Gerçekten İşe Yarayan 10 Verimlilik Sistemi

Kim daha üretken olmak istemez ki?

Bunu yapmanın bir yolu, bir üretkenlik sistemi uygulamaktır. Ve aralarından seçim yapabileceğiniz çok şey var!

Deneyebileceğiniz en popüler 10 üretkenlik sistemine bir göz atalım.

Verimlilik Sistemi Nedir?

Bir üretkenlik sistemi, temel olarak, insanların daha üretken olmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış herhangi bir strateji, prosedür ve felsefe dizisidir.

Bu, takip edildiğinde sizi görevde tutabilecek basit bir kurallar dizisi veya yapılacakları daha kolay (veya aradaki herhangi bir şey) yapmak için yapılacakları organize etmenin bir yolu olabilir.

Bu sistemler altında "verimliliğin" nihai hedefleri, daha iyinin bir kombinasyonudur:

• Önceliklendirme. Daha üretken olmanın bir parçası da neye odaklanılacağını bilmektir. 8 saat çalışmanız ve 10 saat göreviniz varsa, hangi 2 saatlik görevi bırakacağınızı veya devredeceğinizi bulmanız gerekir. Bu şekilde 8 saatlik çalışmanızın değerini en üst düzeye çıkarırsınız.
• Odak. Verimlilik sistemleri ayrıca odağınızı iyileştirmeye çalışır. Dikkatinizi dağıtacak şeyleri ortadan kaldırabilir ve yalnızca işinize odaklanabilirseniz, sonunda daha fazlasını yapmış olursunuz.
• Yeterlik. Bu kavramlara bağlı olarak üretkenlik sistemleri de genel verimliliğinizi artırmaya çalışır. Başka bir deyişle, hedeflerinizden biri, görevleri tatmin edici bir şekilde tamamlama hızınızı artırmaktır.

Çalışan Verimlilik Sistemleri

Lafı fazla uzatmadan 2021'de izleyebileceğiniz en iyi üretkenlik sistemlerinden bazılarına göz atalım:

1. Temel yapılacaklar listesi.

Bu bir ihtiyar, ama bir güzellik. Ve gerçekten denemeden gözlerini devirme!

Temel yapılacaklar listesi bir nedenden dolayı klasiktir. Fikir basit; tüm projelerinizi, hedeflerinizi ve sorumluluklarınızı sindirilebilir, kolayca sayılabilen görevlere ayırın.

Bu görevlerin listelerini oluşturun ve onlar için öncelikler belirleyin – A öncelikleri acildir, B öncelikleri birkaç gün bekleyebilir ve C öncelikleri bir süre arka planda kalabilir.

Bu sistemi tutarlı tutmak zor olabilir ve tüm çalışma tarzları veya tüm bireyler için ideal değildir.

Ancak, daha önce hiç bir üretkenlik sistemi denemediyseniz, başlamak için harika bir yerdir.

2. Pomodoro tekniği.

Pomodoro tekniği, 1980'lerde Francesco Cirillo tarafından tasarlanan mütevazı kökenlere sahiptir. Temel fikir, iş gününüzü arada molalarla kısa sprintlere bölmek için bir zamanlayıcı kullanmaktır. Örneğin 25 dakika çalışabilir, 5 dakika ara verebilir ve tekrarlayabilirsiniz. Bu döngünün 3 tekrarından sonra uzun bir ara verebilirsiniz (20 ila 30 dakika).

Farklı araştırmalar, farklı zaman aralıklarının "ideal" olduğunu göstermiştir ve bireysel tercihler çok değişkendir. Bu nedenle, hangi odaklanmış çalışma ve ara değişimi modelinin sizin için en iyi sonucu verdiğini bulmak biraz deneme yapmanızı gerektirecektir.

Bununla birlikte, "konsantrasyon" zamanınız boyunca sık sık ara vermek ve odaklanmaya devam etmek, performansınızı artırmak (ve moralinizi makul ölçüde yüksek tutmak) için harikadır.

3. Eisenhower Matrisi.

Eisenhower Matrisi, nasıl daha verimli çalışılacağına dair herhangi bir ipucu veya öneri içermiyor. Özünde, basit bir önceliklendirme sistemidir. Ancak doğru kullanılırsa, her gün çok daha fazlasını elde etmenize yardımcı olabilir.

Eisenhower Matrisi, görev önceliğini hem aciliyet hem de önem açısından kategorize ettiği için bazen “acil-önemli” matrisi olarak adlandırılır. Bir görevin aciliyeti, ne kadar kısa sürede yapılması gerektiği ile ilgilidir, önemi ise uzun vadeli hedefleriniz için ne kadar etkili olduğudur.

Bir görev acil olabilir, ancak önemli olmayabilir ve önemli olabilir, ancak acil olmayabilir.

Görevlerinizi aciliyet ve önem temelinde kategorilere ayırdıktan sonra, tüm çabalarınızı öncelikle acil ve önemli görevlerinize odaklayabilir ve her gün daha fazla ilerleme kaydedebilirsiniz.

4. İşleri Bitirme (GTD) sistemi.

