şey için çevrimiçi bir merkezdir. Haftalık bloglar yayınlıyoruz ve öğretici videolar, kılavuzlar ve teknik incelemeler sunuyoruz. Görev yönetimiyle ilgili ücretsiz içeriğimizin bir örneğini burada bulabilirsiniz.

• Görev Yönetimi için Nihai Kılavuz
• Görev Listeleri İçin Nihai Kılavuz
• Her Görev Yönetim Aracının İhtiyacı Olan 4 Şey

ProjectManager, çalışmanızı planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Ekiplerinizi üretken ve projelerinizi zamanında tutmak için yinelenen görevleri, otomasyonu ve daha fazla görev yönetimi özelliğini kullanın. Risk yönetimi araçları, sorunları ortaya çıktıkça yönetmenize yardımcı olur ve kaynak yönetimi, ekibinizin iş yükünü dengede tutar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.