Proje Tedarik Yönetimi: Hızlı Kılavuz

Her işletmenin emek, hammadde, ekipman ve diğer girdiler gibi kaynaklara ihtiyacı vardır. Ekibiniz, ürün yapmak veya hizmet sağlamak gibi çeşitli projeleri yürütmek için kaynakları kullanır. Bu kaynaklar kuruluşunuz tarafından satın alınmalı ve tedarik süreci dikkatlice planlanmalı ve yürütülmelidir. Tedarik yönetiminin amacı budur.

Tedarik Yönetimi Nedir?

Tedarik yönetimi, üretim girdilerinin tedarikçilerini belirleme, değerlendirme ve seçme döngüsü ile ilgili tüm eylem ve stratejileri ifade eder. Bu, bir satın alma yönetimi planı oluşturmayı, kaliteyi test etmeyi, satın alma sözleşmelerini yönetmeyi, satın almaları yürütmeyi ve kuruluşunuzda satın almaların nasıl yapıldığını kontrol etmek için gereken diğer tüm faaliyetleri içerir.

ProjectManager, projeleriniz için ekipman, malzeme, parça veya herhangi bir şeyi ne zaman satın almanız gerektiğini daha iyi tahmin edebilmeniz için üretim planlarınızı takip etmek için idealdir. Üretim sürecinizdeki görevlerin haritasını çıkarmak, kanban panoları ile iş akışlarını otomatikleştirmek ve iş yükü çizelgeleri ve zaman çizelgeleri ile maliyetleri takip etmek için Gantt şemalarımızı kullanın. Bugün ücretsiz olarak başlayın.

Tedarik yönetimi terimi çoğu kişi tarafından satın alma yönetimi ile karıştırılmaktadır, ancak iş, üretim ve proje yönetimi açısından çok önemli olan büyük bir fark vardır. İşte bu iki benzer kavramın nasıl farklılaştığı.

Tedarik Yönetimi ve Satın Alma Yönetimi

Satın alma yönetimi, satın alma yönetiminin daha büyük ve daha stratejik olan küçük bir parçasıdır. Satın alma yönetimi, satın alma talepleri, teklif talepleri ve satın alma siparişleri gibi satın alma sürecini yönetmek için kullanılan belgeler, araçlar ve prosedürler kümesidir.

Proje Tedarik Yönetimi Nedir?

Tedarik, proje yönetimi açısından, proje hedefinize ulaşmak için bazı dış kaynakları satın almanız, kiralamanız veya onlarla sözleşme yapmanız gerektiği zamandır. Bu ilişkilerin, projedeki herhangi bir süreç gibi, yönetime ihtiyacı vardır.

Bu ilişkileri yönetmek, şirket tarafından iş yapılmasına yardımcı olmak için istihdam edilen dış satıcılardan en iyi kaliteyi almak anlamına gelir. Maliyet ve zaman etrafında dönen satıcı yönetimi kısıtlamaları vardır. Tedarik yönetimi, tedarikin tedarik edilmesi, talep edilmesi, sipariş edilmesi, hızlandırılması, denetlenmesi ve uzlaştırılması sürecini daha verimli ve verimli bir şekilde ele almanın bir yoludur.

Ancak, ortaklık veya satın alma yapılmadan önce, mal ve hizmetlerin dış satıcılardan istenip istenmediği sorusu yanıtlanmalıdır. Malları veya hizmetleri şirket içinde üretmenin ve işi sözleşmeye bağlamanın artılarını ve eksilerini tartın. Yabancı şirketlerle ilişki uzun vadede gerekli ve uygun maliyetli mi? Bilgilendirilmiş bir karar verildikten sonra, ancak o zaman attığınız adımların mali açıdan sağlam ve zaman diliminize uygun olduğundan emin olarak ilerleyebilirsiniz.

Tedarik Yönetim Planı Nedir?

