Süreç Uygulama: Hızlı Kılavuz

Bir işletme büyüdükçe, yeni süreçlere veya mevcut süreçleri iyileştirme yollarına bakması gerekir. Belki şirket büyümesini ölçeklendirmek ve sürdürmek ya da üretkenliği ve verimliliği artırmak istiyor. Hedefler ne olursa olsun, süreç uygulaması bu hedeflere nasıl ulaşılacağıdır.

İş süreçlerinizi iyileştirmek istiyorsanız, süreç uygulamasının ne olduğunu ve neden bu kadar önemli olduğunu bilmeniz gerekir. Ayrıca, süreç uygulama planının ne olduğunu ve uygulama süreci oluşturma adımlarını açıklayacağız. Ardından, proje yönetimi yazılımının israfı azaltmanıza ve zamandan tasarruf etmenize nasıl yardımcı olabileceğini öğreneceksiniz.

Süreç Uygulaması Nedir?

Süreç uygulaması, bir kuruluşta yeni prosedürleri veya iş süreçlerini benimsemeye yönelik stratejik bir yaklaşımdır. Bir işletme, görevleri düzene sokmak, daha verimli olmak, hata sayısını azaltmak veya işletmeyi büyütmek istediğinde değişimi uygular. Sadece birkaç örnek var, ancak iş süreçlerinde yapılacak herhangi bir değişiklik, sürecin uygulanmasını gerektirir.

Tahmin edebileceğiniz gibi, bu bir hevesle yapılmaz. İş hedeflerine, stratejinin nasıl uygulanacağına dair açık yönergeler içeren yapılandırılmış bir plan aracılığıyla ulaşılır. Bu, işletmenin günlük işleyişi boyunca yapılacak görevlerin listelenmesi anlamına gelir. Değişim yönetimini içerir ve her departmana dokunur, bu yüzden insan kaynakları dahil olur.

İş birimleri anlaşılır bir şekilde durgunluktan korkuyor. Rakipler her zaman yararlanmak için bir avantaj ararken, kayıtsızlık bir şirketin başının belada olduğunun ilk işaretidir. Süreç uygulaması, bir işletmenin değişimi yönetmek için bir çerçeveye sahip olarak rekabetçi kalabilmesidir.

Süreç Uygulama Planı Nedir?

Bir işletmenin stratejik hedeflerine ulaşabilmesi için bir süreç uygulama planı olmalıdır. Proje ekibini bulundukları yerden ortak hedeflerine nasıl ulaşabileceklerine götürecek adımları tanımlayan belgedir. Buna stratejik plan da denir.

Süreç uygulama planı, stratejik hedefe ulaşmak için gerekli strateji, süreç ve eylemleri içerir. Bu planlar eksiksizdir ve uygulama planının kapsamından bütçe gibi onu finanse edecek maliyetlere kadar her şeyi kapsar. Başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​ve proje süresi dahil olmak üzere gerekli tüm adımlar detaylandırılmıştır. Bu, değişiklikleri kontrol eden ve yaşam döngüleri boyunca yöneten değişiklik yönetimine benzer.

Bir süreç uygulama planına sahip olmak, çabayı ekibe iletir, böylece herkes ne yapılacağını, ne zaman yapılacağını ve kimin ne yapacağını bilir. Sorunsuz bir süreç uygulaması için bir plana sahip olmak çok önemlidir. Stratejiyi eyleme geçirilebilir adımlara dönüştürme planı olmadan, proje ekibine baştan sona rehberlik edecek bir yol haritası yoktur.

Büyük iş sonuçları olan böylesine büyük bir çabayı üstlenirken, işi kolaylaştırmak için proje yönetimi yazılımını kullanmak akıllıca olacaktır. ProjectManager, ekiplerin süreç uygulama planlarını gerçek zamanlı olarak planlamalarını, yönetmelerini ve izlemelerini sağlayan ödüllü bir yazılımdır. Gantt şemaları, projeyi tek bir yerde göstermek için adımları görsel bir zaman çizelgesinde düzenler. Ekipler atanabilir ve gerçek zamanlı olarak gerçek işgücüne karşı planlanan işgücünü izlemek için bir temel ayarlanabilir. Artık programa bağlı kaldığınızdan ve bütçeyi aşmadığınızdan emin olabilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz edinin.

Süreç Uygulaması Neden Önemli?

