Proje Yönetimi Planlaması: En İyi Uygulamalar ve Temel Bileşenler

Dijital pazarlama dünyasında rotanızı çizmeniz gerekir. Kapsamlı, etkili ve verimli bir proje planının devreye girdiği yer burasıdır.

KFC'nin 2018'de Birleşik Krallık'taki “FCK” kova kampanyasının hikayesini hatırlıyor musunuz? KFC'nin tavuğu bittiğinde ve bu hatayı bir pazarlama zaferine dönüştürdüğünde? Bu mutlu bir kaza değildi. Özenle düzenlenmiş bir başyapıttı.

Ne tehlikede? Harvard Business Review'a göre , kuruluşların %60'ından fazlası strateji ile uygulama arasında etkili bir bağlantı kurmadıklarını kabul ediyor.

Neyse ki, Kıdemli Proje Müdürümüz Chloe Oman, her stratejiyi elinizden gelen en iyi şekilde uyguladığınızdan emin olmak için size en iyi uygulamaları ve temel bileşenleri sunmak için burada.

Etkili Bir Proje Planının Temel Bileşenleri

Bir proje planı oluşturmaya başladığınızda, esas olarak dijital pazarlama treninizin takip etmesi için demiryolu raylarını döşemiş olursunuz.

Raylarınızın iyi inşa edildiğinden ve treninizin raydan çıkmadığından nasıl emin olacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Hedeflerinizi ve Hedeflerinizi Açıkça Tanımlayın: Herhangi bir şeyi harekete geçirmeden önce, neyi başarmaya çalıştığınızı belirleyin. Hedefleriniz AKILLI olmalıdır: Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Alakalı ve Zamana Bağlı. Dijital pazarlama alanında bu, trafik çekmek, dönüşüm oranlarını artırmak veya marka bilinirliği oluşturmak anlamına gelebilir.

2. Ayrıntılı Proje Kapsamı ve Gereksinimleri: Projenizin genişliğini ve derinliğini anlamak çok önemlidir. Hedef kitlenizi, kullanacağınız kanalları ve üreteceğiniz içerik türlerini belirleyin. Örneğin, meşgul profesyonelleri hedefliyorsanız, podcast'ler veya LinkedIn gönderileri uzun biçimli makalelerden daha uygun olabilir.

3. Kaynak Tahsisi ve Bütçeleme: Personel, araçlar ve bütçe dahil olmak üzere mevcut kaynaklarınızı ana hatlarıyla belirtin. ROI'yi en üst düzeye çıkarmak için kaynakları stratejik hedeflerle uyumlu hale getirmenizi öneririz. Akıllıca tahsis edin ve belirli kampanya öğeleri ağırlıklarını kaldırmıyorsa, pivot yapmaktan korkmayın.

4. Zaman Çizelgelerine ve Son Tarihlere Dikkat Edin: Başlangıcından tamamlanmasına kadar projenizin gidişatını gösteren bir zaman çizelgesi oluşturun. Dijital pazarlama sürekli değişen bir manzaradır ve çeviklik anahtardır. Ancak, projeleri yolunda tutmak ve paydaşları bilgilendirmek için kilometre taşları ve son tarihler belirleyerek hız ve kaliteyi dengeleyin.

5. Risk Yönetimi ve Acil Durum Planlaması: Deloitte'un bir raporuna göre, çevik ve esnek kuruluşların %85'i ekonomik istikrarsızlık dönemlerinde fırtınayı atlattı. Bu, bir acil durum planına sahip olmayı ve beklenmeyen bir durum meydana geldiğinde uyum sağlamayı içerir. Algoritma değişiklikleri veya tüketici davranışındaki kaymalar gibi potansiyel riskleri belirleyin ve bunları azaltmak için stratejiler formüle edin.

Kapsamlı ve Verimli Bir İçerik Oluşturmak İçin En İyi Uygulamalar

Hem kapsamlı hem de verimli bir proje planı oluşturmak için bunu bir senfoni orkestrasyonu yapmak gibi düşünün. Doğru enstrümanlara, mükemmel kompozisyona ve tabii ki performans geliştikçe uyum sağlama yeteneğine ihtiyacınız var.

Proje planınızın tüm doğru notlara ulaşmasını sağlamak için en iyi uygulamalar şunlardır:

Tüm Paydaşları Planlama Sürecine Dahil Edin: Yaratıcı dehadan analitik guruya kadar tüm paydaşlardan girdi almak, planınızın farklı bakış açılarını ve uzmanlığı hesaba katmasını sağlar. Aktif paydaş katılımı, proje başarı oranlarını önemli ölçüde artırır. Bu eski bir atasözüdür: iki (veya daha fazla) kafa birden iyidir.