Tedarik yönetimi planı, belirli bir proje için bir kuruluş tarafından izlenecek olan satın alma gerekliliklerini, yönergeleri ve genel süreci ana hatlarıyla belirtir. Bir satın alma yönetim planının karmaşıklık düzeyi ve ayrıntısı bir kuruluştan diğerine değişir, ancak temel düzeyde, satın alma yönetim planınız şunları yapmalıdır:

• Tedarikçi seçimi için değerlendirme kriterlerini tanımlayın
• Teklif sürecini özetleyin
• Kullanılacak maliyet metodolojisini belirleyin
• Bir maliyet-fayda analizi ekleyin
• Tedarik faaliyetlerine neden ihtiyaç duyulduğunu ve bunların kuruluşun stratejik hedefleriyle nasıl uyumlu olduğunu açıklayın.
• Tedarik faaliyetleri için bir zaman çizelgesi belirleyin
• Tedarik yönetimi paydaşlarını belirleyin
• Tedarik faaliyetleri için KPI'ları tanımlayın
• Tedarik faaliyetlerini etkileyebilecek kaynak kısıtlamalarını veya proje varsayımlarını listeleyin
• Genel yasal ve ödeme koşullarını tanımlayın
• Farklı tedarik yönetimi rollerini ve sorumluluklarını açıklama
• Tedarik projesi için tahmini maliyetleri dahil edin
• Satın almayı ve azaltma stratejilerini etkileyebilecek potansiyel riskleri listeleyin
• Satın alma talepleri, satın alma siparişleri, teklif talepleri ve fiyat teklifi talepleri gibi tedarik sözleşmelerini ve belgeleri dahil edin

İhale Belgeleri

Satın alma işlemi için gerekli olan çeşitli belgeler vardır. İşte en önemlilerinden bazıları.

Bilgi Talebi (RFI)

Bu belge resmi bir bilgi toplama süreci için kullanılır. Sözleşme yapmak isteyebileceğiniz mal ve hizmet tedarikçilerine yöneliktir. RFI, satın alma yöneticilerinin ihtiyaç duydukları şeyi ve ihtiyaç duydukları zamanda kendilerini rahat hissedecekleri bir fiyata teslim edecek tedarikçiyi bulmalarına yardımcı olur.

Teklif Talebi (RFP)

Bir kuruluş bir satıcı veya yüklenici ile sözleşme yapmak istediğinde, ne yapılmasını istediklerini açıklayan bir RFP gönderir. Belge daha sonra, bu işi çok yönlü en iyi anlaşmayı sundukları için seçilebilecek çeşitli kuruluşlar tarafından yapmanın tanımını ve fiyatını yakalar.

Teklif Talebi (RFQ)

Bu süreç, bir satıcıdan veya satıcılardan bir projede veya başka bir girişimde kullanılacak kalemler için fiyat tekliflerini sunmalarını istemek için kullanılır. Bu, gönderenin fiyatları iş için yarışan diğer potansiyel satıcılarla karşılaştırmasına olanak tanır. Kiminle sözleşme yapacağınız konusunda doğru kararı vermenin önemli bir parçasıdır.

Tedarik Yönetim Süreci

Bir satıcıdan mal tedarik etmeye hazır olduğunuzda, proje tedarik yönetimi dört sürece ayrılır.

1. Tedarik Yönetimini Planlayın

Tedarikler ilk olarak projenin planlama aşamasında belirlenir. Her harici yüklenici için, sözleşme konusu işi özetleyen bir belge olarak hizmet verecek bir iş bildirimi (SOW) bulunmalıdır.

Bununla birlikte, sözleşmeden önce, birden fazla yüklenicinin iş için teklif verdiği ve proje yöneticisinin, sözleşmeyi kimin alacağını tekliflerinden belirleyebildiği bir teklif talebi vardır.

Bu talepler, proje boyunca yol gösterici belgeler olarak çalıştıkları için iyi düşünülmüştür. Daha spesifik, daha iyi. Bu, daha sonra kafa karışıklığını önler ve daha doğru planlar geliştirmeye yardımcı olur. Bu süreç, gereksinim belgeleri, risk kaydı, faaliyet kaynak gereksinimleri, proje programı, faaliyet maliyeti tahminleri ve daha fazlasını içeren tedarik yönetimi planında toplanır.

