İhtiyaç Değerlendirmesi Nasıl Yürütülür

Projenizin, işletmenizin veya kuruluşunuzun neye ihtiyacı var? Bu basit bir soru değil. Ancak, bu soruyu cevaplamak sizi bunaltmamalı. Proje ihtiyaçlarınızı doğru bir şekilde belirlemek için bir ihtiyaç değerlendirmesi yapın.

İhtiyaç Değerlendirmesi Nedir?

Yukarıda belirtildiği gibi, ihtiyaç değerlendirmesi, bir organizasyonun veya projenin ihtiyaçlarını anlamaya yönelik bir süreçtir. Bu, boşluk analizine benzer şekilde mevcut durumu ve istenen durumu belirleyerek yapılır. İhtiyaç değerlendirme süreci, sağlık, işletme, İK ve proje yönetimi gibi birçok endüstri ve disiplinde kullanılan sistematik bir süreçtir.

1. başlatma
2. verilerin toplanması ve analizi
3. Nihai üretim

Proje yönetiminde, ihtiyaç değerlendirmesi organizasyonu ve projenin ihtiyaçları ile uyumlu olup olmadığını ele alabilir. Ayrıca, projenin mevcut koşullarının başarılı bir şekilde tamamlanması için gerekli koşula kıyasla ne kadar uzakta olduğunu keşfetmeye çalışan bir proje içinde sistematik bir süreç olarak da kullanılabilir.

İlgili: 2022'nin En İyi Proje Yönetim Yazılımı

İhtiyaç değerlendirme süreci, projenizin, işletmenizin veya kuruluşunuzun ihtiyaçlarını belirlemeye yönelik sorularla başlar. Ardından, ihtiyaçlarınızı belirledikten sonra, Boşluk analizi, kuruluşun şu anda bulunduğu yer ile daha sonraki bir tarihte nerede olması gerektiği arasındaki boşluğun nasıl kapatılacağını belirler.

Bir ihtiyaç değerlendirmesi yaptıktan sonra, bu bulguları projeniz için bir yön haline getirmek isteyeceksiniz. Proje yönetimi yazılımının kullanılması bu süreci kolaylaştırmaya yardımcı olur. ProjectManager, birden çok proje görünümüne sahip bulut tabanlı çalışma ve proje yönetimi yazılımıdır. İhtiyaç değerlendirme sorularını kanban panolarımızda listeleyebilirsiniz ve tüm ayrıntılar Gantt, sayfa, görev listesi ve takvim görünümünde yakalanır ve bu soruların yanıtlarını bir proje planına dönüştürmeyi kolaylaştırır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

İhtiyaç Değerlendirme Soruları

İhtiyaç değerlendirme sürecine başlamak için bu soruları kullanabilirsiniz. Bu örnek sorular her sektör için işe yarar.

• Hizmetleriniz ve/veya ürünleriniz müşterilere zamanında teslim ediliyor mu? Bu sorunun cevabı hayır ise, nedenini araştırmanız gerekir. Cevabınız evet ise, daha fazla zaman kazanmak için işlemleri daha da kolaylaştırabileceğiniz alanlar olup olmadığını görmek için sürece bakmak isteyeceksiniz.
• Şirket kârlı mı yoksa finansal hedeflerine yıllık olarak ulaşıyor mu? Para kazanamıyorsanız ve hatta kendiniz için belirlediğiniz hedeflere ulaşamıyorsanız, nedenini bulmak için işletmenizin finansal alanlarını araştırmanız gerekir. Eğer öyleyseniz, o zaman sorulacak soru, nasıl daha iyi yapabilirsiniz.
• Potansiyel müşteriler düzenli olarak oluşturuluyor mu? Bu, işinizin satışıyla ilgili bir sorudur, ancak aynı zamanda finansal tarafla da bağlantılıdır. Satış yapmak için müşteri adayları hakkında kesin bir bilgiye ihtiyacınız var. Ne kadar çok müşteri adayı olursa, anlaşmaları kapatma olasılığı o kadar artar. Bu nedenle, müşteri adayları oluşturmak çok önemlidir ve bu konuda geride kalıyorsanız nedenini bulmanız gerekir.
• Şirket için net bir vizyon var mı? Vizyon ifadesi, herhangi bir işletme için yol gösterici belgedir. Bu vizyon ifadesi net değilse, işinizin her yönünü olumsuz yönde etkileyecektir. Açıksa, şirket büyüdükçe ve değiştikçe vizyon güncellenebileceğinden ihtiyaç değerlendirmesini düzenli olarak tekrar gözden geçirmek isteyebilirsiniz.
• İşin kalitesi sürekli izleniyor mu? Herhangi bir işletmenin başarısı, yaptığı işin kalitesine bağlıdır. Her zaman kalite beklentilerini karşıladığınızdan emin olmak için bu kaliteyi izleyen bir aracınız yoksa, bir tane edinmeniz gerekecektir. Eğer bir tane varsa, belki de yükseltilmesi gerekiyor.

