Proje Yönetimi Temelleri: Tanımlar, Yöntemler ve Araçlar

Proje yönetimine hoş geldiniz 101. Proje yönetimi göz korkutucu bir disiplin gibi görünebilir, ancak temel ilkeleri kavradığınızda ve bunu biraz sezgiyle birleştirdiğinizde, durumunuz ne olursa olsun başarılı projelere liderlik etme yolunda olacaksınız.

Belki beklenmedik bir şekilde bir projeye liderlik etmek üzere görevlendirildiniz ve büyük bir terfi kapıda ya da projedeki rolünü daha iyi anlamak isteyen bir ekip üyesisiniz. Ne olursa olsun, eyleme geçirilebilir bilgiler için size proje yönetimiyle ilgili önemli ayrıntılara ilişkin kısa bir genel bakış sunacağız.

Proje yönetimi konusunda daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa, tam potansiyelinize ulaşmak için tüm kaynaklarımızı ve proje yönetimi araçlarımızı inceleyin. ProjectManager, hem deneyimli hem de yeni başlayan proje yöneticileri ve ekip üyeleri tarafından projeleri yönetmek için kullanılabilen güçlü bir proje yönetimi yazılımıdır. Bugün ücretsiz olarak başlayın.

İlk proje yönetimi temeli, proje yönetiminin ne olduğunu ve her tür organizasyon için neden bu kadar önemli olduğunu anlamamızı sağlayan bir projenin tanımıdır.

Proje Nedir?

Bir proje, tekil bir amaca götüren bir görevler dizisidir. Projelerin, projeyi tamamlamak için gereken zaman, insanlar ve kaynaklar gibi sınırları vardır. Bunların hepsi, hangi sonuçları elde etmek istediğinize ve bunları ne zaman elde etmek istediğinize bağlıdır.

Bu sonuçlar, çıktıları üreten sonucunuzdur. Proje nedeniyle üretilen veya sağlanan her şeydir. Çıktılar hem projenin kendisinin sonucu hem de proje planı, raporlar veya diğer belgeler gibi proje sürecinin sonuçları olabilir. Projeler teslim tarihlerinden oluşur. Projenin her görevi ve aşamasının bir teslim tarihi vardır, bu da projenizin bir takvimi olduğu anlamına gelir.

Bütçeler de bir projenin parçasıdır. Ayrılan süre içinde projenin taleplerini karşılamak için kaynakları ödemek için paraya ihtiyacınız var. Tipik kaynaklar işgücünü, iş malzemelerini ve ekipmanı içerir. Bir proje bütçesi bu harcamaları özetlemektedir. Artık projenin ne olduğunu belirlediğimize göre, proje yönetimini bir disiplin olarak tanımlayabiliriz.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi, her projede ortak olan bir dizi aşama olan proje yaşam döngüsünü yönetmek için proje yönetimi metodolojilerini, araçlarını ve tekniklerini kullanmayı içeren bir disiplindir. Bir proje ekibi içinde birkaç proje yönetimi rolü olsa da, proje yöneticisi genellikle projelerin baştan sona planlanması, yürütülmesi ve izlenmesi sürecini denetlemekten sorumludur.

Proje yönetimi disiplinini şekillendiren dört temel proje yönetimi kavramını gözden geçirelim: proje yaşam döngüsü, proje yönetiminin üçlü kısıtlaması, proje yönetimi bilgi alanları ve proje yöneticisi olarak kullanabileceğiniz bazı farklı proje yönetimi metodolojileri.

Proje yaşam döngüsü

Proje yaşam döngüsü, tüm projelerin geçtiği beş aşamayı tanımlar. İşte her birine hızlı bir genel bakış.