Bu kararlara rehberlik etmek için, faaliyetin harici bir tedarikçiye ihtiyaç duyup duymadığını veya şirket içinde yapılıp yapılamayacağını belirlemeye yardımcı olan yap veya satın al analizi gibi araçlar ve teknikler vardır. Uzmanlardan yardım istemek, pazar araştırması yapmak ve paydaşlarla görüşmek de bu kararı yönlendirmeye yardımcı olur.

2. Tedariklerin Yürütülmesi

İlk aşamadaki evrak işlerini bitirdikten sonra, satın alma aşaması, geri gelen teklifleri incelediğiniz ve hangisini kabul edeceğinizi belirlediğiniz zamandır. Ancak karar vermeden önce, hangi teklifin proje için en iyi olduğuna ve lojistik yönetiminize uygun olduğuna karar vermek için bir kriter bulunmalıdır. Daha sonra sözleşmeler imzalanır ve proje yönetim planı güncellenir.

Teklif sahipleriyle görüşerek, teklifleri değerlendirme tekniklerine sahip olarak ve tekliflerin normal aralıkta olduğundan emin olmak için bağımsız tahminler yaparak kazananı belirleyin. Taahhüt ettiğiniz alanlardaki uzmanların bakış açılarını almak için tavsiye almaktan zarar gelmez.

Ayrıca uygulayabileceğiniz analitik teknikler de vardır. Reklam, mümkün olan en geniş ağı yayınladığınızdan emin olmanın iyi bir yoludur, böylece tüm potansiyel teklif sahiplerine göre karar verebilirsiniz. Ardından, ihtiyaçlarınızı ve yükleniciyi karşılamak için nihai sözleşmelerde ince ayar yapmak için gerekli olacak tedarik müzakereleri vardır. Sipariş ettiğiniz mal/hizmetin fiyatını, miktarını, teslimat penceresini ve ödeme koşullarını belgelemek için bir satınalma siparişi kullanmalısınız. Sizin ve satıcınızın aynı fikirde olmanızı sağlayan yasal olarak bağlayıcı bir belgedir. Satınalma siparişi şablonumuz, projenize uyan bir tane oluşturmanıza yardımcı olabilir.

3. Kontrol Tedarikleri

Sözleşmeler imzalandıktan sonra, bu yüklenicilerin yönetimi, genel yönetim sorumluluklarına dahil edilmelidir. Yükleniciler, bütçeler ve programlar üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir ve bu da bir projenin yoldan çıkmasına veya daha kötüye gitmesine neden olabilir.

Bu nedenle, yüklenicilerin sözleşmelerinde belirtilen gereklilikleri karşıladığından emin olmak için yüklenici sözleşmelerini gözden geçirmek, ilerleme güncellemeleri almak ve iş performansını gözden geçirmek için düzenli durum güncellemeleri gereklidir. Yaptıkları işte uzman oldukları için müteahhitler işe alsanız da, planlandığı gibi ilerlediğinden emin olmak için işlerini izlemeniz ve izlemeniz gerekir.

Bir değişiklik kontrol sistemi ile sözleşme yapmak ve işin doğru gittiğinden emin olmak için teftişler ve denetimler de dahil olmak üzere düzenli tedarik performansı incelemeleri yaptırmak en iyisidir. Performans raporlaması, yöneticilerin de bilgilendirilmesine yardımcı olur. Bir ödeme sisteminin yanı sıra bir hasar idaresi ve bir kayıt yönetim sisteminin de mevcut olması gerekir. İş emirleri, performans izlemeyi kolaylaştırmak için yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işle ilgili tüm detayları içermelidir.

4. Tedarikleri Kapatın

Satın almayı başlatmak için bir süreç olduğu gibi, onu sonlandırmak için de bir süreç olması gerekir. Tamamlanan işi neyin oluşturduğu, yükleniciyle yapılan ilk sözleşmede ayrıntılı olarak belirtilmelidir, böylece işin ne zaman bittiği konusunda iki tarafta da bir kafa karışıklığı olmaz.

