Proje İzleme ve Kontrol: Araçlar ve Adımlar

Projeler daha yönetilebilir hale getirmek için aşamalara ayrılır. Hepsi önemlidir, özellikle proje izleme. Proje izleme ve kontrol, bir proje yöneticisinin proje ekibiyle birlikte uyguladıkları planın aksamadan işlemesini nasıl sağladığıdır.

Proje kontrolü, proje zamanlamasını, kaynakları ve maliyetleri kapsamlı bir şekilde izlemek için birçok adımı içerir. Elbette proje izleme araçları var ama proje yönetimindeki her şey gibi burada da açıklayacağımız bir süreç var.

Proje İzleme ve Kontrol Nedir?

Projenizi izleme adımlarına geçmeden önce, kavramı bağlama oturtalım. Proje yönetim sürecinde beş aşama vardır: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol etme ve kapatma. Proje izleme ve kontrol, projenin yaşam döngüsündeki yürütme aşamasıyla birlikte gerçekleşir.

Proje izleme ve kontrol, proje performansını ölçmeye ve proje planında belirlenenlere bağlı kalmasını sağlamaya adanmış bir proje yönetimi aşamasıdır. Proje yöneticileri, projenin ilerlemesini ve performansını yakından takip edecek, proje durumunu gözden geçirecek, potansiyel sorunları belirleyecek ve projeyi programa ve bütçe dahilinde tutmak için gerektiğinde düzeltici eylemler uygulayacaktır.

Projedeki sorunları bulmak için, ilerlemeyi ve ortaya çıktıkça performansı izleyebilen proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız var. ProjectManager, projeleri gerçek zamanlı olarak izlemek ve kontrol etmek için ihtiyaç duyduğunuz araçları sağlayan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Proje yöneticileri, gerçek zamanlı panoya geçiş yaparak projelerinin üst düzey bir görünümünü elde edebilirler. Zaman, maliyet, iş yükü ve daha fazlası gibi, okunması kolay grafikler ve çizelgelerde gösterilen metriklerle ilgili proje verilerini otomatik olarak toplar. Hafif yazılımların aksine, zaman alan kurulum gerekmez. Kontrol panelimiz siz hazır olduğunuzda hazırdır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Proje İzleme ve Kontrol Neden Önemlidir?

Proje izleme ve kontrol, proje yönetimi için o kadar önemlidir ki, beş proje yönetimi sürecinden biridir. Belirtildiği gibi, görevler tamamlanırken programa uymalarını ve proje bütçesine uymalarını sağlamak için proje izleme, proje yürütme ile el ele gider.

Bir projeyi zamanında tutmanın ve fazla harcamadan kaçınmanın yanı sıra, proje izleme ayrıca riski yönetmenin ve kapsamın kaymasını önlemenin harika bir yoludur. Bir proje yöneticisi, çeşitli ölçümleri izleyerek, projede bir sorun olarak göründüğünde riski daha erken belirleyebilir. Daha erken tespit, daha erken hafifletme anlamına gelir. Aynısı kapsam sürünmesi için de geçerlidir. Projeye değişiklikler uygulandığında, değişiklik talepleri gibi kontrol prosedürleri, bunların programı olumsuz etkilemesini önlemeye yardımcı olabilir.

Proje izleme ve kontrolünü ihmal etmek, projenizi kaderin ellerine bırakmaktır. Belki hepsi bir araya gelir, belki gelmez. Ama bir proje yöneticisinin yapması gereken bu değil. Sadece projeyi planlamak ve ekibi atamakla kalmazlar, aynı zamanda ekibin görevlerini gereksiz maliyetler eklemeden proje çizelgesine uygun olarak yürütmesinden de sorumludurlar.

İlgili: Excel için En İyi 12 Proje Planlama Şablonu

Proje İzleme Adımları

Proje yöneticisi görevleri planladıktan ve proje sponsorlarının onayladığı bir proje planı oluşturduktan sonra, proje yürütme aşamasına geçme zamanı. Yukarıda tanımlandığı gibi, projenin programa ve bütçeye göre yürütülmesini sağlamak için proje izleme, projenin yürütülmesiyle birlikte yapılır. Projeyi düzgün bir şekilde izlediğinizden emin olmak için atmanız gereken sekiz adım aşağıdadır.