1. Başlatma: Burada proje kapsamını, hedefleri, projenin organizasyonunu, iş gerekçesini, kısıtlamalarını, paydaşların kim olduğunu, risklerin neler olduğunu, proje kontrollerini, raporlama çerçevesini vb.
2. Planlama: Burası, sizi A noktasından B Noktasına götürecek yol haritasını oluşturduğunuz yerdir; bu, her şeyi zamanında tamamlamak için gereken görevler, son tarihler ve kaynaklar için bir program oluşturmak anlamına gelir.
3. Yürütme: Proje başlar ve proje planı uygulamaya konur.
4. İzleme ve Kontrol: Projenin planlandığı gibi ilerlemesini sağlamak için, ilerlemeyi izlemek için mekanizmalar kurmanız gerekir. Proje planlandığı gibi ilerlemiyorsa, sorunları sorun haline gelmeden önce kontrol etmek ve çözmek için çalışın.
5. Kapanış: Projeler geçici çabalardır, dolayısıyla sonunda sona ererler ve resmi olarak kapatılmaları gerekir. Ancak bu, çıktıları üretmek kadar basit değil; imzalanması gereken evrak işleri, yeniden tahsis edilmesi gereken kaynaklar ve tamamlanması gereken diğer yarım kalmış işler var.

Üçlü Kısıtlama

Bir projeyi yönetmek için kullandığınız yöntem ne olursa olsun, üçlü kısıtlamayı anlamak çok önemlidir. Tüm projeler belirli kısıtlamalar ile yürütülür. Bunlar maliyet, zaman ve kapsamdır. Yani, projeler bütçe dahilinde gelmeli, zamanında teslim edilmeli ve üzerinde anlaşılan kapsamı karşılamalıdır.

Üçlü kısıtlamayı bir üçgen olarak düşünürseniz, maliyeti, zamanı ve kapsamı yönetiyorsanız, üçgen kalitedir. Dolayısıyla, projenin maliyetini, süresini ve kapsamını yönetiyorsanız, müşterinin kalite gereksinimlerini karşılayacaksınız.

Ancak üçlü kısıtlama bundan daha fazlasıdır; bir gemideki safra gibidir ve sular ne kadar dalgalı olursa olsun projeyi dengede tutar. Örneğin, daha fazla paraya ihtiyacınız varsa, projenin zamanını veya kapsamını ayarlamanız gerekecektir. Buna göre, zamanınız kısıtlıysa, o zaman bütçe veya kapsam değişmek zorunda kalacaktır.

Projenizi yönetirken, proje aşamaları ve yönetim araçlarıyla birlikte üçlü kısıtlamayı göz önünde bulundurursanız, projeyi rayında tutabilecek gerekli ayarlamaları yapma olanağına sahip olursunuz. Başarının formülü bu.

Proje Yönetimi Bilgi Alanları

Proje yönetimi bilgi alanları, projeleri başarıyla tamamlamak için proje yöneticileri ve ekip üyeleri tarafından yapılan farklı iş türlerini tanımlayan kategoriler olarak tanımlanabilir. Proje yöneticileri, proje yaşam döngüsü boyunca ekiplere rehberlik edebilmeleri ve üçlü kısıtlamanın iyi dengelendiğinden emin olabilmeleri için bu 10 proje yönetimi bilgi alanının her birinde çok bilgili olmalıdır.

1. Proje entegrasyon Yönetimi
2. Proje kapsam yönetimi
3. Proje Zaman Yönetimi
4. Proje Maliyet Yönetimi
5. Proje Kalite Yönetimi
6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
7. Proje İletişim Yönetimi
8. Proje Risk Yönetimi
9. Proje tedarik yönetimi
10. Proje Paydaş Yönetimi

Bu konuyla ilgileniyorsanız, proje yönetiminin bu temel ilkeleri hakkında daha fazla bilgi için proje yönetimi bilgi alanları blogumuza göz atabilirsiniz.

Proje Yönetimi Metodolojileri

Bir proje sürecini yapılandırmanın birçok yolu vardır ve proje yöneticileri bunlardan biri veya birkaçında uzmandır. En geleneksel olanı, bir projeyi yönetmek için doğrusal bir yaklaşımı izleyen ve projeyi çok yapılandırılmış bir sıraya bölen Şelale olarak adlandırılır.

