Proje Yönetiminde Proje Tasarımı: Hızlı Bir Kılavuz

Proje tasarım aşaması, bir proje planlanırken ilk adımdır. Proje başlatma ve proje planlama aşaması için zemini ve proje başlatma belgesi ve proje planı gibi önemli belgeleri belirler.

Projelendirme Nedir?

Proje tasarımı, proje yönetim ekibinin proje hakkında üst düzey bir bakış açısıyla düşünmeye başladığı, hedefleri, metodolojileri, kaynakları ve başarı kriterlerini ana hatlarıyla belirleyerek paydaşlara sunulacak bir proje yaklaşımı oluşturduğu ve ardından projenin başlatılmasıyla başladığı bir beyin fırtınası sürecidir. ve proje planlama aşamaları. Projenin bu aşamasında, nasıl yönetileceğine ve yönetileceğine ilişkin kararlar alınır.

Daha sonra, proje tasarım aşamasından sonra, bir proje teklifi, proje başlatma belgesi ve bir proje planı oluşturulabilir. Bu proje belgeleri daha sonra proje yaşam döngüsünün yürütme aşamasını yönetmek için kullanılacaktır.

Ancak proje tasarımı sırasında devam eden düşünce, projeyi yönetme açısından daha üst düzeyde çalıştığı kadar ayrıntılara da odaklanmaz. Proje planlama yazılımı, bir proje tasarımının hem üst düzey stratejisini hem de belirli ayrıntılarını düzenlemeye yardımcı olabilir.

Örneğin, ProjectManager, ayrıntılı çizelgeler oluşturmak için Gantt şemalarına ve ayrıca proje tasarımının stratejik yönü için kolay işbirliği için kanban panolarına sahiptir. Kullanımı kolay tek bir proje yönetimi yazılımında stratejinizi, planınızı, programınızı, uygulamanızı ve raporlamanızı yönetin. Bugün ücretsiz deneyin.

Projelendirme Sürecinin Amacı Nedir?

Proje tasarımı, kullanılacak genel proje metodolojisini ve projeye genel bir bakışı tanımlar. Tamamlanacak başlıca çıktıları, ürünleri veya özellikleri açıklar. Proje tasarımı ayrıca kabaca bütçeyi tahmin eder ve ilerlemenin nasıl izlenip değerlendirileceğini ana hatlarıyla belirtir. Paydaşlara sunulan birden fazla tasarım olabilir ve onlar daha sonra ihtiyaçlarına en uygun olduğunu düşündüklerini seçebilirler.

Projelendirme Aşaması Neden Önemlidir?

Proje tasarımı, başarılı bir projeye doğru atılan büyük bir ilk adımdır. Proje tasarımı, bir amaca ulaşmak amacıyla fikirlerin, malzemelerin ve süreçlerin stratejik bir organizasyonudur. Proje yöneticileri, tuzaklardan kaçınmak için iyi bir tasarıma güvenir ve program ve bütçe gibi projenin önemli yönlerini sürdürmek için parametreler sağlar.

Proje Tasarım Süreci: Adım Adım Bir Proje Nasıl Tasarlanır?

Proje tasarımlarını tanımlamak ve bir uygulama stratejisi geliştirmek için atılması gereken adımlar vardır. Bir projenin en önemli adımlarıdır. Bu nedenle, tüm temelleri ele aldığınızdan emin olmak için ekibinizi ve paydaşlarınızı sürece dahil etmek istersiniz. Bu aşamayı iyice tamamlamak için zaman ayırın.

1. Proje Vizyonunuzu Tanımlayın

Proje için vizyonunuz nedir? Bu, gökteki bir umut değil, çözülmesi gereken bir sorunu öngören bir vizyon ifadesidir. Bu, projenin nedenini açıklığa kavuşturmak anlamına gelir. Vizyon beyanı, projenin potansiyelini belirten resmi bir belgedir. Projenin uygulanabilirliğini ve faydalarını göstermek için paydaşlara sunulur.

Uzun ve detaylı bir belge değil. Projenin çıktısı açısından kısa, idealist bir vizyona sahip olabilirsiniz; sonuçta projeyi böyle satarsınız . Bu nedenle, projenin başarısının bir resmini çizin ve onu daha geniş bir bağlama yerleştirin.