İhtiyaç Değerlendirmesi Neden Önemlidir?

Daha önce de belirttiğimiz gibi, özellikle bir projenin ortasındayken, bir projenin ihtiyaçlarını ayırt etmek zor olabilir. Proje planını parça parça dikkatlice işleyen sistematik bir süreçle, karşılanmayan sorunların ortaya çıkması daha olasıdır. Daha sonra ihtiyaç ile mevcut durum arasındaki boşluk kapatılabilir.

Her biri çeşitli boşlukları ortaya çıkarabilecek farklı ihtiyaç değerlendirmesi türleri vardır; bilgi, uygulamalar, beceriler veya araçlardaki bir boşluğu ele alabilir. İhtiyaç değerlendirmesi, projede neyin işe yarayıp neyin yaramadığını göstermeye yardımcı olur. Ardından, çalışmayan şey düzeltilebilir. Bu, bir kuruluşa veya projeye yardımcı olur, çünkü onu daha verimli hale getirir.

İhtiyaç değerlendirmesi, güçlü bir planlama aracıdır çünkü projenin veya organizasyonun sadece bir seviyesindeki ihtiyaçları değil, tüm seviyeleri değerlendirir. Her ikisinin de ihtiyaçları yüksek düzeyden ayrıntılı olana kadar gören bütünsel bir yaklaşım elde edersiniz. Bu, planınızı bilgilendirmeye ve iyileştirmeler yapmak için yapılması gereken belirli eylemleri sağlamaya yardımcı olur.

İhtiyaç Değerlendirme Türleri

İhtiyaç değerlendirmesinin tek bir türü yoktur, aslında yedi tane vardır. Örneğin, performansı amaçladığınızla karşılaştırmak için bir boşluk analizi veya tutarsızlık analizi yapabilirsiniz. Ayrıca eylem üzerinde bir yansıma ve eylemde bir yansıma var. İlki, neyin iyi yapıldığını ve neyin iyileştirilebileceğini belirlemek için geriye bakıyor. İkincisi aynıdır, yalnızca şu anda gerçekleşmekte olan eylemlerde.

Ayrıca bir günlük, günlük, kayıt defteri tutabilir veya öz değerlendirmenin bir parçası olarak haftalık incelemeler yapabilirsiniz. Ardından, çalışmaya bakan ve geri bildirim ve tavsiye ile size geri bildirimde bulunan diğer profesyoneller olan akran değerlendirmesi vardır. Gözlem, aynı zamanda, iş süreçlerinden geçerken görevlere göz kulak olmak da önemlidir.

Ayrıca, bir şirketin kalite güvencesi için yetkinliklerini tanımlayabilen kritik olay incelemesi ve önemli olay denetimi adı verilen bir şey vardır. Son olarak, bir uygulama incelemesi, ihtiyaçları ve neyin iyileştirilmesi gerektiğini belirleyebilen işin rutin bir incelemesidir. Bu yedi ihtiyaç değerlendirme tekniği, proje yönetimine özgü değildir, ancak birçok sektöre uygulanabilir.

7 Adımda İhtiyaç Değerlendirmesi Nasıl Yapılır?

Eksiklikleri tespit edebilen ve projelerinizin ihtiyaçlarına en iyi şekilde hizmet edebilen tam teşekküllü bir ihtiyaç değerlendirmesi için yedi adım belirledik. Bu adımlar, tercih edebileceğiniz hemen hemen her disiplin veya teknikle ilgilidir.