Süreç uygulaması birçok nedenden dolayı önemlidir. Yukarıda birkaç tanesini çizdik, ancak daha yakından bakmayı hak ediyor. Birincisi, proje kaynaklarınızı daha yüksek kaliteli çıktılara dönüştürmenize yardımcı olmanın harika bir yoludur. Bir üreticiyseniz bu, çalışanlarınızın işlerindeki hatalarını azaltmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca daha tutarlı ve güvenilir bir çıktı sağlayabilir. Sadece dokümantasyondan bahsediyor olsanız bile, süreç uygulaması herkesin aslında dokümanları imzaladığından emin olmanıza yardımcı olabilir.

Yinelenen görevler için tekrarlanabilir süreçler veya otomasyon yoluyla iş akışlarını düzene sokan süreç verimliliğini de artırabilirsiniz. Bu, israfı azaltabilir, ekiplerin daha karmaşık işlere odaklanmasına izin verebilir ve kaynakları daha verimli bir şekilde tahsis etmeye yardımcı olabilir. Otomatikleştirilebilen basit görevleri yapmaktan kurtulan çalışanlar daha fazla iş üstlenebilir.

Endüstri standartlarına uygunluğu teşvik etmek istiyorsanız, süreç uygulaması, işinizi yöneten yasalara uymanızı sağlayacak belgelere yardımcı olabilir. Dokümantasyon işinize rehberlik ediyorsa, kalite yönergelerine bağlı kalmanıza yardımcı olabilir. Çalışanlar, bu organizasyonel süreçleri ve bunların içindeki rollerini daha iyi anlayabilir ve bu da daha iyi performansa yol açar.

Süreç uygulamasının, özellikle görevler birçok kişi veya departmandan koordinasyon gerektirdiğinde, bir şirketin ölçeklenmesini kolaylaştırdığından bahsetmiştik. Yeni süreçler, daha etkili bir çalışma sistemi oluşturmaya yardımcı olabilir. Bu, süreçler sürekli olarak değerlendirildiğinde ve geliştirildiğinde başka iyileştirmelere yol açar. Son olarak, bu iyileştirmeler, süreç uygulamanızın başarısını belirlemek için temel performans göstergelerini (KPI'lar) kullandığınızda performansın daha iyi izlenmesini ve ölçülmesini içerir.

7 Adımda Uygulama Süreci

İşletmenizdeki yeni süreçlerin faydalarından yararlanmak için bunları nasıl uygulayacağınızı bilmelisiniz. Aşağıda, süreç uygulamasından yararlanmanıza yardımcı olacak yedi adım yer almaktadır.

1. Bir Proje Ekibi Oluşturun

Süreç uygulaması, bir planın yürütülmesidir. Planların çoğu birden fazla kişiyi içerir, bu nedenle ilk adım, ilgili kişilerin deneyim ve becerilerine dayalı olarak ekibinizi oluşturmaktır. Doğru insanlara sahip olmak, onları daha iyi yaklaşımlar için beyin fırtınası yapmak için kullanabileceğiniz anlamına gelir. Büyük olasılıkla, departmanlar arasında da çalışacaksınız, bu da işlevler arası çalışma konusunda becerikli ekipleriniz olması gerektiği anlamına gelir.

2. İş Sürecinizi Tanımlayın

Doğru ekiple, bir sonraki adım hedefleri tanımlamaktır. Hedeflediğiniz süreçleri uygulamaya veya iyileştirmeye yardımcı olan iş süreci eşleme gibi teknikleri uygulayabilirsiniz. Ayrıca, süreç uygulama planınızdaki tüm görevlere bakmanız ve ekibin projeyi başarıyla tamamlayıp teslim etmesi için ihtiyaç duyacağı kaynakları bulmanız gerekecektir. Ekip, yöneticilerin bir eylem planı geliştirirken işbirliği içinde çalışmasına yardımcı olabilir.

3. Süreç Uygulaması İçin Hedefler ve Hedefler Belirleyin

İş sürecini tanımlarken, gerçekleştirmeniz gereken amaç ve hedefleriniz olacaktır. Bunlara karar verildikten sonra, hedeflerinize ulaşmanın yolunu çizmek için bir boşluk analizi kullanmak önemlidir. Boşluk analizi, işletmenizin nerede olduğunu ve nerede olmak istediğini tanımlar. İşletmenizin olmak istediği yere nasıl ulaşacağını anlaması için hedefler ve hedefler belirlemek çok önemlidir.

3. Bir Uygulama Planı Yapın

Ekibinizle beyin fırtınası yaptıktan, iş süreçlerini tanımladıktan ve yeni süreçlerin uygulanması için amaç ve hedeflerinizi belirledikten sonra, planı yazma zamanı. Projeyi yürütmek için gerekli kaynaklar gibi ihtiyacınız olan her şeye sahip olmalısınız. Şimdi, sizi baştan sona götürecek görevleri tanımlamanız gerekiyor. Projenin aşamalarını, süresini ve zaman çizelgesini ve dahil olan herkesin rol ve sorumluluklarını dahil edin.