1. Bir Proje Kapsam Temel Çizgisi Oluşturun

Bir proje kapsamı, proje paydaşlarının beklenti ve gereksinimlerini tanımlar. İlerlemeyi izlemek için proje boyunca kullanılır. Bir proje kapsamı temel çizgisi, bu beklentileri ve gereksinimleri yakalar ve proje yürütmesinin proje planıyla uyumlu olmasını sağlamak için planlanan çabayı gerçek çabaya karşı ölçmek için kullanılabilir. Kapsam temel çizgisi, proje sırasında gözden geçirilebilir ve revize edilebilir, ancak kapsam kaymasını önlemek için yalnızca resmi bir değişiklik kontrol süreci aracılığıyla.

2. Bir Proje Zaman Çizelgesi Oluşturun

Programınız kilit paydaşlar tarafından onaylandığında kaydedin. Buna proje zaman çizelgesi temeli denir. Bu daha sonra proje boyunca bir kapsam temel çizgisi gibi kullanılabilir, ancak bu durumda, gerçek ilerlemenizi planladığınız süreçle karşılaştırmak için kullanılır. Bu, proje yöneticilerinin proje varyansını izlemesine ve projeyi tekrar rayına oturtmak için düzeltici önlem almasına olanak tanır. Ayrıca, projenin programa uygun olup olmadığıyla her zaman ilgilendikleri için paydaş iletişimine de yardımcı olur. Bir proje zaman çizelgesi temel çizgisi, başka bir gerekli proje kontrolüdür.

3. Proje Maliyetlerini Tahmin Edin ve Bir Proje Bütçesi Tanımlayın

Proje maliyetleriniz ne kadar doğru olursa, proje bütçeniz de o kadar doğru olur. Bir bütçe gönderdikten ve paydaşlar tarafından onaylandıktan sonra, yapmak isteyeceğiniz son şey, projeyi gerçekleştirmek için daha fazla fon talep etmektir. Maliyetleri doğru bir şekilde tahmin etmek ve bütçenizi buna göre planlamak için kullanabileceğiniz çeşitli teknikler vardır. Artık tüm proje giderlerini izlemek ve proje maliyetlerini izlemek ve herhangi bir tutarsızlığa yanıt vermek için değişiklik kontrol sistemlerini kullanmak isteyeceksiniz. Harcamaları izlemenin bir yolu olarak fiili ve planlanan maliyetleri karşılaştırmak için bunu kullanmak üzere bir bütçe temeli de oluşturabilirsiniz.

4. Bir Risk Günlüğü Kullanın

Bir projeyi izlerken aranacak en önemli şeylerden biri risktir. Planlama aşamasında, projede ortaya çıkabileceğini düşündüğünüz riskleri toplayan bir risk günlüğü oluşturabilirsiniz. Ardından, riskin proje üzerindeki potansiyel etkisini ve bunu belirleyip hafifletmekten kimin sorumlu olduğunu not edebilirsiniz. Ayrıca, hangi risklerin hemen ele alınması gerektiğini veya bekleyip beklemeyeceklerini belirlemenize yardımcı olacak öncelikler belirleyebilirsiniz. Projeyi izlerken, risk günlüğü, projeyi iyi ya da kötü etkilemesi muhtemel sorunlara karşı tetikte olmanıza yardımcı olacaktır. Bir sorun belirlenirse, hızlı ve etkili bir şekilde yanıt verebilirsiniz.

5. Bir Değişiklik Günlüğü Kullanın

Proje izleme tamamen değişikliği tespit etmekle ilgilidir. Bunu yaptığınızda, kontrol etmek için bir değişiklik günlüğüne ihtiyacınız olacak. Değişiklik günlüğü, projede yapılan değişiklikleri kronolojik olarak listeleyen bir belgedir. Bu, yaptığınız değişikliklerin bir özeti görevi görür ve proje yöneticilerinin meydana gelen tüm değişiklikleri izlemesine ve iletmesine olanak tanır. Bu aynı zamanda proje yöneticilerine, proje paydaşlarını meydana gelen değişiklikleri anlamaları ve uygun şekilde yönetilmeleri konusunda bilgilendirmek için başka bir iletişim aracı sağlar.

6. Kalite Kontrol Prosedürlerini Oluşturun

Projeleri zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmenin önemi sıklıkla tartışılır, ancak kalitenin önemini de ihmal etmeyin. Ürün veya hizmet kalite beklentilerini karşılamıyorsa, bu bir başarısızlıktır. Kalite kontrol prosedürleri, ürün veya hizmetin test edilmesini ve proje planlamasında belirlenen standardı karşılamasını sağlar. Aynı zamanda hataları azaltmak için çalışır. Bu nedenle, kalite kontrol prosedürlerinin oluşturulması, herhangi bir kapsamlı proje izlemenin önemli bir parçasıdır.

