Proje Bildirgeleri için Hızlı Kılavuz

Projelerin yürütülebilmesi için onaylanması gerekir. Proje başlatma belgesi, projeyi paydaşlara ve sponsorlara satan bir proje planlama belgesidir. Uygulanabilirliğini ve yatırım getirisini gösterebiliyorsanız, çalışma ilerlemek için yeşil ışık yakacaktır.

Ancak başarılı bir proje başlatma belgesinin birçok unsuru vardır. Proje yönetiminde yeniyseniz, tüm önemli noktalara ulaştığınızdan emin olmak için bir proje başlatma şablonu sizi ayarlayabilir. Bir proje başlatma belgesinin neleri içermesi gerektiğine bir örnek olarak ücretsiz bir proje şablonu başlatma yardımını ekledik.

Peki, proje başlatma belgesi tam olarak nedir? Aşağıdaki hızlı kılavuz, bir sonraki projenizi başlatırken başarıya ulaşmak için ihtiyacınız olan her şeye sahip olmanız için size daha kapsamlı bir anlayış kazandırmaya yardımcı olacaktır.

Proje Beyannamesi Nedir?

Proje başlatma belgesi, bir projeye katılan kapsamın, hedeflerin ve kişilerin beyanıdır. Bu katılımcıların rollerini ve sorumluluklarını tanımlama sürecini başlatır ve projenin amaç ve hedeflerini ana hatlarıyla belirtir. Bildirge ayrıca ana paydaşları tanımlar ve proje planının başlangıcında proje yöneticisinin yetkisini tanımlar.

İlgili: Word için Ücretsiz Proje Başlatma Şablonu

Aşağıdaki proje yönetimi tüzüğünüzü yazmak ve yürütmek için hızlı kılavuzumuzu takip edin.

Proje Bildirgesinin Temel Unsurları

Proje yönetimi tüzüğü bir referans belgesi olarak hizmet eder. Bu üç ana noktayı tanımlamalıdır.

1. Projenin özü nedir? Projenin amaç ve hedefleri nelerdir? Bu amaç ve hedeflere nasıl ulaşmayı ve gerçekleştirmeyi planlıyorsunuz?
2. Bu proje neden var? Proje hakkında ortak bir anlayış sağlayın. Bildirge, ekipten proje yöneticisine, paydaşlara, sponsorlara, vb. dahil olan herkese değerini ve/veya varlık nedenini iletmelidir.
3. Bu projede anlaşabilir miyiz? Şart, proje sponsoru, kilit paydaşlar ve proje ekibi arasında bir sözleşme görevi görür. Projede yer alan her bir tarafın sorumluluklarını not ederek, herkes görevlerinin ne olduğunu netleştiriyor.

Proje Beyannamesi Nasıl Oluşturulur

Yani, bunlar genel noktalardır ve bir proje beyanının çok fazla ayrıntıya girmesi gerekmese de, bu genel ifadelerden çok daha fazla kilit unsur vardır. Kapsam beyanı, proje bütçesi, risk yönetim planı veya teklif talebi gibi daha ayrıntılı proje planlama belgelerine atıfta bulundukları için aşağıda özetlenen bölümlerin kısa olması gerektiğini unutmayın.

1. Proje Bilgilerini Belirtin

Proje başlatma belgenizdeki bu ilk bölüm, projenizin adı, açıklaması ve proje sponsoru, proje yöneticisi, ekip üyeleri ve paydaşlar gibi genel bilgilerini ekleyeceğiniz yerdir.

2. Proje Ekibi Rolleri ve Sorumluluklarını Tanımlayın

Bir proje başlatma belgesinin önemli bir işlevi, ekip üyelerinizin kimler olduğunu ve rollerinin ve sorumluluklarının neler olduğunu belgelemektir. Ana paydaşları da belirlemelisiniz. Herhangi bir projede paydaşları not etmek her zaman çok önemlidir, çünkü onlar rapor vereceğiniz ve bir anlamda beklentilerini yöneteceğiniz kişilerdir. Kim olduklarını ne kadar erken bilirseniz, o kadar çabuk verimli bir paydaş yönetim planı oluşturabilirsiniz.

