Proje Yönetim Ekibinize Yol Gösterecek 10 Proje Toplantısı

Proje toplantıları genellikle işinizin yolundaymış gibi gelir. Bir gündemle çalışmıyorsanız veya bu toplantıları yönetmiyorsanız, bu doğru olabilir. Ancak toplantılar, proje planlaması ve ekip işbirliği için kritik öneme sahiptir. Bu yüzden çok fazla proje toplantısı oluyor ve her birinin kendi odak noktası ve önemi var. 10 farklı türde proje yönetimi toplantısına bir göz atalım ve bunları tanımlayalım ve proje toplantısının ne olduğunun tanımıyla başlayalım.

Proje Toplantıları Nedir?

Proje toplantısı, proje ekibinin ve paydaşların bir kısmının veya tamamının projeyi tartışmak için bir araya geldiği, düzenli olarak gerçekleşen bir olaydır. Proje yönetimi döngüsü boyunca pek çok proje toplantısı türü vardır. Bazı proje yönetimi toplantıları günlük olarak yapılırken diğerleri daha uzaklara yayılmıştır. Her şey, yapılan toplantının aciliyetine ve türüne bağlıdır. Bu, paydaşlar söz konusu olduğunda toplantının yalnızca güncellemeleri paylaşmak için olduğu anlamına gelmez. Ekipler için proje toplantıları, bir sorunu çözmek veya belirli hedef ve beklentileri karşılamak için ilerlemeyi iyileştirmek için grubu bir araya getirir. Bir toplantı, daha fazla üretkenlik ve moral sağlayan daha iyi ekip çalışması oluşturmak için de kullanılabilir.

Proje Toplantısı Türleri

Proje yönetimi toplantıları açısından, birkaç farklı tür vardır. Yaygın olanlardan bazıları bir ilerleme raporu, projenin amacının tartışılması veya fikir üretilmesi, proje boyunca ortaya çıkan sorunlar hakkında konuşulması ve fikirlerin onaylanması veya reddedilmesidir. Katılan insanlar etrafında dönen toplantılar da vardır. Bunlar, daha genel olan ve yalnızca paydaşları kilometre taşlarından haberdar eden düzenli ekip toplantılarını ve paydaş toplantılarını içerebilir.

Ne tür bir toplantı olursa olsun, onları proje yöneticisi yönetecektir, bu yüzden iletişim becerileri o pozisyon için çok önemlidir. Toplantılar, onları yönlendiren gerçek zamanlı verilerle daha üretken. ProjectManager, canlı verilerle raporlar oluşturan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Genel bakış için bir durum raporu, ne durumda olduğunuzu görmek için bir ilerleme raporu, doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için bir sapma raporu ve çok daha fazlasını hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz. Tüm raporlar özelleştirilebilir, böylece yalnızca görmek istediğiniz verileri gösterecek şekilde filtreleyebilirsiniz. Daha sonra bunları güncel tutmak için paydaşlarla paylaşabilirsiniz.

10 Önemli Proje Toplantısı

Proje yönetimi toplantıları iletişim etkinlikleridir ve projelerin yolunda gitmesini sağlayan açık iletişimdir. Bu nedenle, bir projenin yaşam döngüsü boyunca tekrar tekrar düzenlenen birçok farklı türde proje toplantısı vardır. İşte en önemlilerinden 10 tanesi.

1. Proje Başlangıç ​​Toplantısı

Başlangıç ​​toplantısı, projenin ilk toplantısı olmayabilir, ancak ilk önemli toplantıdır. Burada proje yöneticisi, müşteri ve proje ekibi tanıtılır ve projenin hedefleri ifade edilir. Proje başlangıç ​​toplantısı, tanıtımlarla, müşterinin geçmişinin gözden geçirilmesiyle ve projenin kapsamı hakkında konuşulmasıyla başlar. Proje ekibinin rolleri ve sorumlulukları ve sonraki adımlar da tartışılır.

