Proje Varsayımları: Hızlı Bir Kılavuz

Varsayımlarda bulunmak genellikle hoş karşılanmaz. Ancak proje yönetiminde, bir projeyi planlamak için proje varsayımları esastır. Ancak proje varsayımları, günlük hayatımızda bizi sıklıkla yanlış yönlendiren varsayımlardan nasıl farklıdır?

Proje yönetiminde proje varsayımlarının nasıl tanımlandığına ve neden bu kadar önemli olduklarına bir göz atalım. Ardından bir proje varsayım günlüğü ve varsayımların kısıtlamalardan ve riskten nasıl farklı olduğunu öğreneceğiz. Daha fazla netlik için bir proje varsayım örneği bile vereceğiz.

Proje Varsayımları Nelerdir?

Bir proje varsayımı, kanıt olmasa bile doğru, gerçek veya kesin olan bir faktörü tanımlamak için proje planlamasında kullanılır. Projenizi planlamaya devam etmek için bazı gerçeklerin olduğunu varsaymalısınız.

Bu, tüm proje varsayımlarının doğru olduğu anlamına gelmez; bazen öyleler, bazen değiller. Bu yüzden proje varsayımı yaparken çok dikkatli olmanız ve iyi analiz etmeniz gerekiyor.

Proje yönetiminde bir varsayım, projenin yaşam döngüsü boyunca gerçekleşmesi beklenen bir olay veya durum olabilir. Bunu eğitimli bir tahmin olarak düşünebilirsiniz. Proje yöneticileri genellikle uzun yıllara dayanan deneyime sahiptir ve önceki projelerden dersler çıkarmışlardır. Bu, varsayımlarına bazı acemilerden daha fazla güvenilirlik verir.

Bir projeyi planlamak birçok varsayıma dayanır. Bu varsayımlar ne kadar makul olursa, proje o kadar iyi olur. ProjectManager, varsayımları uygulanabilir bir proje planına dönüştürmenize yardımcı olan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Etkileşimli Gantt çizelgelerimiz görevlerinizi düzenler, gecikmeleri önlemek için bağımlılıkları birbirine bağlar ve hatta kritik yol için filtre uygular. Ardından, yolda kalmak için proje varyansını gerçek zamanlı olarak izlemek için bir temel ayarlayabilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Varsayımları Neden Önemlidir?

Proje varsayımları önemlidir çünkü onlar olmadan ilerleyebilirsiniz. Bir proje planında her şeyi kanıtlamanın hiçbir yolu yoktur. Maliyetleri, süreyi ve daha fazlasını tahmin ediyorsunuz. Varsayımlar, projeye ve planlamasına kapı açar.

Proje varsayımlarını belirleyerek, sahip olduğunuz zaman çerçevesi göz önüne alındığında, projenin amaçlarının ve faaliyetlerinin gerçekçi ve ulaşılabilir olup olmadığını daha iyi anlayabilirsiniz. Varsayımları analiz etmek, proje risk yönetiminin bir parçasıdır.

Proje varsayımlarınızı analiz ederseniz ve bunların yanlış olduğu kanıtlanırsa, proje planınızı gözden geçirmeniz gerekecek. Bu nedenle proje varsayımları, projenin yaşam döngüsü boyunca tanımlanmalı, izlenmeli ve yönetilmelidir.

Proje Varsayımları Günlüğü Oluşturma

Varsayımları belirlemek, izlemek ve yönetmek için bir proje varsayım günlüğü oluşturmanız gerekir. Bu, proje planınızı oluşturmak ve proje boyunca gözden geçirmek için önemli bir veri parçasıdır.

Bir proje yöneticisinin varsayım günlüğünü yapacağı bir projenin başlangıç ​​aşamasındadır. Proje başlatma belgesinin yazımı hakkında bilgi verir. Burada üst düzey varsayımlarda bulunacaksınız. Projenin yürütülmesi sırasında daha düşük seviye olarak kabul edilen görevlere dayalı varsayımlar yapılır.

Proje varsayım günlüğünü projenin erken bir aşamasında oluştursanız da, düzenli olarak gözden geçirilmeli ve revize edilmelidir. Ardından yanlış varsayımları kapatabilir ve aktif olanları takip etmeye devam edebilirsiniz.

