Proje Tahmin Teknikleri: Hızlı Bir Kılavuz

Başarılı bir proje, başarılı bir tahminle başlar. Projenizi yürütmek üzere işi düzgün bir şekilde planlamak için zaman çizelgesini, maliyetleri, kapsamı, riski ve daha fazlasını bilmeniz gerekir. Tüm bu hususlar proje tahmin tekniklerinin bir parçasıdır.

Tahmin teknikleri, projenizin uygulanabilirliği hakkında kararlar almak için yararlıdır. İlerlemeye karar verirseniz, projeleri doğru bir şekilde tahmin etmek için gereklidirler. Nelerin tahmin edilmesi gerektiğine dair bir kontrol listesi de dahil olmak üzere proje tahmin tekniklerini tanımlayalım ve uygulayabileceğiniz daha popüler tekniklerden bazılarını sunalım.

Proje Tahmin Teknikleri Nelerdir?

Proje tahmin teknikleri, proje yöneticilerinin yaklaşmakta olan bir projeyle ilgili olarak maliyet, zaman ve diğer değişkenleri tahmin etmelerine yardımcı olan araçlardır. Bu tahmin teknikleri, her projedeki kilit unsurların daha doğru bir şekilde tahmin edilmesini sağlar ve maliyet, zaman, kapsam, risk, kaynak ve kaliteyi içerir. Kaynak tahsisi tahminleri, çevik BT operasyonlarında daha fazla kullanılma eğilimindedir.

Proje tahmin tekniklerinin amacı, müşterilerin projeyi teslim etmek için gerekli yatırımı anlamalarına yardımcı olmaktır. Proje yöneticisi projeyi müşteriye satmalı ve onları yatırımlarının geri dönüşünü alacaklarına ikna etmelidir. Proje onaylanırsa, proje yöneticisi, projeyi zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek için uygulanabilir bir plan bulmak için bu tahmin tekniklerine ihtiyaç duyar.

Spesifik olarak, proje tahmin teknikleri, fiyat, zaman veya diğer ölçülebilir proje yönlerinin kaba bir hesaplamasını içerir. Bu tahmin teknikleri müşteriler, paydaşlar ve proje planlama süreci için gereklidir çünkü onlar olmadan bir tahminde bulunursunuz. Bunun yerine, proje tahmin teknikleri gerçekçi bir sayı hesaplamanıza izin verir.

Proje yönetimi yazılımı, tahmin tekniklerini kullanırken yardımcı olabilir. ProjectManager, yalnızca proje maliyetini, süresini, kaynakları ve daha fazlasını tahmin etmenize yardımcı olmakla kalmayıp, aynı zamanda o projeyi planlamak, izlemek ve raporlamak için ihtiyaç duyduğunuz özelliklere sahip çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Gantt çizelgelerimiz, iş dökümü yapısı, darboğazları önlemek için bağımlı görevleri birbirine bağlama ve hatta kritik yol için filtreleme dahil olmak üzere proje zamanlamanızı oluşturmanıza yardımcı olacak zaman, maliyet ve kaynakları tahmin etmenize olanak tanır. Bir temel belirlediğinizde, yolda kalmak için projenizi yürütürken varyansı otomatik olarak hesaplayabileceksiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Tahmini Kontrol Listesi

Proje tahmin tekniklerinizin bir parçası olması gereken temel öğelerin üzerinden geçtik, ancak bunlar hakkında bireysel olarak daha fazla bilgi sahibi olmanız faydalı olacaktır. Yukarıda belirtildiği gibi, bir projeyi araştırırken veya planlarken tahmin edilmesi gereken altı ana alan vardır. Bunlar maliyet, zaman, kapsam, risk, kaynak ve kalitedir. Bu proje öğelerinin her birine daha yakından bakalım.

1. Maliyet

Maliyet, çoğu insanın tahmin teknikleri hakkında düşündüklerinde düşündükleri şeydir. Çoğu proje dolar ve sent üzerinden tartışıldığı için bu anlaşılabilir bir durumdur. Projeler bir yatırımdır ve bu yatırımdan geri dönüş alamıyorsanız, başarılı bir proje teslim etmemişsinizdir.

Proje yönetimine aşinaysanız, üçlü kısıtlamayı bilirsiniz: maliyet, kapsam ve zaman. Bunlar, herhangi bir projeyi etkileyen üç ana güçtür. Maliyet sadece paradır; ya projeyi tamamlamak için yeterli paranız yok ya da çok fazla harcıyorsunuz ve proje tahmin edilenden çok daha pahalıya mal oluyor. Her iki senaryo da ideal değildir.

