Proje Başlatma Belgesi Nasıl Oluşturulur (Şablon Dahildir)

Bir projeye başlamadan önce - hatta onu planlamadan önce - önce projeyi ayrıntılı olarak tanımlamanız gerekir. Bu, proje yöneticisinin projenin kilit paydaşlarından onay almasına ve herhangi bir aksama olmadan planlama aşamasına geçmek için tüm araştırmaların yapıldığından emin olmasına olanak tanır.

Bu nedenle bir proje başlatma belgesi (PID) çok önemlidir. Nedenini anlamak için, terimi tanımlayalım ve diğer proje belgeleriyle karşılaştıralım. Önemini ve birçok bileşeni de dahil olmak üzere bir proje başlatma belgesinin nasıl oluşturulacağını keşfedeceğiz. Başlamanıza yardımcı olması için Word için ücretsiz bir proje başlatma belgesi şablonu bile indirebilirsiniz.

Proje Başlatma Belgesi (PID) Nedir?

Projeyi kapsamlı bir şekilde tanımlamak için bir proje başlatma belgesi (PID) kullanılır. Bir proje başlatma belgesine benzer, ancak daha derinlemesinedir. Öncelikle, Kontrollü Ortamlarda PROJELER anlamına gelen bir kısaltma olan PRINCE2 metodolojisinde kullanılır. PID doğrusaldır ve süreç tabanlıdır, bir projeyi tanımlanmış aşamalara ayırır ve çoğunlukla Birleşik Krallık'ta kullanılır.

Proje başlatma belgesi, proje başlatma aşamasının son bölümü olmakla birlikte bir sonraki aşamada oluşan proje planının temeli olarak da bakılabilir. Ayrıca, kilit paydaşların projeyi sahiplenmesine yardımcı olur ve proje ekibini gelecekte neler olacağı konusunda bilgilendirir.

Bir proje başlatma belgesi, projenin yaşam döngüsü boyunca sıklıkla gözden geçirilen ve revize edilen canlı bir belgedir. İşler değişir ve bu değişiklikler proje başlatma belgesine yansıtılmalıdır. Birazdan ele alacağımız bu ve daha fazlası için inanılmaz derecede önemli bir belge.

Aynı zamanda projeyi tamamlama yarışında başlangıç ​​silahı olarak kabul edilebilir. Proje başlatma belgesiyle birlikte parkuru belirledikten sonra, etkin bir şekilde geçmek için araca ihtiyacınız var. ProjectManager, PID'nizi alıp uygulanabilir bir proje planına dönüştüren ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Güçlü Gantt grafiğimiz, proje görevlerini ve kaynaklarını planlamanıza ve programlamanıza, maliyetli gecikmeleri önlemek için dört tür görev bağımlılığını birbirine bağlamanıza ve hatta temel görevleri belirlemek için kritik yol için filtreler yapmanıza yardımcı olur. Planınız yürürlüğe girdikten sonra, planladığınız eforu yakalamak için taban çizgisini ayarlayın ve bunu gerçek zamanlı eforunuzla karşılaştırın. Bu, projenizi zamanında ve bütçesi dahilinde tutmanıza yardımcı olur. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje Başlatma Belgesi Oluşturmak Neden Önemli?

Bir proje başlatma belgesinin önemli olmasının pek çok yolu vardır. Muhtemelen başlatma aşamasında oluşturulan en önemli proje belgesidir çünkü o aşamadaki diğer proje belgelerinin çoğunu toplar. Bu şekilde, proje başlatma belgesi, projeyi proje kuruluna götürmeden ve finansal desteklerini istemeden önce projenin tam olarak anlaşılmasını sağlar.

Proje başlatma belgesinin bir diğer önemli yönü de temel olarak hareket etmesidir. Hem proje kurulu hem de proje yöneticisi buna başvurabilir ve ilerlemelerini takip edebilir. Bunu, gerçek süreç hakkında veri toplayarak ve bunu proje başlatma belgesiyle karşılaştırarak yaparlar. Ayrıca ortaya çıkabilecek ve projenin kapsamını, maliyetini veya süresini etkileyebilecek sorunların belirlenmesine yardımcı olabilir.

