Projeyi Kapatmak İçin 5 Adım (Kontrol Listesi Dahil)

Bir projenin planlanması için o kadar çok zaman ve çaba harcanıyor ki, genellikle bir projenin sonunun (projenin kapanmasının) aynı derecede önemli olduğu unutuluyor. Bir proje teknik olarak tamamlandığında bile yapılacak çok iş var.

Örneğin, hala tamamlamanız gereken birçok görev var. Prosedürel olabilirler, ancak bu onları daha az önemli yapmaz. Onaylar, imzalar, ödemeler var, bunların hepsi size evrak göndermek gibi görünebilir, ancak bunu ödemeyi bekleyen ekip üyesine söyleyin.

Bir projeyi bitirirken muhtemelen başka bir projeyi planlıyorsunuzdur. Bu nedenle, bu geçiş için geçiş desteği almak istiyorsunuz. Kaynakları serbest bırakmanız, belgeleri arşivlemeniz ve projenin başarısını bir parti veya bir tür kutlama ile kabul etmeyi unutmayın. Bu da önemli.

Ücretsiz proje kapatma şablonumuz, yapılması gerekenleri hatırlamanıza yardımcı olacak harika bir kaynaktır.

Proje Kapanışı Nedir?

Proje kapanışı, bir projenin son aşamasıdır. Bu, proje yöneticisinin müşterinin, paydaşın veya müşterinin proje çıktılarını kabul ettiğini doğrulamasıdır. Proje veya ürün projeden sonra devam ediyorsa bakım kurulumu yapılmalıdır.

Proje yöneticisi ayrıca kapatmadan önce tüm projeyi gözden geçirecek, performansı derecelendirecek ve bunu taban çizgisiyle karşılaştıracaktır. Proje ekibi bu sürecin bir parçası olacak ve bir dersin öğrenilen belgesinde toplanan gözlemlerini ve geri bildirimlerini sunacaktır. Bu, gelecekteki projeler için rehberlik sağlar.

Proje kapatmanın önemi, tüm belgeleri imzalamaktan, satıcılarla herhangi bir sözleşmeyi yerine getirmekten ve ekibi diğer projelere katılmak üzere serbest bırakmaktan daha fazlasıdır. Projenin orijinal hedeflerine ulaşıldığından emin olur ve açık kalan riskler veya sorunlar gibi gevşek uçları bağlar.

Bir Projeyi Kapatma Adımları

Projenin kapanışı, işinizin son aşamasıdır, proje yaşam döngüsünün son aşamasıdır ve bir projenin diğer tüm yönleri gibi, bir süreç gerektirir. Aşağıda, tüm I'leri noktaladığınızdan ve tüm T'leri geçtiğinizden ve ayrıca deneyimden tam olarak yararlandığınızdan emin olmak için atmanız gereken beş adım bulunmaktadır.

1. Otopsi Düzenle

Bir projeyi yönetmek yalnızca görevler ve kaynaklar, bütçe ve son tarihlerle ilgili değildir, sürekli öğrenebileceğiniz bir deneyimdir. Proje boyunca öğrenmeniz gerekirken, şimdi odaklanmanızı köreltebilecek baskı ve dikkat dağıtıcı şeyler olmadan geriye bakmak için harika bir zaman.

Nelerin işe yarayıp nelerin yaramadığı hakkında geri bildirim almak için çekirdek ekibi toplayın. Dürüstlüğü teşvik edin. Projenin hatalarını ve başarılarını belgeleyerek, tarihi veriler sunan bir katalog oluşturuyorsunuz. Yeni projeler için plan yaparken geri dönüp emsal bilgileri gözden geçirebilirsiniz.

Projeler asla bağımsız şeyler değildir, özelliklerin değişebileceği, ancak genel yöntemlerin genellikle aynı kaldığı bir sürekliliğin parçasıdır. Herhangi bir proje kapandıktan sonra üretilen zengin bir bilgi var.

2. Eksiksiz Evrak İşleri

Belirtildiği gibi, projeler tomarlarca belge üretir. Bu belgelerin paydaşlardan imza ve onay alması gerekecek. Her şeyin dikkat edilmesi ve imzalanması gerekir ki bu da aslında bu belgelerin sonuçlandırıldığının yasal kanıtıdır. Bu, dahili ortaklar veya satıcılar veya sözleşme yaptığınız diğer kaynaklarla yapmış olabileceğiniz tüm sözleşmeleri kapatmayı içerir.

Bu, tüm ödenmemiş ödemelerin ele alınmasını içerir. Tüm faturaların, komisyonların, ücretlerin, ikramiyenin, neyiniz varsa ödendiğinden emin olmak istiyorsunuz. Projeyle ilgili tüm maliyetleri tamamlayın. Ödenmezse yapılmaz.

