Proje Yönetimi Süreç Grupları: Hızlı Bir Kılavuz

Projeler karmaşıktır. Projeyi sürekli etkileyen ve yolda kalmak için kaynakları yeniden tahsis etmenizi gerektiren binlerce şey var.

Programınıza uymak ve maliyetleri yönetmek için, beş PMBOK proje yönetimi grubu boyunca proje verilerini toplamanız ve işlemeniz gerekir.

5 PMBOK Proje Yönetim Süreç Grubu Nelerdir?

Başlamak için, önde gelen endüstri ticaret grubu olan Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından yayınlanan Proje Yönetimi Bilgi Kitabı'nda (PMBOK) tanımlanan beş proje yönetimi süreç grubuna bakalım.

Proje yöneticileri, projeleri yapılandırmak ve baştan sona yönlendirmek için beş proje yönetimi aşamasını kullanır. Bu aşamaların her biri belirli bir amaca hizmet eder ve proje yöneticileri, projenin yolunda kalmasını sağlamak için bunları kontrol etmelidir. Proje yönetimi yazılımı, proje yöneticilerinin bu süreç gruplarının her birinin üstünde kalmasına yardımcı olur.

Proje yönetimi süreç grupları aşağıdaki gibidir.

Başlangıç ​​Aşaması

PMBOK, proje başlatma aşamasını “yeni bir projenin var olduğunu veya mevcut bir projenin bir sonraki aşamasına devam etmesi gerektiğini resmen tanıma süreci” olarak tanımlar.

Bu aşamada, proje yöneticileri projenin iş değerini ve projenin uygulanabilir olup olmadığını tartışırlar. Ayrıca paydaşlar üzerindeki etkisini de keşfedersiniz. Proje uygulanabilir ve değerli görülürse takip edilir. Değilse, terk edilir.

Bu aşamada, bu soruları yanıtlayan bir iş gerekçesi de oluşturmalısınız. İş durumu, projenin tahmini maliyetlerini ve faydalarını içerir. Projenin kuruluş ve paydaşları için anlamlı olup olmadığını görmek için bir fizibilite çalışması da vardır. Bunu, projenin kim, ne ve nerede olduğuna cevap veren bir proje başlatma belgesi takip eder.

Elbette daha fazlası var, örneğin:

• Paydaş analizi
• Takımın seçilmesi
• Rolleri ve sorumlulukları tanımlama
• Proje ofisinin seçilmesi
• Doğru araç, gereç ve iletişim altyapısını seçmek

Proje imzalandıktan ve ilerlemeye hazır olduğunda, bir başlangıç ​​toplantısı yapılır. Projenin doğru bir şekilde başlayabilmesi için proje ekibindeki herkesi aynı sayfada toplamak için bir başlangıç ​​toplantısı kullanın.

Planlama aşaması

Proje başlangıcı tamamlandığında ve projeye devam etmek için yeşil ışık yakıldığında, proje planlama aşaması başlayabilir. Planlama süreci, paydaşların ve proje ekibinin, proje veya hizmetin nihai çıktısına nasıl ulaşılacağını öğrendiği zamandır.

Bu noktada proje planını belgelemenin yanı sıra proje çıktılarını ve gereksinimlerini tanımlarsınız. Zamanı, maliyeti, kaliteyi, değişiklikleri, riski ve projeyle ilgili sorunları yönetmek için tasarlanmış bir proje çizelgesi oluşturursunuz.

Ayrıca bu fırsatı ekipler, dış tedarikçiler, malzemeler ve ekipman gibi kaynakları kontrol etmek için de kullanırsınız. Ayrıca rolleri, sorumlulukları ve ekip üyelerinin proje yapısında nerede oturduklarını da tanımlarsınız.

Ayrıca bir paydaş sicilinin oluşturulması da vardır. Bu, bir projedeki tüm kilit paydaşları ve proje sponsorlarını listeleyen çok önemli bir belgedir. Paydaş yönetiminin bir parçasıdır ve proje paydaşlarını projenin ilerleyişi hakkında nasıl ve ne zaman güncelleyeceğinizi içerebilir.

Proje yöneticisi, proje planlama aşamasına liderlik etmekten ve zaman, bütçe ve kaynaklar hakkında doğru tahminler yapmaktan sorumludur. Projede bu aşamada kapsamı planlarsınız, görevleri organize etmek için bir iş kırılım yapısı (WBS) kullanırsınız, tedarik planları yaparsınız ve iletişim kanalları ve sıklığı tanımlarsınız.

