Mükemmel 2023 Halkla İlişkiler Takvimini Oluşturmak İçin Bir Kılavuz

Başarılı halkla ilişkilerin en önemli bileşenlerinden biri güncelliktir. Güncellik, medyaya ve izleyicilerine markanızı önemsemeleri için bir neden verir. Mücadele, markanız için zamanında olanı, hedef medya kuruluşları için zamanında olanı ve herkesin izleyicileri için zamanında olanı aynı anda hizalamaktan gelir. Bunu yapmak, yalnızca sektörünüzdeki trendlere ayak uydurmayı değil, aynı zamanda onların neredeyse herkesten önce geldiğini görmeyi gerektirir. Mükemmel bir PR örneği mi? tatil hediye rehberleri. Müşteriler genellikle Kasım ayına kadar bunları düşünmeye veya okumaya başlamaz, ancak halkla ilişkiler ve pazarlama departmanları bunlar üzerinde ilkbahar veya yaz gibi erken bir tarihte çalışıyor. Planınızı bir araya getirmek, medya kuruluşlarını tanıtmak ve tatil alışverişi başlayana kadar hediye rehberlerini bir araya getirmek için ihtiyaç duydukları her şeyi almak için zamana ihtiyacınız var. Bu nedenle, sizin gibi başarılı halkla ilişkiler profesyonelleri, işe yaradıkları için beşliği hak ediyor. Trendlerden, sezonlardan, medya kuruluşlarının neler yaptığından, şirketinizde neler olup bittiğinden nasıl haberdar olabilir ve bunların bir arada yürümesini nasıl sağlayabilirsiniz? Tanıdığım halkla ilişkiler profesyonellerinden herhangi biri gibiyseniz, titiz bir takvim kesinlikle yardımcı olur - sezonluk takvimi markanızın pazarlama takvimiyle ve haber almak istediğiniz medyanın editoryal takvimleriyle birleştiren bir ana takvim. Bu tür PR içerik takvimi, büyük bir tarih listesinden daha fazlasıdır. Halkla ilişkiler kapsamı için gereken her şeyin haritasını çıkaran ve hedef kapsamınızdan, hedeflerinizden ve kampanyalarınızdan geriye doğru çalışan, başlı başına bir strateji ve projedir. Bu kılavuz, kendinize ait bir tane oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Halkla İlişkiler Takvimi Nedir?

Halkla ilişkiler takvimi, halkla ilişkiler veya medya kapsamını sağlamak ve güvence altına almak için gereken tüm temel bileşenleri gösteren bir proje takvimi veya planıdır. Ayrıca, diğer önemli pazarlama kampanyalarınız ve iş etkinliklerinizle ilişkili olarak bunların haritasını çıkarabilir, böylece PR programınızın iş planının geri kalanıyla nasıl uyumlu olduğunu görebilirsiniz. PR takviminizle ilgili önemli bir not, bunun yalnızca yayınlanma tarihleri ​​veya son teslim tarihlerinden oluşan bir takvim olmadığıdır. Aslında, sürecin farklı adımlarını ve bunlarla ilişkili tüm görevleri yönetilebilir bir zaman çizelgesine ayırır. Tüm küçük teslim tarihleri, kampanyayla ilgili toplantılar ve randevular ve tasarım ekibinden varlık talepleri ve yöneticilerden alıntılar. Önceden aklınıza gelebilecek tüm yapılacaklar, büyük bir kapsama alanı sağlamak için gereklidir. Elbette, yapılması gerekenler, şirketinizin bireysel PR stratejisine bağlı olarak değişecektir. Bir PR takviminde neler olabileceğinin bir örneği şunları içerir:

• Makalelerin veya diğer medya yayınlarının yayına girdiği tarihler.
• Markanızın kampanya içeriği için tarihler yayınlayın (ödül duyurusu, basın açıklaması veya sosyal medyada haber paylaşımı gibi).
• Sizin, ekibinizin veya yöneticilerinizin gazetecilere verdiği teklifler için son tarihler.
• İnceleyenlere ve etkileyicilere ürün örnekleri göndermek için gönderim tarihleri.
• Satış konuşmaları ve ödül sunumları için son tarihler.

Arazi kapsamı için yapmanız veya hatırlamanız gereken her şey adil bir oyundur.

