Toplantı Planlama Adımları: Toplantı Nasıl Planlanır?

İnsanların bir toplantı olasılığı karşısında sık sık sızlanmaları anlaşılır bir durumdur. Uzun olabilirler ve kişinin zamanını çok etkili kullanmayabilirler. Ama toplantılar önemlidir. Bir grupla iletişim kurmanın ve o grubun birlikte daha iyi çalışmasını sağlamanın harika bir yoludur. Toplantılara iliştirilen damgayı kaldırmak için toplantı planlamayı öğrenin.

Toplantı Planlama Nedir?

Toplantı planlaması, toplantının gündemini belirler. Toplantıya kimlerin katılacağını, toplantının ne zaman ve nerede yapılacağını, toplantı sırasında ve sonrasında neler olacağını içerir. Toplantıyı, kimsenin değerli zamanını boşa harcamayacak şekilde yapılandırır ve ayrıca ne zaman konuşabileceği, toplantıyı kimin yöneteceği ve toplantı tutanaklarını kimin tutacağı konusunda yönergeler oluşturabilir.

Ödüllü bir proje yönetimi yazılımı olan ProjectManager'ı kullanmak, yalnızca toplantı gündemini yakalayıp katılımcılar arasında paylaşmakla kalmaz, aynı zamanda toplantı sırasında oluşturulan tüm eylem öğelerini listeler. Bu görevler bir görev listesine, kanban panosuna veya takvim görünümüne eklenebilir, son tarihleri, öncelikleri ve notları olan kişilere atanabilir. Hatta herkesin toplantıdan ayrıldığında işe koyulabilmesi için göreve dosya ekleyebilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Toplantı Planlaması Neden Önemlidir?

Toplantılar, bir grup insana verimli bir şekilde bilgi iletmek için harika bir araçtır. Elbette e-posta veya belgeler gibi başka yollar da vardır, ancak toplantı sorular ve geri bildirimler için bir alan sağlar. Bu, toplantı aralarından önce herkesin aynı sayfada olmasını sağlar. Toplantılar, ekipler arasında daha fazla işbirliğini teşvik edecek bağlar kurulmasına da yardımcı olabilir.

Toplantılar, projelerde iletişim kurmanın temel araçlarıdır, ancak genellikle verimlilik sağlamaz, zaman harcarlar. PMP'den Jennifer Bridges size verimli bir toplantıyı nasıl planlayacağınızı gösteriyor.

İşte referansınız için beyaz tahtanın bir görüntüsü!

Toplantı Planlama Adımları

Verimli bir toplantı planlarken kendinize daha çok gazetecilikle ilişkilendirilen kim, ne neden, nerede ve nasıl sorularını sormalısınız. İşte etkili toplantı planlaması için 6 adım:

1. Toplantının Amacını Belirleyin

Neden bir toplantı olması gerektiğini anlamadan bir toplantı ayarlamayın. Buluşmak için iyi bir sebebin yoksa görüşme. Ama varsa, o zaman bu amaç açıkça tanımlanmalı ve odaklanılmalıdır. Bir toplantıda çiğneyebileceğinizden fazlasını ısırmak istemezsiniz.

2. Toplantınız İçin Hedefler Belirleyin

Toplantılar, bir grup insanı bir noktadan diğerine götürmelidir, bu ister onları bir konu hakkında netleştirsin, ister bireylere iş dağıtsın. Toplantıyı ayarlamadan önce aklınızda bir hedef olduğundan emin olun. Bu şekilde, toplantı ara vermeden önce bu hedefe ulaşıldığından emin olabilirsiniz.

3. Toplantıya Kimlerin Katılacağını Belirleyin

Herkesin her toplantıya katılması gerekmez. Toplantıda tartışılacak konuya ilgi duymayan kişileri davet etmeyin. Toplantının konusu ile bir şekilde ilgisi olanların katılımını sağlayın.

4. Katılımcıları Önceden Bildirin

Toplantı, herkesin takviminde zaman planladığından emin olabilmesi için yeterli bir süre ile duyurulmalıdır. İnsanlara haber vermeden asla toplantı başlatmayın. Katılamayabilirler ve katılabilseler bile bu ani olaydan rahatsız olurlar. Zamanları için endişe eksikliği gösterir.

