En İyi Sonuçlar İçin Proje Karar Günlüğü Nasıl Kullanılır

Projeler bir dizi karardır. İdeal olarak her karar, kapsamlı araştırma, ekip danışmanlığı ve geçmiş verilerin sonucu olmalıdır. Proje yöneticileri, paydaşları bir karara kimin yetki verdiği ve bunun nasıl ortaya çıktığı konusunda güncel tutmak için bir karar günlüğü kullanır.

Karar günlüğü, tüm proje yöneticilerinin anlaması gereken kritik bir iletişim aracıdır. Kararları izlemek için proje yönetimi yazılımı, şablonlar veya sadece bir not defteri kullanabilirsiniz. Ancak nasıl yapılacağına geçmeden önce, proje karar günlüğünün tanımını daha iyi anlayalım.

Karar Günlüğü Nedir?

Karar günlüğü, bir proje sırasında yaptığınız bir seçime yol açan kararların bir kaydıdır. Toplantı bilgileri, projenin bir kaydı veya bir belgesi olabilir - hepsi bir karar günlüğünde derlenir ve proje sponsoruna iletilir.

İletişim sorunları bir projenin ölümüdür. Karar günlüğü, paydaşlara destekleyici bilgiler sağlayan bir iletişim aracı olarak hizmet eder. Kararlar sadece planlanmış toplantılarda olmaz: ayrıca sıradan toplantılarda veya birkaç ekip üyesi arasında da alınabilir. Bir karar günlüğü tüm bu bilgileri belgeler.

Bu nedenle bir karar günlüğü, proje boyunca üzerinde anlaşmaya varılan kritik kararların bir listesidir. Proje karar günlüğü, proje yönetiminde yer alan herkes tarafından kullanılmasa da, kesinlikle ilgi görüyor.

Neden Bir Karar Günlüğüne İhtiyacınız Var?

Kararlar bir projeyi yapabilir veya bozabilir. Paydaşların alınan kararlarda çıkarları vardır. Paydaş sunumları ve durum raporları ile düzenli olarak güncellendikleri gibi, bir karar günlüğü de kararların neden alındığını ve bu kararlara kimin yetki verdiğini açıklar.

Belgeleme, projeler için anahtardır ve ana akım proje yönetimi dünyası, karar günlüğünü henüz tam olarak benimsememiş olsa da, sonsuza kadar kapsamlı belgeler kullanmıştır. Dokümantasyon, gelecekteki projeleri planlamak için gerekli olan geçmiş verileri sunar ve ayrıca kararlara bakarken bir risk yönetim planının parçası olarak hareket eder.

Bir karar günlüğü, yalnızca hareket tarzının bir hatırlatıcısı olabilir. Bir projenin yaşam döngüsü boyunca verilen birçok karar vardır ve bazen proje ekibindeki kişilerin gereksiz çatışmalardan kaçınmak için bir hatırlatmaya ihtiyacı vardır. Ayrıca, bu kararı kimin ve neden verdiğini açıklayarak ekibin aynı fikirde olmamasına yardımcı olabilir.

Bir proje karar günlüğünün tek doğru kaynağı olması, herkes tarafından erişilebilir olması ve paydaşlarla paylaşılması kolay olması başarılı bir proje yürütmek için esastır. ProjectManager, hibrit ekipleri, yöneticileri ve paydaşları gerçek zamanlı bir iş yönetimi aracıyla birbirine bağlayan bulut tabanlı bir yazılımdır.