Halkla İlişkiler ve Pazarlama Ekipleri Neden Bir Halkla İlişkiler Takvimine İhtiyaç Duyar?

Zaten iş takvimleri, pazarlama takvimleri, içerik takvimleri ve daha fazlası var. Halkla ilişkiler takvimlerinin de neden olması gerekiyor ve neden ekibinizde bir takvim bulunsun? Sadece organize hissetmek uğruna mı? Evet ve hayır. Performans ve üretkenlik üzerindeki, pazarlama ekibiniz üzerinde bunaltıcı olabilecek etkiyi hafife almayın. Kimsenin neler olup bittiğini veya ne yapılması gerektiğini bilmemesi, proje gecikmelerine ve hatalarına neden olan bir kafa karışıklığı yaratabilir. Bu nedenle bir PR takvimine sahip olmak, sadece organizasyon ve renk kodlamasından daha fazlasıdır. Hakkında:

Halkla İlişkileri Diğer Ticari Faaliyetlerle Uyumlu Hale Getirmek

Google Takviminizdeki farklı takvimleri, halkla ilişkiler ve pazarlamanızın farklı katmanları olarak düşünün. Her biri ayrı bir görünüm gösterir, ancak hep birlikte, tüm resmi elde edersiniz. Genel iş takvimi, diğer her şeyin dayanması gereken çekirdektir. Pazarlama takvimi ikinci katmandır - lansmanlar ve kampanyalar gibi şeyler aracılığıyla ana takviminizi müşterilerinize nasıl ilettiğiniz. İçerik takvimi, bu kampanyaları uygulamak için hangi içeriği kullanacağınızı gösteren üçüncü bir katman olabilir. PR takviminizi son bir katman olarak düşünün; pazarlama mesajlarınızı güçlendirmek için tanıtımı ve görünürlüğü nasıl kullanacağınızı gösteriyor. Hepsine bakarak, halkla ilişkilerin diğer iş ve pazarlama faaliyetleriyle nasıl bağlantılı olduğunu tam olarak anlayabilirsiniz.

Tatiller ve Trendler Çevresinde Halkla İlişkiler Planlama

Bir halkla ilişkiler takviminin tüm ekibinizin işini kolaylaştırmasının bir başka yolu da, markanızın tanıtım için katılmak isteyebileceği sezonluk tatiller veya trendler için önceden plan yapabilme yeteneğidir. Örneğin, daha önce bahsettiğimiz hediye rehberleri. Bu önemli, zamana duyarlı kampanyalar, önceden planlamadığınız ve ihtiyaç duydukları hazırlık çalışmalarını yapmadığınız zaman, sizi çabucak yakalayabilir. Bir takvimle, sektörünüzle ilgili mevsimsel trendleri veya olayları hemen engelleyebilir ve bunları yıllık yinelenen öğeler olarak takviminize ekleyebilirsiniz - bir daha asla gizlice kaçmazlar.

Daha Kolay Dahili ve Harici İşbirliği

Son olarak, halkla ilişkilerin gerektirdiği kadar işbirliği yaptığınızda, sorumlu olduğunuz birçok farklı insan vardır - gazeteciler ve yayıncılar, meslektaşlar ve iş arkadaşları ve şirketinizle çalışan serbest çalışanlar gibi harici ortak çalışanlar. Bir halkla ilişkiler takvimi, projelerde yer alan herkesle paylaşılabilir ve bu, kapsama alanınızdan ödün verebilecek harici teslim tarihlerini kaçırmadan birlikte çalışmanıza ve daha kolay iletişim kurmanıza yardımcı olur.

Yıldan Yıla Getiriler

Son olarak, bir halkla ilişkiler takvimi gelecek yıllar için sonuç verecektir. Oluşturulan ilk takvim, her yıl bir fikir iskeleti ile planlama sürecinden sonra başlayacaktır. İçerik - basın bültenleri, blog gönderileri, kampanyalar vb. - yaratıcı bir şekilde yeniden tasarlanarak önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlanabilir. Böylece ekibiniz, birlikte çalıştığınız kişiler ve kendiniz için organize olmaya hazırsınız. Nereden başlıyorsun?