Bir varsayım günlüğü oluştururken, her varsayım için aşağıdakileri eklediğinizden emin olun.

• Tarih varsayımı günlüğe kaydedilir
• Hangi kategori, bütçe, zamanlama vb.
• Varsayımı adlandırın ve tanımlayın
• Yüksek, orta veya düşük gibi varsayımın etkisi
• Varsayım belirsizliğini yüksek, orta ve düşük arasında derecelendirin
• Varsayımdan sorumlu bir sahip atayın
• Varsayım doğruysa etkiyi azaltmak için bir eylem planı tanımlayın
• Bir sonraki varsayım incelemesi için tarih belirleyin
• Kapalı veya açık gibi varsayımın durumunu not edin

Proje Varsayımları ve Proje Kısıtlamaları

Proje varsayımları, bir proje yöneticisinin proje planını oluşturmaya çalışırken göz önünde bulundurması gereken birçok şeyden biridir. Bir proje yöneticisinin projenin başında başarılı bir şekilde teslim etmesi için belirlemesi gereken diğer bazı şeyleri tartışalım.

Tartıştığımız gibi, bir proje varsayımı, bir projede doğru olduğuna inanılan şeydir. Bu, projenin yaşam döngüsü boyunca gerçekleşmesi muhtemel bir olay veya koşullar olabilir. Proje yöneticisi, deneyim sahibi olduğu için proje hakkında bu tür varsayımlarda bulunabilir, tarihsel verileri araştırabilir ve uzmanlardan tavsiye alabilir.

Bir proje kısıtlaması, proje için bir sınırlamadır. Bu, bütçeden programa ve projeyi yürütmek için ihtiyaç duyulacak kaynaklara kadar her şey olabilir. Proje Yönetimi Enstitüsü'nün Proje Yönetimi Bilgi Kitabı'na (PMBOK) göre projelerde altı kısıtlama vardır: kapsam, kalite, program, bütçe, kaynaklar ve risk.

Proje varsayımlarında olduğu gibi, bu kısıtlar projenin başında belirlenir ve projenin yürütüleceği sınırlar oluşturur. Tipik olarak, iki tür kısıtlama vardır. İş kısıtlamaları, kuruluşunuza bağlı olan üst düzey sorunlardır. Bu kısıtlamaların değişmesi nadirdir. Teknik kısıtlamalar, tasarım seçimlerini sınırlayan kısıtlamalardır. Bunlar sabittir ve üzerlerindeki değişiklikler proje planını etkiler.

Farklar, varsayımların doğru olduğu düşünülür, ancak kısıtlamalar doğrudur. Kısıtlamalar olmasa da varsayımlar proje için iyi olma eğilimindedir. Bir varsayımın yanlış olduğu kanıtlanırsa, proje için kötü olabilir, yanlış kısıtlamalar ise iyidir.

Proje Varsayımları ve Proje Riskleri

Proje varsayımlarının olacak bir şey ifade ettiği açıktır. Proje riskine benzer şekilde bakabilirsiniz. Riskler iyi veya kötü olabilir, ancak aynı zamanda varsayımlardır. Projede gerçekten bir risk ortaya çıkıyorsa, bu artık bir risk değil, çözülmesi veya kullanılması gereken bir sorun ve sorundur.

Ancak proje varsayımları ve proje riski benzer olsalar da aynı değildir. Bakış açılarında farklılık gösterirler. Bir risk olursa proje olumlu ya da olumsuz etkilenir. Ancak, projenin yaşam döngüsü boyunca bir varsayım gerçekleşmezse, proje etkilenir.

Proje Varsayımlarına Örnekler

Varsayımları ve bunların proje planlaması için ne kadar önemli olduğunu tartıştık. Bunlar, planlamanın o kadar kritik bir parçasıdır ki, bir proje varsayımları günlüğü tutmanız gerekir. Ayrıca proje varsayımlarının proje kısıtlamaları ve riskleri ile nasıl ortak noktaları paylaştığını ve nasıl farklılık gösterdiğini tartıştık.