Proje yönetimi yazılımı, tüm bu belgeleri düzenlemenize yardımcı olabilir. ProjectManager, tüm proje dosyalarınız için bir merkez görevi görür. Bunları, olağan yapılacaklar listesi uygulamasından daha fazlası olan liste görünümümüzde takip edebilirsiniz. Birincisi, listedeki her bir öğe için tamamlanan yüzdeyi görebilirsiniz. Artık bu yükleniciye ödeme yapılıp yapılmadığını ve sözleşmeyi imzalayıp imzalayamayacağınızı biliyorsunuz. Ödemelerinizin zamanında teslim edildiğinden emin olmak için bildirimler bile ayarlayabilirsiniz. Bu ücretsiz deneme ile kendiniz deneyin.

3. Yayın Kaynakları

Proje için bir ekip kuruyorsunuz ve şimdi onları serbest bırakmalısınız. Bu resmi bir süreçtir ve onları bir sonraki proje için özgür bırakan çok önemli bir süreçtir. Her ekip, bir projeye getirdikleri beceri ve deneyimlerin karışımı için bir araya getirilir. Proje, birlikte çalışmak isteyeceğiniz ekip üyelerini belirler ve her proje biraz farklı olacak ve bu da onu yürütmek için işe alınan ekibe yansıtılacaktır.

Bu hem iç hem de dış kaynaklar için geçerlidir. Dışsal olanlar, onlarla sözleşme yaptığınız için daha belirgin olabilir ve bu sözleşmenin bir süresi olacaktır. Bittiğinde, imzalarını atıp ayrılabilmeleri için hepsinin tam olarak ödendiğinden emin olun. Ancak dahili kaynaklar kalır, bu nedenle projedeki zamanlarının da sınırlı olduğunu kendinize hatırlatmalısınız ve proje tamamlandıktan sonra kaynaklarınızı serbest bırakmazsanız diğer ekibin projelerini engelliyor olabilirsiniz.

4. Arşiv Belgeleri

Eski projelerden öğrenilecek dersler var, bu nedenle proje sırasında ekibinizle düzenli olarak görüşür ve sonrasında süreci gözden geçirirsiniz. Ancak, eski kayıtları çekebileceğiniz bir arşiviniz yoksa, kötü organizasyon ve yönetim nedeniyle edindiğiniz tüm bilgiler kaybolur. Harika proje belgelerine sahip olmak için çok çalıştınız, kaybetmeyin.

İlgili: Proje Karar Günlüğü Nedir?

Bir projeyi kapatmadan önce, yararlı olabilecek tüm belgeleri, notları ve verileri arşivleyin. Hiç erişemeseniz bile, kuruluştaki diğer insanlar için herhangi bir projede yapılan çalışmanın kağıt bir izini tutmanız gerekir. Bu, hukuk ekiplerini veya İK ekiplerini ve hatta halefinizi içerebilir. Birinin ne zaman geri dönüp bir soruya yanıt vermesi gerekebileceğini veya eski bir sorunun nasıl çözüldüğünü öğrenmek isteyebileceğini asla bilemezsiniz. Kış için erzak koymak gibi düşünün.

5. Başarıyı Kutlayın

Size saçma geliyorsa, işinizi yapmıyorsunuz demektir. Ekibinizi iyi yapılmış bir işi kabul etmeleri için ödüllendirmenin aptalca bir tarafı yoktur. Projenin bu bölümünün konusu olan bir kapanış yaratır, ancak aynı zamanda eski ekibin üyeleriyle birlikte çalıştığınızda sonraki projelerde çiçek açacak bir tohum da eker.

Proje Kapanış Kontrol Listesi

Projenizi düzgün bir şekilde kapattığınızdan emin olmak için bu adım adım proje kapatma kontrol listesini izleyin.

1. Oluşturduğunuz proje kapsamı belgesiyle en baştan başlayın ve orada listelenen tüm gereksinimleri karşıladığınızdan emin olun.
2. Tüm çıktıların paydaşlar tarafından teslim edildiğinden ve imzalandığından, onay ve memnuniyetlerinin alındığından emin olun.
3. Diğer proje belgeleri de uygun kişi tarafından imzalanmalıdır, buna satıcılar ve diğer yüklenicilerle olan tüm bekleyen sözleşmeler ve anlaşmalar dahildir.
4. Belgeler imzalandıktan sonra bunları işleyin ve tüm faturaları ödeyin ve projeyle ilgili tüm sözleşmeleri kapatın.
5. Tüm proje raporlarını sonuçlandırmak da dahil olmak üzere tüm belgeleri bir araya getirin, ardından bunları ileride başvurmak üzere kullanılmak üzere geçmiş veriler olarak düzenleyin ve arşivleyin.
6. Gelecekteki projelerde aynı hataları yapmamak için, paydaşlardan gelen geri bildirimler de dahil olmak üzere proje boyunca öğrenilen dersleri belirlemek ve belgelemek için toplanan evrakları kullanın.
7. Proje kapanışının eksiksiz olması için tamamlandıktan sonra projeye çobanlık etmesi için bir geçiş destek görevlisi atayın.
8. Ekibinizi ve diğer proje personelini ve proje için kullanılan tüm ekipman veya saha kiralamalarını içeren proje kaynaklarını serbest bırakın veya yeniden atayın.
9. Bir proje yönetim yazılımı kullanmadıysanız, bir tane edinin, çünkü yalnızca projenin yaşam döngüsünü değil, aynı zamanda projeyi tamamen kapatma sürecini de kontrol etmeye yardımcı olur.
10. Son olarak, ama belki de en önemlisi, proje ekibinizle kutlayın. İşi yaptılar ve bir sonraki proje başlayana kadar övgüyü ve stresi atma fırsatını hak ettiler.

