En İyi 10 Proje Yürütme Stratejisi

Kuruluşunuz strateji ve proje yürütme arasındaki boşlukları kapatamıyor mu? Bu kolay bir iş değil.

Neyse ki, bu boşlukların üstesinden gelmek için kullanabileceğiniz stratejiler (ve araçlar!) var ve bu mücadelede yalnız değilsiniz. Başarılı proje yürütmeyi teşvik etmek için doğru stratejilerin ve araçların boşlukları kapatmanıza nasıl yardımcı olabileceğini öğrenelim. Uzmanlardan haber alacağız ve proje liderlerinin programlarında ve projelerinde hemen uygulamaya koyabilecekleri önemli çıkarımları gözden geçireceğiz.

Proje Yürütme Nedir?

Proje yaşam döngüsünün beş süreç grubu boyunca, her aşama için birden çok amaç ve sonuç vardır. Proje başlatma ve planlama süreçlerinden sonra proje yürütme başlar.

Başarılı CEO'lar Ram Charan ve Larry Bossidy, Executive: The Disipline of Making Things Done adlı kitaplarında yürütmeyi tanımlarlar: "Yürütme, şirketlerin rekabet avantajı elde etmek için ustalaşması gereken belirli bir dizi davranış ve tekniktir. Bu başlı başına bir disiplin.”

Proje yürütme, proje yaşam döngüsünün üçüncü aşamasıdır ve proje aşamalarının en hayati olanlarından biridir. Bu aşamada, çıktılarınızı oluşturacak ve bunları müşterinize ve kilit paydaşlarınıza sunacaksınız. Bu genellikle proje yaşam döngüsünün en uzun aşamasıdır ve tahmin edilebileceği gibi en zorlu aşamadır.

Proje yürütmenin temel amacı, proje yönetim planında tanımlanan işi tamamlamak ve temel proje hedeflerine ulaşmaktır. Bu aşamada, bir proje lideri şu temel süreçlere odaklanır:

• İnsanları yönetmek
• Aşağıdaki işlemler
• Tüm kilit paydaşlara, sponsorlara ve ekip üyelerine bilgi iletmek

Bir proje yürütürken birçok şeyi yönetmeniz gerekir: kaynaklar, maliyetler, zamanlama ve daha fazlası. ProjectManager, bunu daha verimli bir şekilde yapabilen birden fazla proje görünümüne sahip iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Verileri paydaşlarla paylaşmak ve proje ekibini gerçek zamanlı olarak bağlı tutmak için Gantt çizelgeleri oluşturun, görevler atayın ve ilerlemeyi izleyin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Yürütme Adımları

Proje yönetiminde olduğu gibi, proje yürütme, önemli bir şeyi atlamadığınızdan emin olmak için adımlara ayrılmıştır. Sekiz proje adımı, projeye ve kuruluşunuzun nasıl çalıştığına bağlı olarak biraz farklılık gösterebilir, ancak temelleri aşağıda özetledik.

1. Proje Kapsamını Yürütün

Proje kapsamını planladınız, gereksinimleri topladınız ve bir iş kırılım yapısı kullanarak tanımladınız. Bu kapsam doğrulandıktan sonra, onu eyleme geçirme zamanı. Bu aynı zamanda bir projenin izleme ve kontrol aşamalarının bir parçası olan kapsamın kontrol edilmesini de içerir.

2. Ekibinizi Yönetin

Takıma görev atamak sadece başlangıçtır; işlerini izlemeniz ve iş yüklerini izleyerek ve ilerlemelerini engelleyebilecek tüm darboğazları ortadan kaldırarak kapasitelerinde üretim yaptıklarından emin olmanız gerekir.

3. Değişiklikler Yapın

Bu, her proje için gerekli olan değişikliklere yol açar. Planınız ne kadar iyi olursa olsun, programınızı ve bütçenizi etkileyen değişiklikler olacaktır. Yolda kalmak için projeyi, önerilen değişiklikleri izlemeniz ve düzeltici önlemler almanız gerekir.

4. Paydaşları Güncelleyin

Paydaşlarınız projeye yatırım yapıyor ve onların beklentilerini yönetmeniz gerekiyor. Bunu yapmanın bir yolu, onlarla düzenli olarak iletişim kurmaktır. Bu iletişimleri, ne sıklıkta güncellenmek istediklerini ve bu güncellemeleri nasıl almayı tercih ettiklerini bularak yönetin.

