Aslında Kullanacağınız Bir Operasyonel Plan Nasıl Oluşturulur

Muhtemelen, büyüme için bir sistem oluşturmanıza ve gelecek için finansal bir görünüm sunmanıza yardımcı olacak bir iş planınız var. Yatırımcıları çekmek veya finansman başvurusunda bulunmak istiyorsanız, genellikle bir iş planı gereklidir.

Önümüzdeki birkaç yıl için yönünüzü gösteren bir stratejik planınız da olabilir. Peki ya operasyonel bir plan?

Operasyonel plan, stratejik planınızı nasıl gerçekleştireceğinizi anlatan bir talimat kılavuzu gibidir. O içerir:

• Şirketinizdeki görev ve süreçlerin bir listesi
• Siz ve çalışanlarınız için rol ve sorumlulukların ayrıntılı bir açıklaması
• Stratejik hedeflerinizi tamamlamak için bir zaman çizelgesi

Operasyonel ve stratejik planlar arasındaki fark

Stratejik ve operasyonel planları karıştırmak kolay olsa da, birlikte çalışırlar ve farklı faydalar sunarlar. Örneğin:

• Bir stratejik plan, bir kuruluşun hedeflerini tanımlarken, bir operasyonel plan, bu hedeflere ulaşmak için yapılması gerekenleri ana hatlarıyla belirtir. Operasyonel bir plan oluşturmak için öncelikle bir stratejik planınızın olması gerekir.
• Stratejik bir plan kuruluş çapında, operasyonel bir plan departman düzeyindedir. Çeşitli departmanlar, organizasyonel hedeflere ulaşmak için benzersiz işlevlere sahiptir. Örneğin, stratejik planın geliri %10 artırmak olduğunu varsayalım. Bu durumda, pazarlama departmanı satışları artırmak için kampanyalar yürütürken, finans departmanının operasyonel planı kar marjlarının hesaplanmasını içerebilir.
• Stratejik plan, genellikle beş veya 10 yıllık belirli bir dönemi kapsar. Buna karşılık, bir operasyonel plan, bu stratejiyi haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık zaman çizelgelerinde yürütmek için gereken eylemleri detaylandırır. Örneğin, pazarlama departmanının planı, sosyal medya için haftalık bir gönderi planı ve katılım metriklerinin aylık incelemesini içerebilir.

Operasyonel bir plan, girişimlerin hayatta kalmasına ve daha hızlı hareket etmesine nasıl yardımcı olur?

Bir plan, gelecek hakkında boş düşüncelere dalmak gibi görünebilir; Dropbox veya Google Drive'da kaybolan bir belge daha oluşturuyorsunuz. Ancak bu, bir planlama eleştirisinden çok kötü bir planın işaretidir.

Startup'lar, operasyonel bir plana ihtiyaç duymayacak kadar küçük olduklarını düşünebilir ve bazıları sınırlı planlamayı veya hiç planlamayı "çevik olma" olarak haklı gösterebilir. Yine de, California Üniversitesi, Irvine ile ortaklaşa oluşturulan bağımsız bir araştırma projesi olan University Lab Partners'a göre, girişimlerin başarısız olmasının en önemli nedenleri arasında planlama eksikliği yer alıyor.

Bir plan olmadan, işletme sahipleri şirket çabalarını günlük olarak yeniden gözden geçirmeli ve yeniden önceliklendirmelidir. En azından zaman alıcıdır; çoğu zaman, stratejik hedeflere giden düz bir yolu dalgalı, döngülü bir çizgiye dönüştürerek tutarsız ve hatta rekabet eden çabalara yol açar.

Operasyonel bir plan, sorumlulukları ve bunun sonucunda hesap verebilirliği açıkça belirleyerek ekip çalışmasını da iyileştirebilir. Ekibin her üyesi kendi rolünü ve onlardan ne beklendiğini daha iyi anlar. Herkes üzerine düşeni yapabilir ve her parça stratejik hedeflere doğru çalışır.