Proje Kapanmasına Yardımcı Olacak Ücretsiz Şablonlar

Bir projeyi kapatırken izlemeniz gereken çok şey var. Bir sonraki projede aynı hataları önlemek için herhangi bir kritik adımı kaçırmak ve bazı belgeleri imzasız bırakmak veya öğrenilen dersleri tartışmamak istemezsiniz. ProjectManager harika bir yazılımdır, aynı zamanda proje yönetimi ile ilgili her şey için en iyi çevrimiçi sitedir. Buna düzinelerce ücretsiz şablon dahildir. Doğru proje kapanışı için gerekli tüm küçük şeyleri yapmanıza yardımcı olacak bazı bilgiler.

Proje Kapanış Şablonu

Bir projeyi kapatırken yakalamanız gereken her şey, Word için ücretsiz proje kapatma şablonumuzda özetlenmiştir. Paydaşların her belgeyi imzaladığından, yüklenicilere ödeme yapıldığından ve sözleşmelerinin kapatıldığından ve ekibinizin projeden serbest bırakıldığından, böylece bir sonrakine başlayabilmelerini sağlayabilirsiniz.

Alınan Dersler Şablonu

Bir projeyi kapatmak için çok fazla idari iş gerekir, ancak bu aynı zamanda bir düşünme zamanı da olmalıdır. Excel için ücretsiz öğrenilen dersler şablonumuz, proje yaşam döngüsü boyunca ortaya çıkan kazanımları ve sorunları yakalamak için harika bir araçtır. Ne olduğunu, projeyi nasıl etkilediğini ve bu hataları tekrarlamamak için gelecekteki projelerde neyi farklı yapacağınızı açıklarsınız. Klasik bir proje kapanış belgesidir.

Eylem Öğeleri Şablonu

Excel için ücretsiz eylem öğeleri şablonu, yukarıdaki şablonda topladığınız öğrenilen dersleri almak ve bunları bir plana dönüştürmek için harika bir yerdir. Geçmişte yaptığınız hataları gördükten sonra tekrar etmemek için bir eylem planı oluşturabilirsiniz. Bu ücretsiz şablon, görevler oluşturmanıza, bunları ekip üyelerine atamanıza, öncelik eklemenize, böylece hangisinin önce olduğunu bilmenize ve hatta son tarihler vermenize ve durumu izlemenize olanak tanır.

Projeniz Kapandı – Bir Sonraki Projeniz İçin ProjectManager'ı Kullanın!

Artık doğru proje kapatmanın bir sonraki projenize sağ ayakla başlamanıza yardımcı olacağını biliyoruz. Projelerinizi merkezi bir proje yönetimi yazılımında (ProjectManager gibi) planlar ve yönetirseniz, önceki tüm projelerinize erişebilirsiniz.

Bu sayede yeni bir proje planlarken sistemdeki eski dokümanları, görevleri, yorumları ve şablonları hızlıca inceleyebilirsiniz. Ekip üyelerinin zaten sistemde olması gerektiğinden, bir sonraki projeye katılmayı da kolaylaştırır.

Gelecek Dönem için Raporlar Oluşturun

Otomatik raporlama yazılımı bu süreçte çok yardımcı olabilir. ProjectManager, yöneticilerin tek tıklamayla raporlar oluşturmasına olanak tanır. Buna zaman çizelgesi raporları gibi raporlar da dahildir, böylece bir ekip üyesinin proje ömrü boyunca çalıştığı saatleri hızlı bir şekilde görebilirsiniz. Durum raporları, farklılık raporları veya proje planı raporları gibi daha fazla paydaşa özel raporlar da oluşturabilirsiniz. Her şey proje yönetimi yazılımımızda otomatikleştirilmiştir ve projenin sonuna daha da hızlı ulaşmanıza yardımcı olur.

Yeni bir projeye başladığınızda zamandan tasarruf etmek ve avantajlı bir başlangıç ​​yapmak, zamanı ve maliyetleri etkili bir şekilde azaltmanızdır. ProjectManager, projeyi baştan sona sizin için kolaylaştırır.

Bir projeyi kapatmanın bir parçası, onu planlayabilmek ve uygulayabilmektir. İşte burada ProjectManager devreye giriyor. Bulut tabanlı bir yazılım olarak, sizin ve ekibinizin projeyi izlerken ve raporlarken gerçek zamanlı veriler elde etmenizi sağlar. Ayrıca, belgeleriniz daha erişilebilir ve güvenlidir. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak kendiniz görün.