3. Proje Hedeflerini ve Proje Hedeflerini Belirleyin

Proje yöneticilerinin bu ikisi arasında ayrım yapması önemlidir. Proje hedefleri, projenin yaratması gereken üst düzey faydalardır, proje hedefleri ise bunları tamamlamak için gereken belirli kilometre taşları veya adımlardır. Net bir hedefiniz yoksa projeniz hedefi kaçıracaktır.

4. Bir İş Vakasını Sunun

Bir proje başlatma belgesinin bir iş gerekçesine ihtiyacı vardır, çünkü esas olarak projeyi üstlenme nedenlerini belirtir. Proje yöneticilerinin, projenin karşılayacağı iş ihtiyaçlarının neler olduğunu ve proje paydaşları için beklenen finansal faydaların ve yatırım getirisinin neler olduğunu açıklamalarına yardımcı olur. Projeyi satmanın iyi bir yolu, projenin sponsorlara ve paydaşlara ne gibi faydalar sağlayacağına dair bir fikre sahip olmaktır. Bu faydaların ne olduğunu bulun ve burada listeleyin.

5. Proje Kapsamını Ana hatlarıyla belirtin

Kapsam içi ve kapsam dışı öğeler nelerdir? Kapsam, başlangıç ​​tarihi ve ne zaman sonuçlandığı gibi projenizin sınırlarıdır. Peki, projenin adım adım sürecinin dışında kalan görevler veya eylemler yerine proje sürecinin bu bölümleri gibi kapsam içi öğeler nelerdir? Anahtar proje çıktılarınızı ve kilometre taşlarınızı ana hatlarıyla belirtin. Daha sonra, planlama aşamasında, proje kapsamını daha derinlemesine açıklayan bir kapsam bildirimi oluşturmanız gerekecektir.

6. Bir Proje Zaman Çizelgesi Oluşturun

Proje zaman çizelgesi, proje zamanlamanızın basitleştirilmiş bir versiyonudur. Bu proje zaman çizelgesi, paydaşların büyük resmi anlamaları için kilit çıktıları, kilometre taşlarını ve proje aşamalarını göstermelidir.

7. Proje Bütçesini Oluşturun

Proje bütçesini oluştururken daha fazla ayrıntıya girecek olsanız da, beklediğiniz proje maliyetleri hakkında bir basketbol sahası rakamı almak istediğiniz yer burasıdır. Proje için bütçeyi ve kimin harcama yetkisine sahip olacağını tanımlayın. Tanımladığınız görevler için tahmini maliyetleri ekleyin, ancak yeni proje gereksinimlerinin ve görevlerin bu bütçenin ayarlanmasını gerektireceğini unutmayın.

8. Temel Varsayımları ve Kısıtlamaları Not Edin

Proje planınızın geliştirilmesi veya yürütülmesi üzerinde etkisi olabilecek tüm varsayımları veya kısıtlamaları yazmak önemlidir. Açık beklentiler belirlemek başarının anahtarı olduğundan, kilit varsayımları not etmek paydaş yönetimi için çok önemlidir. Ayrıca, proje kısıtlamalarıyla nasıl başa çıkacağınıza dair en azından bir taslağa sahip olmak istersiniz. Şimdi kapatmazsan, daha sonra yakalamaca oynamak zorunda kalacaksın.

9. Önemli Proje Risklerini Günlüğe Kaydet

Sürprizlere kapılmamak için projede ortaya çıkabilecek tüm potansiyel riskleri belirleyin. Paydaşların erkenden haberdar olmaları için burada en olası veya etkili riskleri vurgulamak isteyeceksiniz. Bunu, proje planınızda, bu riskleri nasıl çözeceğinizi ve ekipte kimin onları yakalamak ve düzeltmekten sorumlu olduğunu detaylandırdığınız bir risk kaydı ve risk yönetim planı izlemelidir.

10. Proje Gereksinimlerini ve Başarı Kriterlerini Tanımlayın

Proje yönetim ekibi ve proje paydaşları, başarı kriterleri açısından bir anlaşmaya varmalıdır. Proje başarısını belirlemenin en yaygın yönleri üçlü kısıtlama unsurları, zaman, maliyet ve kapsamdır. Ancak projeye bağlı olarak risk tolerans seviyeleri ve kalite standartları gibi birçok proje gereksinimi olabilir.