2. Proje Durum Toplantısı

Proje durum raporu toplantısı, ekip üyelerinin, proje yöneticisinin belirli bir süre boyunca projenin nerede olduğunu gözden geçirmek için kullandığı verileri sağlamasıdır. Bu sadece proje yöneticisini bilgilendirmek için değil, aynı zamanda proje ekibini sorumlu tutmaya da yarar. Neyin başarıldığı ve neyin hala beklemede olduğu ve ayrıca yaklaşan kilometre taşları hakkında konuşmak isteyeceksiniz. Ayrıca, tartışılan her şeyin çözüldüğünden emin olmak için bütçeyi gözden geçirmek, riski değerlendirmek ve yaklaşan toplantıları planlamak isteyeceksiniz.

3. Proje Gözden Geçirme Toplantısı

Proje gözden geçirme toplantısına ölüm sonrası toplantı da denir ve proje tamamlandıktan sonra yapılır. Başarılı da olsa başarısız da olsa, bir gözden geçirme toplantısı, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını listelemesi açısından faydalıdır. Otopsi, proje yöneticilerine aynı hataların tekrarlanmamasını sağlama şansı verdiği için özellikle yararlıdır. Toplantı, proje hedeflerinin tekrarlanması ve işi, engelleri ve riskleri dürüstçe eleştirmesine izin verilmesi gereken ekibe tartışmanın açılmasıyla başlar. Ayrıca bütçe, nelerin kullanılmış, nelerin kullanılmadığı ve neden olduğu hakkında da konuşmak isteyeceksiniz. Aynı zamanda, başarılı bir proje için bir kutlama yapılmalıdır.

4. Tüm Eller Toplantısı

Herkesin katıldığı toplantı veya belediye binası şirketteki her şeyi bir araya getirir. Ekip liderleri, yönetici ekip, paydaşlar ve diğerleri dahil olmak üzere tüm çalışanlar sürece dahil edilir. Bu toplantılar, gelir, strateji vb. tüm organizasyonu ilgilendiren konuları tartışmak içindir. Bir proje için bu, proje yöneticisinden paydaşlara ve aradaki herkese kadar tüm proje ekibini içerir. Güncellemeleri paylaşmak, uyum sağlamak, kilometre taşlarını kutlamak veya sorulara zemin açmak için düzenlenebilirler.

5. Sprint Planlama Toplantısı

Scrum, projelerin sprint adı verilen bloklara bölündüğü çevik bir çalışma yöntemidir. Bunlar genellikle sadece 2-4 haftadır. Sprint planlama toplantısı, scrum master, scrum ürün yöneticisi ve scrum ekibini içerir. Birikmiş iş kalemlerine bakmak ve bunlardan hangisinin önümüzdeki baharda ele alınacağına karar vermek için toplanırlar. Bu, scrum töreni adı verilen ortak bir çabadır. Toplantıdan önce, scrum ustası ve ürün yöneticisi, ekibin kapasitesini, zaman çizelgesini gözden geçirir ve yenisini tanımlamak için önceki sprintlerden elde edilen içgörüleri kullanır.

6. Yönlendirme Komitesi Toplantısı

Yönlendirme komiteleri, projeyi denetlemekten ve projeye destek sağlamaktan sorumlu olan paydaşları içeren bir yönetişim türüdür. Projenin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için çalışan bir grup için başka bir terim, bir paydaş kurulu, üst düzey liderlik, proje çalışma grubu veya proje gözetim komitesidir. Yönlendirme taahhüdü toplantılarının sıklığı projeye bağlı olarak değişir, ancak bu genellikle bir dönüm noktasına ulaşıldıktan sonra gerçekleşir.

7. Paydaşlar Toplantısı

Paydaş toplantısı, bir projedeki paydaşları birbirleriyle tanıştırmak için kullanılır. Onay almak için kullanılır ve ayrıca projenin hedeflerini tanımlar. Aynı zamanda, hedefleri ve bakış açıları, güncellemeleri nasıl almak istedikleri ve daha fazlası hakkında fikir edinmek için paydaş görüşmelerinin yapılabileceği bir zamandır. Proje yöneticileri ayrıca, ilerleme konusunda onları bilgilendirmek için projenin yaşam döngüsü boyunca paydaşlarla bir araya gelecek.