Yürütmeden önce projenin ne kadara mal olacağını doğru bir şekilde tahmin etmek, müşteriniz ve paydaşlarınız için önemlidir. Bu rakam genellikle projede ilerleyip ilerlemeyeceklerini belirler. Ayrıca, müşterinizin projeyle ilgili beklentilerini yönetmenize yardımcı olur, bu nedenle ne kadar ihtiyacınız olacağını ve ne zaman ihtiyaç duyacağınızı bulmak kritik proje tahminleridir.

2 kez

Üçlü kısıtlamanın bir diğer ayağı da zamandır. Bu, projeyi ve beraberindeki görevleri tamamlamak için gereken toplam süreyi ifade eder. Ekibinizin görevlerini yerine getirmesinin ne kadar süreceğini biliyorsanız, oldukça doğru bir zaman tahmini sunmak için bu görevler dahil edilebilir.

Bu, proje planını ve zamanlamasını formüle etmeye başladıkları için proje yöneticisi için hayati derecede önemlidir. Proje yöneticileri bir projenin ne kadar sürdüğünü bilmek isterken ve proje paydaşları kesinlikle son teslim tarihleriyle ilgilenirken, zamanın önemli bir proje tahmini olmasının başka nedenleri de vardır.

Paranın proje finansmanını belirlediği gibi, projenin ne kadar süreceğini bilmek proje yöneticisinin gerekli kaynakları planlamasını sağlar. Kaynakların koordinasyonu, geliştirilen zaman çizelgesine bağlıdır. Zaman ayrıca, anahtar çıktıların ne zaman alınacağını da bildirir.

3. Kapsam

Son üçlü kısıtlama kapsamdır. Proje kapsamı, basitçe projede başarılı bir şekilde teslim edilmesi için yapılması gereken her şeydir. Başka bir deyişle, proje yöneticilerinin nihai çıktıyı alabilmek için ne kadar işin gerekli olduğunu tahmin etmesi gerekir. Bunu yaparak, hangi görevlerin dahil olduğu da dahil olmak üzere, projeyi yürütmek için gerekli malzemeleri bileceksiniz.

Kapsam, üçlü kısıtlamayı ve herhangi bir doğru proje tahmin tekniğinin dayandırılması gereken bir temeli oluşturmak için zaman ve maliyetle güzel bir şekilde örtüşür. Aslında kapsam, zaman ve maliyet birbirine o kadar bağımlıdır ki bir projeyi yönetmenin anahtarıdır.

Örneğin, bir proje daha fazla zaman gerektiriyorsa, kapsamın veya maliyetin değişmesi gerekecektir. Aynı durum, ekstra maliyetler oluştuğunda da geçerlidir. Projenin başarısının bu üç ayak tarafından tutulması dengeleyici bir hareket gibi. Ancak bu, tahmin teknikleri için gerekli olan tek tahmin oldukları anlamına gelmez.

İlgili: Word için Ücretsiz Proje Kapsamı Şablonu

4. Risk

Üçlü kısıtlamanın dışında ancak daha az etkili olmayan proje riskidir. Risk, gerçekleşmesi beklenmeyen, gerçekleşen ve projeyi etkileyen her şeydir. Risk kötü olabilir ve çoğunlukla olumsuz olarak düşünülür, ancak fırsat olabilecek olumlu riskler de vardır.

Bir riski azaltmak veya riskten yararlanmak istiyorsanız, hazırlıklı olmak için neler olabileceğini tahmin etmeniz gerekir. Risk tahmin teknikleri, neler olabileceğini belirlemeyi ve buna yanıt vermek için bir plan geliştirmeyi içerir. Bu, tüm temelleri kapsamayabilir, ancak sizi harekete geçmek için daha iyi bir konuma getirir.

Bu, bir risk yönetim planının başlangıcıdır. Ayrıca riski belirlemekten sorumlu ekip üyeleri olacaktır ve bir sorun ortaya çıkarsa, buna sahip olan ekip üyeleri olacaktır. Bu, azaltıldığı veya projenin avantajına kullanıldığı için ilerlemesini izlemekten sorumlu oldukları anlamına gelir.

5. Kaynak

Kaynaklar, ekibiniz, malzemeleriniz, ekipmanınız vb. dahil olmak üzere projeyi tamamlamak için ihtiyacınız olan her şeydir. Doğal olarak, kaynakların da tahmin tekniklerine ihtiyacı vardır. Kaç tane alt yükleniciye ihtiyacınız olacağını veya ekibinizin hangi yazılımı kullanacağını bilmeden bir projeyi yürütmeye başlamak istemezsiniz.