2. Projenizin Çözeceği Sorunu Belirtin

Bu vizyon belgesini desteklemek için çözülmesi gereken bir sorunu tanımlamanız gerekir. Bu nedenle, işletmenin karşılaştığı engelleri görebilmeniz için genellikle bir ihtiyaç değerlendirmesi gerekir. Bu, ele aldığınız sorunu kuruluş ve onun stratejisi ile uyumlu hale getirecektir. Ayrıca, sorun için en uygun çözümü tasarlamak için gerekli verileri sağlayacaktır.

Başlamak için, hangi bilgileri topluyorsunuz? Bu bilgi için hangi kaynaklar var ve o zaman bilgiyi nasıl toplayacaksınız? Ardından, projenizin çözmek için yaratıldığı sorunları analiz edin ve belirleyin. Bu sonuçları bir belgede toplayın.

3. İhtiyaç Duyulacak Proje Kaynaklarını Tahmin Edin

Ardından, projeyi tamamlamak için gerekli kaynakları tanımanız gerekir. Kaynaklar, insanlardan ekipmana ve projeyi başarıyla tamamlamak için gerekli tesislere kadar her şeydir.

Kaynakları anlamanın iyi bir yolu, gazetecilerin bir habere Beş K ile yaklaşma şeklidir: kim, ne, nerede, ne zaman ve neden. Projeyi yürütmek için kime ihtiyacınız var, hangi kaynak yönetimi araçları gerekiyor, iş nerede yapılacak, proje ne zaman başlayacak ve bitecek ve bu kaynaklara neden ihtiyaç duyuluyor?

4. Proje Hedeflerinizi Belirleyin

Önce onları belirlemediyseniz, hedeflerinize ulaşamazsınız. Hedef, projenin sonunda hem gözlemlenebilir hem de ölçülebilir olan bir şeydir. Bir hedef, bir sorunun çözümü ile örtüşür.

Projede hedeflerin nasıl ele alındığını açıklayan bir hedef bildirimi oluşturun. Bunu iyi yapmak için belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamanla ilgili anlamına gelen SMART yöntemini uygulayın. Her hedef bu terimlerle tanımlanmalıdır.

5. Proje Stratejinizi Yapılandırın

Proje hedeflerine ulaşmak için yerinde bir strateji olmalıdır. Strateji, projenin kaynakları, programı, bütçesi vb. gibi proje kısıtlamaları dahilinde projenin hedeflerine ulaşma sürecidir. Proje hedeflerine ulaşmak için bir strateji nasıl oluşturulabilir?

Emsalleri düşünün ve geçmişteki benzer projelere ve uygulanan stratejilerin artıları ve eksileri açısından neler göstermiş olabileceklerine bakın. Proje yönetimi için en iyi uygulamalar her zaman iyi bir temeldir ve ardından aşamalı olarak bir strateji oluşturarak başarıya giden bir yol oluşturur.

6. Acil Durum Planı Hazırlayın

Herhangi bir proje yöneticisi, çok az şeyin planlandığı gibi ilerlediğini bilir. Bir projede ortaya çıkan sorunlara hızlı ve doğru bir şekilde yanıt vermek için bir yedekleme planı olması gerekir. Bu nedenle, proje tasarımınıza dahil edilmelidir.

Projeye özgü olumsuz riskleri araştırın. Becerileri olmayan, kaçınılmaz devamsızlıkları, ciroları olan ekipler gibi çeşitli yerlere yerleştirilmiştir. Programlar gecikmelerle boğuşabilir. Kapsam yetersiz tanımlanmış olabilir. Maliyetler hafife alınır veya fonlar kurur. Bu riskleri ele almak için bir planınız olsun.

7. Bir Değerlendirme Planı Oluşturun

Bir proje her zaman değerlendirme altında olmalıdır. Bir değerlendirme planı, projeyi izlemenize yardımcı olur ve hatta belki de proje yoldan çıkmaya başladığında sizi uyarır. Projenin bileşenlerini, sonuçlarını ve etkilerini analiz etmek için bu planı kullanın.

Sonuçlar ölçülebilir değişikliklerdir, etkiler ise proje hedeflerine ne kadar iyi ulaşıldığını gösterir. Bu nedenle, değerlendirme planı, projenin tüm yönleriyle ilgili ilerlemeyi izleyerek projenin etkinliğini ve verimliliğini belirlemek için kriterleri tanımlayan ayrıntılı bir belgedir.