8. Beklenmedik Durum Planlama Toplantısı

Acil durum planı, projenin kapsamını, zamanlamasını veya bütçesini değiştirmeyi gerektiren sorunları veya sorunları varsa, ne olursa olsun senaryosudur. Bu sorunlar çevresel, teknik vb. olabilir. Bu, bir acil durum planlama toplantısının, proje ekibi ve ilgili paydaşlarla riskleri belirlemek ve varsa bunlara nasıl yanıt verileceğini beyin fırtınası yapmak için bir fırsat olduğu anlamına gelir. Ardından, meydana gelen bu risklerin ciddiyetini ve olasılığını ve bunların projeyi nasıl etkileyebileceğini belirlemek isteyeceksiniz. Bu, proje yöneticisinin bir acil durum planı oluşturmasına yol açacaktır.

9. Değişiklik Kontrol Kurulu Toplantısı

Değişiklik kontrol panosu, bir projede meydana gelen değişiklik taleplerini gözden geçirmek için kurulur. Daha sonra değerlendirilir ve onay verilir, ertelenir veya reddedilir. Bu süreç, bir değişiklik kontrol kurulu toplantısı sırasında gerçekleşir. Ancak, proje ekibi ve sponsor değişikliğin önemini zaten fark etmişse, değişiklik kontrol kurulunun toplantılarında önerilerine karşı çıkması pek olası değildir.

10. Günlük Scrum Toplantısı

Sprintin her günü günlük bir scrum toplantısı yapılır. Bu toplantılar genellikle aynı yer ve saatte yapılır, ancak ideal olarak bu saat, takip edilecek işi ayarlamak için günün başlangıcı olacaktır. Günlük scrum toplantıları kısadır ve konuşmayı ilgili tutmak için 15 dakikadan fazla sürmez. Günlük stand-up toplantısı olarak da adlandırılan toplantı, baharı yapan ekibin kendini adamış üyelerini, scrum ustasını ve çoğu durumda ürün sahibini içerir. Bunlar sorun çözme toplantıları değil, üç soruyu yanıtlayın: dün ne yapıldı? Bugün ne yapılmalı? Herhangi bir engel var mı?

Hangi Proje Yönetimi Şablonları Proje Toplantılarında Yardımcı Olabilir?

Proje toplantıları önemlidir ve hepsi proje yönetiminde bir amaca hizmet eder. Toplantınızın düzgün yapıldığından emin olmak için indirebileceğiniz birkaç ücretsiz şablonumuz var. ProjectManager, elbette bir proje yönetimi yazılımıdır, ancak aynı zamanda projenizin her aşaması için bu proje yönetimi toplantı şablonları da dahil olmak üzere eksiksiz bir ücretsiz proje yönetimi şablonları paketine sahiptir.

Toplantı Tutanakları Şablonu

Toplantı tutanakları, basılı olarak ilgili noktaları yakalar ve proje yönetimi toplantısı sona erdikten sonra bu çıkarımların yürütülmesini sağlar. Word için ücretsiz toplantı tutanakları şablonumuz, bu bilgilerin yanı sıra bir sonraki toplantıyla ilgili gündem, eylem öğeleri ve ayrıntıların toplanmasını ve dağıtılmasını kolaylaştırır.

Proje Durum Raporu Şablonu

Bir proje durum toplantısı planlarken, ihtiyacınız olan verileri toplamak için ücretsiz proje durum raporu şablonumuzu kullanın. Bu raporlama dönemi boyunca projenin özeti, projenin sağlığı ve hatta meydana gelen risklere ve engellere bir bakış gibi bilgilerle paydaşlarınızla iletişim kurmanıza yardımcı olur.

Proje Panosu Şablonu

Hangi proje toplantısını yapıyor olursanız olun, bir pano hayati önem taşıyan veriler sağlar. Panolar, projenin üst düzey bir görünümünü sunar. Excel için ücretsiz proje panosu şablonumuzu kullanmak, görevler, iş yükü, görev uzunlukları ve maliyetlerle ilgili verileri girmenize olanak tanır ve bunlar daha sonra proje yönetimi toplantılarında kolayca sindirilebilen renkli grafikler olarak otomatik olarak işlenir.