1. Biçiminizi Seçin

Öncelikle PR takviminizin nerede yer alacağına karar vermelisiniz. Kağıt takvimleri ve keçeli kalemleri ne kadar sevsem de, bunları tüm pazarlama ve halkla ilişkiler planları için önermiyorum. Bu, seçeneklerinizin eski güzel bir elektronik tablo, temel bir dijital takvim veya özel bir düzenleme takvimi aracı olduğu anlamına gelir. Her seçeneğin bazı artıları ve eksileri vardır, bu nedenle kendi ekibinizin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun.

2. İçerik Türlerinize Karar Verin

PR takviminin nerede yer alacağına karar verdikten sonra, kampanyalarınızı ve süreçlerinizi onun içinde oluşturmaya başlamanın zamanı geldi. İhtiyacınız olan ilk adımlardan biri, içeriğinizi ve PR kapsamınızı uygulamak ve genişletmek için ihtiyaç duyacağınız içerik türlerini belirlemektir. Bu şunları içerebilir:

• sahalar
• Olaylar
• halkla ilişkiler kampanyaları
• blog içeriği
• Sosyal medya gönderileri/kampanyaları
• Basılı teminat

Halkla ilişkiler ise, bir takvime göre planlanabilir (ve planlanmalıdır). Bir şeyleri yapılandırmanın iyi bir yolu, kullandığınız araçta her içerik biçimine kendi kategorisini vermektir.

3. Yayınlama Ritminizi Planlayın

Ardından, takviminizin ne kadar "dolu" olacağını düşünmek isteyeceksiniz. Sözcüklerle, "kazanılan" veya "sahip olunan" medya olsun, stratejinizin bir parçası olarak içeriğin ne sıklıkta yayınlanmasını istediğiniz. Bunu yaparken, birkaç farklı faktörü hesaba katmak istersiniz. Her şeyden önce, ekibiniz ne kadar içerik yayınlama ve kapsam kazanma kapasitesine sahip? Özellikle varlıklar oluşturmak için tasarımcılar, fiyat teklifleri vermek için yöneticiler ve daha fazla işbirlikçi çalışma döngüsü içindeyseniz, ekibinizin geri kalanı için son teslim tarihlerini erişilebilir kılmanız gerekir. Ayrıca, daha güncel trendlere ve ortaya çıktıkça olaylara yanıt vermek için yeterli boş alan veya boş zaman bırakmak istersiniz. İkinci olarak, hangi mevsimsel trendler veya kampanyalar en fazla etkiye sahip olacak? Mümkün olduğunca hedef kitlenizin akıllarında kalmak istiyorsunuz, ancak ekibiniz büyük bir projede şirketin tüm halkla ilişkiler ve pazarlamayı üstlendiği büyük bir projenin perde arkasında çalışırken, içeriği "daha sessiz" zamanlarda ayırmaya değer. kısa bir süre için durur. Çalıştığınız kısıtlamaları öğrendikten sonra, içerik kadansınız için aylık videolar, haftalık blog gönderileri ve basında yer alma ve günlük sosyal gönderiler gibi hedefler belirleyebilirsiniz.

4. Beyin Fırtınası Yapın ve İçerik Fikirleri Ekleyin

Takviminizin yapısını ve düzenini belirledikten sonra, içerik ve halkla ilişkiler fikirleri konusunda beyin fırtınası yapmaya ve bunları takvimin boş alanlarına eklemeye başlayabilirsiniz. Şunlar gibi beyin fırtınası yapmak isteyeceksiniz:

• Medyayı sunmak için hikaye açıları
• Konuk içeriği ve düşünce liderliği
• Şirket blogunuz için içerik
• Sosyal medya ve e-posta kampanyaları
• Etkinlikleri, ödülleri ve diğer halkla ilişkiler tanıtımını yapan içerik

Ayrıca, mümkün olduğunca alakalı temalar veya mevsimsel trendler etrafında bir şeyler düzenlemeye çalışmak isteyeceksiniz.