Bir proje yönetim planı yaparken, işinizi organize etmek için proje yönetim yazılımına sahip olmanıza yardımcı olur. ProjectManager, görevleri toplamaktan fazlasını yapan sağlam görev listelerine sahiptir. Görev listesi görünümü (hibrit ekiplerin istedikleri gibi çalışmasına izin veren beş farklı proje görünümünden biri) öncelik belirleyebilir, dosya ekleyebilir, açıklamalar ekleyebilir, ekip üyelerine atanabilir ve durumu izleyebilir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.

Yürütme Aşaması

Bu noktada, planladığınız ürün veya hizmeti oluşturmaya hazırsınız. Bu aşama, bu nedenle, projenin en uzun olma eğilimindedir. Projeyi çeşitli proje kısıtlamalarına karşı yolunda tutarken enerjinizin ve kaynaklarınızın çoğunu adadığınız yer burasıdır.

Yürütme aşaması, projenin bir sonraki aşaması olan izleme ve kontrol ile derinden bağlantılıdır. Proje yöneticisi, fiili çabanın planlanan çalışmayla uyumlu olmasını sağlamak için performansı ve ilerlemeyi izlemekle görevlidir.

İzleme ve Kontrol Aşaması

Proje yöneticisi, proje planını yürütürken, işin planlandığı gibi ve bütçe dahilinde devam etmesini sağlamak için performansı izler ve kontrol eder. Proje yöneticileri, kilometre taşlarına ulaştıklarından emin olmak için metrikleri sürekli olarak ölçer.

Bu proje aşamasıyla ilgili kilit görevlerden bazıları şunlardır:

• Kapsam doğrulama ve değişiklik kontrolü
• Zamanlama kontrolü
• Maliyet kontrolü
• Kalite kontrol
• Performans raporlaması
• Risk kontrolü
• Sözleşme yönetimi

Kapanış Aşaması

Nihai çıktıyı zamanında, bütçe dahilinde ve paydaşlarınızın kalite beklentileri dahilinde teslim etmek önemlidir, ancak bu projenin sonu değildir. Hala bazı gevşek uçları bağlamanız gerekiyor. Tüm faaliyetler bu noktada sona erer ve proje kapanır, bu da belgeler üzerinde imza atmanız ve sözleşmeleri yerine getirmeniz gerektiği anlamına gelir.

Projenin otopsi yapılması önerilir. Bir otopsi sırasında, proje yöneticisi ve ekip, bir sonraki projede süreçleri nasıl iyileştirebileceklerini öğrenmek için neyin işe yarayıp neyin yaramadığını gözden geçirir. Bunu en iyi uygulamaları ve öğrendikleri dersleri listeleyerek yaparlar.

Ardından ekibinizi serbest bırakabilir ve projenin başarısını kutlayabilirsiniz. Son kısım çok önemli görünmeyebilir, ama öyle! Sıkı çalışmalarını onaylayarak ekibin moralini yüksek tutmak, gelecekteki projeleri olumlu yönde etkileyecektir.

PMBOK Proje Yönetimi Süreç Grupları ile Bilgi Alanları Arasındaki Fark

Proje yönetiminde hepsi kontrol sürecine tabi olan beş süreç grubunu proje yönetiminde detaylandırdık. Bu proje yönetimi süreç gruplarını yönetmek için proje yönetiminin bilgi alanlarını kullanmanız gerekir.

On Proje Yönetimi Bilgi Alanı

10 proje yönetimi bilgi alanı vardır. Bunlar:

• Proje entegrasyon Yönetimi
• Proje kapsam yönetimi
• Proje zaman yönetimi
• Proje maliyet yönetimi
• Proje kalite yönetimi
• Proje kaynak yönetimi
• Proje iletişim yönetimi
• Proje risk yönetimi
• Proje tedarik yönetimi
• Proje paydaş yönetimi

Proje yönetimi bilgi alanları, proje yönetimi süreç gruplarıyla aynı değildir. En büyük fark, süreç gruplarının bir proje yöneticisinin yapması gerekenleri özetlemesi, bilgi alanlarının ise bir proje yöneticisinin bilmesi gerekenler olmasıdır.

