Proje Kapsam Bildirimi: Bu 7 Şeyi Dahil Edin

Proje kapsamı—hareketli bir hedeftir ve proje yönetim planınızın haritasını çıkarmadan önce gözünüzü dört açmak isteyeceğiniz bir hedeftir. Tüm proje çalışmalarının toplamı olarak tanımlanan proje kapsamınız, tüm projenizin içinde bulunduğu sınırdır.

Ancak bir projenin kapsamı sadece iş yönetimi ile ilgili değildir. Bunu tanımlamak için, diğer şeylerin yanı sıra proje hedeflerini, iş kırılım yapısını, gereksinimleri anlamanız gerekir. Ardından, proje kapsamınızı tanımladıktan sonra bir kapsam bildirimi oluşturabilirsiniz.

Proje Kapsam Bildirimi nedir?

Kapsam beyanı, proje kapsamının tüm unsurlarının yanı sıra varsayımları, proje gereksinimlerini ve kabul kriterlerini tanımlayan bir belgedir. Proje kapsam bildiriminiz, paydaşların ve ekip arkadaşlarınızın proje başarısını doğru bir şekilde ölçmek için bir kılavuz olarak başvurmaları ve kullanmaları için birincil araç görevi görecektir.

Proje kapsam bildirimi, proje kapsamınızı yönetmek için tüm stratejileri, kuralları ve prosedürleri içeren daha büyük bir belge olan kapsam yönetimi planının bir parçasıdır. Aynı şekilde kapsam yönetimi planı da proje planınızın önemli bir bileşenidir.

Bu üç proje belgesi projenizin başarısı için çok önemlidir ve bir proje yöneticisi olarak bunları takip etmelisiniz. Bunu yapmak için ProjectManager gibi sağlam bir proje planlama yazılımı kullanmanız önemlidir. ProjectManager, Gantt çizelgeleri, kanban panoları, görev listeleri ve çok daha fazlası gibi profesyonel proje planlama araçlarıyla donatılmıştır.

Proje Kapsam Beyanı Anahat

Artık proje kapsam bildiriminin ne olduğunu bildiğimize göre, bu önemli proje yönetimi belgesinin nasıl yazılacağını öğrenelim. Gazeteciliğin Beş W'sine benzer şekilde - Kim, Ne, Ne Zaman, Nerede, Neden - proje kapsam bildiriminizin düzgün bir şekilde ana hatlarını çizebilmek için şu yedi şeyi ele almalısınız:

1. Proje Hedefleri ve Amaçları

Proje amaç ve hedefleri, bir projenin amacını tanımlayan şeydir. Proje hedefleri, daha geniş olan proje hedeflerine götüren daha küçük adımlardır. Proje kapsam bildiriminize bunları açıklayarak başlayın. Bu amaç ve hedefler de bir proje başlatma belgesinde belgelenmelidir.

2. Proje Gereksinimleri

Proje yöneticileri ve paydaşlar, diğerlerinin yanı sıra proje kapsamı ve beklenen kalite, risk, faydalar ve maliyet gibi diğer proje gereksinimleri hakkında bir anlaşmaya varmalıdır.

3. Proje Kapsam Tanımı

Yeterince kolay gelebilir, ancak bu en önemli adımdır. Projeyi tamamlamak için yapılması gereken tüm iş olan proje kapsamınızı burada tanımlayacaksınız. Proje kapsamını tanımlamanıza yardımcı olacak bazı basit adımlar.

• Tüm proje görevlerinizi, çıktılarınızı ve kilometre taşlarınızı görselleştirmek için bir iş kırılım yapısı kullanın.
• Nelerin projenizin kapsamında olduğunu ve nelerin kapsam dışı olduğunu listeleyin. Proje kapsamına dahil olmayan her şey proje hariç tutmaları olarak bilinir.
• Zaman veya maliyet gibi tüm sınırlamalar olan proje kısıtlamalarını belirleyin.
• Gerçek ilerlemenizi planlanan proje kapsamıyla karşılaştırmak için bir kapsam temel çizgisi oluşturun.

Proje hariç tutmaları ve kısıtlamaları çok önemlidir çünkü projenin var olması için sınırlar oluşturmaya yardımcı olurlar. Ayrıca paydaşlarınızın beklentilerini/girdilerini yönetir ve ekip üyelerinize içinde çalışmaları için bazı yaratıcı sınırlamalar sağlar.