Proje başlatma belgesi ayrıca yeni proje üyelerini hızlandırmak için harika bir araçtır. Projenin nedeni, iş gerekçesi, riskler, nasıl yönetildiği ve daha fazlası gibi proje hakkında bilmeleri gereken her şeyi tek bir yerden öğrenebilirler.

Bir Proje Başlangıç ​​Belgesinde Neler Bulunmalıdır?

Bir proje başlatma belgesinin ne olduğu ve neden önemli olduğu hakkında çok konuştuk, ancak henüz neleri içerdiği konusunda ayrıntılara girmedik. Bu tartışmamızın en önemli kısmı olabilir. Burada, proje başlatma belgesinin farklı bölümlerini ve bunların ne işe yaradığını ana hatlarıyla açıklayacağız.

Proje tanımı

Başlamak için, proje başlatma belgesi projeyi kısaca özetler ve aşağıdakilerin kısa bir açıklamasına girer.

• Amaç: Projenin nedeni, bunun yeni bir ürün olup olmadığı, bir pazar nişini doldurması vb.
• Hedefler ve hedefler: Projenin amaçlarını, uzun vadeli sonuçlarını ve hedeflerini, kısa vadeli sonuçlarını tanımlayın.
• Başarı kriterleri: Başarılı olup olmadığını belirlemek için projeyi nasıl ölçeceğinizi açıklayın.
• Varsayımlar ve kısıtlamalar: Projeyi neyin etkileyebileceği açısından neyin doğru olduğunu varsaydığınızı ve neyin doğru olduğunu kanıtladığınızı listeleyin.

İş durumu

İş gerekçesi, projeyi gerekçelendiren belgedir. Proje tanımında tartışılanlara benzer, ancak daha fazla ayrıntıya girer. Projenin faydaları, maliyeti ve riski gibi şeyleri tanımlayacaktır.

Proje kapsamı

Hedefleri, kısıtlamaları ve iş akışı yönetimini tanımlamak da dahil olmak üzere projeyi tamamlamak için yapılması gereken her şeyi burada özetleyeceksiniz.

Proje bütçesi

Burası proje maliyetlerinin mümkün olan en doğru tahminini yapacağınız yerdir. Para kaybetmekten kaçınmak için gerçek maliyete olabildiğince yakın olmak istediğiniz için bu, bir dizi farklı teknikle yapılır. Bu nedenle, bütçenizi elde etmek için uzman görüşlerini, tarihsel verileri kullanın ve projeyi görevlere ayırın ve bu görevlerle ilişkili maliyetleri tahmin edin.

Proje Zaman Çizelgesi

Tüm çıktılarınızın, etkinliklerinizin ve görevlerinizin listelenmesi, projeyi planlamanıza yardımcı olacaktır. Her görevin bir başlangıç ​​tarihi ve bir bitiş tarihi olmalıdır. Ardından, tüm projeyi tek bir sayfada görebilmeniz için görevleri görsel bir zaman çizelgesine yerleştirmek isteyeceksiniz.

İlgili: Excel için En İyi 12 Proje Planlama Şablonu

Proje Dağılımı

Proje zaman çizelgenizdeki bir görevi yanlışlıkla gözden kaçırmamak için bir iş kırılım yapısı kullanın. Bu, en üstte son çıktının ve oradan dallara ayrılarak sizi oraya götüren diğer tüm çıktıların yer aldığı hiyerarşik bir ağaç grafiğidir. Tüm çıktılarınızı bilmek, onları üretmek için gerekli tüm görevleri belirlemenize yardımcı olacaktır.