5. Ekibinizi Yerleştirin

Süreç uygulamasının başarılı olabilmesi için ekibin yeni iş süreçlerini anlaması gerekir. Bu muhtemelen eğitim, çalıştaylar, seminerler, sunumlar veya özel ders ve takım danışmanlığını içerir.

6. İyileştirilmiş İş Süreçlerinizi Uygulayın

Artık süreçleri net hedefler ve iyileştirme için belirli bir hedefle uygulamaya hazırsınız. Bu adım sırasında, kilometre taşlarınıza ulaştığınızdan emin olmak için süreci izlemek isteyeceksiniz. Ölçülebilir KPI'lara sahip olmak, hedeflenen uygulama stratejinize ulaşmanızı sağlar.

7. Uygulama Sonrası İnceleme Gerçekleştirin

Süreç uygulama planını yürüttüğünüzde, neyin doğru gittiğini ve nerede yanlış yaptığınızı görmek için gözden geçirmek isteyeceksiniz. Bu, yeni süreç uygulama planlarını bilgilendirmeye yardımcı olur, ancak tanımladığınız hedeflere ulaştığınızdan emin olmak için adımları iyileştirmede de yararlı olabilir.

ProjectManager Süreç Uygulamasına Yardımcı Olur

Bir süreç uygulamasını yönetmek birçok farklı araç gerektirir. Uygulama planınızın zaman çizelgesini karşıladığınızdan emin olmak için ekipleri, kaynakları, maliyetleri yönetmeniz ve ilerlemenizi ve performansınızı izlemeniz gerekir. ProjectManager, projenizi gerçek zamanlı olarak planlamak, yönetmek ve izlemek için ihtiyaç duyduğunuz özelliklere sahip ödüllü bir yazılımdır.

Birden Fazla Proje Görünümü Kullanın

İşlevler arası ekipler, birbiriyle senkronize olan bir dizi güçlü araç gerektirir. Yöneticiler, görevleri düzenleyen, dört tür bağımlılığı birbirine bağlayan ve hatta kritik yol için filtre uygulayabilen bir Gantt şeması üzerinde bir uygulama planı yapar. Ekipler bu işleri yürütmek için farklı araçlar kullanacak. Çevik bir ortamda çalışıyorlarsa, birikmiş iş listelerini yönetmek ve sprintleri planlamak için kanban panosu görünümünü kullanarak sprintlerimizi haritalamak isteyeceklerdir. Üretici iseler, sağlam görev listelerimizi tercih edebilirler. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, tüm veriler aynı anda ve gerçek zamanlı olarak güncellenir, böylece herkes aynı güncel bilgiler üzerinde işbirliği yapar.

İlerlemeyi Gerçek Zamanlı Takip Edin

Gantt şemasında bir uygulama planınız olduğunda, bir temel ayarlayabilirsiniz. Bu, planı yakalar ve onu gerçek ilerlemenizle karşılaştırmanıza olanak tanır. Gerçek zamanlı panomuzla tüm projenin üst düzey bir görünümünü elde edin. Canlı verileri toplar ve zaman, maliyet, iş yükü ve daha fazlasını gösteren, okunması kolay grafikler ve tablolar halinde görüntüler. Hafif yazılımlarda olduğu gibi zaman alan yapılandırma gerekmez. Siz hazır olduğunuzda hazırdır. Daha fazla ayrıntı istiyorsanız, paydaşları güncellemek için de paylaşılabilen özelleştirilebilir raporlama araçlarımızı kullanın.

Süreç uygulamanızın iş hedeflerini karşılamak için mevcut kaynaklarınızla çalıştığından emin olmak için süreç uygulama planının her adımını yönetmeniz gerekir. Yazılımımız, bir proje, süreç uygulaması veya değişiklik yönetimi planı için hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olan görev yönetimi, risk yönetimi ve kaynak yönetimi özelliklerine sahiptir.

ProjectManager, ekiplerin uygulama süreçlerini planlamalarına, yönetmelerine ve takip etmelerine olanak tanıyan çevrimiçi bir proje yönetimi yazılımıdır. İşbirliğine dayalı platformumuz, ekiplerin farklı departmanlarda veya farklı saat dilimlerinde dosya, yorum ve daha fazlasını paylaşmasına olanak tanır. Başarıya ulaşmak için yazılımımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens'teki ekiplere katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.