4. Proje Dışlamaları

Başlangıçtan itibaren projenin neleri kapsadığının sınırlarını belirlemeniz zorunlu olsa da, bu projenin neleri içermediğini de listelemeniz son derece önemlidir. Örneğin:

• Daha sonraki bir proje için planlanan ve kasıtlı olarak bu projeye dahil edilmeyen uygulama güncellemeleri
• Belirli destek hatlarına/ürün özelliklerine kısıtlı veya yeniden planlanmış müşteri erişimi

5. Proje Kısıtlamaları

Proje kısıtlamaları, projeleri yönetmeyi çözülmesi gereken bir bulmaca yapan şeydir. Herhangi bir projeyi yönetmenin en önemli üç kısıtlaması, proje yönetiminin üçlü kısıtlaması olarak bilinen genellikle zaman, para ve kapsamdır. Birbirleriyle bağlantılıdırlar, yani 'kapsam' üzerindeki bir kolu çekerseniz, 'para' veya 'zaman' üzerindeki diğer bir kolun da hareket edeceği anlamına gelir.

Ancak risk, kaynaklar, organizasyon, yöntem, müşteriler ve daha fazlası dahil olmak üzere herhangi bir zamanda ortaya çıkabilecek ek proje kısıtlamaları vardır. Projenizde öngördüğünüz tüm kısıtlamaları listeleyin, böylece gerektiğinde kullanıma hazır çözümlere sahip olmayı deneyebilirsiniz.

6. Proje Varsayımları

Proje varsayımlarınız tipik olarak zaman, para ve kapsam dahil olmak üzere kısıtlamalar haline gelen şeyler etrafında döner. Örneğin, bu bölümde “ön uç geliştirme ekibi bu proje süresi boyunca hazır olacak” veya “müşteri destek ekibi x saate kadar yeni ürün eğitimi alacak” diye listeleyeceksiniz. Bunları listelemek önemlidir, çünkü bu sadece kilit paydaşlara projeyi yürütmek için birincil kaynak ihtiyaçlarınızın ne olduğunu söylemekle kalmayacak, aynı zamanda size en büyük risk faktörlerinin nerede olduğu konusunda hızlı bir fikir verecektir.

7. Proje Çıktıları

İş hedeflerine ulaşmak için ekip üyelerinizin üretmesi gereken çıktıları listeleyin. Bu, ürünün kendisini, talimat ve kurulum kılavuzlarını, pazarlama materyallerini, basın bültenlerini, reklam kampanyalarını ve daha fazlasını içerebilir.

Proje kapsam bildirimi taslağınız, tam kapsam bildiriminizi oluştururken bir belirteç olarak hareket etmenize yardımcı olacaktır. Çünkü projenin geleceğini bu kadar yüksek bir seviyede tahmin etmek imkansız olsa da, projenizi sonuca mümkün olduğunca yakın hale getirmenin ilk adımı budur. Yukarıdaki yedi anahtar ifadeyle başlayarak, başarılı bir projeye önde başlayabilirsiniz.

Gantt çizelgeleri, kapsam yönetiminin işgücüdür. Bununla birlikte, çoğu Gantt yazılımı, işlevselliği açısından ne yazık ki sınırlıdır. ProjectManager, düzenli olarak organize eden, bağımlılıkları önceliklendiren ve bağlayan ve kilometre taşları ekleyen dinamik çevrimiçi Gantt çizelgelerine sahiptir. Ancak diğer araçların aksine kritik yol için filtre uygulayabilirsiniz. Temel çizgiyi belirlediğinizde, gerçek ilerlemenizi planladığınızla karşılaştırabilirsiniz. Proje kapsamını izlemenin daha iyi bir yolu yok.

Proje Kapsam Bildirimi Şablonu

Ücretsiz proje kapsam şablonumuz, projeleriniz için bir kapsam bildirimi oluşturmak için mükemmel bir araçtır. Sadece yukarıda incelediğimiz alanları doldurun ve işi yönetmeye başlayın.

Proje Kapsam Bildirimi ve İşin Kapsamı

Çalışma kapsamınız da dahil olmak üzere, proje kapsamı ifadelerinin genellikle karıştırıldığı birkaç şey vardır. Kulağa benzer gelebilirler, ancak işte bu ikisi arasındaki temel farklar.