1. Projenin Sponsorunu Belirleyin

Proje sponsoru sadece bir paydaş değil, organizasyonda üst düzey bir lider olan bir yönetici sponsordur. Bu kişi, ihtiyaç değerlendirmesine rehberlik edecek ve daha büyük organizasyonun hedefleriyle uyumlu olmasını sağlayacaktır.

Sponsor ayrıca ihtiyaç değerlendirmesi için destek de alabilir. İlerlemeyi engelleyebilecek engelleri ortadan kaldırabilecek departman liderlerini süreçle uyumlu hale getirmek için organizasyon içinde yeterince yüksek bir konumdalar. Sponsor, proje için yön ve daha da önemlisi finansman sağlayarak dahil olan herkesin katılımını alır. Sürecin başarısında herkesin pay sahibi olmasını sağlarlar.

2. ROI Modeli Oluşturun

Yatırım getirisini (ROI) ve projenin kuruluşa nasıl fayda sağlayacağını tanımlayarak, bir ihtiyaç değerlendirmesi finansal taahhüdü haklı çıkarır.

Ayrıca, daha geniş anlamda, projenin kendisinin değerli olduğunu gösterecektir. Proje, yatırımından önemli bir geri dönüş sağlayacağı için gereken çabaya, zamana ve maliyetlere değer. Bu nedenle, bu ROI modelinin bir kısmı bir maliyet çizelgesini, sermaye yatırımını ve proje için gerekli personel gereksinimlerini içermelidir.

3. Gerekli İş Akışlarını Belirleyin

Bu, iş akışları ve içindeki ekip üyeleri de dahil olmak üzere her bölümün analiz edildiği zamandır. Bu adımın çalışması için şeffaflık olmalıdır.

Projelerin satıcılar, müteahhitler ve diğer kuruluşlarla çalıştığı durumlarda olduğu gibi, kuruluşun dışında olan iş akışları da vardır. Bu nedenle, bu adımın çalışması için projedeki tüm siloların kaldırılması gerekir.

4. İş Akışı Liderleriyle Görüşme

Projeyle ilgili iş akışlarını belirledikten sonra, süreçlerini anlamak için bu iş akışlarının her birinin liderleriyle konuşma zamanı. Yaşadıkları acı noktalarını keşfetmek isteyeceksiniz. Ayrıca, bu ihtiyaç değerlendirmesinin işlerini nasıl etkileyeceğini görün. Bu son veriler, ihtiyaçlardaki boşlukları çözdüğünüzde yardımcı olacaktır.

Daha büyük projenin parçası olan tüm iş akışları arasındaki iletişim kanallarını açarak, projenin yürütülmesi boyunca daha iyi iletişimi teşvik edersiniz. Bu, yöneticilere olduğu kadar proje üzerinde çalışan ekiplere de yardımcı olur.

5. Ekiplerle Tanışın

İş akışı liderleriyle tanıştınız, şimdi onların ekipleriyle toplantılar ayarlama zamanı. Çalıştıkları organizasyonun neresinde olursa olsun, her ekip üyesiyle konuşmak istersiniz. Ekipler ön saflardaki birliklerinizdir ve genellikle yönetime yansımayan deneyim ve bakış açısına sahiptir.

Ekipler, sorunların ilk ortaya çıktığı projenin temel görünümünü verebilir. Bu sorunları çözmenin anahtarı olan bilgileri sağlayabilirler.

İlgili: Daha İyi Sorun Yönetimi için 8 Adım

Göreviniz, projenin amaç ve hedeflerini netleştirmektir. Ekip üyelerine soru sormaları ve bir sohbete katılmaları için zaman ayırın. Ekip üyelerinin dürüst olmasına ve şikayetlerini yargılamadan veya cezalandırmadan güvenli bir yerde duymasına izin verin. Size projede düzeltilmesi gereken alanları gösterecekler. Güvenlerini inşa edin ve kararlar daha etkilidir.