5. Toplantınız İçin İçeriği Hazırlayın

Toplantıdan önce yazılı bir ajandanız olsun. Bu, toplantı sırasında nelerin tartışılacağının bir taslağını sağlayacaktır. Dağıtmak için herhangi bir destekleyici belgeye ihtiyacınız varsa, toplantıdan önce yazdırdığınızdan emin olun. Yapmak isteyeceğiniz son şey hazırlıksız olmaktır. Profesyonel değil.

6. Toplantınızın Süresini Belirleyin

Toplantılar devam etme eğiliminde olabilir. Hiç bitmeyen bir toplantıdan kaçınmak için bir zaman sınırı belirleyin. Toplantının gerektirdiği şeyi yapmak için gerçekçi olarak ne kadar zamana ihtiyacınız var? Toplantının süresi bu kadar.

7. Bir Toplantı Gündemi Oluşturun

Gündem ihtiyacından daha önce bahsetmiştik. Şimdi yazabilirsiniz. Herkesin rahat etmesi için bir buz kırıcı ile başlayın ve ardından, bir sonraki toplantıdan önce tamamlanması gereken çıkarımlar veya eylem öğeleri dahil olmak üzere konuları listeleyin.

8. Toplantı Tutanaklarını Yazın

Toplantı sırasında dile getirilen ana noktaların kısa bir özeti olan toplantı tutanaklarını tutmak için bir sekreter seçilmelidir. Bu, toplantı lideri ve katılanlar tarafından söylenenlerin yanı sıra bir sonraki toplantıdan önce yürütülecek eylem öğelerini içerebilir.

Son olarak, sizin ve ekip üyelerinizin toplantınızla ilgili önemli noktaları unutmadığından emin olmak için toplantı tutanakları oluşturmak önemlidir. Ücretsiz toplantı tutanakları şablonumuz, bu süreçte size yardımcı olacak harika bir araçtır.

Tüm bunları yaptığınızda, ekip üyeleri her toplantı çağrısı yaptığınızda sızlanmaz, aslında yürüyüş emirleri alır ve bundan sonra ne yapacakları konusunda heyecanlanırlar.

Toplantı Planlamanın Zorlukları

Jennifer, toplantıların bir ekip üyesinin varlığının belası olabileceğini söyledi. Proje toplantılarının önemli olmadığı değil, sadece bazen daha çok sorun teşkil ettikleri, örneğin:

• Yanlış toplantılarda yanlış insanlara sahip olmak
• Toplantı hakkında iletişim eksikliği olması
• Toplantı sırasında netlik eksikliği olması
• Toplantı için planlama eksikliği olması

Jennifer, bu son öğenin, düzgün planlanırsa gündeme getirdiği diğer tüm sorunları çözeceğini kaydetti. Bu, verimli bir toplantı ve mutlu bir ekip oluşturacaktır. Ekibinizin sağlığını ve mutluluğunu izlemek bir öncelik gibi görünmeyebilir, ancak başarılı bir projeye sahip olmak istiyorsanız tam da bunu yapmalısınız.

Ücretsiz Toplantı Planlama Şablonları

ProjectManager, Excel ve Word için hemen şimdi indirebileceğiniz birçok ücretsiz proje yönetimi şablonuna sahiptir. Daha başarılı bir toplantı yapmanıza yardımcı olabilecek bu üçü de dahil olmak üzere, bir projenin her aşamasını kapsayan şablonlar vardır.

Toplantı Tutanakları Şablonu

Tutanak tutmayı kolaylaştırmak için Word için ücretsiz toplantı tutanakları şablonumuzu kullanın. Kimin katıldığını, toplantı gündemini ve toplantıdan çıkarılacak sonuçları ve ayrıca bir sonraki toplantının ne zaman yapılacağını kaydetmek için alan varsa.

Eylem Planı Şablonu

Çoğu toplantı, katılanlara bir sonraki toplantıdan önce tamamlamaları için atanan eylem öğeleriyle sona erer. Tüm bu görevleri, kimin atandığını, bunları tamamlama zaman çizelgesini ve daha fazlasını listelemek için ücretsiz Excel eylem planı şablonumuzu kullanın.

Görev İzleyici Şablonu

Eylem planınızdaki görevleri yürütmeye başladığınızda, planlandığı gibi yapıldığından emin olmak için Excel için ücretsiz görev izleyici şablonumuzu kullanmanız önemlidir. Çalışmanızın durumunu izleyebilir ve doğru yolda olduğunuzdan emin olabilirsiniz.