7. Proje İzleme Araçlarını Kullanın

Proje izleme araçları, proje izleme için gereklidir. Proje yönetimi yazılımı, proje yöneticilerine projeye bir pencere açan maliyet, kaynak veya zaman gibi birçok özelliğe sahiptir. Projenin ilerleyişi ve performansı hakkında üst düzey bir görünüm sağlayan panolar, daha fazla bilgi almak için ayrıntılı durum raporları ve diğer raporlama türleri ve hatta ekibinizin performansını izlemek için kaynak yönetimi özellikleri vardır. Bu özelliklere sahip ve bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aradığınızdan emin olun, böylece daha anlayışlı izleme için gerçek zamanlı veriler elde edersiniz.

8. Proje Raporları Oluşturun

Proje raporlarına az önce değindik, ancak daha fazla ayrıntıyı hak ediyorlar. Proje raporları, projenin mevcut durumunun bir açıklamasını sağlar. Durum raporları, belirli bir süre için verileri yakalarken, portföy durum raporları aynı şeyi ancak birden çok proje için yapar. Ancak, proje varyansı, iş yükü ve daha fazlası hakkında daha fazla rapor var. Tüm raporlar projeyi izlemek için önemlidir ve proje hakkında güncellemek için paydaşlarla paylaşılmalıdır.

ProjectManager Güçlü Bir Proje İzleme Yazılımıdır

ProjectManager, proje yöneticilerinin projelerini izlemek ve kontrol etmek istedikleri araçlara sahip çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Yazılımımız gerçek zamanlı veriler sağlar, böylece projeyi eskisi gibi değil, olduğu gibi görürsünüz. Ayrıca, iş birliğine dayalı platformumuz, ister ofiste, ister sahada veya arada herhangi bir yerde olsun, herkesin bağlantıda kalmasını sağlar. Bu, iletişimi kolaylaştırır ve projeyi yolunda tutmak için sorunlar hızla belirlenir ve çözülür.

Özelleştirilebilir Rapor

Panolar, projeye üst düzey bir genel bakışa ihtiyaç duyduğunuzda harikadır, ancak verileri daha derine inmek istediğinizde özelleştirilebilir raporlarımızı kullanın. Yalnızca birkaç tuş vuruşu, proje veya portföy durumu, iş yükü, değişkenlik ve daha fazlası hakkında raporlar oluşturur. Tüm raporlar, yalnızca görmek istediğiniz bilgileri gösterecek şekilde filtrelenebilir. Proje yöneticileri sadece projelerini izlemekle kalmaz, aynı zamanda her rapor çeşitli formatlarda paylaşılabilir veya paydaş sunumları için yazdırılabilir.

Kaynaklarınızı Takip Edin

İster ekibiniz, malzemeleriniz veya ekipmanınız olsun, kaynaklarınızı izlemek, proje izleme sürecinin önemli bir parçasıdır. Kaynak yönetimi araçlarımız, kimin fazla yüklendiğini kolayca görmek için renk kodlu bir iş yükü tablosuna sahiptir. Görevleri bu tablodan yeniden tahsis edebilir ve ekibin iş yükünü dengeleyerek kapasitede çalışmalarını sürdürebilirsiniz. Ekip üretkenliği, programa uymanıza yardımcı olur. Güvenli zaman çizelgesi aracımızı, maaş bordrosunu düzene sokmaktan daha fazlası için, aynı zamanda ekibin kayıtlı saatlerini görmek ve proje planına uyduklarından emin olmak için de kullanabilirsiniz.

ProjectManager, herkesin tercih ettiği araç üzerinde çalışmasına izin veren birden çok proje görünümüne sahiptir. İster Gantt şeması, kanban panosu, görev listesi veya takvim görünümü olsun, tüm veriler gerçek zamanlı olarak güncellenir ve herkesin birlikte çalışmasına olanak tanır. Programın dışına çıkmamak için proje riskini belirlemenize ve izlemenize yardımcı olacak risk yönetimi özelliklerine de sahibiz.

ProjectManager, ekiplerin projelerini gerçek zamanlı olarak planlamasını, yönetmesini ve izlemesini sağlayan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Birçok izleme ve kontrol özelliğimiz, proje yöneticilerinin her zaman değişimin zirvesinde olduğu ve projenin yaşam döngüsü boyunca onu yönettiği anlamına gelir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.