Yazılımımızın görev listesi görünümünde proje karar günlüğü, değişiklik günlüğü, sorun günlüğü, risk günlüğü, eylem günlüğü, baskın günlüğü, risk kaydı veya kullandığınız herhangi bir günlüğü tutun. Dosya ekleyebilir, bunları ekiple paylaşabilir ve yeni öğeler eklendikçe bildirim alabilirsiniz. Dünya çapındaki 35.000'den fazla kullanıcıya katılın ve ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Bir Karar Günlüğünün Unsurları

Bir karar günlüğü, önemli karar verme verilerini yakaladığı için değişiklik analizine yardımcı olur. Temel olarak, bir elektronik tablo gibidir. Her sütun, kararın belirli bir bölümünü not eder. Herhangi bir karar günlüğüne dahil edilmesi gereken öğelerden bazıları şunlardır:

• Proje adı: Projede alınan tüm kararları bir arada tutar.
• Proje yöneticisi: Sorumlu kişi
• Kimlik numarası: Referans vermeyi kolaylaştırmak için her karara bir tane atayın.
• Karar Başlığı: Bir karara başlık verilmesi, onu projenin yaşam döngüsü boyunca verilen diğer kararlardan ayırır.
• Tarih: Kararı ne zaman verdiğiniz ve bununla ilgili son tarihler
• Alan: Tartışmakta olduğunuz projenin hangi yönü
• Açıklama: Verdiğiniz karara genel bakış
• Gerekçe: Kararın nedeni ve atıfta bulunulan herhangi bir yorum veya anlaşmazlık
• Alternatifler: Tartıştığınız ancak aleyhte karar verdiğiniz diğer seçenekler
• Beklenen etki: Kararın neyi değiştireceğini düşündüğünüzü kısaca özetleyin
• Katkıda Bulunanlar: Karara katkıda bulunan herkesi listeleyin
• Onay imzası: Genellikle proje yöneticisinden gelen imza

Karar Günlüğü Örneği

Sürecin içinden geçmek için teorik bir vaka oluşturalım. Karar günlüğü örneğimiz için, daha küçük bir arka evi daha büyük bir binaya çerçevelerken çelik mi yoksa ahşap mı kullanacağını merak eden bir şantiyeyi düşünelim.

Karar günlüğü, proje adı, proje yöneticisinin adı, bir kimlik ve başlık gibi yukarıda ayrıntıları verilen tüm verileri içerir ve başlık "Arka Ev Çerçevesi" gibi bir şey olabilir. İlgili kişiler en azından proje yöneticisi, mimar ve müteahhit olacaktır.

Tartışma fiyat-güvenlik hakkında olabilir. Bu artıları ve eksileri toplayın ve bunları proje karar günlüğüne ekleyin. Çeliğin bütçeyi nasıl etkileyeceği ve ahşabın ekstra dengeleyici unsurlar gerektirebileceği gibi etki ve alternatifleri keşfedin. En iyi uygulamaları gözden geçirmenin ve hangisinin proje için en uygun olduğunu görmenin bir yolu.

Bir karar verin, bunu kütüğe not edin ve proje yöneticisine imzalatın. Ardından, belgeyi proje paydaşlarına teslim edin, işi sözleşme yapan mülkün sahibini söyleyin. Bu, paydaşlara tartışma ve karar için bağlam sağlar ve yapıyı yaparken taşeronlara rehberlik eder.

Karar Günlüğü Nasıl Kullanılır

Projede bir karar verildiğinde bir günlük kullanın. Bu mutlaka küçük kararlar anlamına gelmez, ancak ne kadar çok olursa o kadar iyidir. Proje üzerinde etkisi olan herhangi bir kararı dahil edin. Muhtemelen, paydaşlar bir noktada üzülecek ve bunun, bunun veya diğer şeyin neden yapıldığını bilmek isteyeceklerdir. Karar günlüğü, onlarla iletişim kurmanın ve ayrıca kararı desteklemenin bir yoludur.

Bu nedenle, bir proje karar günlüğü yazarken değil, kararınızı savunacak bir konuma getirildiğinde daha önemlidir. İtiraz edilirseniz veya bir karar sorgulanırsa, günlük sizi desteklemek için oradadır.

Bir karar günlüğü revize edilirse, karar kaydına not edilmelidir. Bu kararı da belgelemek istiyorsunuz. Kararın neden alındığını ve neden değiştirildiğini açıklayın. Ardından günlüğü güncelleyin ve değişikliği yansıtan yeni bir tane oluşturun.