5. Takım Oluşturma Egzersizleri Yapın

Doğru yürütme yalnızca ekipler birlikte çalıştığında gerçekleşir. Bu işbirliği, onları birbirine bağlayacak araçlar gibi birçok şeyi içerir, aynı zamanda güveni de içerir. Takım oluşturma alıştırmaları, özellikle çok fazla ortak deneyime sahip olmayan yeni takımlar için güveni yeniden başlatmanın bir yoludur.

6. Kilometre Taşlarını Kutlayın

Bazıları kutlamaları son teslimata kadar saklamak isteyebilir, ancak kilometre taşlarına sahip olmak, bunları kabul etmek ve yürütme aşaması boyunca ekibi ödüllendirmek, moralinizi nasıl yüksek tuttuğunuzdur ve bu da üretkenliği etkiler.

7. Düzenli Olarak Buluşun

Paydaşlarınızı güncel tutmak için, projenin performansına ve ilerlemesine ilişkin net bir resme sahip olmanız gerekir. Performansı izleyen ve raporlayan araçlar var, ancak aynı zamanda proje ekibiyle düzenli olarak görüşmeniz ve durum raporları ve geri bildirim almanız gerekiyor.

8. Belge Değişiklikleri

Belirttiğimiz gibi, değişim bir projenin parçasıdır. Önemli olan, değişimi hızlı bir şekilde tanımlamaya ve yanıt vermeye cazip gelebilirsiniz. Ancak bu değişiklikleri proje planında belgelemeden, kendinizi problemlere hazırlıyorsunuz. Bu değişiklik yönetimi belgeleri, gelecekteki projeler için geçmiş veriler sunar, ancak aynı zamanda mevcut projedeki eylemleri de açıklar.

Proje Yürütme Zorlukları

İşler ters gidebileceği veya proje planından sapabileceği için özetlediğimizden daha fazla sorun var. Bu nedenle yürütme sırasında izleme ve izleme çok önemlidir. İşte dikkat etmeniz gereken bazı yaygın sorunlar.

Kapsam kayması, proje kapsamının orijinal hedeflerinin ötesine geçtiği zamandır. Bu, değişiklik isteyen paydaşlar, tedarik zinciri sorunları ve daha fazlası nedeniyle olabilir. Her değişikliği gözden geçirip öncelik sırasına koymak veya buna göre göz ardı etmek sizin işiniz.

Güvenilir bir ekibe sahip olmak, herkesin işlerinden sorumlu olmasını gerektirir. Sorumluluk olmadan, uzun gecikmeler ve daha yüksek maliyetleriniz olur. Ekibinizi sorumlu tutmak, ekibinizi başarıyla yönetmenin bir parçasıdır.

Planlama aşamasında bir risk yönetim planı geliştirmiş olmanız gerekir ve projeyi yürütürken işinize yarayacaktır. Bu, sorunları ortaya çıktıklarında tanımlamanıza ve onlara hızlı bir şekilde yanıt vermenize olanak tanır.

Yürütme Boşlukları

Stratejik hedefleri iş değerine dönüştürmek için bir yönetim stratejisi uygulayan kuruluşlar, başarı için "daha büyük sistemi" keşfedeceklerdir - üst düzey yöneticiler, orta yönetim, proje yöneticisi ve proje ekibi.

Bu yılın başlarında, Todd Williams tarafından Doldurma Yürütme Boşlukları adlı başka bir kitap yayınlandı. Williams'ın kitabı, tekrarlanabilir proje başarısını gerçekleştirmek için kapatılacak “altı yürütme boşluğunu” net bir şekilde belirlemeyi bir adım daha ileri götürüyor.

En son PMI Pulse of the Profession 2017'ye göre, "C-suite, büyük ölçüde strateji formülasyonu ve yürütme arasında köprü kurmaya ve teknoloji ve iş kesintileriyle mücadele etmeye odaklanmaya devam ediyor." Williams'ın araştırması, kaçırdığımız boşlukları ortaya koyuyor.

Williams'ın araştırması, başarılı bir proje yürütmesini engelleyen altı temel boşluğu tespit ediyor:

• Ortak anlayışın olmaması
• Ayrılmış yönetici sponsorları
• Stratejik hedeflerle uyumsuzluk
• Kötü değişiklik yönetimi
• Etkin olmayan kurumsal yönetim
• cansız liderlik

Gerçek şu ki, her bir boşluğu tek tek düzeltmek çözüm değil. Asıl zorluk, altı boşluğun tümünü gidermek için çözümler bulmak, eylem planları geliştirmek ve stratejiler uygulamaktır. Williams'a göre, bu roket bilimi değil, ancak her bir boşluğun program girişimlerinizi nasıl etkilediğini anlamak, projenizin en kritik aşamasının anahtarıdır: yürütme.

