Proje Başlatma: Projenize Nasıl Doğru Başlarsınız?

Büyük projeler genellikle büyük umutlar ve beklentilerle başlar. Ancak proje başlatma aşaması başarılı olmazsa, proje rotasından sapabilir ve felakete sürüklenebilir. Projenizi en başta ona bir yapı sağlayarak sabitlemelisiniz. Fikirler çoktur, ancak bir proje planına sahip olmak ve onu yürütmek, bu umutları ve fikirleri gerçekleştirmenizi sağlar.

Elbette başka proje yönetimi aşamaları da vardır, ancak proje başlatma ilk ve genellikle en önemli adımdır. Güçlü bir proje başlatma aşamasıyla, projeyi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlama yolundasınız.

Proje Başlatma Nedir?

Proje başlatma, bir projenin yaşam döngüsünün ilk aşamasıdır. İşte bu noktada proje için fırsat veya neden belirlenir ve bu fırsattan yararlanmak için bir proje geliştirilir. Projelerin kilit paydaşlar tarafından onaylandığı veya reddedildiği de bu aşamadadır, bu nedenle projenin iş değerine sahip olduğundan emin olmak için fizibilite çalışmaları ve maliyet-fayda analizi yapmanız gerekecektir.

Proje başlatma, proje fikrinizin gerçeğe dönüşmesi için çok sayıda planlama ve araştırma yapmanız gereken yoğun bir proje aşamasıdır. ProjectManager, riskleri, görevleri, zamanı ve kaynakları takip edebilmeniz için Gantt şemaları, kanban panoları ve proje panoları gibi çoklu proje görünümleri sunan bir proje yönetimi yazılımıdır.

Proje Başlangıç ​​Aşamasının Önemi Nedir?

Proje başlatma aşaması birkaç nedenden dolayı önemlidir. Bunun ana nedeni, bu aşamada proje yöneticilerinin bir proje ekibi oluşturması ve paydaşları projenin değerine ikna etmek için proje belgeleri oluşturmasıdır. Bu proje paydaşları projede ilerlemeye karar verdiklerinde, proje yönetim ekibi proje tamamlanana kadar proje planlama, proje yürütme ve proje izleme aşamalarına devam edebilir. Projeler, uygun bir proje yönetimi başlatma aşaması olmadan başlayamaz.

Proje Başlatma Belgeleri

Bahsedildiği gibi, proje başlatma belgeleri, projelerin tasarım aşamasından gerçeğe geçmesine yardımcı olur. Burada, projenizin faydalarını vurgulamanıza ve proje planınızın temellerini oluşturmanıza yardımcı olacak en sık kullanılan proje başlatma belgeleri bulunmaktadır.

Bu aşamada bir ekip oluşturulur ve projeyi ayrıntılı olarak tanımlamak için bir iş gerekçesi oluşturulur.

İş meselesi

Bir projeye başlama nedenini açıklamak için bir iş gerekçesi kullanılır. İş gerekçesi, finansal ve diğer kaynakların kullanımının bir işletmenin ihtiyaçlarını nasıl desteklediğini gösterir. Bir iş gerekçesi, proje teklifinin boyutuna ve riskine uyacak şekilde uyarlanabilir olacaktır, ancak yapısal olarak projeler arasında aynı olacaktır. Teknik konularla değil, projenin ticari kaygılarıyla ilgilenir ve kapsamlı olması gerekir.

İdeal olarak, iş gerekçesi anlaşılması kolay, mantıklı ve ilgili olmalıdır. Anahtar yönlerin izlenmesi, ölçülmesi ve gerekçelendirilmesi gerekir. Teslimat ve ilgili maliyetler için hesap verebilirlik ve taahhüt de olmalıdır.

Bir iş gerekçesinin yapısı şu şekilde olmalıdır:

• Önsöz
• İçindekiler
• Projenin ne olduğunu, bu projenin sonuçlarının ne olacağını ve neden üstlenilmesi gerektiğini içeren yönetici brifingi
• İş sürücülerini, projenin kapsamını ve finansalları açıklayan bir giriş
• Kaba bir büyüklük sırası gibi bir ön maliyet tahmini
• Varsayımlarla analiz ve risk dahil maliyet ve faydaların ne olacağı
• Sonraki adımların ne olacağını belirten sonuç
• Ek

Proje Beyannamesi

Bir proje başlatma belgesi, projenin amacını ve nasıl yapılandırılacağını ve uygulanacağını ana hatlarıyla belirtir. İçinde, proje için vizyon, hedefler, kapsam ve çıktılar detaylandırılmıştır. Proje ekibi ve paydaşlar için sorumluluklar da açıklanmaktadır.

Bu sonraki adım, proje vizyonunu ve hedeflerini net bir şekilde belirlemeye yardımcı olur. Projenin kapsamını tanımlar ve çıktıları listeler.