Operasyonel bir plan, işin diğer alanlarından silo halindeki bilgilerin belirlenmesine de yardımcı olur. Örneğin, operasyonel planda, kâr marjlarını artırmaya yönelik stratejik bir hedef, pazarlama ekibinden en karlı ürünler için farkındalığı artırmasını isteyebilir. Bu talep, ürün envanteri marjlarına ilişkin verilere sahip olan satış veya veri ekipleriyle işbirliği için doğal bir teşvik görevi görür.

Son olarak, bir operasyonel plan üretkenliği artırabilir. Çalışanlar tam olarak ne yapacaklarını bildikleri için daha hızlı çalışabilirler. Operasyonel ve stratejik hedeflere ulaşmayan görevler, levhalarından kayabilir.

Bir Gallup araştırması, beklentilerin netliğinin en temel çalışan ihtiyaçlarından biri olduğunu ve performans için hayati önem taşıdığını buldu. Yine de, başka bir Gallup anketinin bulduğu gibi, çalışanların yalnızca yaklaşık yarısı işte onlardan ne beklendiğini biliyor. İyi yazılmış bir operasyonel plan, hedefleri ve beklentileri yazıya dönüştürür.

Uğraşmaya değer bir operasyonel plan nasıl yazılır?

Operasyonel bir plan oluşturmak için önce kuruluşunuzun hedeflerini ve zaman çizelgelerini belirlemek için bir stratejik plana ihtiyacınız vardır. Operasyonel plandaki her proje ve görev, operasyon planınızın “nedeni” ile bağlantılıdır.

Örneğin, stratejik hedef iki yıl içinde yıllık geliri %40 artırmaksa, sizi oraya götürebilecek birçok proje (operasyonel planın unsurları) vardır. Hangi projeleri sürdüreceğinize nasıl karar veriyorsunuz?

• Verilerinize bakın. En büyük fırsatlar nerede?
• Ekibinizle konuşun. Satışlar için en çok hayır cevabını veren veya müşteri desteği için en fazla baş ağrısına neden olan nedenler nelerdir?
• Sektörünüz hakkında bilgi edinin. Endüstri araştırmaları, şirketlerin masaya en çok parayı nerede bıraktığını gösteriyor? Örneğin, e-ticaret alışveriş sepetlerinin yaklaşık %70'i terk edilir ve terk edilen sepet e-postalarının etkileyici açılma ve tıklama oranları vardır.

Aşağıdakiler gibi stratejik hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak çeşitli potansiyel projeler tanımlayabilirsiniz:

• Bir sosyal medya pazarlama kampanyası yürütmek
• E-posta kayıtlarını teşvik etmek için indirilebilir bir varlık yayınlama
• Mevcut müşteriler için bir tavsiye programı uygulamak
• Bir endüstri fuarına katılmak

Stratejik hedefiniz üzerindeki olası etkilerine göre projelere öncelik verin, ardından projeyi eyleme dönüştürülebilir görevlere bölerek ekip üyelerine sorumluluklar atayın.

Bu aşamada, çalışanların ek kaynaklara ihtiyacı olup olmadığını belirleyin (veya sorun!). Örneğin, sosyal kampanyayı yürüten kişinin gönderileri önceden planlamak veya gönderi etkileşimiyle ilgili özet istatistikleri görüntülemek için bir otomasyon platformuna ihtiyacı olacak mı?

Her sonucu ayrı görevlere ayırın ve son tarihler atayın. Örneğin, bir sosyal medya kampanyası oluşturmak için döküm şöyle görünebilir:

• Satış müdürü, tanıtılacak ürünleri veya hizmetleri belirler.
• Muhasebeci, kampanya için bir bütçe sağlar.
• Pazarlama direktörü, mesajlaşma yönergeleri oluşturmak için bir yaratıcı özet yazar ve yaratıcı varlıkları yürütmek için ekip üyelerini atar.
• Metin yazarı, etkileşimi test etmek için metnin üç versiyonunu yazar.
• Grafik tasarımcı, kampanya için grafik varlıkları oluşturur.