Kaynak Planı

Kaynaklar, ekibinizi, ekipmanınızı, malzemelerinizi vb. içeren projeyi yürütmek için ihtiyacınız olan her şeydir. Bu belge, tüm bu kaynakları, her birinden ne kadarına ihtiyacınız olduğunu ve ne zaman ihtiyaç duyacağınızı listeleyecektir. Bu çaba mümkün olduğunca verimli olacak şekilde koordine edilecektir.

Risk Planı

Risk, olumlu ya da olumsuz, tüm projelerin doğasında vardır ve hesaba katılması gerekir. Risk planı, bu riskleri ve projede sorun haline gelmeleri durumunda onlarla ne yapılacağını tanımlayacaktır. Onlara yanıt vermesi ve bir öncelik, etki ve gerçekleşme olasılığı belirlemesi için bir ekip üyesi atamak isteyeceksiniz.

Değişiklik Yönetim Planı

Değişim, değişim yönetimi planının devreye girdiği bir projede verilen başka bir şeydir. Gözden geçirilip onaylanabilmeleri veya reddedilebilmeleri için bu değişiklikleri yönetmek için bir süreç oluşturur. Plan onaylanırsa, değişikliğin projeye nasıl iletileceğini ve uygulanacağını da detaylandıracaktır.

Proje Ekibi Rolleri ve Sorumlulukları

Bu belge, projede yer alan herkesin rollerini ve sorumluluklarını tanımlayacaktır. Ayrıca kime rapor verileceğini ve ekip üyesinin sorularını ekipte kimin yanıtlayacağını da açıklayacaktır. Bu, projeye başlamadan önce herkese açık bir şekilde iletilecektir.

Proje Kontrolleri

Projeleri zamanında tutmak için yöneticilerin ilerlemelerini ve performanslarını izlemesi gerekir. Proje kontrolleri, projenin planı ve bütçesi ile uyumlu olmasını, beklendiği gibi çalışmasını ve kalite standartlarını karşılamasını sağlamak için kullanılır.

İletişim planı

Paydaşların bilgilendirilmeleri gerekir, ancak projenin yabani otlarına girmelerine gerek yoktur. İletişim planı, kimin neyi bilmesi gerektiğini, bunların ne sıklıkla güncellenmesi gerektiğini ve tercih edilen veri alma yönteminin ne olduğunu tanımlar. İletişim planı aynı zamanda proje ekibindeki herkesi bilgilendirmeyi de içerebilir.

Proje Başlatma Belgesi Şablonu

Sıfırdan bir tane oluşturmak zorunda kalmamanız için, Word için ücretsiz bir proje başlatma belgesi şablonu ekledik. Yukarıda tanımladığımız tüm çeşitli bölümleri ana hatlarıyla belirtir ve tamamen özelleştirilebilir, böylece uygun gördüğünüz şekilde bölüm ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz. Tüm destekleyici belgelerinizi eklemek, bu ücretsiz proje başlatma şablonunu paha biçilmez hale getirecektir.

Proje Başlatma Belgesi ve Proje Planı Karşılaştırması

Proje başlatma belgesi kulağa bir proje planı gibi gelebilir. Onu çeşitli bileşenlere ayırdığımızda göreceğimiz gibi, aynı olan bazı öğeler var. Örneğin, her ikisinin de bir proje zaman çizelgesi olacak, kaynaklarla ilgilenecek ve bir bütçe olacak. Ama ikisi benzer olsa da, aynı değiller.

Birincisi, proje başlatma belgesi bir proje planından daha üst düzeydir. Proje planı, bir projeyi baştan sona götürecek ve bir teslimatla sonuçlanacak adımları ana hatlarıyla belirtmek için özel olarak tasarlanmıştır. Daha çok bir yol haritası olarak kullanılırken, proje başlatma belgesi, var olma nedeni de dahil olmak üzere tüm projenin ayrıntılı bir özetidir.

Proje başlatma belgesi ile proje planı arasındaki diğer bir fark, PID'nin PRINCE2'nin bir parçası olmasıdır. Başka bir metodoloji tarafından yürütülen bir projede bu tür belgeleri bulmanız pek olası değildir. Şelale yaklaşımını ele alalım, benzer bir belgeye sahip olacaktır, ancak aynı zeminin çoğunu kapsayan proje başlatma belgesi olarak adlandıracaktır.