Proje Başlatma Belgesi Şablonu ve Örneği

Bir proje başlatma belgesi yazmak zaman ve çaba gerektirir ve proje planlamasında yeniyseniz bu zor olabilir. Ancak endişelenmenize gerek yok, başlamak için ücretsiz proje başlatma şablonumuzu kullanabilirsiniz. Üzerinde çalışmak için bir proje başlatma belgesi örneği olarak kullanın.

Yazılım, tüzüğünüzü organize etmenize yardımcı olabilir

Bir şablon yardımıyla bile, bir proje başlatma belgesi çok çalışma gerektiriyordu. Proje planlama yazılımı, bir tüzük oluşturmak için gereken tüm bilgileri düzenlemenize yardımcı olabilir.

ProjectManager, yapılacaklar listenizi dijitalleştiren diğer yazılım araçlarından daha fazlasını yapan dinamik bir liste görünümüne sahiptir. Listenizdeki her öğeye dosya ekleyin, öncelik belirleyin ve bulmayı kolaylaştırmak için etiketler ekleyin. Her öğe için son tarihler ayarlayarak yolda kalın. Size tamamlanma yüzdesini gösteriyoruz. Bugün ücretsiz ProjectManager'ı kullanarak tüzüğünüzü doğru ve zamanında oluşturun.

Proje Bildirgesinin Kullanım Alanları Nelerdir?

Bir projeyi yürütmek için gerekli birçok belge vardır. Başlamadan önce, proje planından proje bütçesine ve daha fazlasına kadar oluşturmanız gereken çok şey var. Tüm bu belgeler, proje bildiriminizde genel olarak vurguladığınız öğelerin ayrıntılarına iner. Öyleyse neden başka bir belgeye ihtiyacınız var, gereksiz değil mi?

Bu zemini ayrıntılı bir düzeyde ele alacağınız doğru olsa da, bu sizin ilk geçişiniz ve daha genel olmasının ve her şeyden önce gelmesinin bir nedeni var. Aşağıdakiler belgenin üç ana kullanımıdır:

1. Projenizi yetkilendirmek için buna ihtiyacınız var. Bu, projeyi paydaşlarınıza satan ve yatırım getirilerinin ne olacağını genel olarak tanımlayan belgedir. Asansör sahası gibi, bu yüzden projeyi satmak zorunda.
2. Birincil satış belgesi olarak hizmet eder. Bunu paydaşlara sunduğunuzda, artık dağıtacakları veya başka projelerle ilgili yaklaşıldığında sunacakları bir özetleri olur, böylece kaynaklarını ihtiyaç duydukları yere odaklayabilirler.
3. Bu, projenin yaşam döngüsü boyunca sizinle birlikte kalan bir belgedir. Toplantılarda veya kapsam yönetimine yardımcı olmak için, baştan sona buna atıfta bulunacaksınız. Tüzük, sizi diğer proje materyallerinden uzaklaştıracak tüm ayrıntılara sahip olmayan bir yol haritası görevi görür.

Proje Yönetim Sözleşmesi Yazma İpuçları

Projenin vizyonunun ne olduğunu bilmekle başlayan bir proje başlatma belgesi yazma süreci vardır. Bu vizyon ifadesi belirsiz olamaz, ancak proje ekibi için nihai hedefi tanımlayarak projenizin amacını kapsamalıdır.

Görüş

Vizyonu netleştirdikten sonra, onu daha pratik parçalara ayırabilirsiniz.

• Amaç. Projenin üç ila beş hedefini listeleyin, AKILLI olun: spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı.
• Dürbün. Şimdi, projenizin teslim edilmesiyle işin nasıl değişebileceğini veya değişebileceğini açıklayarak projenin resmi sınırlarını ana hatlarıyla belirtin, ayrıca işin kapsamıyla ilgili olan ve olmayanı not edin. Böylece proje üzerinde daha iyi kontrol sahibi olursunuz.
• Teslimat. Projenin üretmesi gereken çıktıların her birini tanımlayın. Hepsini bir kez indirdikten sonra, tüzüğünüzde bir dayanağınız var ve devam etmeye hazırsınız. Çıktılarınızı belirlemenize yardımcı olması için bir İKY şablonu kullanabilirsiniz.