Proje başlatma belgesi ayrıca proje ekibinin rollerini ve sorumluluklarını listeler ve projenin müşterilerini ve paydaşlarını tanımlar. İşte bu noktada proje yapısal olarak düzenlenir, proje planı belgelenir ve tüm riskler, sorunlar ve varsayımlar listelenir.

Takım Şartı

Ekip başlatma belgesi, proje başlatma belgesine benzer, yalnızca bir proje ekibinin rollerine ve sorumluluklarına odaklanır. Bu belgenin temel amacı, ekiplerin hedeflerine ulaşmak için birlikte nasıl çalışabileceklerini daha iyi anlamalarına yardımcı olmaktır.

Proje Başlangıç ​​Belgesi (PID)

PRINCE2 çerçevesiyle projeleri yönetirken bir proje başlatma belgesi kullanılır. İş gerekçesi, kapsam, riskler, başarı kriterleri ve diğer önemli proje başlatma yönleri gibi paydaş onayı gerektiren proje unsurlarını tanımlamak için bir proje başlatma belgesi kullanılır.

Proje Başlangıç ​​Aşamasının Temel Adımları

Yukarıda belirtildiği gibi, proje başlatma aşaması birkaç basit adıma bölünebilir. İşte çoğu projeye başlamak için 5 proje başlatma adımı. Ekibinizin ihtiyaçlarına daha iyi uyacak şekilde bu proje başlatma sürecini ayarlamaktan çekinmeyin.

1. Proje Başlangıç ​​Belgelerinizi Oluşturun

Yukarıda belirtildiği gibi, proje başlatma belgeleri bu aşamanın ana çıktılarından biridir. Bir proje başlatma belgesi, iş gerekçesi, proje başlatma belgesi ve diğer destekleyici proje belgeleriyle projenizi başarıya hazırlarsınız.

2. Bir Fizibilite Çalışması Yapın

İş gerekçesi onaylandıktan sonra, bir sonraki adım, projenin ele alması önerilen fırsat veya iş sorununa olası çözümleri belgeleyen bir fizibilite çalışması yapmaktır. Sizi projeye yaklaşmanız için doğru yola yönlendirir.

Bir fizibilite çalışması, fırsatı araştırır ve başarılı bir projeyi tamamlamak için neyin gerekli olduğunu belgeler. Varsa diğer çözümleri de belirleyecektir. Riskler ve sorunlar şu anda ana hatlarıyla açıklanır ve bunların ortaya çıkması durumunda her biri için önerilen çözümün ne olacağı belirtilir.

3. Bir Proje Ekibi Oluşturun

Ekip olmadan bir proje başlatılamaz: bu, proje geliştirmenin önemli bir parçasıdır. Ardından, proje planını uygulayacak kişilerin amaç ve sorumlulukları da dahil olmak üzere görev tanımları gelir.

Bir proje ekibi oluşturmak, işin sorunsuz bir şekilde akmasını sağlamak için her bir üyenin rollerini olabildiğince açık bir şekilde tanımlamayı gerektirir. Bir pozisyon için tüm sorumlulukları ve bu roldeki kişinin kime rapor vereceğini listeleyerek başlayın.

Ayrıntılı bir organizasyon şeması yapmak yardımcı olabilir. Her pozisyon için gereken becerileri ve deneyimi listeleyerek, o pozisyonu doldurmak daha kolaydır. Gerekli nitelikler olup olmadığını not etmek de yararlıdır. Elbette bir performans kriteri, ücret ve çalışma koşulları da belirlenmelidir.

4. Proje Başlangıç ​​Aşamanızı Onaylayın

Paydaş onayı istemeden önce hiçbir adımın atlanmadığından emin olmak için proje başlatma belgelerinizi gözden geçirin. Tespit edilen risklere göz atmak ve eksik bir şey olup olmadığına bakmak da önemlidir. Bir sonraki aşamaya geçmeden önce varsayımlarınızın ve kısıtlamalarınızın değişip değişmediğini kontrol edin.

Sadece bir projeyi doğru başlatarak başarılı bir şekilde sonlandırabilirsiniz. Kapsamlı bir proje başlatma aşamasına sahip olarak, kapsamı açıkça tanımlar ve bu projeyi başarılı bir sonuca taşımak için harika bir ekip kurarsınız.

5. Bir Proje Başlangıç ​​Toplantısı ile Ekibinizi Hazırlayın

Proje başlatma belgeniz onaylandıktan sonra, proje ekibiniz ve proje müşterisi ile bir proje başlangıç ​​toplantısı yapmanız gerekecektir. Bu başlangıç ​​toplantısında, diğer şeylerin yanı sıra proje kapsamı, zaman çizelgesi ve teslimatlara ilişkin ortak hedefler ve beklentiler belirlenecektir. Bu, proje planlama ve yürütme aşamalarına sorunsuz bir geçişi garanti eder.