8. Maliyetleri Tahmin Edin ve Bir Proje Bütçesi Oluşturun

Bütçe, projeyi yönlendiren mali kaynakları ana hatlarıyla belirtir. Bir bütçe, projenin gereksinimlerinin her birine bir maliyet atayacaktır. Bir proje bütçesi oluşturmak, projeye tahsis edilecek mali kaynakların resmileştirilmesi anlamına gelir. Bu, maliyetleri tahmin etmenin, etkileri belirlemenin ve değerlendirmeyi raporlamanın bir yolunu seçmekle başlar.

9. Bir Proje Teklifi Oluşturun

Tüm bunlar, projenin neden yürütülmesi gerektiğini ve faydalarının neler olduğunu açıklayan bir proje önerisine yol açar. Önceki adımlar, projenin vizyonunu ve bahsettiği sorunun kısa bir tanımını yazarak özetlenir. Ardından, projenin hedeflerini belirtin ve bu hedeflere ulaşmak için kullanılacak stratejiyi ana hatlarıyla belirtin.

Proje Tasarım Örneği

Proje yöneticileri, proje tasarımlarını yapılandırmak için Gantt şemaları gibi proje yönetimi araçlarını kullanır. İşte proje tasarım fikirlerinin bu proje planlama aracına nasıl eklendiğini gösteren basit bir proje tasarım örneği.

Bu proje tasarım örneği için bir inşaat projesine bakalım. Aşağıdaki resimde görebileceğiniz gibi, proje tasarım aşamasında, proje yöneticileri ana görevleri ve çıktıları eklemek için Gantt şemalarını kullanabilir ve ayrıca projenin yürütme aşamalarını özetlemek için bir projenin iş kırılım yapısını oluşturabilir.

ProjectManager'ın Gantt şemalarının iki ana bölümü vardır. Sol tarafta, proje yöneticilerinin sağ tarafta otomatik olarak bir proje zaman çizelgesi oluşturmak için kullanılacak bilgileri girmesine izin veren bir elektronik tablo vardır. Bu zaman çizelgesi yalnızca proje görevlerini değil, aynı zamanda proje teslimatları için kilometre taşlarını, görev bağımlılıklarını ve teslim tarihlerini de gösterecektir.

ProjectManager, Proje Tasarımınıza Yardımcı Olmak İçin Neler Yapabilir?

Bir proje tasarlamak çok iş gerektirir, ancak proje yönetimi araçlarını kullanmak, projenin bu çeşitli bölümlerini detaylandıran bir taslak oluşturma sürecini kolaylaştırır. Proje tasarım fikirlerinizi bir proje zaman çizelgesinde düzenlemek için Gantt şemalarını kullanmanın yanı sıra, ProjectManager'ı kullanarak iş akışını yönetmek için kanban panolarını da kullanabilirsiniz.

Kanban Panoları ile İş Akışlarını Planlayın

ProjectManager, iş akışlarını görselleştirmek için oluşturulmuş bir kanban özelliğine sahiptir. Proje tasarım aşaması, dosya paylaşması ve gerçek zamanlı iletişim kurması gereken proje yönetim ekibi üyeleri arasındaki işbirliğini içerir; bu, proje ekiplerinin daha iyi iletişim kurmasını ve proje tasarımını yapılandırmasını sağlayan ProjectManager'ın kanban panoları ile gerçekleştirilebilir.

Projenizi tanımlamak için daha fazla belge topladığınız için, bu sürecin proje tasarımı boyunca size nasıl hizmet edebileceğini görmek kolaydır. Ardından, uygun olanı yürüttüğünüzde, proje ilerlemesini takip etmek için ProjectManager'ın gerçek zamanlı panolarını kullanabilirsiniz.

Gerçek Zamanlı Panolar ile Projeleri Takip Edin

ProjectManager'ın gerçek zamanlı panoları, proje yöneticilerinin proje tasarımı gerçeğe dönüştüğünde proje maliyetlerini, zaman çizelgelerini ve ilerlemeyi takip etmelerine yardımcı olur. Bu güçlü panolar, bir portföydeki birden çok projeyi izlemek için kullanılabilir.

İyi bir proje tasarımı için gereken tüm verileri yalnızca sağlam bir proje yönetimi yazılımı işleyebilir. ProjectManager, bütçe ve kaynak tahsisine yardımcı olmak için diğerlerinin yanı sıra zamanlamaya yardımcı olmak için çevrimiçi Gantt şeması gibi özelliklere sahip bulut tabanlı bir araçtır. Bu 30 günlük ücretsiz denemeyi alarak size nasıl yardımcı olabileceğini görün.