Popülerlik kazanan farklı bir yaklaşım, yazılım geliştirmeden gelen Çevik olarak adlandırılır. Bu, "sprint" adı verilen küçük aşamalar veya döngüler halinde çalışan ve küçük ekiplere ödünç veren bir süreçtir. Adı gibi, süreç değişimi kucaklar ve esnektir ve müşteri geri bildirimlerine göre sürekli yön değiştirir.

Proje Yönetimi Neden Önemlidir?

Her işletme, kâr amacı gütmeyen kuruluş veya diğer herhangi bir kuruluş, proje yönetimini herhangi bir kuruluş için önemli kılan projeler yürütmeye ihtiyaç duyar.

Etkili proje yönetimi, yalnızca ekibinizin projeleri zamanında ve bütçenin altında teslim edeceği anlamına gelmez, aynı zamanda artan üretkenlik, düşük maliyetler, daha iyi liderlik ve motive olmuş çalışanlar gibi kuruluş çapında başka faydalar da sağlar.

Özetle, proje yönetimi, görevlerin, hedeflerin ve ekip performansının planlanması ve izlenmesi yoluyla kuruluşların daha verimli olmasına yardımcı olur.

Proje Yöneticisi Nedir?

Bir proje yöneticisi, projeden sorumlu kişidir. Bu kadarı açık, ancak bu çok basit bir açıklama olabilir. Proje yöneticisi projeyi her aşamada yönetir. Bu, önce projeyi paydaşlara satmaktan, ardından projenin kapsamını planlamaktan ve tanımlamaktan sorumlu oldukları anlamına gelir.

Proje Yöneticisi Ne İş Yapar?

Proje yöneticileri, proje hedeflerine ulaşmak için gerekli tüm görevleri belirler ve ardından bu görevleri bir programa göre sıralar. Bu görevler ve çizelgeler daha sonra projenin hedeflerine ulaşmak için gereken kaynaklara verilir. Bu, bir ekip oluşturmak, ihtiyaç duydukları araçları, malzemeleri almak, bir siteyi güvence altına almak ve gerekli olan her türlü kaynağı almak anlamına gelir.

Proje yöneticisi aynı zamanda bu kaynakları ödemek için proje bütçesini oluşturan kişidir. Tüm dokümantasyonu yönetmekten ve proje sonunda bu dokümanları arşivlemekten sorumludurlar. Ayrıca, insanların engellenmeden ve program ve bütçe dahilinde çalıştıklarından emin olmak için riski yönetir ve proje ilerlemesini izlerler.

Yani esasen, projeyle ilgili her şey proje yöneticisinin yetkisi altındadır. Onlar projenin liderleridir ve proje planını yürüten ekipleri yönetirler. Ancak, patron değiller. Proje yöneticisi, proje fikrini bir sponsora veya paydaşa sattı ve onlar onlara projenin ilerleyişi hakkında rapor verdi.

Bu nedenle, bir proje yöneticisi çok iyi organize olmuş, hedef odaklı ve süreç konusunda tutkulu bir kişidir. Bir proje yöneticisi baskı altında iyi çalışmalı, liderlik sağlamalı ve insanları ellerinden gelenin en iyisini yapmaları için nasıl motive edeceğini bilmelidir. İnsan becerilerinin ötesinde, iletişim becerileri çok önemlidir. Ve projeleri başarılı bir şekilde sunmaya yardımcı olan yöntem ve teknikleri bilmeleri gerekir.

Proje Yönetim Araçları

Fark etmiş olabileceğiniz gibi, projeler karmaşık olabilir. Projenin tüm öğelerinin sorunsuz bir şekilde çalıştığından emin olmak için planlar, çizelgeler ve izlersiniz. Elinizde ne kadar çok araç varsa, proje ve görevleriniz o kadar kolay yönetilebilir. Proje yönetimi yazılımı, proje yöneticilerine ve ekip üyelerine projelerinin her alanında yardımcı olmak için gereken tüm araçları içerebilir.