Sigorta ve kefalet ayrıca genellikle resmi bir sorumluluk muafiyeti gerektirir. Bu, sözleşmenin değeri ve tamamlanma tarihi ile ilgili herhangi bir önemli değişikliğin olmamasını sağlar.

Satın alma denetimleri, yapılandırılmış satın alma müzakerelerine sahip olmanın yanı sıra bu sürece yardımcı olur. Tedarik sürecinin bu aşamasında yer alacak tüm evrak işlerini yönetmek için bir kayıt yönetim sistemine de ihtiyaç duyulacaktır.

Satınalmada Proje Yöneticisinin Rolü Nedir?

Proje yöneticisi, proje yönetimi sürecinde kontrol ettikleri diğer yönlerle aynı şekilde satın alma ile ilgilenir. Ancak bu, projenin diğer bölümleriyle aynı yetkiye sahip olamayacakları bir süreçtir.

Proje yöneticisinin şirket adına yüklenicilerle anlaşma yapma yetkisi olsa da, proje yöneticisi genellikle bir kez yürürlüğe girdikten sonra bu sözleşmeyi yöneten kişi değildir. Ne olursa olsun, proje yöneticisinin döngüde olması önemlidir.

Bu, Proje Yönetim Bilgi Gövdesinde (PMBOK) özetlendiği gibi, proje tedarik yönetimi bilgi alanlarındaki altı süreci bilmek anlamına gelir. İlki, plan satın almaları ve edinimleridir, yani proje için hangi dış kaynakların gerekli olduğunun belirlenmesidir. Genel proje ihtiyaçları hakkında daha bilgili olduklarından, proje yöneticisi bunun üzerinde kontrol sahibidir.

Plan sözleşmesi, şirketlerin bu ürün veya hizmetleri sundukları da dahil olmak üzere, ihtiyaç duyulan ürün veya hizmetler için gereksinimlerin oluşturulmasıdır. Şirketleri bir avuç ile sınırlandırarak ve ardından genellikle satın alma departmanının tedarik ettiği satıcıları seçerek satıcı yanıtları isterler.

Sözleşme yönetimi, satıcı ile sözleşmenin yönetimidir. Proje yöneticisi, satıcının hesap yöneticisi ile günlük olarak çalışır. Sözleşme yerine getirildiğinde, sözleşme kapanışı vardır. Bu genellikle satın alma departmanı tarafından gerçekleştirilir.

ProjectManager Tedarik Konusunda Nasıl Yardımcı Olabilir?

Bir projenin herhangi bir parçası gibi, doğru araçlara sahip olmak, proje yönetimi tedarikini daha etkili hale getirebilir. ProjectManager, satınalmalarınızın sözleşmesini, ne zaman başladıklarını ve ne zaman biteceklerini belirterek planlamanıza olanak tanıyan çevrimiçi bir Gantt şeması sunar. Durum güncellemeleri anında yansıtılır ve projenin programa uygun kaldığından emin olmak için yüklenicilerinizin ilerlemesini takip edebilirsiniz. Gantt şeması, projede belirli bir zamanda devreye girmeleri gerekiyorsa, malzemelerin planlanmasında da yardımcı olabilir.

ProjectManager çevrimiçi olduğundan, satın alma ödemeleri dahil tüm durum güncellemeleri anında gerçek zamanlı kontrol paneline yansıtılır. Gerçek zamanlı kontrol paneli daha sonra bu sayıları alır ve okunması kolay grafikler ve çizelgeler halinde sunulan verileri derler. Artık projenin yolunda olup olmadığını görebilir ve proje için yapılan satın almaları yönetebilirsiniz.

İlgili İçerik

• Satın Alma Yönetimi: En İyi Uygulamaları İçeren Bir Nasıl Yapılır Kılavuzu
• Envanter Şablonu
• Tedarik Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

ProjectManager, planlamaya yardımcı olacak çevrimiçi Gantt şemalarına ve size projenin ilerleyişinin güncel bir resmini veren gerçek zamanlı bir panoya sahip olan çevrimiçi bir proje yönetimi yazılımıdır. Proje tedarikini yönetmek hiç bu kadar kolay olmamıştı. 30 günlük ücretsiz bir deneme alarak kendiniz deneyin.