6. Bir Ekip Oluşturun ve Planlayın

Derlediğiniz tüm verilerle, şimdi ortaya çıkan sorunlara yanıt verecek bir ekip oluşturmanın ve bilgileri, tüm farklı parçaları tahsis edecek ve proje ihtiyaçlarına dayalı hesap verebilirlik sağlayacak şekilde programlamanın zamanı geldi.

Bu program paylaşılır, herkesin erişebilmesi için dijital olarak saklanır ve ekiplerin toplandığı halka açık yerlerde fiziksel olarak yayınlanır. İyileştirmeler, tüm departmanlar ve ekipler arasında etkin bir şekilde iletilmelidir.

7. Yönetici Öncesi Raporlama

Bu son adım, verilerin ve programın yönetici onayını aldığı zamandır. Yönetici düzeyinde onay olmadan, ihtiyaç değerlendirmesi sırasında ortaya çıkan boşluklar kapatılmayacaktır. Herkes ileriye giden yol üzerinde anlaştıktan sonra ve ancak o zaman uygulanabilir.

İhtiyaç Değerlendirme Örneği

Bahsettiğimiz şeyin daha net bir resmini elde etmek için varsayımsal bir ihtiyaç değerlendirmesi örneği hayal edelim. Bu durumda, ürününü müşterilere zamanında teslim etmekte sorun yaşayan bir imalat şirketi hayal edeceğiz. Bu, sahip oldukları iş ihtiyaçlarını belirleyen ilk adım olacaktır. Yine de, üretim sürelerine uymadıklarını anlamak için bir analizden geçebilirlerdi.

Bir sonraki adım, mevcut durum ve bu ile istenen durum arasındaki boşluk hakkında bir fikir edinmek için bir boşluk analizi yapmak olacaktır. Bu, üretim yöntemi, ekibinizin eğitim ihtiyaçları veya daha verimli araçlarla ilgili sorunlara yol açabilir. Diyelim ki tesis, ürünlerini üretmek için kullandığı araçları yakın zamanda yeniledi, ancak ekip yeni ekipmanın potansiyelini karşılamıyor.

İlgili: Boşluk Analizi Şablonu

Bu, ekipleri yeni araçlarla hızlandırmak için eğitim seçeneklerini değerlendirmek olan bir sonraki adıma götürür. Eğitim programlarını, maliyetleri, yatırım getirisini, yasal uyumu, eğitimin alacağı zamanı ve bu eğitim sürecinde nasıl rekabetçi kalabileceğinizi araştırmanız gerekecektir. Bu noktada, eğitim ihtiyaçlarını açıklayan bir rapor oluşturacak ve ileriye dönük bir yol önereceksiniz.

İhtiyaç Değerlendirme Şablonları

Bir ihtiyaç değerlendirmesi yapmak istiyorsanız, özellikle iyileştirme planınızı uygularken proje yönetimi yazılımı size yardımcı olabilir. Ancak, bu adımı atmaya hazır değilseniz, size yardımcı olacak ücretsiz proje yönetimi şablonlarımız var. Sitemiz, projenizin her aşaması için onlarca proje yönetimi şablonuna sahiptir. İşte bir ihtiyaç değerlendirmesi ile giden birkaç tane.

Gereksinim Toplama Şablonu
İhtiyaç değerlendirmesi, çok fazla verinin yakalanması anlamına gelir. Word için ücretsiz gereksinim toplama şablonumuz, tüm bu belgeleri toplamak için harika bir araçtır. İhtiyacı belirlemek için bir kapak sayfası, bulduğunuz boşluğu kapatmak için planınızı nasıl uygulayacağınıza dair proje planı için bir bölüm, paydaşların amaç ve hedefler hakkındaki düşüncelerini ve çok daha fazlasını yazabileceğiniz bir yer var.

Eylem Öğeleri Şablonu
İhtiyaç değerlendirme sürecinden geçerken görevler bulacaksınız. Excel için ücretsiz eylem öğeleri şablonumuz, bunları yakalayabileceğiniz yerdir. Artık ekibinize atamanız gereken görevlerin bir listesine sahipsiniz. Yapılması gereken işi, son teslim tarihini ve daha fazlasını bileceksiniz. Kim, ne ve ne zaman bir programın başlangıcıdır.