Kapsamlı Bir İhtiyaç Analizi Yapın: Projenizi yönlendiren temel ihtiyaçlar nelerdir? Pazar talebi, müşteri sorunları ve rakiplerin stratejileri gibi faktörleri analiz etmek size değerli bilgiler verecektir.

Projenizi Yönetilebilir Görevlere Bölün: Karmaşık projelerin, küçük görevlere bölünmesi gerekir. İş Kırılım Yapısı (WBS) olarak bilinen bu yaklaşım, bir proje yönetimi planlama dayanağıdır. Bir dijital pazarlama kampanyası bağlamında bu, projenizi araştırma, içerik oluşturma ve dağıtım gibi aşamalara ayırmak anlamına gelebilir.

Proje Planlarını Düzenli Olarak İnceleyin ve Güncelleyin: Proje planınız taşa kazınacak bir kalıntı değildir. Piyasanın gelgitlerine uyum sağlaması gereken yaşayan, nefes alan bir varlıktır. Planı düzenli olarak yeniden gözden geçirmek ve iyileştirmek, hem zamanında hem de bilgilendirilmiş rota düzeltmelerine yol açabilir.

Dijital Pazarlamada Proje Planlama için Araçlar ve Yazılımlar

Yüksek teknolojili bir mutfakta şef olduğunuzu hayal edin. Tüm malzemelere sahipsiniz, ancak bir mutfak şaheseri yaratmak için doğru gereçlere ve gereçlere ihtiyacınız var. Aynı şey dijital pazarlama proje planlama araçları için de geçerli.

Doğru araçlar ve yazılım, projenizi ham bir konseptten, titizlikle yürütülen bir kampanyaya taşıyabilir. İşte göz önünde bulundurmanız gereken araç türlerinin bir dökümü:

Proje Yönetim Yazılımı

Asana: Kullanıcı dostu arayüzü ile tanınan Asana , görevleri organize etmenize, son tarihler belirlemenize ve sorumluluklar atamanıza olanak tanır. Her şeyi görsel olarak planlayabileceğiniz dijital beyaz tahtanız gibidir.

Asana – Proje Yönetim Planlaması

Trello: Trello'nun kart tabanlı sistemi, Post-it'lerle düzenlemeyi seven ancak dijital bir çözüm isteyenler için mükemmel. Esnektir, sezgiseldir ve Atlassian'ın kullanıcı raporunun işaret ettiği gibi, hem işletmeler hem de daha küçük ekipler tarafından geniş çapta benimsenmiştir.

Trello

Airtable: Steroidler üzerinde resim Excel. Airtable , elektronik tabloların yapısını bir veritabanının esnekliğiyle birleştirir. Özellikle içerik takvimleri, kampanya takibi ve veri analizi için kullanışlıdır.

Proje Yönetimi için Airtable

İşbirliği ve İletişim Araçları

Proje planlama cephaneliğinizde bu araçlara sahip olmak, kusursuz bir yemek sunmaya hazır, iyi donanımlı bir şef olmaya benzer. Ekibinizin iş akışına uygun olanları seçin ve başarılı bir dijital pazarlama kampanyası düzenleme yolunda ilerleyin.

Slack: İletişimde başarılı olan ekipler için Slack , sanal su soğutucudur. Çok sayıda başka araçla entegre olma ve farklı konular için kanallar oluşturma yeteneği, onu bağlantıda ve senkronize kalmak için paha biçilmez kılar.

İletişim için Slack

Google Workspace: Dokümanların, e-tabloların ve sunumların ortaklaşa düzenlenmesi söz konusu olduğunda, Google Workspace kraldır. Gerçek zamanlı işbirliği çocuk oyuncağıdır ve paydaşlarınızın buna zaten aşina olması neredeyse kesindir.

Google Workspace Uygulamaları

Figma: Projeniz tasarım öğeleri içeriyorsa, Figma birden fazla ekip üyesinin aynı tasarım dosyası üzerinde aynı anda çalışmasına izin veren işbirlikçi bir tasarım aracıdır. Bunu Google Dokümanlar olarak düşünün, ancak tasarım için.

Figma – Proje Yönetim Aracı

Kaynak ve Bütçe Takip Yazılımı

Hasat: Zaman izleme ve faturalama özellikleriyle Harvest , projenizin farklı yönlerine harcanan kaynakları takip etmek ve bütçenizi aşmadığınızdan emin olmak için mükemmeldir.

Hasat Zamanı Takip Aracı

Smartsheet: Kaynak yönetimi ve bütçe izlemenin daha proje merkezli bir yaklaşıma ihtiyacı varsa, Smartsheet proje finansmanını ve kaynaklarını tek bir yerde planlamak, izlemek ve raporlamak için bir dizi araç sunar.