Bu proje yönetimi yazılımı bulut tabanlı olduğunda, veriler ve işbirliği gerçek zamanlı olarak gerçekleşebilir, bu da projenin daha doğru bir resmini sağlar ve karar vermeye yardımcı olur. Ayrıca, proje yönetimi yazılımı genellikle aşağıda tartışılanlar gibi projeleri yönetmek için birçok önemli araç içerir.

Panolar

Proje panoları, projenin tüm bölümlerinden metrikler toplar. Bu sayılar daha sonra okunması kolay çizelgeler ve grafikler halinde görüntülenerek, bir yöneticiye veya ekip üyesine projenin ilerleyişi ve verilerine canlı bir bakış sağlar. Panolar da raporlamaya yardımcı olabilir. Bir projeyi yürütmek, projenin sponsorlarına projenin ilerleyişi hakkında rapor vermek anlamına gelir. Grafikler ve çizelgeler, yalnızca hedeflenen raporlar için ihtiyaç duyduğunuz verileri sağlamak üzere filtrelenebilir.

Gantt Grafikleri

Çevrimiçi Gantt çizelgeleri, görev listenizi bir zaman çizelgesi üzerinde grafiksel olarak görüntüledikleri için planlama için harika araçlardır. Her görevin, o görevin başlangıcını ve bitişini işaretleyen bir çizgi oluşturan bir son tarihi vardır. Bağımlıysa, görevler daha sonra bağlanabilir.

İdeal olarak, Gantt'ı ekibinizle paylaşabilir ve durumlarını güncellerken ilerlemelerini takip edebilirsiniz. Bazı Gantt şemalarında, ekip görevleri üzerinde çalışırken başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​arasındaki çubuk dolar ve programı değiştirmeniz gerekirse, yeni bitiş tarihini yansıtmak için çubuğu sürükleyip bırakmanız yeterlidir.

Görev Yönetimi Araçları

Kendiniz için yapılacaklar listesi oluşturmanıza ve ekip üyelerine görevler atamanıza izin veren görev yönetimi araçları vardır. Bu görevlerde bazen görevle ilgili notlar, dosyalar, bağlantılar ve resimler eklenebilir ve ekip üyeleri görev düzeyinde diyalog kurabilir ve işbirliği yapabilir. Bir görevin ne zaman tamamlandığını bilmek ve insanlara yaklaşan son teslim tarihlerini hatırlatmak için e-posta bildirimlerini de otomatikleştirebilirsiniz.

Zaman Çizelgeleri ve İş Yükü Araçları

Kendi başına bir proje olabilecek projede çalışan insanları yönetmek açısından zaman çizelgeleri vardır. Bunlar, her çalışanın çalışılan saatleri takip etmesini ve kaydetmesini kolaylaştıran çevrimiçi belgelerdir ve imza için tamamlandığında yöneticiye dosyalanabilir.

İş yükünün yönetilmesi söz konusu olduğunda, kaynak tahsis araçları, herkesin çalışması ve iş yükünün dengelenmesi için kaynaklarınızı proje genelinde doğru bir şekilde tahsis edip etmediğinizi bir bakışta görmenizi sağlar. Bazı durumlarda, iş yükü yönetimi yazılımınızdan da raporlar çalıştırabilirsiniz.

Proje Yönetimi Şablonları

Zamandan tasarruf etmenize ve projelerinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olacak düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonu sunuyoruz. İşte ücretsiz olarak indirebileceğiniz bazı temel proje yönetimi belgeleri.

Proje Planı Şablonu

Bir proje planı, projenizle ilgili her şeyi açıklayan belgedir. Nasıl planlandığından, nasıl yürütüleceğine ve tamamlanacağına kadar. Bu ücretsiz proje planı şablonu, projelerinize başlamanıza yardımcı olacaktır.

Proje Bütçe Şablonu

Her projenin insan, malzeme ve ekipman gibi kaynaklara ihtiyacı vardır. Bu kaynaklar maliyetlidir, dolayısıyla bir proje bütçesi oluşturmak için tüm proje maliyetlerinizi tahmin etmeniz gerekecektir. Bu ücretsiz şablon, yeni başlayan proje yöneticileri için idealdir.