Bitirmeden önce, birkaç örnek inceleyelim. Proje varsayım örnekleri, projenizde var oldukları yer olan gerçek dünyaya soyut tanımları koymanıza yardımcı olur. Bir projeyi yönetme sürecinde ortaya çıkabilecek bazı varsayımlara hızlıca bir göz atalım.

Yaptığınız varsayımlardan biri, projeyi izin verilen süre içinde tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm kaynaklara sahip olacağınızdır. Bu, yetenekli ekip üyeleri, ekipman, malzemeler vb. anlamına gelir. Belki de bu ekip üyelerinin tatilde değil, müsait olacağını varsayıyorsunuz. Projenin zaman çerçevesinin, üretimi kesintiye uğratabilecek büyük bir tatilde gerçekleşmeyeceğini varsayıyorsunuz.

Tüm paydaşların toplantılarınızda hazır olacağını varsaymak gibi görünüşte önemsiz bir şey olabilir. Bu önemli bir şey gibi görünmeyebilir, ancak paydaşlarınızın beklentilerini biliyorsanız, buna göre planlama yapmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgilere sahip olmayacaksınız.

Diğer bir varsayım da, sahip olduğunuz ekipmanın iyi çalışır durumda olduğudur. Pazarın umutsuzca ihtiyaç duyduğu bu aletleri üretebilmeniz için bakımı yapılmalı ve hazır olmalıdır. Ancak makinelerin onarıma veya değişime ihtiyacı varsa, bu talebi rakiplerinizden önce karşılayamazsınız.

Tedarikçileriniz var. İnşaattaysanız, planlandığı zaman malzemeleri sahada bulundurmanız gerekir. Muhtemelen, satıcılarınız ve tedarikçilerinizle iyi ilişkileriniz var. Beklendiği gibi teslim edecekler. Ama yapmazlarsa, proje muhtemelen son teslim tarihini karşılamayacaktır, bu da kesinlikle istemediğiniz bir domino etkisi yaratabilir.

ProjectManager, Proje Varsayımlarını İzlemeye Yardımcı Olur

Bu yanlış varsayımlardan kaçınmak için canlı verileri takip edebilen proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız var. ProjectManager, proje varsayımlarınızı gerçek zamanlı olarak takip edebilen çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Bu, proje yöneticilerinin daha anlayışlı kararlar vermesini sağlar. Ayrıca, risk yönetimi araçlarımız projelerinizdeki riski belirlemenize, izlemenize ve azaltmanıza yardımcı olur.

Canlı Gösterge Tabloları ile Gerçek Zamanlı İzleme

Proje yöneticileri, projenin yaşam döngüsü boyunca ilerlemelerini ve performanslarını kontrol etmelidir. Gerçek zamanlı panolarımız onlara istedikleri zaman üst düzey bir görünüm sağlar. Kurulum gerekmez ve aracımız, okunması kolay grafikler ve çizelgelerde görüntülenen altı proje metriğini otomatik olarak toplar ve hesaplar.

Planda Tutmak için Kaynakları Yönetin

Kaynaklarınızın beklendiği gibi çalışacağını varsayıyorsunuz. Gerçek zamanlı kontrol panelinde bir iş yükü sorunu fark ederseniz, iş yükü grafiğine geçmeniz yeterlidir. Renk kodludur, bu da kimin fazla yüklendiğini ve kimin daha fazla çalışmaya ihtiyacı olduğunu görmeyi kolaylaştırır. Ardından ekibin iş yükünü çizelgeden dengeleyin. Bu kadar basit.

Aracımız ayrıca, görevleri planlarken ekibinizin uygunluğunu görmeyi, güvenli zaman çizelgeleriyle bu görevlerde harcadıkları süreyi izlemeyi ve onlara dosya paylaşmak, yorum yapmak ve birlikte daha iyi çalışmak için ortak bir platform sağlar. Doğru olduğundan emin olabileceğiniz tek varsayım, ProjectManager'ın başarılı bir proje sunmanıza yardımcı olacağıdır.

ProjectManager, projeleri planlamanıza, planlamanıza ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Risk, görev ve kaynak yönetimi özelliklerimiz projeleri daha iyi yönetmenize yardımcı olur. Başarıyı sağlamak için yazılımımızı zaten kullanan NASA, Siemens ve Nestle ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.