Üretken Dijital Pazarlama Müşteri Çağrıları için Toplantı Gündemi İpuçları ve Şablonları

Bir müşteri toplantısı sırasında kendinizi çabalarken buldunuz mu? Beklenmeyen bir performans sorusu veya müşterinin son dakikada ekibinize verdiği yeni terfi ile mi uğraşıyorsunuz? Ya da belki eski moda bir konferans hattı beceriksizliği oyununa katılmak? Toplantılar üretken hissettirmeli ve ekibinizi birlikte ileriye taşımalıdır. Toplantılar asla yorucu veya dikkat dağıtıcı olmamalı ve ilişkinizin ortak bir hedefe doğru ilerlemesini sağlamak için doğru PPC konuları tartışılmalıdır.

İyi bir toplantının temeli, çağrıdan çok önce gönderilen iyi hazırlanmış bir gündemdir - ideal olarak, toplantıdan bir gün önce, böylece tüm tarafların kendi önerilen konuşma noktalarını gözden geçirmesi veya eklemesi için bir dakikası olur. Aşağıda, gelecekteki toplantılarınız için kullanabileceğiniz 2 şablonla eyleme geçirilebilir bir dijital pazarlama toplantısı gündemi oluşturmaya yönelik bazı ipuçları verilmiştir.

Gündemler bir toplantının başarısı için neden bu kadar hayatidir?

Bunun birkaç nedeni var:

1) Gündemler, zamanın nasıl harcanacağı, kimlerin katılacağı ve hangi konuların ele alınacağı ile ilgili beklentileri belirler.

2) Gündemler dikkat dağıtıcı şeyleri azaltır ve "tavşan izi" konuşmalarını ortadan kaldırır

3) İyi yapılandırılmış bir gündem, müşterinizin duyulduğunu hissetmesini sağlar

4) Gündemler, hesapta nelerin yapıldığına dair bir takip kaydı işlevi görebilir.

• Ajandalarınızı Basecamp veya Asana gibi iş akışı otomasyon yazılımları aracılığıyla gönderiyorsanız, daha iyi! Tartışılan tüm konuların ve alınan kararların devam eden bir günlüğüne sahip olacaksınız. Ajandaları e-posta yoluyla göndermek iyidir, ancak geçmiş konuşmaları takip etmeyi bir acı haline getirir.

5) Gündemler, tüm tarafların toplantılarından güvenle ve sonraki adımların atılacağından ve hangi eylemlerin yapılması gerektiğinden emin olarak ayrılmalarına izin verir.

Bununla birlikte - iyi bir gündem yapan nedir? Hanapin, tüm müşteri toplantılarının dijital pazarlamacıların ihtiyaçlarına özel birkaç temel öğeye sahip olmasını gerektirir:

1. Önce temizlik işini aradan kaldırın

Temizlik malzemeleri şunları içerebilir:

• Kesin bir durağınız olması ve toplantının uzunluğunu sınırlamanız gerekmesi durumunda önceden belirli bir toplantı uzunluğu belirleyin
• İş akışını kesintiye uğratabilecek ekip üyelerinin devamsızlıklarını, eklemelerini, yaklaşan tatillerini vb. tartışın.
• Gelecekteki toplantı zamanlarının ayarlanması gerekiyorsa, QBR'ler planlanır veya ek ekiplerin reklam öğesi incelemesi, Facebook reklam denetimi, sözleşmelerle ilgili satışlarla temas tabanı vb. gibi belirli toplantı türlerine dahil edilmesi gerekir. – Bu değişiklikleri yapın ve gönderin takvim, mümkünse tüm taraflar görüşmedeyken davet eder! Toplantı davetlerini koordine etmek e-posta yoluyla yapmak zor ve zaman alıcıdır, bu nedenle gelecekteki toplantı hazırlıklarını aradan çıkarmak için gerçek zamanlı konuşmadan yararlanın.

2. Sürprizlerden kaçının: Müşteriye “yeni ne var?” madde işareti

• Gündemin bu madde işareti şu kadar basit olabilir: “Müşteri Şirket / Sektör Güncellemeleri”
• Son zamanlarda akıllarına baskı yapan bir şey olup olmadığını görmek için müşteriyle sözlü olarak takip edin. Yeni promosyonlar mı geliyor? İçerik ekibi yeni bir proje mi sunuyor? Videolar üretiliyor mu? Bütçe görüşmeleri şirket içinde mi gerçekleşiyor? Müşteriye, sektörlerinde neler olup bittiği hakkında yemek yemesi için zaman verin. Bu adım, zaman zaman müşterilerinin sektörüyle bağlantısının koptuğunu hisseden ajanslar için hayati önem taşıyor. Güvenilir bir ortak olarak, sektörlerinde olup bitenler hakkında en az müşteri kadar bilgi sahibi olmalısınız. Pazarlama stratejinizi her zaman etkileyecektir!