Proje Planı Şablonu
Ücretsiz eylem öğeleri şablonuyla başlattığınız program, ihtiyaç değerlendirmesinde öğrendiklerinizi uygulamak için sizi proje planına yönlendirecektir. Word için ücretsiz proje planı şablonumuzda, hedeflerden faaliyetlere ve görevlere ve işi halletmek için ihtiyaç duyacağınız kaynaklara kadar proje planınızı yürütmek için ihtiyacınız olan her şeyi koyabileceğiniz yerler vardır.

ProjectManager İhtiyaç Değerlendirmesine Nasıl Yardımcı Olur?

İhtiyaç değerlendirmenizde keşfettiğiniz boşluklara yanıt vermek için bir planınız olduğunda, bu plan bulut tabanlı bir çalışma ve proje yönetimi yazılımı olan ProjectManager'da oluşturulabilir. İhtiyaç değerlendirmenizden ihtiyacınız olanı elde etmek için görevlerinizi planlamanıza ve işleri planlamanıza yardımcı oluyoruz.

Etkileşimli Gantt Şemalarında Görevleri Düzenleme

Çevrimiçi Gantt grafiğimizle ihtiyaçlarınızı nasıl karşılayacağınızı planlarken tüm görevlerinizi sırayla alın. Gecikmeleri önlemek için bağımlı görevleri bağlayabilir, ilerlemeyi izlemek için kilometre taşları ekleyebilir ve hatta kritik yol için filtre uygulayabilirsiniz.

Artık bir genel bakış elde etmek için tüm programınızı bir zaman çizelgesinde görebilirsiniz. Ardından bir temel belirleyin ve bu programa uymak için gerçek zamanlı olarak planlanan çabayı gerçek çabaya karşı takip edebileceksiniz.

İstediğiniz Şekilde Çalışmak için Birden Çok Proje Görünümü Kullanın

Ekibinize görevler atadığınızda, Gantt çizelgeleri için uygun olmayan çevik bir ortamda çalışabilirler. Bu yüzden herkesi mutlu etmek için birden fazla proje görünümü sunuyoruz.

Çevik ekipler, birikimlerini yönetmek ve sprintleri planlamak için kanban panolarını kullanabilirken yöneticiler, darboğazlardan kaçınmak için kaynakları gerektiği gibi yeniden tahsis etmek için süreçlerine ilişkin görünürlük sağlayabilir. Diğer ekip üyeleri bir görev listesi veya takvim görünümü isteyebilir. Bu onlara bağlı. Tüm görüşler birlikte güncellenir, böylece her zaman bir doğruluk sinyali kaynağı bulunur.

Gerçek Zamanlı Gösterge Tablolarında İlerlemeyi ve Performansı Takip Edin

Ekipleriniz farklı proje görünümleri üzerinde çalışsa, hatta uzaktan çalışıyor olsa bile, çalışmalarını gerçek zamanlı panomuzla izleyebilirsiniz. Hafif araçlarda olduğu gibi kurulum yoktur ve gerçek zamanlı verileri otomatik olarak toplar, hesaplar ve ardından sonuçları altı proje metriğini izleyen renkli grafiklerde görüntüleriz.

Tabii ki, durum raporlarımız ve daha fazlası, filtrelenip paydaşlarla paylaşılabilen bir tuş uzağınızda. Süreçlerinizi kolaylaştırmak için iş akışını özelleştirin ve durum değişikliklerini kontrol etmek için görev onayları ekleyin. Ayrıca, temel olarak işbirlikçiyiz ve ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı oluyoruz. Sınırsız dosya depolama alanımız olduğundan, tüm ihtiyaç değerlendirme belgelerinizi ileride kullanmak üzere kaydedebilirsiniz.

ProjectManager, nerede, ne zaman ve nasıl çalışırlarsa çalışsınlar hibrit ekipleri birbirine bağlayan ödüllü bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Çoklu proje görünümleri ve işbirliğine dayalı bir platform, ekibinizin daha verimli çalışmasına yardımcı olurken, kaynak yönetimi araçlarıyla kapasitelerinde çalışmalarını sağlamak için bu süreçte şeffaflığa sahip olursunuz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.