5. Sektöre Özgü İçerik Ekleyin

PR takvimleri sektöre göre değişir. Bir işletme için gerekli olan içerik, bir başkası için tamamen gereksiz olabilir. Sektöre özgü içeriğe dikkat çekmek, takvimi ihtiyaçlarınıza göre düzenler. Aşağıdaki konuları eklemeyi düşünün:

6. İletişim Bilgilerini Ekleyin

PR, çok sayıda insanın işbirliğini gerektirir. Düzenli bir faaliyet akışı oluşturmak için, gereken tüm iç ve dış iletişim için iletişim bilgilerini ekleyin. Bu içerir:

7. Hareketli Parçaları Düzenli Tutun

Son olarak, yeni takviminizi fiilen kullanmanız ve bakımını yapmanız gerekir. Kulağa bariz geliyor, ancak her gün işe başladığınızda yazı takvimini kontrol etmek, edinilmesi gereken yeni bir alışkanlıktır. İşte bu alışkanlığı geliştirmeyi kolaylaştırmanın birkaç yolu:

• Bilgileri "hızlı kontroller" için kolayca sindirilebilir hale getirmek için renk kodlama yönergeleri oluşturun.
• Takvimi her hafta güncellemek için zamanı bloke edin.
• Ekip toplantılarında (veya hemen sonrasında) takvimi gündeme getirin.

Ek olarak, CoSchedule'nin pazarlama takvimi gibi özel bir editoryal takvim aracı kullanıyorsanız, takvimi WordPress blogunuza, sosyal medya profillerinize ve e-posta pazarlama aracınıza bağlayarak içeriği planlayabilirsiniz. Bu, giden içeriğinizi aynı takvimden taslak haline getirmenize ve hatta planlamanıza olanak tanır. Özel araçlar, proje ve görev şablonlarını ve kendi oluşturduğunuz bir elektronik tabloda bulunmayabilecek diğer özellikleri kullanarak projeleri belirli eylemlere ayırmayı da kolaylaştırır. Bir halkla ilişkiler takvimi, birden çok projeyi birden çok adımda yürütmenin ezici hissini ortadan kaldırır. Ancak yalnızca bir takvim en üst düzeye çıkarıldığında PR hedeflerine ulaşılabilir. Takviminizi en iyi şekilde optimize etmek için aşağıdaki dört fikri kullanın.

Akışkan Ol

Takviminiz taşa kazınmış değil. Halkla ilişkiler fırsatları rastgele ortaya çıkabilir, belirli olaylar sonrasında harekete geçilmesini gerektirecektir, bu nedenle yaklaşımınızda akıcı olun. Bir değişikliği memnuniyetle karşılamak veya bir duruma tepki vermek genellikle yeniliği tetikler.

Teslim Süresi Hesabı

En iyi PR planı aceleye getirilmez. Proje başlangıcı ile projenin tamamlanması arasındaki uygun hazırlık süresini hesaba katın. Kapsamlı bir zaman çizelgesi, teslim tarihlerine rahatça uyulmasını ve içerik değişikliklerinin yapılmasını sağlar.

Alakalı Hashtag'leri Kullanın

İçeriği güncel olaylara bağlamak için ilgili hashtag'leri kullanın. Önceden içerik oluşturmak zaman kazandırır ancak kullanıcılar trendlerle etkileşime girer. Bir hashtag ekleyerek içeriği taze tutun.

Önceki Halkla İlişkiler Faaliyetlerini Değerlendirin

Geçmiş yılların halkla ilişkiler faaliyetlerinin değerlendirilmesi, başarıları değerlendirir, iyileştirme alanlarını vurgular ve en iyi şekilde nasıl ilerleneceğini gösterir. Aşağıdaki soruları düşünün:

• Senin için ne iyi çalıştı? Ne düştü?
• Hangi fikirler beklentileri aştı? Bu fikirler nasıl genişletilebilir?
• Medyanın ilgisini nereden aldınız?
• Önemli rakipler medyanın ilgisini nereden aldı?

Buradan PR Takviminizi düşünceli bir şekilde geliştirmek veya değiştirmek için yanıtlarınızı kullanın.

Şimdi başla

Bir halkla ilişkiler takvimi, birden çok projeyi birden çok aşamada yürütmenin sürtüşme ve bunaltıcı duygularını ortadan kaldıracaktır. Ancak, yalnızca kullandığınızda. Henüz her şeyi alt üst edecek bir takviminiz yoksa, stratejinize şimdi bir takvim eklemenin zamanı geldi. Bunu oluşturmanıza yardımcı olması için ücretsiz Halkla İlişkiler takvimi şablonumuzu deneyin veya bugün yazılımımıza göz atın. Bu gönderi ilk olarak 1 Temmuz 2020'de yayınlandı. 29 Aralık 2021'de ve tekrar 20 Aralık 2022'de güncellendi.