Proje Başlatma Belgesi ve Proje Özeti

Bir proje özeti, kapsam açısından bir proje başlatma belgesine benzer, ancak yine ayrıntı açısından farklılık gösterir. PID, projeyi onaylayıp onaylamama kararını verecek olan proje kurulundan bilgi alırken, proje özeti, projenin temel unsurlarının kısa bir açıklamasıdır.

Proje yöneticisi veya proje lideri, proje başlatma belgesini oluşturur. Genellikle proje özeti yapıldıktan ve üzerinde anlaşmaya varıldıktan sonra PID oluşturmaya başlarlar. Bir anlamda proje başlatma belgesini başlatır. Bu, proje kurulu veya paydaşları tarafından reddedilen çok sayıda ayrıntılı çalışma yapmaktan kaçınır.

ProjectManager, Projeyi Yönetmenize Yardımcı Olur

Şablonlar harikadır, ancak manuel güncellemeler gerektiren statik belgelerdir. Bir projeyi yönetirken verimlilik istersiniz. ProjectManager, projenin başlangıç ​​aşamasından yürütme, izleme ve kontrole geçmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri size sunan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Sınırsız dosya depolamamız, proje başlangıç ​​belgenizdeki tüm destekleyici proje belgelerini her zaman elinizin altında olacak şekilde tutmanız için size merkezi bir merkez sağlar. Ancak bu, yazılımımızın sizin için yapabileceklerinin yalnızca başlangıcıdır.

Gerçek Zamanlı Panolar ile Projenizi İzleyin

Bir proje yürütüldüğünde, yöneticiler proje takvimi ve bütçesi ile uyumlu olduğundan emin olmak için o projenin izlenmesi ve kontrol edilmesiyle derinden ilgilenirler. Gerçek zamanlı proje panoları, projelerin ilerlemesi ve performansı hakkında üst düzey bir genel bakış sağlar. Canlı verileri yakalarlar ve bunu zaman, maliyet, iş yükü ve daha fazlasını gösteren okunması kolay grafikler ve tablolar halinde görüntülerler. Hafif araçların aksine kurulum gerekmez. Siz hazır olduğunuzda hazırdır.

Kaynak Yönetimi Özellikleriyle Ekipleri Üretken Tutun

Rotada kaldığınızdan emin olmanın bir yolu, kaynakları yönetmektir. En önemli kaynağınız elbette ki proje ekibidir. Onlara görev atamayı kolaylaştırmak için PTO ve küresel tatiller de dahil olmak üzere kullanılabilirliklerini kaydedebilirsiniz. Ardından, hiç kimsenin fazla yüklenmediğinden emin olmak için renk kodlu iş yükü tablosunu kullanın. Bazıları öyleyse, iş yüklerini dengelemek ve kapasitelerini ve üretkenliklerini korumak için kaynakları doğrudan tablodan yeniden tahsis edin.

Ekip üyelerinin istedikleri araçlarla çalışmasına izin veren çoklu proje görünümlerimiz ve sorunları hafifletilene kadar tanımlayan ve izleyen risk yönetimi özellikleri gibi görev yönetimine yardımcı olan birçok başka özellik vardır. Otomatik iş akışları verimlilik sağlar ve görev onay ayarları yalnızca kalitenin sunulmasını sağlar. Bir proje girişimi belgesi, projenin başarılı olmasını sağlar ve ProjectManager başarılı olmasını sağlar.

ProjectManager, nerede olurlarsa olsunlar veya ne zaman çalışırlarsa çalışsınlar ekipleri birbirine bağlayan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Daha iyi işbirliğini geliştirmek için dosya paylaşın, görev düzeyinde yorum yapın ve daha fazlasını yapın. Projeleri başarıyla teslim etmek için yazılımımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens gibi şirketlerdeki ekiplere katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.