Smartsheet – Yönetim Çözümleri

Quickbooks: Bütçelemenizle birlikte ayrıntılı muhasebeye ihtiyacınız olduğunda, QuickBooks güvenilir bir çözümdür. Projeniz karmaşık finansal yönetim içeriyorsa özellikle yararlıdır.

Quickbooks Özellikleri

Dijital Pazarlama Proje Planı Biçimlerine Örnekler

Bir dijital pazarlama proje planı şablonu yapılandırmaya gelince, çeşitlilik hayatın tuzu biberidir. Farklı projeler farklı yaklaşımlar gerektirebilir.

Aşağıda, dijital pazarlamada etkili olduğu kanıtlanmış üç yaygın proje planı türü bulunmaktadır.

1. Gantt Şeması

Gantt şemaları ünlüdür ve güvenilir bir şekilde etkilidir. Bir Gantt şeması, esasen görevlerin süresini ve bunların nasıl örtüştüğünü gösteren görsel bir zaman çizelgesidir.

Örnek: Yeni bir ürün piyasaya sürdüğünüzü ve entegre bir pazarlama kampanyasına ihtiyaç duyduğunuzu hayal edin. Gantt şeması, içerik oluşturma, sosyal medya tanıtımı ve e-posta pazarlaması için paralel zaman çizelgeleri gösterebilir.

Bir teaser videosunun ne zaman yayınlanacağı veya bir e-posta damlama kampanyasının ne zaman başlatılacağı gibi, bu etkinliklerin nasıl iç içe geçtiğini göstererek önemli kilometre taşlarını belirlemek daha kolaydır.

Araçlar: Microsoft Project, Gantt şemaları oluşturmak için bir klasiktir, ancak TeamGantt özellikle Gantt şemaları için uyarlanmış daha kullanıcı dostu, işbirliğine dayalı özellikler sunar.

2. Kontrol Listesi Yaklaşımı

Bir kontrol listesi, projenizi her biri tamamlandığında işaretlenmeye hazır bir onay kutusu bulunan bir dizi göreve ayırır.

Örnek: Bir etkileyici pazarlama kampanyası yürütüyorsanız, kontrol listeniz şunları içerebilir: potansiyel etkileyicileri belirleme, etkileyicilere ulaşma, işbirliklerini onaylama, kampanya özetleri oluşturma ve paylaşma, kampanya ilerlemesini izleme ve kampanya sonuçlarını analiz etme.

Her görev tamamlandığında, ilerlemeyi açıkça gösterecek şekilde işaretlenir.

Araçlar: Todoist , kontrol listeleri oluşturmak için basit ama güçlü bir araçtır, Asana ise daha ayrıntılı bir kontrol listesi olarak hizmet verecek şekilde yapılandırılabilir.

3. Kanban Kurulu

Toyota'nın 1940'lardaki üretim sürecinden ilham alan Kanban Board, görevleri genellikle "Yapılacak", "Devam Ediyor" ve "Bitti" etiketli sütunlarda sınıflandırmanıza yardımcı olan görsel bir yönetim aracıdır.

Örnek: Bir içerik pazarlama kampanyası yönetiyorsanız, Kanban panosu fikir oluşturma, yazma, düzenleme ve yayınlama gibi aşamalardan geçen çeşitli içerik parçalarını takip etmenize yardımcı olabilir. Bu, sürekli bir içerik akışı sağlar ve darboğazları belirlemeye yardımcı olur.

Araçlar: Trello , Kanban panolarının poster çocuğudur, ancak özellikle çevik metodolojileri benimsiyorsanız Jira da yaygın olarak kullanılmaktadır.

Proje Yönetim Planlaması ile Dijital Pazarlamada Başarı

• Temel Bileşenler: Proje planınızın açıkça tanımlanmış amaç ve hedeflere sahip olduğundan ve kapsamı ve gereksinimleri anladığınızdan emin olun.Kaynaklarınızı ve bütçenizi dikkatli bir şekilde takip edin ve gerçekçi zaman çizelgeleri ve son tarihler belirleyin. Ve unutmayın, iyi bir kaptanın beklenmedik durumlar için her zaman bir acil durum planı vardır.
• En İyi Uygulamalar: Tüm paydaşları planlama sürecine dahil edin ve ilerideki yolculuk için neyin gerekli olduğunu anlamak için kapsamlı bir ihtiyaç analizi yapın.Önünüzdeki dev görevi yönetilebilir görevlere ayırın ve değişikliklere yanıt vermek için planınızı düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin.
• Araçlar ve Yazılım: Geminizi mevcut en iyi araçlarla donatın.Asana ve Trello gibi proje yönetimi yazılımlarından Slack gibi iletişim araçlarına ve Harvest gibi kaynak izleme yazılımlarına kadar, gemide doğru teknolojiye sahip olduğunuzdan emin olmak çok önemlidir.