Yürütme Boşluğunu Kapatmak

Boşluğu kapatmak için iki parça var:

• Stratejik plan amaç ve hedeflerinin bir uygulama planıyla uyumlu hale getirilmesi
• Programda yürütme ve bu hedefleri karşılayan sonuçların proje teslimi

Strateji boşluğu olarak da bilinen bu yürütme boşluğunu kapatmak, bugün iş liderlerinin karşılaştığı en sinir bozucu zorluklardan biridir. Yürütme boşluğu, bir şirketin stratejileri ve beklentileri ile bu hedeflere ulaşma ve fikirleri eyleme geçirme yeteneği arasındaki algılanan boşluktur.

Proje Yürütme Planı Şablonu

Bir proje yürütme şablonu arıyorsanız, atmanız gereken eylem adımlarını özetleyen Excel için ücretsiz bir eylem planı şablonumuz var. Göreve kimin atandığını, son tarihi, hangi kaynakların gerekli olduğunu ve daha fazlasını listeler. Bu statik bir belgedir, ancak proje yönetimi yazılımına yükseltmeye hazır değilseniz, onu faydalı bulacaksınız.

Proje Yürütmeyi Geliştirmek için Stratejik İpuçları

Başarılı proje yürütmeyi teşvik etmek için bazı stratejileri gözden geçirelim.

1. Sonunu Düşünerek Başlayın

Stratejinizi öngörülen nihai sonuçlarla uyumlu hale getirmeyi düşünmek iyi bir fikirdir. Konseptten uygulamaya geçmenin büyük bir sorunu, açıkça tanımlanmış amaç ve hedeflerin eksikliğidir. Neyi başarmak istediklerini tanımlayamayan yöneticiler, proje liderlerinin stratejilerini anlamalarını ve projelerine herhangi bir düzeyde anlamlı katkı ile liderlik etmelerini pek bekleyemezler.

2. Çekirdek Ekibinizden Katılım Sağlayın

İyi tanımlanmış bir proje, ekibinizin ve paydaşlarınızın katılımını kazanmanıza yardımcı olur. Stratejik kararların arkasındaki vizyonu açıklamak, bu çekirdek ekibe, bilgilerinin ve çalışmalarının daha büyük bütüne nasıl katkıda bulunacağına dair daha derin bir anlayış sağlar. İşbirliğine dayalı proje yönetimi yazılımı kullanmak, herkesin bir takım olarak çalışmasını sağlarken birincil hedefleri de göz önünde bulundurmanın ideal bir yoludur.

3. Proje Liderleri Projelerini Bitiş Çizgisinin Ötesine Geçirir

Stratejilerin harekete geçtiğinden emin olmak için projeyi yönetmek için doğru proje liderliği becerilerine sahip yeteneğe sahip olduğunuzdan emin olun. Duygusal zeka ve öz farkındalık, proje liderleri için temel beceriler olmaya devam ediyor.

4. Yüksek Performanslı Bir Ekip Oluşturun

Programlarınız ve projeleriniz için doğru stratejileri ve hizalamaları tanımlamaya yardımcı olabilecek yüksek nitelikli bir ekip oluşturmayı hedefleyin. Vizyonlarını uyumlu hale getirebilen ve ekipleriyle birlikte çalışabilen proje liderleri, kilit programları ve projeleri başarıyla sunacak ve vizyon ve stratejinin uygulamaya uygun hale getirilmesi bu boşlukları kapatmanıza yardımcı olacaktır.

5. Hesap Verebilirlik Yoluyla İlerlemeyi ve Performansı İzleyin

Herhangi bir stratejinin uygulanması, gerekli olan çeşitli proje ve programları tartışmak için toplantıları içerir. Toplantılar, aşağıdakileri yapmak için bu aşamada odağı bir araya getirmeye yardımcı olmak için kritik öneme sahiptir:

• İnsanları yönetmek
• Süreçleri takip edin
• Bilgileri tüm kilit paydaşlara, sponsorlara ve ekip üyelerine iletin

Toplantılar, anlaşmaları sağlamlaştırmanın, eyleme geçirilebilir öğeleri belgelemenin, riskleri/sorunları tanımlamanın ve sonuçları üretmek için ekibinizi takip etmesinden sorumlu tutmanın harika bir yoludur.