İş kapsamınız, genellikle danışman ve müşteri arasında, aşağıdakiler dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, gerçekleştirilecek iş sözleşmesini ayrıntılandıran bir iş sözleşmesidir:

• Teslimatlar/ürünler/sonuçlar
• Proje zaman çizelgesi
• Proje'de önemli aşamalar
• Proje ilerlemesini kataloglamak için raporlar

Çalışma kapsamınız yazmak için zaman alıcı olsa da, projenin kendisini özetler ve mutlaka izlenecek planı değil. Proje kapsam bildirimi, proje planı ve projenin kendisinden tam olarak ne bekleneceğini detaylandırarak ve haritalandırarak bu rolü yerine getirir.

Proje Kapsam Bildirimi ve Proje Kapsam Yönetim Planı

Kulağa benzer gelebilir ve projenin sonucu benzer olabilir, ancak proje kapsam bildirimi proje kapsam yönetimi planınızdan farklıdır. Proje kapsam yönetimi planı, proje yaşam döngünüzün başlangıcından bitişine kadar kapsam yönetimi sürecini detaylandıran proje kapsam bildirimini izleyen şeydir.

Ayrıca proje boyunca yapılması gereken işlerin tanımlanmasına yardımcı olur ve bu süreçleri kontrol eder ve izler. Ayrıca kapsam kaymasını önlemek için aşamaları belgeler ve izler ve teslimatların denetimi ve başarı faktörleri için proje sonucunun değerlendirilmesi dahil olmak üzere proje kapanışına yardımcı olur.

Kapsam bildiriminiz neredeyse ilgili değildir - yalnızca proje kapsam yönetimi planınızın şemsiyesidir ve paydaşların ve ekip üyelerinin takip etmesi için bir değerlendirme listesi görevi görür.

Başarılı Bir Proje Kapsam Bildirimi için En İyi Uygulamalar

Proje kapsam bildiriminizi yazarken göz önünde bulundurmanız gereken en iyi uygulamalar şunlardır:

• Jargon ağırlıklı bir dil kullanmaktan kaçının. Birden fazla departman ve uzmanlıktan birden fazla kişiyle konuşacaksınız, bu nedenle dili tutarlı ve net tutun.
• Kısa tut. Bu, paydaş katılımını isteyen bir belge olduğundan, sonuçlanmadan önce yapılması gereken pek çok düzenleme olacaktır ve daha sonra için hızlı bir başvuru kılavuzu olması gerekecektir. Bu nedenle, basit tutun ve tam proje planınız için laf kalabalığını kaydedin.
• Abartılı ifadelerden uzak durun. Daha başlamadan projeye kaynaklarınızı gereğinden fazla vermek istemezsiniz.
• Aşağıdaki gibi soruları yanıtladığından emin olun :
  • Uzun vadeli ticari faydaları nelerdir?
  • Halihazırda var olmayan müşterilerimize ne sağlıyor?
  • Bu, şu anda piyasada sunduğumuzdan daha mı iyi?

Proje Yöneticisi ve Proje Kapsam Yönetimi

Büyük proje sunumları hem zamanınızı hem de enerjinizi talep edebilir. Başlamadan önce sizi bunaltmasına izin vermeyin. Yeni başlayanlar için, bir İKY oluşturmak ve proje kapsam bildiriminizi göndermeden önce tamamlanması gereken görevlerin yanı sıra teslimatlara ilişkin bir görsel almak için Gantt şeması yazılımımızı kullanabilirsiniz.

Buradan, gerekli tüm görevleri organize etmek, önceliklendirmek ve proje aşamasına göre sıralamak için ProjectManager'ı deneyebilir ve görev yönetimi özelliklerimizi kullanabilirsiniz. Hatta diğer insanlardan girdi isteyebilirsiniz: ekip üyeleri, iletişimin düzenli ve konuya uygun kalması için görevler hakkında doğrudan yorum yapabilir.

Projenizin yolunda gitmesini sağlamak için kaynaklarınız, görevleriniz, çıktılarınız ve daha fazlasını takip edin. ProjectManager ile, Gantt grafiğimizi kullanarak proje zaman çizelgenizin haritasını çıkarma, görev listemizi veya kanban aracımızı kullanarak çıktıları listeleme ve kapsam bildirimini önemli paydaşlara göndermeden önce zaman çizelgesini gözden geçirmeye ekip üyelerini davet etme alıştırması yapabilirsiniz. 30 günlük ücretsiz denemenizi bugün başlatın.