Daha spesifik olarak, bilgi alanları proje yönetimi süreç grupları boyunca kullanılır. Bilgi alanları süreçlerden oluşur. Girdileri, araçları, teknikleri ve çıktıları vardır. Başarılı projeler sunmaya yardımcı olan proje yönetimi işlevleridir.

Proje Yönetimi Bilgi Alanlarını Ne Zaman Kullanıyorsunuz?

Bilgi alanları, tüm proje yönetimi süreç grupları içinde çalışır. Süreç grupları, bir projeyi ayırdığınız ve kategorize ettiğiniz yerdir. Baştan sona projenin sırasıdır. Bilgi alanlarını sürecin her aşamasında kullanabilirsiniz.

Farkı anlamanın iyi bir yolu, bilgi alanlarının süreçleri sınıflandırması, proje yönetimi süreç gruplarının ise projenin aşamaları veya aşamaları olmasıdır. Bilgi alanlarının mantıksal bir ilişkisi yoktur, ancak proje yönetimi süreç grupları birinden diğerine öncülük eder.

Hem proje yönetimi süreç grupları hem de bilgi alanları, proje yönetimi yazılımı tarafından desteklendiğinde birlikte daha iyi çalışır. Proje yönetim yazılımı, süreç gruplarını kontrol etmenize yardımcı olacak ve sizi başarılı bir projeye yönlendirecektir.

ProjectManager, PMBOK Süreç Gruplarına Nasıl Yardımcı Oluyor?

ProjectManager, proje yöneticilerine daha iyi kararlar vermeleri için daha anlayışlı veriler sağlarken, hibrit ekipleri, işleri istedikleri şekilde halletmek için birden fazla proje görünümüyle donatan bulut tabanlı bir yazılımdır. Her süreç aşaması boyunca yardımcı olan özellikler vardır. Başlarken merkezi bir dokümantasyon merkezi için sınırsız dosya depolamadan, kapanış sırasında nelerin işe yarayıp yaramadığını incelemeye kadar.

Planlama Süreci Grubunda Sağ Ayaktan Başlayın

Planlama, daha karmaşık süreç gruplarından biridir. Görevlerinizi düzenleyebilecek, bağımlılıkları bağlayabilecek ve kilometre taşları belirleyebilecek bir araca ihtiyacınız var. ProjectManager'ın Gantt şeması proje görünümü bunu ve daha fazlasını yapar. Zaman alan hesaplamalar yapmak zorunda kalmadan kritik yol için filtre uygulayabilirsiniz. Ardından, bir temel belirleyin ve planlanan ve gerçek çabayı izleyin.

Yürütme Aşamanızı Farklı Proje Görünümleriyle Çivileyin

ProjectManager'ın birden çok proje görünümü vardır. Yöneticiler Gantt veya Sayfa görünümünü kullanabilirken ekipler kanban panolarında, görev listelerinde ve takvimlerde kendi iş yüklerini yönetebilir. Bu, nerede olurlarsa olsunlar hibrit ekipleri birbirine bağlar. Kanban panosu, yürütme aşamasında iş akışını görselleştirerek ekip üyelerinin birikimlerini yönetmelerine ve sprintleri planlamalarına olanak tanır. Bu arada yöneticiler, kaynakları doğru bir şekilde tahsis etmek ve ekiplerin kapasitede çalışmasını sağlamak için gereken şeffaflığı elde eder.

İzleme ve Kontrol Süreci Grubundaki İlerlemeyi Takip Edin

İzleme ve kontrol süreç grubu sırasında, gerçek zamanlı veriler işe yarar. Veriler, yöneticilere projenin ilerlemesine ve performansına ilişkin bir pencere sunar. ProjectManager'ın canlı panoları, diğer araçlarda olduğu gibi aracı yapılandırmak için zaman ayırmaya gerek kalmadan anlık durum raporu için proje varyansı, maliyetler ve daha fazlası gibi metrikleri hesaplar.

ProjectManager, projenizi organize etme, izleme ve raporlama özelliklerine sahip ödüllü bir yazılımdır. Tek tıklamayla raporlama özellikleri, ayrıntılı verileri filtreler ve paydaşlarla kolayca paylaşılabilir ve kaynak yönetimi yazılımı, işini tamamlamak için herkesin ihtiyaç duyduğu şeye sahip olmasını sağlar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!