Proje boyunca iletişim hattını açık tutun. Toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında bekleyen eylem öğeleri, sorunlar ve risklerle ilgili takip ettiğinizden emin olun. Mikro yönetimden kaçının ve duruma ve ekip üyesine göre liderlik tarzınızı ayarlayın.

Proje Yürütmeye Yardımcı Olacak Daha Fazla Proje Yönetimi Şablonu

Excel için ücretsiz eylem planı şablonumuzu gördünüz, ancak bu sunduğumuz düzinelerce proje şablonundan yalnızca biri. Yürütme aşaması da dahil olmak üzere projenizin her aşaması için ücretsiz şablonlar vardır. İşte yürütmeye yardımcı olacak birkaç tane.

Proje Panosu Şablonu

Bir projeyi yürütmenin bir parçası, programın ve bütçe kısıtlamalarınızı karşıladığından emin olmaktır. Excel için ücretsiz proje panosu şablonumuz, görevler, iş yükü, maliyetler ve daha fazlası gibi ölçümleri takip eder. Tabii ki, verileri girmeniz gerekiyor, ancak bulut tabanlı proje yönetimi yazılımı kullanmıyorsanız, en iyi seçeneğiniz bu.

Proje Görev İzleyici Şablonu

Görevlerinizin planlandığı gibi gitmesini sağlamanın bir başka yolu da Excel için ücretsiz proje görev izleyici şablonumuzu kullanmaktır. Gerçek etkiye karşı planlanan çabayı görmenizi sağlar, böylece herhangi bir anormalliği yakalayabilir ve hızlı bir şekilde çözebilirsiniz. Görev kontrol listesi, proje takibi ve görev analizi şablonu olarak da kullanılabilen harika bir görev yönetimi aracıdır.

Zaman Çizelgesi Şablonu

Yürütme aşamasının bir diğer önemli kısmı da ekibinizi yönetmektir. Excel için ücretsiz zaman çizelgesi şablonumuz, saat, tatil ve fazla mesai başına maliyeti hesaplayarak işte geçirdikleri zamanı takip etmenize olanak tanır. Görevleri için ne kadar zaman harcadıklarını takip edin ve projeyi yolunda tutmanıza yardımcı olacak başka bir görünüm elde edin.

Proje Yürütme için ProjectManager'ı Kullanma

Strateji ve teori sizi ancak iş uygulamaya geldiğinde bir yere kadar götürür: proje planınızın başarılı olmasını sağlamak için doğru araçlara ihtiyacınız var. ProjectManager, proje planınızı yürütmenize yardımcı olacak güçlü bir araç paketine sahiptir.

Proje Yürütmesini Gerçek Zamanlı Takip Edin

Gerçek zamanlı panolarla projenizin üst düzey bir görünümünü elde edin. Diğer hafif yazılımlarda olduğu gibi kurulum gerekmez. Aracımız canlı verileri otomatik olarak toplar ve hesaplar ve bunları renkli grafiklerde görüntüler. Zaman ve maliyetten iş yüküne ve sağlık durumuna kadar ilerlemeyi ve performansı izleyen altı proje metriğini görün.

Görevleri Daha Etkili Yönetin

Pano, yöneticilerin projeyi izlemesine olanak tanırken, görev yönetimi araçlarımız ekip üyelerinin günlük görevleri yerine getirmesine yardımcı olur. Ödüllü yazılımımız, ekip üyelerinin kendilerine atanan tüm görevleri, görev önceliğini ve bitiş tarihini görebilecekleri bir liste görünümü de dahil olmak üzere birden çok proje görünümüne sahiptir. İlerlemeyi güncellemek, yorum eklemek ve dosya görevleri eklemek kolaydır, böylece tüm işler proje merkezli kalır. Şeffaflık, iyi bir uygulama için anahtardır ve ProjectManager'da buna fazlasıyla sahiptir.

Projenizi yürütürken bu stratejileri uygulamanıza yardımcı olacak bir araç arıyorsanız, ProjectManager var. Bulut tabanlı proje yönetimi yazılımımız gerçek zamanlı veriler sunar, böylece neler olduğunu olduğu gibi görebilirsiniz. Bu 30 günlük deneme sürümüyle ücretsiz deneyin.