Kaynak yönetimi, neye ihtiyacınız olduğunu ve ne zaman ihtiyacınız olduğunu bilmenize yardımcı olur, böylece ekipler görevler üzerinde çalışırken ekipmanı beklerken gecikme olmaz. Ayrıca kimin müsait olduğunu ve ne zaman işe atanabileceklerini de bilmeniz gerekir. Tahsislerini dengelemek için kimin hangi işe atandığını bilmek önemlidir.

Üçlü kısıtlama, bir projeyi başarılı bir şekilde sona erdirmede en önemli üç faktöre sahip olsa da, yalnız olmadıkları açıktır. Elbette kaynaklar çok önemli. Genellikle proje yöneticisinin kontrolü dışındaki çeşitli satıcılardan, tedarikçilerden ve dışarıdan geldikleri için tahmin edilmesi daha da zor olabilir.

6. Kalite

Son olarak, kalite beklentileri karşılanmadıkça proje başarılı olmaz. Projeyi zamanında ve hatta bütçenin altında teslim edebilirsiniz, ancak müşterinizin müşterileri veya paydaşları tarafından belirlenen talepleri karşılamadan, bu başarısız bir projedir.

Kalite, projeye bağlı olarak belirli düzenlemelere veya beklentilere göre teslim edilir. Çevresel kısıtlamalar olabilir veya ürünün reklamı yapılan şekilde çalışması gerekebilir. Kalite kısıtlamaları ne olursa olsun, projeye daha fazla zaman ve para harcanmasına neden olabilirler.

Hangi kalite seviyesinin beklendiğine dair doğru bir tahmin yapmak, yukarıdaki diğer beş tahmine bilgi verir. Bir anlamda, bu proje tahminlerinin altısı da birbiriyle ilişkilidir veya en azından birbiriyle bağlantılıdır. Hangi kalite tahminlerini yaparsanız yapın, maliyetinizi ve zamanınızı, olası kapsamınızı, riskinizi ve kaynaklarınızı da etkileyeceğinden emin olabilirsiniz.

Proje Tahmin Teknikleri Türleri

Şimdi neyi tahmin ettiğimizi anladığımıza göre, daha popüler proje tahmin tekniklerinden bazılarına bakalım. Projeler, tahminler yaparken muhtemelen bunlardan birini veya birkaçını kullanacak ve ne kadar çok kullanırsanız, tahminlerinizin doğru olma olasılığı o kadar yüksek olacaktır.

1. Yukarıdan Aşağıya Tahmin

Yukarıdan aşağıya tahminler, proje için genel bir süre ile başlayan ve daha sonra bunu aşamalara ayıran ve daha sonra görevlere ayrılan bir tahmin tekniğidir. Bu, iş kırılım yapısı (WBS) gibi bir görünümü kullanan klasik bir tahmin tekniğidir.

Bu, genellikle bir müşteri projenin belirli bir zaman diliminde tamamlanmasını talep ettiğinde kullanılır. Bu proje tahmin tekniği, bir zaman bloğunuz olduğundan ve son teslim tarihini karşılamak için bunu etkinliklere ayırabildiğinizden bu senaryo için iyi çalışır.

2. Aşağıdan Yukarıya Tahmin

Bu, yukarıdaki tahmin tekniğinin tersidir. Zaman çizelgesini görevlere bölmek yerine, her görevi tahmin eder ve bunları tüm proje için bir tahminde birleştirirsiniz.

Bu daha doğru bir yöntemdir, çünkü daha büyük bir program oluşturmak için daha küçük görevler kullanmak projeyi tamamlamak için gereken süreyi daha iyi tahmin etmenizi sağlar. Sorun, bu tahmin tekniğinin daha fazla zaman almasıdır.

3. Benzer Tahmin

Benzer tahmin, proje yöneticisinin önceki, benzer bir projeye baktığı ve mevcut projenin zaman ve maliyeti için bir tahminde bulunmak için değişkenlerini incelediği bir tekniktir. Bu karşılaştırma, daha fazla doğruluk sağlayan daha fazla veri olduğunda en iyi sonucu verir.

Proje yöneticisi önce projenin maliyetlerini tahmin ettiğinden ve ardından onu daha küçük parçalara ayırdığından, bu yukarıdan aşağıya bir tahmin tekniğidir. Sınırlı tahmin kaynaklarınız olduğunda bu tahmin tekniğini kullanmak yararlıdır.

4. Parametrik Tahmin

Bu, geçmiş proje verilerinden yararlanan başka bir tahmin tekniğidir. Bu tahmin tekniğinde, geçmiş proje ile tahmin ettiğiniz yeni proje arasındaki farkları yansıtmak için verileri ayarlama girişimleri vardır.