3. Aylık veya üç aylık bütçe projeksiyonlarını dahil edin

• Bütçelerin nasıl harcanması gerektiğine ilişkin temele dokunun.
• Bu, bütçe tahsisi hakkında yolda herhangi bir kötü konuşmayı önler. Ayrıca, bütçeyi KPI rock yıldızı kampanyalarına veya kanallarına daha iyi harcamak için belirli fırsatlar görüyorsanız, performans görüşmesini de besleyebilir.

4. Performans güncellemeleri bölümünü basit tutun ve konuşma veya köprü bağlantılı raporlar/ekran görüntüleri aracılığıyla ayrıntılandırın

Stratejiler, kitleler, hedefleme, kampanyalar… performans güncellemeleri hızla aşırı derecede karmaşık hale gelebilir. Zorlu bir gündemde performans güncellemeleri 3 bölüme ayrılabilir:

1) İyi performans gösteren şey:

• Hedef KPI'ları karşılayan veya aşan testler var mı?
• Toplantıya, bütçeleri değiştirerek, pozitif büyüme yönünde hedeflemeyi daha fazla genişleterek veya küçük bir testi genişleterek önemli kazanımlardan nasıl yararlanılacağına dair bir öneriyle gelin.

2) Kötü performans gösteren şey:

• Performans gecikmesine neden olan nedir?
• Bu hassas noktalar hakkında ne yapabiliriz ve bu eylemlere ilişkin ETA nedir?

3) Sonraki adımlar:

• Bunları kimin yapacağına ilişkin ayrıntılarla birlikte yapılacak işlemler
• Her eylem her zaman bir tarihe bağlı olmalıdır - müşterinin işin tamamlanmasını bekleyebileceği bir son tarih veya ekibinizin müşteriden geri bildirim veya varlık bekleyebileceği bir tarih. Unutmayın – ETA'lar sadece sizin için değil! İleri momentumdan kimin sorumlu olduğuna bakılmaksızın, her projeye uygulanmalıdırlar.

5. Dijital pazarlamacılar için gündemi şekillendiren birkaç bilgi:

• Ekran paylaşımı bağlantısı, telefon numarası ve pin gibi konferans ayrıntılarını ekleyin, böylece istemcinin bu bilgi için takvim davetini incelemesine gerek kalmaz.
• Kimse hantal bir gündemi sevmez!
  • Yakın tarihli bir denetim veya projeyle ilgili bilgi paragraflarını büyük eklerle birlikte yapıştırmak yerine, projeyle ilgili diğer e-postalara başvurun veya gündemde köprüler kullanın, böylece tüm taraflar Basecamp veya Asana'daki proje konularına, Google dokümanlarına ve sayfalarına kolayca erişebilir, vb. Bu, gündemleri dağınıklıktan uzak ve yerinde tutacaktır.
• Toplantı tarihinin e-postanın veya mesajın konusuna dahil edildiğinden emin olun.
  • Bu, ajans-müşteri ilişkinizdeki belirli tarihi anlarla ilgilendiğinizde eski gündemlere bakmayı çok daha kolay hale getirir.
  • Bu, raporlar veya denetim belgeleri için de geçerlidir - raporun ne zaman tamamlandığını ve inceleme için çekilen verilerin zaman aralığını belirtin.
• “Bu raporu Cuma gününe kadar size ulaştırırım” yerine “biz” dilini kullanın. Hesap üzerinde çalışmayı taahhüt eden başka ekip üyeleriniz varsa, bu onların katılımını kabul eder ve ekibe güven verir. Sonuçta ajans bir ekip ve ajans-müşteri ilişkisi de bir ekip! Burada kimse tek başına iş yapmıyor. Aynı şey, müşteriyi belirli bir ekip üyesinden e-posta almaya hazırlamak istemediğiniz sürece belirli ekip üyelerini aramak için de geçerlidir.

Toplantı Gündemi Şablonları:

Örnek 1: Kısa Versiyon

İyi günler, Ekte haftalık performans raporunu bulabilirsiniz. [90 günlük yol haritası ve durum belgesi bu köprüde bulunmaktadır.]

Yarın 15:30 EST'de sizinle konuşmayı dört gözle bekliyoruz.