Proje Zaman Çizelgesi Şablonu

Tüm görevleriniz için başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​de dahil olmak üzere, proje çalışmasının nasıl yürütüleceğini gösteren bir proje zaman çizelgesi oluşturmak önemlidir. Bu ücretsiz proje zaman çizelgesi şablonu, bunu yapmanıza yardımcı olur.

Proje Yönetim Yazılımı Nedir?

Proje yönetimi yazılımı, yöneticilerin projeleri elle proje çizelgeleri hazırlamak gibi geleneksel yöntemlerden çok daha hızlı ve verimli bir şekilde kolayca planlamasını, programlamasını ve izlemesini sağlamak için ağır işi yapar.

Proje yönetimi yazılımları, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin projelerini takip edebilmeleri için zaman çizelgeleri, gerçek zamanlı ekip işbirliği veya sınırsız dosya depolama gibi diğer özelliklerin yanı sıra yukarıda bahsedilen proje yönetim araçlarını içeren bir yazılım türü olarak tanımlanabilir. bir merkezi platform.

Ancak, tüm proje yönetimi yazılımları aynı şekilde çalışmaz. Piyasada pek çok seçenek vardır ve bazılarının kullanımı kolay olsa da ihtiyacınız olan tüm planlama, çizelgeleme ve izleme araçlarını sağlamayabilirler.

ProjectManager, uzmanlık seviyeniz ne olursa olsun, herhangi bir proje yöneticisinin ihtiyaç duyacağı tüm proje yönetimi araçlarıyla donatılmış sağlam bir proje yönetimi yazılımıdır. ProjectManager, proje ekiplerine çalışmalarını gerçek zamanlı olarak planlama, yönetme ve takip etme yetkisi veren ve yöneticilere ekip üyelerinin tam kapasiteyle çalışmasını sağlamak için ihtiyaç duydukları şeffaflığı sağlayan güçlü bir araçtır.

ProjectManager, Proje Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, projelerinizi her yönüyle yönetmenize yardımcı olan çevrimiçi bir proje yönetimi yazılımıdır. ProjectManager gibi proje yönetimi yazılımları, bir projeyi yönetilebilir kılan şeydir.

Belgeleri Sakla

Proje başlatma aşamasında oluşturulan tüm evraklar ProjectManager'a kaydedilebilir. Bu şekilde her şeyi tek bir yerde toplayabilir ve ihtiyacınız olanı bulmanızı kolaylaştırabilirsiniz. Büyük dosyaları ve görüntüleri yükleme konusunda endişelenmeyin, ProjectManager'ın sınırsız dosya depolama alanı vardır.

İşi Planla ve Programla

Projenizi planladığınızda, ağır işi ProjectManager yapar. Çevrimiçi bir Gantt şeması, tüm görevlerinizi bir proje zaman çizelgesinde eşleyerek planlamanıza yardımcı olur. Artık bağımlılıkları bağlayabilir, kilometre taşları belirleyebilir ve hatta ekip üyeleri atamaya başlayabilirsiniz.

İlerlemeyi İzleme

Ekipler görevlerini yerine getirirken, ProjectManager size ilerlemelerini izlemeniz ve kontrol etmeniz için araçlar sunar. Kaynak yönetimi özellikleri, hiçbir ekip üyesinin tüm yükü taşımamasını ve iş yüklerinin dengelenmesini sağlar. Ayrıca, gerçek zamanlı panomuz ilerlemeyi, maliyeti, sağlığı ve daha fazlasını takip edebilir.

Tabii ki, proje yönetiminde bu Proje Yönetimi 101 makalesinden daha fazlası var. Derinleşiyor. Ve sürekli gelişiyor. Ancak, kasırganın gözünde bir projeyi yöneten bir sabit var: araçlar. ProjectManager, iş yükünü, kaynakları, çizelgeleri ve projenizin her yönünü yönetmek için gerçek zamanlı panolara, çevrimiçi Gantt şemalarına ve özelliklere sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu 30 günlük ücretsiz denemeyi bugün alarak başarılı olmanıza nasıl yardımcı olabileceğini görün!