Düzenlemek

Sözleşmeniz için bir yapı inşa ederken, tanımlamanız gereken dört alt küme vardır. Bu, aşağıdakileri listeleyerek yapılır:

1. Müşteriler/Son Kullanıcılar. Bu listeyi tamamlamak için kendinize şunu sorun: Bu proje bağlamında müşteri ve/veya son kullanıcı nedir? Proje müşterileri kimlerdir? Projenin çıktılarını kabul etmekten sorumlu belirli bir kişi veya kuruluş var mı?
2. Paydaşlar. Daha önce belirtildiği gibi, projenin paydaşlarının belirlenmesi çok önemlidir. Proje içinde veya dışında, o projeye özel bir ilgi duyan kişi veya kuruluştur. Maliyetleri denetleyen bir mali kontrolör veya CEO olabilir, ancak kim olursa olsun, rollerine bağlı olarak biraz farklı bir odakları olacaktır.
3. Roller. Proje sponsorundan, proje kurulundan ve proje yöneticisinden projeyi teslim etmeye dahil olanlara kilit rolleri ve sorumlulukları atamanız gerekir. Her girdiden sonra, projedeki rollerini ve sorumluluklarını tanımlayan kısa bir özet yazar.
4. Yapı. Şimdi projedeki bu çeşitli roller arasındaki raporlama satırlarını tanımlamanız gerekiyor. Bunu yapmak için bir proje organizasyon şeması kullanın. Bir organizasyonun yapısını ve projeye dahil olanların ilişkilerini ve rollerini çizer.

Gantt çizelgeleri, projeler için geleneksel planlama aracıdır. Görevlerinizi ve teslim tarihlerini görsel zaman çizelgelerine dönüştürürler. ProjectManager, görevleri atamanıza, ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak izlemenize olanak tanıyan çevrimiçi bir Gantt şemasına ve diğer planlama araçlarına sahiptir. Bunun da ötesinde, kritik yolu hızlı bir şekilde filtreleyebilir, ardından planlanmış eforu gerçek eforla karşılaştırmak için temel çizgiyi ayarlayabilirsiniz. ProjectManager'ı kullanarak programınıza sadık kalın ve bütçeniz dahilinde kalın.

uygulama

Bir vizyonunuz var ve projenizin çeşitli bölümlerini organize ettiniz. Şimdi bunları uygulamak için bir plan geliştirmelisiniz. Bunun dört kısmı var:

1. Plan. Uygulayacaksanız, bir uygulama planına ihtiyacınız var. Bu, projenin yaşam döngüsünün aşamalarını, faaliyetlerini ve zaman çerçevelerini listeleyerek müşterileriniz ve paydaşlarınız için bir güven ortamı geliştirmenin bir yoludur.
2. Kilometre taşları. Kilometre taşları, projedeki ana aşamaları işaretler ve daha küçük görevleri daha büyük iş parçaları halinde toplar. Projede bunlardan yalnızca birkaçı olmalıdır, bu yüzden kilometre taşlarıdır, ancak bir anahtar teslimatın tamamlandığını onaylamanın önemli bir yoludur.
3. bağımlılıklar Tüm kilit bağımlılıkları ve bunların proje için önemini listeleyin. Bunlar, projeyi yaşam döngüsü boyunca etkileyeceğinden, birbiriyle bağlantılı görevler veya faaliyetlerdir.
4. Kaynak Planı. Projede hangi kaynaklar yer alıyor? Bu listeyi işçilik, ekipman ve malzemelere ayırın. Bu sayede neye ihtiyacınız olduğunu daha ihtiyaç duymadan bileceksiniz ve bütçenizi daha doğru bir şekilde tahmin edebileceksiniz. Proje ilerledikçe ve değişiklikler sunuldukça kaynak planınızı uyarlamanız gerekecektir. ProjectManager, gerektiğinde görevleri yeniden atayabilmeniz için herkesin iş yükünü hızlı bir şekilde görmenizi sağlayan iş yükü ve kaynak yönetimi araçlarına sahiptir. Bu, herkesin gereğinden fazla veya az çalıştırılmasını engeller.