ProjectManager, Proje Toplantılarını Yönetmenize Yardımcı Olur

Şablonlar faydalıdır ancak sınırlıdır. Birincisi, manuel olarak atfedilmeleri gerekirken, ProjectManager verileri gerçek zamanlı olarak güncelleyen çevrimiçi bir yazılımdır. Hatta proje toplantıları planlayabilir ve ekibinizi belirli bir saat ve tarihte davet edebilirsiniz. Dosyaları ve diğer bilgileri ekleyin ve hatta proje boyunca tekrar etmeleri durumunda toplantıları yinelenen olarak ayarlayın. Ancak bu, zengin özelliklere sahip yazılımımız açısından buzdağının yalnızca görünen kısmı.

Eylem Öğelerini Görevlere Dönüştürün

Proje yönetimi toplantıları önemlidir, ancak daha da önemlisi çıkarımlar üzerinde hareket etmektir. Yazılımımız, departmanlardaki ekiplerin rahat ettikleri araçları kullanmasına izin veren birden çok proje görünümüne sahiptir. Eylem öğelerini görev listelerinde, kanban panolarında veya takvim görünümlerinde yakalayabilirler. Yöneticiler muhtemelen çevrimiçi Gantt çizelgelerini güncellemeyi tercih ederken. Hangi proje görünümünü kullanırsanız kullanın, tüm veriler yazılım genelinde paylaşılır ve herkesin en güncel bilgiler üzerinde çalışmasını sağlamak için gerçek zamanlı olarak güncellenir.

Gerçek Zamanlı Panoları Kullanın

Pano şablonu yerine, gerçek zamanlı panolarımız sürekli olarak güncellenir. Sayıları otomatik olarak hesaplarlar ve sonuçları zaman, maliyet ve çok daha fazlasını takip eden okunması kolay grafikler ve tablolar halinde görüntülerler. Size her zaman canlı veriler sağlayan görsel bir yardım olarak proje toplantılarında gerçek zamanlı kontrol panelini kullanın. Diğer yazılım araçlarının aksine, zamanında yapılandırma gerekmez. Kontrol panellerimiz hazır ve çalışıyor, böylece onları hemen kullanabilirsiniz. Asıl iş, proje toplantısından çıktığınızda başlar. Yazılımımız, proje size ne getirirse getirsin sizi yolda ve üretken tutabilen risk, görev ve kaynak yönetimi özelliklerine sahiptir. İşbirliğine dayalı platformumuz, ister başka bir departmanda ister saat diliminde olsun, herkesin birbirine bağlı olduğu anlamına gelir. Her zaman görev düzeyinde yorum yapabilir ve birlikte daha iyi çalışmak için dosya paylaşabilirler.

İlgili Proje Toplantı İçeriği

Hâlâ proje yönetimi toplantıları hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, sizi oraya götürebilecek bazı bağlantıları burada bulabilirsiniz. Proje yönetimi yaşam döngüsünün her aşaması için haftalık bloglar, kılavuzlar, videolar ve tabii ki şablonlar yayınlıyoruz. Bu, sitemizde bulacağınız ücretsiz içeriğin sadece bir kısmıdır.

• Toplantı Planlamanın 6 Adımı
• Toplantılar İçin 25 Eğlenceli Buzkıran Oyunu
• Sorunsuz Bir Sanal Toplantı İçin 7 İpucu
• Personel Toplantısı Fikirleri: Ekibinizin Bayılacağı 7 Yaratıcı Taktik

ProjectManager, yöneticilerin ve ekiplerinin projelerini daha iyi planlamasını, yönetmesini ve izlemesini sağlayan ödüllü bir yazılımdır. Proje toplantılarından en iyi şekilde yararlanın ve işinizi daha verimli yürütmek için bunu uygulayın. Avis, Nestle ve Siemens ekipleri olarak yazılımımızı kullanarak üretkenliği artırın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.