Program Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

Program, birbiriyle ilişkili ve bu nedenle maksimum verimliliğe ulaşmak için birlikte yönetilen bir projeler topluluğudur. Bu benzer projeleri yönetmenin avantajları, onları kendi başlarına olmaktansa bir arada daha iyi durmalarını sağlar.

Ancak bu, programların bireysel projelerin gerektirdiği planlamaya aynı lazer odağını gerektirmediği anlamına gelmez. Bir program yönetim planı, program hedeflerinizi ve hedeflerinizi takip etmek ve bunlara ulaşmak için politikaları, prosedürleri ve süreçleri tanımlaması bakımından herhangi bir proje planına benzer şekilde çalışır.

Program Yönetimi ve Proje Yönetimi

Bir program yönetim planının ne olduğunu açıklamadan önce, program ve proje yönetimi arasındaki farkı netleştirmemiz önemlidir. Birçok yönden benzerler - tek bir temel fark dışında.

Bu fark, proje yönetiminde, çabanızın yalnızca, kaliteyi etkilemeden ve üzerinde anlaşmaya varılan zaman çizelgesi ve bütçeye bağlı kalmadan hızlı bir şekilde nihai bir çıktı üretmeye yönelik olmasıdır. Bununla birlikte, program yönetimi, birden fazla projenin birlikte yönetiminden gelen sinerji ile kuruluşa faydalar yaratmanın lodestarını takip eder.

Diğer bir fark, projelerin ihale edilebilir olmasıdır. Projeyi yürüten kuruluş, o kuruluşun parçası olabilecek veya olamayacak bir paydaş için çalışıyor. Bir gökdelen inşa eden bir emlak şirketinin, projeyi kendi bünyesinde yürütmek yerine inşaat müteahhitlerinden teklif alması muhtemeldir.

Ancak, programlar neredeyse her zaman bir organizasyon içinde yönetilir. Yani program yöneticisi bir sözleşmeli işçi değil, daha büyük işin bir parçasıdır; ve program yöneticisi stratejik amaç ve hedeflerine ayrılmaz bir şekilde bağlıdır.

Özetlemek gerekirse, projeler geçicidir ve bir hizmet veya ürün sunar ve programlar, bireysel olarak elde edilemeyen faydalar elde etmek için toplu olarak yönetilen bir grup ilgili projedir.

Program Yönetim Planı nedir?

Herhangi bir şeyi yönetmek bir plan gerektirir ve bu kesinlikle programlar için geçerlidir.

Programı ve amaçlarını ve hedeflerini yönetmek, yürütmek ve kontrol etmek için bir program yönetim planı mevcuttur. Bu nedenle, program planı, herhangi bir plan gibi, programın genel bakışını ve stratejisini ana hatlarıyla belirtecektir. Bunu yapmak için, program açıkça tanımlanmalı ve kapsamı ana hatlarıyla belirtilmelidir.

Plan, programın stratejisini ve hedeflerini anlayan bir program yöneticisi tarafından geliştirilir. Bir program planı, çıktılardan çok faydalarla ilgilidir. Başarı parametreleri, zamanında ve bütçe dahilinde kaliteli bir teslimata ihtiyaç duymadığı için bir proje ile aynı değildir. Bir program planı için başarı, programın organizasyonun ihtiyaç ve faydalarını nasıl karşıladığıyla ilgilidir.

Bir Program Yönetim Planının Temel Unsurları

Herhangi bir programın bağımlılıkları ve kısıtlamaları olacaktır. Program planı bunları tanımlamalı ve plana dahil etmelidir. Bu, programın faydalarının yönetimi aracılığıyla nasıl gerçekleştirileceğini içerir.

Bir program birçok projeden oluşan bir koleksiyon olduğundan, plana bir yol haritası eklemek faydalı olur. Bir yol haritası genellikle projeyi oluşturan görevlerin başlangıç ​​ve bitiş tarihleriyle birlikte noktalar olduğu bir zaman çizelgesi olarak kurulur. Ancak, bu bir program olduğundan, zaman çizelgesi boyunca haritalanmış, strateji oluşturmaya ve işbirliği yapmaya yardımcı olan birkaç proje vardır.

Plan, yönetişimi, bir organizasyon yapısını ve program planını planlamak, kontrol etmek ve yürütmek için kullanılan süreci içerecektir. Buna bir program, iletişim planı, satın alma, risk, kapanış prosedürü ve herhangi bir proje planı oluşturmanın diğer tüm genel yönleri dahildir.

Anahtar teslimatları tanımlamanız gerekecek. Projelerden oluştuğu için bir programın bile çıktıları vardır. Çıktılar programın ana nedeni olmayabilir, ancak anlaşılması gereken önemli kilometre taşlarıdır.

Program Yönetim Planı Oluşturmak İçin İpuçları

Bir program yönetim planı yaparken aklınızda bulundurmanız gereken bazı şeyler vardır. Bir proje yönetim planı oluşturmaya benzerler ancak ikisi arasındaki farkların farkındalar. Unutmayın, bir proje planı çıktısına yöneliktir, ancak programların PMO'lar için daha stratejik bir hedefi vardır.