Küçük işletme sahibiyseniz, tüm bu rolleri ve sorumlulukları üstlenebilirsiniz. Veya yalnızca birkaç çalışanınız varsa, bir kişi birden fazla işlevi yerine getirebilir. Önemli olan, görevleri parçalamak ve atamaktır.

Gerçekçi son tarihler belirlemek söz konusu olduğunda, özellikle bir kişi birden fazla projede veya aynı projenin birden fazla parçasında çalışıyorsa, çalışan girdilerinin alınmasına yardımcı olur. Ancak çalışanlara çok fazla zaman vermemeye dikkat edin. İnsanlar, teslim tarihleri ​​uzun olduğunda erteleme eğilimi gösterirler ve Parkinson yasası, "işin, tamamlanması için mevcut olan zamanı dolduracak şekilde genişlediğini" öne sürer.

Son tarihler kaçırılacak. Ancak bir son teslim tarihine sahip olmak, bir görevin zamanında tamamlanıp tamamlanmadığını hemen öğreneceğiniz anlamına gelir; böylece sorunu çözebilir ve daha büyük projeyi tekrar yoluna koyabilirsiniz. Son teslim tarihlerine sahip görevlere ayrılmış bir proje, sağlam bir operasyonel planınız olduğuna dair iyi bir işarettir.

Operasyonel planınızın işe yarayıp yaramadığını nasıl anlarsınız?

Operasyonel planınız hazır olduğunda, çabalarınızın etkisini ayrıntılı bir düzeyde grafiklendirmeniz gerekir. Örneğin, stratejik hedefiniz müşteri tabanınızı büyütmekse ve operasyonel planınız bir e-posta pazarlama kampanyası içeriyorsa, birkaç KPI başarının ölçülmesine yardımcı olabilir:

• Temel olarak konu satırının gücünü yansıtan e-posta açma oranı
• Kopyanın ve teklifin etkinliğini değerlendiren tıklama oranı
• Açılış sayfasının alaka düzeyini ölçen açılış sayfası dönüşüm oranı

Stratejik plandan operasyonel plana, sonuçlara, görevlere ve ölçümlere kadar her şeyi bir araya getirmek göz korkutucu görünebilir. Hedefler ve anahtar sonuçlar veya OKR'ler gibi bazı çerçeveler yardımcı olabilir.

OKR'lerle hedefler, şirketinizin ulaşmak istediği hedeflerdir ve kilit sonuçlar, bu hedeflere yönelik ilerlemeyi nasıl ölçtüğünüzdür. Çalışanların çalışmalarını büyük resim hedeflerine bağlamaya yardımcı olan, şirket çapında, departman ve bireysel OKR'lere sahip olabilirsiniz - hepsi iç içe geçmiştir.

Operasyonel planınızı değerlendirmek ve bir sonrakini iyileştirmek için bir inceleme

Bir projeyi tamamladığınızda, bir ölüm sonrası toplantı planlayın. Toplantı sırasında projeyi özetleyin, sonuçları gözden geçirin ve neyin işe yarayıp neyin yaramadığını belirleyin.

En iyi uygulamaları ve iyileştirme alanlarını belirleyebilmeniz için alıştırmayı belgeleyin. çok mu üstüne aldın Görevler yeterince parçalanmadı mı? Eksik bir kaynağa şiddetli bir ihtiyaç var mıydı?

Bu bilgi, bir dahaki sefere daha iyi bir operasyonel plan oluşturmanıza yardımcı olabilir. Operasyonel planlama sürecini daha verimli hale getirebilir. İnsanlar sürece aşina olduktan sonra günler sürmüş olabilecek şeyler sadece saatler alabilir.

Sonuç? Kimsenin korkmadığı bir süreç, herkesi uyum içinde tutan bir plan ve iddialı stratejik hedeflere ulaşmak için mümkün olan en iyi şans.

Sjoerd van Leeuwen'in çizimi