Riskler, Sorunlar ve Bütçe

Neredeyse bitirdik, ancak bir projeyi rayından çıkarabilecek potansiyel riskleri ve sorunları toplamadan hiçbir sözleşme tamamlanmadı. Bu, projeyle ilgili varsayımları ve kısıtlamaları içerir.

Risk, bir projede olabilecek veya olmayabilecek potansiyel bir sorundur. Pozitif risk diye bir şey olduğu için risk her zaman negatif değildir ve buna da hazırlanmalısınız.

Sorun, projede zaten oluşmuş bir şeydir. Temel olarak, risk gelecek zamandır ve bir konu şimdiki zamandır, ancak bir proje yönetimi tüzüğü oluştururken her türlü olasılığa hazırlıklı olmalısınız.

Son olarak, yukarıdaki tüm bilgilerle birlikte, izin verilen süre içinde projeyi teslim etmenin ne kadara mal olacağına dair kaba bir rakam çizebilirsiniz. Ardından tüzüğünüzü sunarsınız ve onaylanıp imzalandıktan sonra asıl iş başlar.

ProjectManager ile Planlamada Sonraki Adımı Atın

Şart, projenin temelini oluşturur. Bir vizyon sağlar ve tüm parçaların nereye yerleştirileceğini belirler. Harika bir çerçeve, ama bir plan değil. Charter, proje planlamasına yol açar ve ProjectManager, projenizi baştan sona yönetmeniz için ihtiyaç duyduğunuz ödüllü proje yönetimi yazılımıdır.

Planlama için Gantt Şemaları

Bir tüzüğü plana dönüştürmek, ilgili birçok göreve yanıt vermek ve bunlara uyum sağlamak için yeterince esnek bir araç gerektirir. Çevrimiçi Gantt şeması proje görünümü, görevleri alır ve daha sonra darboğazlardan kaçınmak için bağımlılıkların bağlanabileceği bir proje zaman çizelgesini doldurur. Kilometre taşları belirleyin, tarihleri ​​hızla düzenleyin ve hatta ekip üyelerine iş atayın.

Görevler Üzerinde İşbirliği Yapın

Ekipleri görevlendirirken, onlara net talimatlar verilmesi çok önemlidir. Proje yöneticilerinin ekiplerini mikro yönetmek için zaman harcamak için yapacak çok şeyi var.

ProjectManager, atamayı kolaylaştırır, ancak aynı zamanda sınırsız dosya depolama alanıyla, talimat için gerektiği kadar belge ve resim ekleyebilirsiniz. Görev düzeyinde yorumlar yapılabilir, bu nedenle ekip üyeleri arasında iletişim kurmak ve işbirliği yapmak için her zaman açık bir kanal vardır.

Her Şeyi Rapor Et

Projeye açılan güçlü bir pencere, yalnızca birkaç tıklamayla derinlemesine proje raporları oluşturan raporlama özelliğidir. Yöneticiler, görev ilerlemesi veya proje değişikliği gibi görmeleri gerekenleri göstermek için raporları filtreleyebilir. Bu raporlar, projeyi yolunda tutmak için izler, ancak onları döngüde tutmak için paydaşlarla da paylaşılabilir.

Proje başlatma belgenizi yazdıktan ve paydaşlarınızdan onay aldıktan sonra, projenizin kapsamını, görevlerini ve kaynaklarını yönetmek için doğru araçlara ihtiyacınız olacak ve bunu bütçenin altında ve programa uygun hale getirmenizi sağlayacaksınız. ProjectManager, durumlar güncellendiğinde anında rapor veren bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır, böylece projenizin nerede olduğunu ve başarılı bir şekilde tamamlanmasına nasıl devam edeceğinizi bilirsiniz. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümüyle ödüllü yazılımımızı şimdi deneyin.