Hedefleri ve Hedefleri Listeleme

Bununla birlikte, herhangi bir plan yapan birinin yapması gereken ilk şey, neyi başarmaya çalıştıklarını tanımlamaktır. Planınızın bu parametreler içinde kalmasını sağlamak için amaç ve hedefleri listeleyin. Net değillerse hedeflerinize ulaşamazsınız.

Bu nedenle, tüm projelerde olduğu gibi iletişim çok önemlidir. Belirlenmiş bir kanal, belirlenmiş frekans ve hedefler olmadan, mesajlarınızın kime yönelik olduğu konusunda sorunlar yaşanacaktır.

İletişimi Planla

İletişim, paydaşların güncel tutulmasını içerir. Programlar söz konusu olduğunda, paydaşlar, kuruluşunuzda, genellikle yönetici düzeyinde, program raporlamanıza yansıyan yatırımlarının geri dönüşünü görmek isteyen kişilerdir. Program planının, beklentilerini tanımlamak da dahil olmak üzere, bu iletişimleri, ne sıklıkta ve hangi materyallerle ana hatlarıyla belirtmesi gerekir.

Zaman Çizelgesi Oluşturun

Ardından, programınızdaki tüm projelerin zaman çizelgesi ve kapsamı ile ilgilenmeniz gerekecek. Bu, genel bütçeniz ve programınız kapsamında nasıl hüküm sürdüğü anlamına gelir. Programın bu iki yönü arasında bir denge bulmanız gerekecek. Kaliteli bir teslimatla biten bir programınız olmasa da, program planınızda yönetilmesi gereken her projeye özgü bir dizi daha küçük son teslim tarihleriniz vardır.

Paydaşlarınızı Dahil Edin

Yalnızca paydaşlarla değil, ekibinizle de plan yaptığınızdan emin olun. Şeffaflık önemlidir. Ekip, projenizin ön saflarında yer alıyor ve katılımları ve gözlemleri yoluyla size değerli veriler sağlayacaklar. Buna karşılık, harekete geçmeye zorlandıklarında bilinçli seçimler yapabilmeleri için program planını bilmelerini istersiniz.

Paydaşlarla ve çeşitli projeleri yürütmekten sorumlu ekiplerle bir araya geldikten sonra, projenin hem makro hem de mikro görünümüne sahip olursunuz. Bu, siz onu sonlandırırken program planınızı bilgilendirecektir.

ProjectManager, Program Yönetim Planlarına Nasıl Yardımcı Olur?

Tüm bu planlamanın ProjectManager gibi çevrimiçi bir program yönetim aracıyla kolaylaştırılabileceğini unutmayın. Çevrimiçi aracımız, daha iyi, veriye dayalı kararlar almanız için en güncel bilgilere sahip olmanızı sağlar.

Bir programı yönetmek zordur, ancak veri toplamak için projeden projeye atlıyorsanız daha da zordur. Projelere Genel Bakış görünümümüzle, programınızdaki her projenin bir listesini alırsınız. Proje başlığını, onu kimin yönettiğini, onu yürüten ekibi ve durumunu görüyorsunuz. Bu üst düzey görünümden programınızı yönetebilirsiniz.

Özel Program Panoları Oluşturun

Projelere Genel Bakış görünümünden projelerinizi düzenleyebilir ve gruplayabilirsiniz. Belirli projeleri seçip bir klasörde grupladığınızda, sağlık, iş yükü ve ilerleme gibi program ölçümlerini izleyen altı grafiği gösteren Genel Bakış Panosu'nda bu gruba göre filtre uygulayabilirsiniz. Programınızın ilerlemesine ve performansına ilişkin bu üst düzey görünümle, sorunları yakalayabilir ve programınızın etkililiğine ince ayar yapmak için değişiklikler yapabilirsiniz.

Bir Yol Haritası ile Projelerinizi Takip Edin

Diğer bir güçlü araç, programınızdaki tüm projeleri toplayan ve bunları bir Gantt şeması zaman çizelgesinde görüntüleyen program yol haritasıdır. Görev düzeyine kadar tüm programlarınızı tek bir yerde, birbirleriyle nasıl ilişki kurduklarını ve herhangi bir bağımlılık olup olmadığını görebilirsiniz. Ama bu statik bir görüş değil. Görevli, proje yöneticisi veya müşteriye göre filtreleyin, süreyi, planlanan başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ve daha fazlasını görün. Sunumlar sırasında paydaşlara temel metrikleri gösterin.

Kaynakları programınızın kapasitesiyle eşleştirmek için tüm programınız için sağlam kaynak yönetimimiz var. Özellikler, programınızdaki kaynakları izlemenize, yönetmenize ve raporlamanıza yardımcı olur. İş yükü sayfamız, üretkenliği artırmak için ekiplerinizin iş yükünü dengelemenize yardımcı olacak araçlar sunar.

ProjectManager, programların kârlılıklarını en üst düzeye çıkarmak için düzenlenmesine yardımcı olan ödüllü bir çevrimiçi araçtır. Gerçek zamanlı gösterge tablomuz, dinamik yol haritalarımız ve tek tıklamayla raporlama, programınızı genel stratejik hedeflerle uyumlu tutmak için ilerleme ve performansı yönetmeniz, izlemeniz ve raporlamanız için araçlar sağlar. Bugün bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak program yönetimi planınıza nasıl yardımcı olabileceğimizi görün.