Karar Günlüğü Şablonları

Herhangi bir e-tabloda veya hatta kelime işlemci uygulamasında kendiniz bir karar günlüğü oluşturabilirsiniz, ancak bu daha kolaysa sizin için düzenleyen birçok ücretsiz karar günlüğü şablonu vardır. İşte çevrimiçi bulduğumuz daha popüler olanlardan birkaçı.

ÖrnekŞablonlar

SampleTemplates, PDF ve Word için dokuzdan fazla farklı karar günlüğü şablonuna sahiptir. Bir dizi farklı endüstriyi geçerler, bu nedenle özel ihtiyaçlarınıza uyan şablonu bulabilmeniz gerekir.

KelimeŞablonlarıÇevrimiçi

WordTemplatesOnline, Excel, Word ve PDF için ücretsiz karar günlüğü şablonlarına sahiptir. Emeklilik planları için yönergeler ve ilkeler gibi, önemli kararları ve riskleri yakalayan, öncelik, durum ve daha fazlasını içeren diğerleri gibi çeşitli iş toplantıları için çeşitli farklı günlük şablonları sunarlar.

Elbette şablonlar statiktir ve etkili işbirliği için kullanılamaz. Karar günlüğü şablonu kullanmak yerine, kararlarınızı yönetmek ve proje değişikliklerinizi izlemek için yazılım kullanmak daha iyidir.

ProjectManager Karar Günlüklerine Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, hibrit ekipleri birbirine bağlayan ve daha üretken çalışmalarına yardımcı olan bulut tabanlı iş yönetimi yazılımıdır. Herkesin çalışma tarzına uygun birden fazla proje görünümü ve işbirliğini teşvik etmek ve projeleri daha iyi izlemek için gerçek zamanlı verilerle ProjectManager, karar alma sürecini izlemek için de harika bir yoldur.

KPI'ları İzlemek için Gösterge Tablolarını Kullanın

Bir karar vermeden önce, size sorun hakkında daha iyi bir fikir vermek için verilere ihtiyacınız var. ProjectManager'ın gerçek zamanlı gösterge panosu ve tek tıklamalı raporları, proje ölçümlerini otomatik olarak toplar. Kontrol paneli zamanı, maliyeti, iş yükünü ve daha fazlasını takip ederek size anında durum raporu verir.

Kanban Panoları ile Görsel İş Akışları Oluşturun

Karar günlüğünüz olarak statik bir şablon kullanmak yerine kanban panosu görünümünü kullanın. Kanban panosu, iş akışını gösteren görsel bir araçtır. Her sütunu karar günlüğünüzdeki kategorilerden biri olarak ayarlayabilir ve kartlar ilgili verileri yakalayabilir. Ardından, yetkilendirildikten sonra bu değişikliğin ilerlemesini atamak ve izlemek için özelliği kullanabilirsiniz.

Planınızı Gantt Grafiklerinde Takip Edin

Aslında, projenizde yapılan tüm değişiklikleri ProjectManager'ın Gantt şeması ile planlayabilirsiniz. Sadece kanban'dan Gantt şeması görünümüne geçin ve bir proje zaman çizelgesinde ortaya konan işi göreceksiniz. Artık bağımlılıklar ekleyebilir, kritik yol için filtre uygulayabilir ve planlanan çabanızı gerçek çabanıza göre izlemek için bir temel ayarlayabilirsiniz.

ProjectManager, nerede oldukları, hangi departmanda çalıştıkları veya beceri düzeyleri ne olursa olsun hibrit ekipleri birbirine bağlayan ve onlara birlikte daha iyi çalışmaları için araçlar sağlayan ödüllü bir yazılımdır. İş yönetimi yazılımımız, daha verimli çalışmanıza yardımcı olacak kaynak yönetimi araçlarına, zaman çizelgelerine ve daha fazlasına sahiptir. Halihazırda yazılımımızı kullanan NASA, Nestles ve Siemens ekiplerine katılın. ProjectManager'ı şimdi kullanmaya başlayın.