İlk olarak David Allen'ın (ve aynı adlı popüler kitabının konusu) öncülüğünü yaptığı Things Done, zaman içinde üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olmak için tasarlanmış bir üretkenlik sistemidir.

GTD esasen 5 adımlı bir süreçtir:

1. Adım Yakalama'dır, burada aklınızı meşgul eden her şeyi (tüm görevleriniz ve mevcut endişeleriniz dahil) yazacaksınız.

Adım 2 , bu kaotik düşünceleri görevlere ve eylem öğelerine dönüştürebileceğiniz Netleştirme'dir.

Adım 3 , aciliyet ve önem temelinde görevlere öncelik vereceğiniz Organize Etme aşamasıdır (tanıdık geliyor mu?).

Adım 4 , uygun gördüğünüz şekilde ayarlamalar yapabileceğiniz Yansıtmadır.

Adım 5 , görevlerinizi tek tek tamamlamaya başlayabileceğiniz Engage'dir.

GTD ayrıca uygulayıcıları görevleri zaman ufkuna göre 6 alana ayırmaya teşvik eder:

• mevcut eylemler
• mevcut projeler
• odak alanları
• 1-2 yıllık hedefler
• uzun vadeli vizyonlar
• ve genel yaşam hedefleri.

5. Zen To Done (ZTD) sistemi.

Leo Babauta tarafından yaratılan ve GTD'den ilham alan Zen to Done (ZTD) sistemi bazı benzer ilkeleri takip eder.

ZTD, kendisini GTD'den ayırır çünkü bireysel görevler ve projelerden ziyade kişisel gelişim ve alışkanlık optimizasyonuna odaklanır.

ZTD kapsamında, GTD'de de benzer bir süreci izleyecek, tüm düşüncelerinizi özetleyecek ve sonunda onları her gün başarmak istediğiniz bir avuç "en önemli göreve" (MIT'ler) indirgeyeceksiniz.

Zamanla alışkanlıklarınızı, sistemlerinizi ve davranışlarınızı değerlendirecek ve iyileştirecek, rutinlere bağlı kalarak ve MIT'lerinizi dikkatiniz dağılmadan tamamlayacaksınız.

6. Günlük üçlü sistem.

Günlük üçlü üretkenlik sistemi, genel çalışma hedeflerinizi basitleştirmenin ve organize etmenin bir yoludur. Buradaki fikir, her gün başarmak istediğiniz 3 ana şeye odaklanmaktır; Bunları işten önceki gece veya sabahları yazabilirsiniz.

Gün içinde 3 işi de yaparsanız kazanırsınız! Bu kadar basit.

Açıkçası, bu stratejinin birkaç zayıf noktası var. Tüm görevlerin ve hedeflerin ağırlığı eşit değildir ve hepsinin ölçülmesi kolay değildir, bu nedenle bunları "3"e indirmek zor olabilir.

Ancak, odağınızı daraltmanın ve günlük bir hedefe ulaşma konusunda kendinizi iyi hissetmenin harika bir yoludur.

7. Bullet günlük kaydı.

Bir süre önce yenilikçiler arasında popüler olan mermi günlük kaydı, Instagram'da gösterilecek bir sanat projesinden daha fazlasıdır. DEHB'ye rağmen odaklı ve üretken kalmak için bir çözüm olarak Ryder Carroll tarafından geliştirilen, yaşamın hemen her alanında daha fazla üretkenlik elde etmek için mermi günlük kaydını kullanabilirsiniz.

Madde işareti günlüğü, düşüncelerinizi düzenlemek için genellikle el yazısına (ve gerçek günlüklere) dayanır.

Bir dizin oluşturacak, hedeflerinizi özetleyecek ve özlü yazı ve iletişim oluşturmak için bir semboller ve kısaltmalar sistemine dayanan “hızlı kayıt” pratiği yapacaksınız – ve bu sistemi kendiniz yaratacaksınız.

Burada esneklik ve kişisel adaptasyon için çok yer var. Bu herkes için ideal bir çözüm değil, ancak el yazısı fikrini seviyorsanız ve düşüncelerinizi daha sık dağınık buluyorsanız, mükemmel olabilir.

8. “Kurbağayı ye” yaklaşımı.

Merak etme. Bu sistemde gerçek kurbağa yemiyoruz. Meğer ki…

Mark Twain bir keresinde, "Eğer işiniz kurbağa yemekse, bunu sabah ilk iş olarak yapmak en iyisidir. Ve işiniz iki kurbağa yemekse, önce en büyüğünü yemek en iyisidir."

“Kurbağayı ye” üretkenlik sisteminin tüm fikri, görevlerinizi ve önceliklerinizi en zordan en az zora doğru organize etmektir.

Gününüzdeki en zor şeyi ilk önce yapmak, onu yaptığınızda odak, üretkenlik ve enerjinin en üst düzeyde olmasını sağlayacaktır ve işiniz bittiğinde, varsayılan olarak her şey daha kolay görünecektir.

Çok basit, ama işe yarıyor (en azından bazılarımız için).