6. Proje Yönetim Ofisi'ni (PYO) Kurun

Proje yönetim ofisi, proje yöneticisi ve destek personelinin proje süresince bulunduğu ofis veya şantiyede bulunan fiziksel bir alandır. İletişim altyapısını ve proje için gerekli olan her türlü teknolojiyi barındırır.

Yapılacak ilk şey, proje ofisinin nerede olması gerektiğini bulmak ve ardından altyapının doğru PYO araç ve ekipmanıyla doğru şekilde kurulduğundan emin olmaktır.

Şimdi sıra proje ofisindekilerin rollerini ve sorumluluklarını belirlemeye ve uygun standartları ve süreçleri belirlemeye geldi. Bu noktada proje ofisi, sorumluluğu altındaki projelere hizmet verebilir.

Proje Başlatma Aşamasına Yardımcı Olacak Proje Yönetimi Şablonları

Proje başlatma belgelerinizi oluştururken zamandan tasarruf etmenize yardımcı olmak için düzinelerce proje yönetimi şablonu oluşturduk. İşte onlardan birkaçı.

İş Vaka Şablonu

İş gerekçesi, proje paydaşlarına projenizin faydalarının potansiyel risklerinden veya kısıtlamalarından daha ağır bastığını gösteren ana araçlardan biridir. İyi bir iş gerekçesi, projeleri fikirlerden tamamlamaya taşımak için temeldir.

Proje Beyannamesi Şablonu

Proje başlatma belgesi, tam olarak geliştirilmiş bir proje yönetim planı oluşturmaya yönelik ilk adımdır. Bu şablon, kolayca bir proje başlatma belgesi oluşturmak için önemli bilgileri toplamanıza yardımcı olur.

Takım Sözleşmesi Şablonu

Bir ekip başlatma belgesi, proje yöneticilerinin ekip üyelerine, ekibin nasıl yapılandırıldığı ve ekip yönetiminde başarının anahtarı olan rol ve sorumluluklarının ne olduğu konusunda açıklık getirmelerine yardımcı olur.

Proje Yol Haritası Şablonu

Bu proje yol haritası şablonu, proje başlatma belgelerinizin bir parçası olarak eklenebilecek görsel bir zaman çizelgesini kolayca oluşturmanıza yardımcı olur. Bu, proje zaman çizelgenizi üst düzey bir görünümden hızlı bir şekilde paylaşmanın kolay bir yoludur.

Proje Başlatmanın Ötesinde ProjectManager'ı Kullanma

Artık proje başlatma aşamasını bitirdiğinize göre, proje planınızı yapmanın zamanı geldi. Ödüllü proje yönetimi yazılımımız ProjectManager'ı deneyin. Projeleri planlamanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olabilecek bir dizi güçlü araca erişiminiz olacak.

Planlar için Gantt Şemaları

Projenizi başlangıç ​​aşamasından planlama aşamasına geçirmek için çevrimiçi Gantt şemalarımızı kullanın. Görevlerinizin haritasını çıkarın ve bağımlılıkları olan görevleri birbirine bağlayın. Herkesin proje sorumluluklarını bilmesi için son tarihler belirleyin ve ekip üyelerine görevler atayın. Ekip üyelerinin başlamak için ihtiyaç duydukları her şeye sahip olması için görevlere yorumlar ve ekler bile ekleyebilirsiniz.

Projeyi Yolunda Tutmak için Kaynak Yönetimi Araçları

Bir ekip üyesi hastaysa veya aşırı yükü varsa yöneticiler, kaynak yönetimi araçlarımızla tek bir düğmeyi tıklatarak görevleri yeniden atama ve iş yükünü yeniden dağıtma gücüne bile sahiptir. Bu güçlü özellikler, başlatma aşamalarında yaptığınız tüm çalışmaların meyvelerini vermesini sağlamaya yardımcı olur.

İlgili İçerik

• 2023 Yılının En İyi Proje Yönetim Yazılımı
• Proje Yönetimi Rehberi
• Proje Yönetimi Süreç Grupları: Hızlı Kılavuz
• Proje Yönetiminde Üçlü Kısıt: Zaman, Kapsam ve Maliyet
• 10 Proje Yönetimi Bilgi Alanı (PMBOK)

Bir proje başlatılırken planlanması ve izlenmesi gereken çok şey vardır. ProjectManager gibi bir çevrimiçi proje yönetimi yazılımı, bir projeyi başlangıcından bitişine kadar yönetmek için Gantt çizelgeleri, gerçek zamanlı panolar ve görev listeleri gibi planlama ve izleme araçları sunar. Bu 30 günlük ücretsiz denemeyi alarak ProjectManager'ın projelerinizde size nasıl yardımcı olabileceğini görün.