Proje yöneticisi, önceki bir projeden ayrıntıları alarak ve onu oranlayarak, mevcut projeyi daha doğru bir şekilde tahmin edebilir. Buna bazen parametrik modelleme denir.

5. Üç Noktalı Tahmin

Aşağıdan yukarıya tahmin yapılırken genellikle üç noktalı tahmin kullanılır. Bu durumda, tek bir görevin süresini tahmin etmek yerine, üç tahmin uygulanır. Biri iyimser tahmin, diğeri kötümser ve son olarak en olası tahmin. Bunların ortalaması gerçek tahmin olarak kullanılacaktır.

Program, değerlendirme ve gözden geçirme tekniğini (PERT) daha önce kullandıysanız, üç noktalı tahmine aşina olabilirsiniz. O da, daha doğru tahminde bulunmak için bir tahmin tekniği olarak ağırlıklı ortalama denilen şeyi kullanır.

6. Uzman Kararı

Uzmanların veya proje türünü yönetme deneyimi olan kişilerin yardımını aramak, açık ara en yaygın tahmin tekniğidir. Hesap yapmaktan kesinlikle daha hızlı ve kolaydır. İnsanlar benzer bir deneyimden geçen başkalarına güvenme eğilimindedir.

Yukarıdan aşağıya veya aşağıdan yukarıya tahmin için kullanabileceğiniz esnek bir tahmin tekniğidir. Bazı durumlarda, uzmanlar ve deneyimler mevcut projenizle uyumlu değildir. Uzmanlar yine de yardımcı olabilir, ancak görüşleri diğer tahmin teknikleriyle yumuşatılmalıdır.

Tahmin Teknikleri ve Proje Yöneticisi

ProjectManager, tahmin tekniklerini proje planlarına ve çizelgelerine dönüştürmenize yardımcı olan proje yönetimi yazılımıdır. Yazılımımız, proje yöneticilerinin ilerlemeyi ve performansı olduğu gibi izleyebilmeleri için gerçek zamanlı veriler sunar. Yazılımı kullanmak, tahminler kapalıyken planları ayarlamak için cephaneliğinizdeki en iyi araçtır. Tahmin teknikleri eğitimli tahminlerdir, ancak gerçek zamanlı veriler gerçeklerdir.

Maliyetleri Gerçek Zamanlı Olarak İzleyin

Tahminlerinizin doğru olduğundan ve fazla harcama yapmadığınızdan emin olmak zordur. Bu maliyetleri takip edememek, projenin başarısı için sorun anlamına gelebilir. Bu nedenle, maliyetler de dahil olmak üzere altı ölçümü otomatik olarak hesaplayan ve görüntüleyen, size projenin üst düzey bir görünümünü sunan gerçek zamanlı panolarımız var. Daha derin bir dalış için, yalnızca görmek istediğiniz şeye odaklanmak üzere özelleştirilebilen zaman çizelgeleri, zaman çizelgeleri, maliyetler ve daha fazlası hakkında zaman çizelgeleri ve raporlar vardır.

Kapsamı Takip Edin

Aynı şey proje kapsamınız için de geçerlidir. Doğru bir tahminde bulundunuz ama proje bunu tutuyor mu? Proje ekibinizin iş yükünü takip etmenizi sağlayan kaynak yönetimi araçlarımız mevcuttur. Görevler gereğinden fazla veya yetersiz tahsis edildiyse, bu sorun anlamına gelebilir. Renk kodlu iş yükü tablosuna hızlı bir bakış ve kimin ne yaptığını görmek çok açık. Ardından, ekibinizi üretken tutmak ve yolda ilerlemek için iş yükünü grafikten dengeleyebilirsiniz.

Tahmin teknikleri önemlidir. Proje yöneticileri, projeyi planlamak ve maliyetleri, zamanı, kapsamı ve daha fazlasını bulmak için Gantt grafiğimizi veya sayfa görünümümüzü kullanabilir. Ancak proje bir kez başladığında, işte o zaman lastik yola çıkıyor. Başarıyı sağlamak için gerçek zamanlı olarak izleyebilen ve zamanınızı, kapsamınızı ve maliyetinizi takip edebilen bir proje yönetim aracınız olsa iyi olur.

ProjectManager, yaşam döngüleri boyunca projeleri planlamanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. İşbirliği platformumuz, ister ofiste, ister sahada veya uzaktan çalışıyor olun, dosyaları kolayca paylaşabileceğiniz ve işbirliği yapabileceğiniz anlamına gelir. Halihazırda aracımızı kullanan NASA, Siemens ve Nestle ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.