Toplantı gündemi

• Şirket / Sektör Güncellemeleri
• Bütçe Hızı
• Performans Güncellemeleri:
  • Google Ads'de en iyi performans gösterenler / sorunlu noktalar ve sonraki adımlar
  • Facebook Reklamları en iyi performans gösterenler / sorunlu noktalar ve sonraki adımlar
• Aksiyon öğeleri:
  • Reklam Uzantıları (ETA Tarihi)
  • X İnceleme (ETA Tarihi)
  • Promosyon Lansmanı (ETA Tarihi)

Örnek 2: Ayrıntılı Sürüm

Konu: X Müşteri / Ajans Adı Dijital Pazarlama Toplantısı Gündemi – 13 Kasım 2019

Günaydın Müşteri Adı ve Ekibi,

Aşağıda, yarın saat 11:00 EST'deki toplantımızın durum belgesi ve gündeminin bağlantısı bulunmaktadır. Tartışmamıza ekstra noktalar eklemek isterseniz lütfen bize bildirin. Yarınki aramamızı dört gözle bekliyoruz! Konferans bilgisi: Ekran paylaşımı için Google Hangout Bağlantısı
Telefon: XXX-XXX-XXXX
Pin: ?XXXXXXXX# [Durum Belgesi Bağlantısı]

13 Kasım 2019 Toplantı Gündemi:

1. Kat Hizmetleri

• Google Görüntülü Reklam Denetimi tamamlandı: İncelemek için bir zaman planlayın.
• Not: Şükran Günü (27 Kasım) haftasında toplantımız olmayacaktır.

2. Müşteri Şirket/ Sektör Güncellemeleri

3. 1-12 Kasım MTD Bütçe Hızı ve Performansa Genel Bakış

• Google Arama: $X | X Dönüşümler | EBM: X ABD Doları – İdeal bütçe hızı hedefinde çalışıyor (yüksek kalite ve düşük CPL nedeniyle açığı kapatmak için X kampanya harcamasını artırıyoruz.)
  • Markalı arama: $X | X Dönüşümler | EBM: $X
  • Marka dışı arama: $X | X Dönüşümler | EBM: $X
• Google Görüntüsü: $X | X Dönüşümler | EBM: X $ – İdeal bütçe hızının üzerinde çalışan %
• Facebook/Instagram Reklamları: $X | X Dönüşümler | EBM: X $ – İdeal bütçe hızının altında çalışan %

4. Haftalık Performansı İnceleyin

[Haftalık Rapora Bağlantı]

• En İyi Performans Gösterenler:
  • Performansla ilgili kısa notlar – ne iyi gidiyor, bu fırsatlardan nasıl yararlanılır.
• Sorun Noktaları:
  • Neyin işe yaramadığı ve geliştirmek için neler yapabileceğimiz. [Kötü performans gösterenleri araştırdığımız yeri bildirmek için köprü - toplantı sırasında ekran paylaşımı ve tartışma için.]

5. Sonraki Adımlar – Eylem Öğeleri ve ETA'lar

• Müşteri:
  • Y kampanyasını başlatmadan önce X incelemesini ve onayını bekliyoruz. ETA: 15 Kasım
• Ajans:
  • Yakın zamanda tamamlandı: 11-12 Kasım'da Tamamlanan Markasız indirimler
  • X reklam grupları 18 Kasım Pazartesi günü başlayacak
  • Yeni bütçe ilerleme tablosunun oluşturulması – ETA: 18 Kasım.
  • Google Yerel Reklamları iyileştirme / genişletme – 25 Kasım
  • Arama sorgusu incelemesi 27 Kasım'da tamamlanacak

Müşterinizi tanıyarak, ne tür bir ajanda tercih ettiklerini - ister çok fazla ayrıntıya, ister kısa bir tartışma taslağına ihtiyaç duyup duymadıklarını - doğal olarak keşfedeceksiniz. Basit, eyleme geçirilebilir ve öngörülebilir olduğundan emin olun. Gündemler asla zaman alıcı hissetmemelidir, ancak müşterilerinizle güvenilir bir ajans olarak dijital pazarlama ilişkisi kurarken doğrudan konuşmayı ve iş önceliklerini belirlemek için iyi çalışırlar.

Ayrıca – toplantılarınızdan sonraki adımlarla ilgili kısa bir toplantı takibi göndermeyi unutmayın! Bu, müşteriye durum belgesine sonraki adımları ve tahmini varış zamanını eklediğinizi bildirmek kadar basit olabilir veya hesaptaki sonraki eylemlerin bir çamaşırhane listesi şeklinde olabilir. Bu, herkesi rahatlatacak ve haftadan haftaya beklentiler oluşturacaktır.