9. Kanban kart sistemi.

Bir Kanban panosu, görevlerinizi görsel olarak düzenlemenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. "Beyin fırtınası", "hazırlık", "yürütme" ve "takip" gibi belirli bir sürecin farklı aşamalarını temsil etmek için farklı sütunlar oluşturabilirsiniz.

Ardından, farklı müşterileri, projeleri veya görevleri temsil etmek için kartlar oluşturabilir ve yeni kilometre taşları elde ederken bu kartları her sütunda taşıyabilirsiniz.

Avantajlıdır çünkü görseldir ve herkese açık hale getirilebilir, bu da onu ekip olarak organize olmak için faydalı kılar.

Ancak, tüm görevler kolayca kart ve sütun biçimine indirgenemez, bu da onu soyut görevler ve projeler için daha kötü bir uyum haline getirir.

10. Seinfeld üretkenlik sistemi.

Evet, o Seinfeld.

Bir rapora göre, Jerry Seinfeld tutarlılığa dayalı bir üretkenlik sisteminin tanıtılmasına ve yaygınlaştırılmasına yardımcı oldu. Fikir basit.

Seinfeld, kendisini yazmaya teşvik etmek için büyük bir duvar takvimine yatırım yapar ve yazmayı başardığı her güne kırmızı bir X koyardı. Zamanla, bu derin bir psikolojik etki yarattı; tekrarlanabilir bir alışkanlık edindi ve "zinciri kırmaya" cesaret edemedi.

Yazmayı düşündüğü her gün, hedefine ulaşmak için motive olacaktı - takvime kırmızı bir X koymak ve seriyi devam ettirmekten başka bir sebep olmasa bile.

Bu yaklaşımla yaratıcı olmanın birçok yolu vardır. Kendinizi belirli bir şekilde ödüllendirebilirsiniz. İlerlemenizi izlemek için takvimden başka bir şey kullanabilirsiniz.

Ancak sürekli olarak bir şey yapmaya yatırım yapıyorsanız, bunu her gün yapmak ve onu görselleştirmek ve/veya kutlamak bu alışkanlığı kazanmanızı kolaylaştırabilir.

Verimlilik Sistemlerinin Değeri

Neden bir üretkenlik sistemine ihtiyacınız var? Neden diz çöküp daha çok çalışmıyorsun?

Adil olmak gerekirse, muhtemelen daha çok çalışabilirsin. Ancak klavye tuşlarını daha güçlü bir şekilde yazmak ve ofiste daha fazla saat harcamak sizi ancak bir yere kadar götürür.

Verimlilik sistemleri size aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sağlar:

• Muhtemelen zaten elinizden geldiğince sıkı çalışıyorsunuzdur. Peki gerçekten daha iyi çalışmak için ne yapabilirsiniz? Verimlilik sistemleri size bir yön duygusu verir. Size denemeniz için yeni stratejiler, takip etmeniz gereken yeni öncelikler ve kendiniz için belirlemeniz için yeni potansiyel hedefler sunarlar.
• Bu sistemi düzenli olarak takip edeceğiniz için tutarlılıktan da yararlanacaksınız. İş gününe plansız ve hızla değişen önceliklerle girmek yerine, sizi demirleyecek düzenli bir şeye sahip olacaksınız.
• Takım birliği. Bir ekibi yönetiyorsanız, üretkenlik sistemleri daha da değerlidir. Tüm ekibi tek bir sistem etrafında koordine edebildiğiniz için, herkesi aynı sayfada tutabilir ve muhtemelen daha fazla işbirliğini teşvik edebilirsiniz.
• Başarı/başarısızlık metrikleri. Verimlilik hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı nasıl anlarsınız? İşleri doğru yapıp yapmadığınızı nasıl anlarsınız? İyi üretkenlik sistemleri, başarınız ve başarısızlığınız için net olan ölçütlere sahiptir; sistemi doğru takip edip etmediğiniz ve bu sistem içinde ilerleme kaydedip kaydetmediğiniz açık olmalıdır.

İster tek bir üretkenlik sistemine bağlı kalmaya kararlı olun, ister sırayla birkaç tane denemek isteyin, kesin olan bir şey var; üretkenlik sisteminizin çalışıp çalışmadığını bilmek zor.

Her zamankinden daha fazlasını mı yapıyorsun? Her zamankinden daha mı az? Aynısı?

İlerlemenizi takip etmek için tutarlı ve objektif bir metriğiniz yoksa, bu soruyu asla kesin olarak cevaplayamazsınız…

Bu yüzden EmailAnalytics'i oluşturduk.

EmailAnalytics'e bağlanın - sadece bir dakika sürer. Bunu yaptığınızda, en yoğun zamanlarınız ve tarihleriniz, gönderilen ve alınan e-postaların sayısı, ortalama yanıt süreniz ve daha fazlası dahil olmak üzere tüm e-posta etkinliğinizi izlemeye başlayabilirsiniz.

Verimliliğinizi, iş yükünüzü ve işinizle ilgili düzinelerce başka ölçümü izlemenin en iyi yolu. Bugün ücretsiz bir deneme için kaydolun ve eylemini kendiniz görün!